Irreführende Fehler in der Personalabrechnung

Kämpfen Ihre Personalabrechnungssachbearbeiter auch öfters mit irreführenden Fehlermeldungen aus dem Protokoll der SAP PY Abrechnung? Damit sind Sie sicher nicht alleine! Dies kommt öfters vor als man im Allgemeinen glaubt. Hier ein Beispiel zur Analyse eines Problems bei Abrechnung mit einer merkwürdigen Fehlermeldung im Protokoll.

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Ein typischer Fehler in der Personalabrechnung

Ein ehemals externer Mitarbeiter wechselt zum 01.09.2014 seinen Mitarbeiterstatus und wird interner Mitarbeiter. Somit wird der Mitarbeiter das erste Mal bei der Personalabrechnung verarbeitet und es erscheint im Abrechnungslauf die Fehlermeldung “Customizing Fehler bei der Arbeitszeitplanregel 3 Y7 01 T169”

Customizingfehler in Arbeitszeitplanregel

Der Fehler ist unverständlich, weil die Person im Zeitraum 01.09. bis 30.09.2014 organisatorisch (Infotyp 0001) nicht in der Gruppierung 3 der Mitarbeiterkreise sondern der Gruppierung 1 zugeordnet ist.

SAP PY Protokollbaum

Die Fehlermeldung bei der Personalabrechnung ist zwar korrekt, da der Arbeitszeitplan T169 mit dem Feiertagskalender Y7 in der Gruppierung 01 der Personalteilbereiche für die Gruppierung 3 der Mitarbeiterkreise nicht existiert, aber die Frage ist eigentlich: “Warum wird dieser Plan überhaupt benötigt?” Der Infotyp Sollarbeitszeit 0007 verwendet den Plan T169 mit dem Feiertagskalender Y7 in der Gruppierung 01 der Personalteilbereiche für die Gruppierung 1. Der Mitarbeiter war vorher extern und hatte gar keine Sollarbeitszeit und somit auch keinen Infotyp 0007 (Sollarbeitszeit) zugeordnet. Dies war auch nicht möglich da für externe Mitarbeiter kein Arbeitszeitplan existiert, der beim Anlegen des Infotyp abgefragt wird. Nichts desto trotz verwendet die Funktion GENPS laut Dokumentation nur den Infotypen 0001 und 0007 sowie die entsprechende Arbeitszeitplanregel.

Abrechnungschema DOT0

Die Lösung

Die Lösung liegt in der Warnung beim Anlegen des Infotyps 0007. Erstellt man den Infotyp nicht für die gesamte Dauer der Beschäftigung wird eine entsprechende Warnung angezeigt.

Anlegen Infotyp Sollarbeitszeit

Fehlermeldung Beginndatum

Die Ursache für den Fehler in der Personalabrechnung

Anscheinend betrachtet die Funktion GENPS im Zeitauswertungsschema DOT0 welches in dem Schema der Bruttovergütung DOTK aufgerufen wird und seinerseits im Schema Deutschen Personalabrechnung D000 bzw. D100 verwendet wird auch Zeiträume vor der Abrechnungsperiode und ordnet dann einfach den gleichen Arbeitszeitplan (hier T169) zu. Woran liegt dies? Eine Ursache kann in der Vortageszuordnung in der Paarbildung von Zeitereignissen liegen. Ein Zeitereignis vom 01.09. kann durchaus dem 31.08. zugeordnet werden, weswegen für dieses Datum auch eine gültige Arbeitszeitplanregel erforderlich ist. Die Lösung liegt also darin für die kompletten Zeitraum der Beschäftigung (auch für die Zeit ohne Zeitauswertung) eine gültige Arbeitszeitplanregel mit entsprechendem Periodenarbeitszeitplan, Tagesarbeitszeitplänen und Pausenplänen anzulegen, den Periodenarbeitszeitplan zu generieren und diesen im Periodenarbeitszeitplan im Infotyp 0007 für diese Zeit zuzuordnen. Alternativ könnte man natürlich auch eine neue Personalnummer ab dem 01.09. anlegen oder die Personalstammdaten um die externe Zeit beschneiden.

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Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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