Die SAP HR/HCM Berater » Frank Y. Nedwed https://activate-hr.de Activate-HR - SAP HR/HCM Lösungen Tue, 18 Sep 2018 08:23:43 +0000 de-DE hourly 1 http://wordpress.org/?v=4.2.6 Wie zur Hölle internationalisiere ich in HR Renewal Processes and Forms? https://activate-hr.de/sap-ess/hr-renewal/internationalisierung-in-hr-renewal-processes-and-forms/ https://activate-hr.de/sap-ess/hr-renewal/internationalisierung-in-hr-renewal-processes-and-forms/#comments Sun, 11 Feb 2018 12:00:00 +0000 https://activate-hr.de/?p=15346 HR Renewal Processes and Forms Prozesse mit HR Renewals Processes and Forms Baukasten sind ein mächtiges Werkzeug: Über das Decoupled Infotype Framework lassen sich komplexe Maßnahmen und Infotypänderungen abbilden und dies sogar mit mehreren Genehmigungsstufen bei Bedarf. Dies ermöglicht z.B. das kollaborative Anlegen von Datensätzen und Genehmigungsfunktionalitäten sind praktischerweise auch schon integriert. Und mit den […]

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HR Renewal Processes and Forms

Prozesse mit HR Renewals Processes and Forms Baukasten sind ein mächtiges Werkzeug: Über das Decoupled Infotype Framework lassen sich komplexe Maßnahmen und Infotypänderungen abbilden und dies sogar mit mehreren Genehmigungsstufen bei Bedarf. Dies ermöglicht z.B. das kollaborative Anlegen von Datensätzen und Genehmigungsfunktionalitäten sind praktischerweise auch schon integriert. Und mit den FPM Formularen und vorgefertigten Feederklassen des HRPAD-Models lassen sich in minutenschnelle vollständige und saubere Formulare zaubern.

Internationalisierung

Doch manch kleines Detail hat es in sich und ist nicht ganz offensichtlich.
So beispielsweise fragen viele -insbesondere in einem internationalen Umfeld- wie sich Prozesse und Formularszenarien internationalisieren lassen. Insbesondere, da die entsprechenden Bezeichnungen auf den Anwendungen angezeigt werden.

Frank Yukio Nedwed
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Hier nun die schnelle Auflösung:

Prozessbezeichnungen lassen sich über die Tabelle T5ASRPROCT und die dazugehörige View pflegen. Diese enthält die eindeutige Prozessbezeichnung und die Zuordnung auf die Beschreibung:

Mapping Beschreibung

Mapping Beschreibung

Über das Kontextmenu unter „Springen“ können Sie die Funktion Übersetzung wählen:

Kontextmenu

Kontextmenu

Das erscheinend Fenster liefert eine schnelle und praktische Möglichkeit die Bezeichnung für weitere Sprachen zu pflegen:

Übersetzung pflegen

Übersetzung pflegen

Formularszenarien

Für die Formularszenarien können wir genauso verfahren, hierzu nutzen wir die View V_5ASRFSCN.

Formulare

In den Formularen selbst können wir ähnlich wie bei klassischen Web Dynpro Komponenten OTR Texte verwenden wie gewohnt:

OTR Texte in FPM Formularen

OTR Texte in FPM Formularen

Es ist normal, dass diese im Gegensatz zur Web Dynpro Programmieroberfläche nicht sprachenabhängig aufgelöst werden. Leider steht hier auch keine Wertehilfe zur Verfügung.
Über die Testfunktion des Prozesses kann aber schnell überprüft werden, ob die Texte in der Anwendung auch richtig angegeben wurden.

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Legendär einfaches Reporting – mit dem Manager Time Cockpit alles auf einen Blick https://activate-hr.de/sap-hr-add-ons/einfaches-reporting-mit-dem-manager-time-cockpit/ https://activate-hr.de/sap-hr-add-ons/einfaches-reporting-mit-dem-manager-time-cockpit/#comments Fri, 17 Nov 2017 11:55:53 +0000 https://activate-hr.de/?p=14558 Viele Manager und Führungskräfte wünschen sich eine intuitive Möglichkeit die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Teams im Blick zu behalten. Wir haben nachgefragt und die wichtigsten Anforderungen an die ideale Lösung gesammelt. Vielleicht finden Sie sich ja selbst in dem ein oder anderen Punkt wieder: Nicht nur Zeitdaten, sondern auch vertragsbezogene Daten, Infotypen, etc. sollen verfügbar sein […]

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Viele Manager und Führungskräfte wünschen sich eine intuitive Möglichkeit die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Teams im Blick zu behalten. Wir haben nachgefragt und die wichtigsten Anforderungen an die ideale Lösung gesammelt. Vielleicht finden Sie sich ja selbst in dem ein oder anderen Punkt wieder:

  • Nicht nur Zeitdaten, sondern auch vertragsbezogene Daten, Infotypen, etc. sollen verfügbar sein
  • Alles Wichtige auf einen Blick
  • Tagesaktuelle Auswertung, genaue Ergebnisse
  • Verschiedene Auswertungszeiträume: Zeitspannen, Stichtage, …
  • Auswahl verschiedener Teams: Org.-Einheiten, spezielle Auswertungswege
  • Möglichkeit die Ergebnisse in eine Exceltabelle zu exportieren
  • Verschiedene Daten je nach ausgewählten Mitarbeitern, Datenschutz berücksichtigen!
  • Nachträglich intuitiv anpassbar nach eigenen Wünschen durch die eigene Basis

Unsere Lösung: Das Manager Time Cockpit

Wir haben all diese Anforderungen genommen und in eine intuitive, leicht wartbare und übersichtliche Lösung gegossen: Unser Manager Time Cockpit.

Das Manager Time Cockpit ist eine auf Fiori basierende App, die eine praktische Fusion aus Dashboard und Reporting darstellt und gleichzeitig auch mobil abgerufen werden kann.

Keine Zeit zu verlieren? Sehen Sie sich direkt die Spezifika des Manager Time Cockpits auf unserer Produktseite an

Unser Grundsatz ist hierbei: In 3 Klicks zum Ergebnis. Und so funktioniert’s:

Manager Time Cockpit: Auswahlmöglichkeiten

Manager Time Cockpit: Auswahlmöglichkeiten

Schritt 1: Mitarbeiter auswählen

Personengruppen, Org.-Einheiten, Auswertungswege, Vertretungen, alles ist möglich. Auch Kunden-spezifische Charakteristika können hier leicht abgebildet werden, dank des zugrundeliegenden und leicht erweiterbaren Objektselektion-Customizings, basierend auf dem SAP Standard.

Manager Time Cockpit: Mitarbeiter auswählen

Manager Time Cockpit: Mitarbeiter auswählen

Schritt 2: Daten auswählen

Infotypen, Zeitsalden, Urlaubstage, Vertragseigenschaften, u.V.m. können hier hinterlegt werden. Eben genau das, was für Führungskräfte in Ihrem Unternehmen relevant ist.
Die Daten können leicht durch zusätzliche Funktionen ergänzt werden. Insbesondere lassen sich für unterschiedliche Mitarbeiterselektionen die angezeigten Daten einschränken! Sie benötigen also kein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept, sondern können den Zugriff flexibel steuern abhängig von Ihren persönlichen Anforderungen.

Manager Time Cockpit: Daten auswählen

Manager Time Cockpit: Daten auswählen

Schritt 3: Betrachtungszeitraum wählen

Abhängig von den gewählten Daten stehen hier Zeiträume, z.B. für tagesaktuelle Summen aus den Zeitdaten, Stichtage oder feste Daten zur Auswahl.

Manager Time Cockpit: Zeitraum auswählen

Manager Time Cockpit: Zeitraum auswählen

Beispielhafte Auswertungen

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Beispiele für Verwendungsszenarien des Manager Time Cockpits vor.

Verwendungsmöglichkeit 1: Zeitraumbetrachtete Sollzeit-, Gleitzeit- und Urlaubsdatendaten

Manager Time Cockpit: Zeitdaten

Manager Time Cockpit: Zeitdaten

Verwendungsmöglichkeit 2: Allgemeine Mitarbeiterdaten

Manager Time Cockpit: Mitarbeiterdaten

Manager Time Cockpit: Mitarbeiterdaten

Verwendungsmöglichkeit 3: Vertragsdaten zum Stichtag

Manager Time Cockpit: Vertragsdaten

Manager Time Cockpit: Vertragsdaten

Fiori Manager Cockpit

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Aufgepasst! So gelingt die Einführung der SuccessFactors Employee Central https://activate-hr.de/successfactors/so-gelingt-successfactors-employee-central/ https://activate-hr.de/successfactors/so-gelingt-successfactors-employee-central/#comments Wed, 16 Aug 2017 08:28:26 +0000 https://activate-hr.de/?p=12107 Die Cloud-Lösung SuccessFactors Employee Central bietet zahlreiche Möglichkeiten. SAP verspricht beeindruckende Ergebnisse, wie weniger Mitarbeiterfluktuation, geringeren adminstrativen Aufwand und höhere Userakzeptanz – jedoch sollten vor der Einführung unbedingt einige Punkte geklärt sein, damit die Einführung von Employee Central nicht schnell zum Desaster wird. In einem Gewirr von Hochglanz-Sales-Folien, Success Stories und technischen Dokumentationen fällt es […]

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Die Cloud-Lösung SuccessFactors Employee Central bietet zahlreiche Möglichkeiten. SAP verspricht beeindruckende Ergebnisse, wie weniger Mitarbeiterfluktuation, geringeren adminstrativen Aufwand und höhere Userakzeptanz – jedoch sollten vor der Einführung unbedingt einige Punkte geklärt sein, damit die Einführung von Employee Central nicht schnell zum Desaster wird.

In einem Gewirr von Hochglanz-Sales-Folien, Success Stories und technischen Dokumentationen fällt es Ihnen ggf. erstmal schwer, sich einen verlässlichen Überblick zu SuccessFactors Employee Central zu verschaffen.

Verstehen Sie einen wichtigen Bestandteil der SAP Strategie bis 2025 und sichern Sie sich die benötigten grundlegenden Informationen, um die Einsatzmöglichkeiten von Employee Central in Ihrem Unternehmen einzuschätzen.

Wappnen Sie sich mit unserem 9-Punkte-Überblick zu Employee Central!

In diesem PDF erfahren Sie:

  • Welche Kosten und Aufwände kommen auf Sie zu? Lohnt sich die Einführung für Sie?
  • Welchen konkreten Nutzen bringt Ihnen die Einführung? Was leistet die Lösung und was nicht?
  • Wie sieht die Zukunft von Employee Central aus?

Sichern Sie sich die Antworten in der Zusammenstellung unserer Experten:

FAQ Employee Central

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SAP Leonardo – Was ist das? https://activate-hr.de/hcm-cloud/sap-leonardo-einfuehrung/ https://activate-hr.de/hcm-cloud/sap-leonardo-einfuehrung/#comments Tue, 15 Aug 2017 10:00:46 +0000 https://activate-hr.de/?p=13660 SAP Leonardo wird als „digitales Innovationssystem“ bezeichnet. Es soll bahnbrechende Technologien zur Verfügung stellen und nahtlos in der Cloud funktionieren. Hinzu kommen Design Thinking und die Consulting Expertise der SAP als Beschleuniger der digitalen Transformation, um neue Geschäftsmodelle und Technologien schnell nutzen zu können. Technologien in SAP Leonardo Aktuell teilen sich die Technologien der SAP […]

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SAP Leonardo wird als „digitales Innovationssystem“ bezeichnet. Es soll bahnbrechende Technologien zur Verfügung stellen und nahtlos in der Cloud funktionieren. Hinzu kommen Design Thinking und die Consulting Expertise der SAP als Beschleuniger der digitalen Transformation, um neue Geschäftsmodelle und Technologien schnell nutzen zu können.

Technologien in SAP Leonardo

Aktuell teilen sich die Technologien der SAP Cloud Platform mit SAP leonardo in die folgenden 7 Bereiche:

  • Internet of Things: Die Verknüpfung von Menschen, Prozessen und Gegenständen über eine allgegenwärtige Vernetzung und Smart Devices
  • Machine Learning: Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen sollen so zur Verfügung gestellt werden, dass diese leicht zu benutzen sind. Beispiele für konkrete Anwendungen finden Sie hier
  • Analytics: Anhand gesammelter Daten sollen mithilfe von Analytics tiefergehende Erkenntnisse gewonnen werden und die Prozesse anhand dieser optimiert werden. (Mehr zu Data Science in meinem Blog hier)
  • Big Data: Ob strukturierte oder unstrukturierte Datenmengen, der Bereich Big Data soll dazu dienen, diese zu verknüpfen, weiterzuverarbeiten und zu verwalten
  • Design Thinking: Schnelles Prototyping (Näheres dazu auch in meinem Blog), Lösungs- und Ideenfindung sollen hiermit unterstützt werden
  • Blockchain: Eingebettete Blockchain Dienste dienen dazu das Vertrauen und die Sicherheit in die Prozesse zu stärken
  • Data Intelligence: Aus großen Netzwerken anonymisierter Daten sollen neue Erkenntnisse gezogen werden und idealerweise neue Gewinnquellen erschossen werden.

In Zukunft sollen fortlaufend neue Technologien in das Portfolio ergänzt werden. Somit soll SAP Leonardo dazu dienen, Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und zu erweitern (augment), so dass bestehende Anwendungen intelligenter werden. Außerdem werden Unternehmen befähigt disruptive Technologien schneller zu übernehmen, anstatt ihnen zum Opfer zu fallen.

Branchenlösungen

Die Lösungen werden zunächst nach Geschäftsfeld gebündelt angeboten, können aber auch individuell zu einem Kunden-eigenen Design eines Leonardo Innovationssystems zusammengestellt werden. Die folgenden Lösungsbereich sind aktuell angedacht:

  • Chemische Industrie
  • Energieversorgung
  • Verkauf
  • Reisen und Transport
  • Konsumentenprodukte
  • Diskrete Fertigung
  • Sport und Entertainment

Warum ist das relevant für Ihr Unternehmen?

Die Auswirkungen der disruptiven und konstruktiven Entwicklungen rund um die digitale Transformation, maschinelles Lernen, KI und Co. werden noch zu oft abgetan oder aufgeschoben.

Doch das Beratungshaus McKinsey wirft in einer aktuellen Studie eine sagenhafte Zahl in den Raum:

11.000.000.000.000$

11 Billionen Dollar, so viel Mehrwert soll das Internet der Dinge bis 2025 schaffen. Wir haben also allen Grund dazu, uns frühzeitig mit diesen Themen auseinanderzusetzen -und viel mehr- diese auch umzusetzen.

Sie wollen sich weiter informieren über die digitale Transformation?

consulting-y-digitale-Transformation

In „Consulting Y“ hat Ferdinando Piumelli, der Gründer der mehrfach ausgezeichneten mindsquare-Unternehmensgruppe, seine Erfahrung und sein Wissen über Unternehmensstrategien in der digitalen Transformation zusammengetragen und kompakt, sowie praxisnah aufbereitet.

In seinem Buch erfahren Sie:

  • wie sich die digitale Revolution weiterentwickeln wird und mit welchen gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Veränderungen wir rechnen können und müssen
  • warum unternehmerischer Erfolg in Zukunft stärker als bisher von strategischem Outsourcing abhängen wird
  • welche Formen der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für welche Ausgangssituationen die richtige ist
  • wie auch kleine und mittelständische Unternehmen IT Consulting erfolgreich für sich einsetzen und wie eine Zusammenarbeit mit Beratern gelingt
  • woran Sie die besten IT Consultants erkennen
  • wie der Fahrplan Ihrer digitalen Transformation aussehen könnte

Zur Buch-Website

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Mangelnde Kommunikation mit dem Betriebsrat – das Risikothema im Brennpunkt https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/mangelnde-kommunikation-in-projekten-ein-risikothema/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/mangelnde-kommunikation-in-projekten-ein-risikothema/#comments Fri, 30 Jun 2017 11:00:40 +0000 https://activate-hr.de/?p=13130 Immer wieder ist zu hören von Verzögerungen, Missverständnissen und Ärger, die aus einer fehlgeschlagenen Kommunikation mit dem Betriebsrat herrühren. Doch was steckt eigentlich dahinter? Wir haben nachgefragt bei den Betroffenen: Kunden, Projektleiter, Consultants; und die Ergebnisse haben wir hier für Sie zusammengetragen. Was ein Betriebsratsvorsitzender selbst dazu zu sagen hat, lesen Sie hier. Kommt Ihnen […]

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Immer wieder ist zu hören von Verzögerungen, Missverständnissen und Ärger, die aus einer fehlgeschlagenen Kommunikation mit dem Betriebsrat herrühren. Doch was steckt eigentlich dahinter?

Wir haben nachgefragt bei den Betroffenen: Kunden, Projektleiter, Consultants; und die Ergebnisse haben wir hier für Sie zusammengetragen. Was ein Betriebsratsvorsitzender selbst dazu zu sagen hat, lesen Sie hier.

Frank Yukio Nedwed
Kommt Ihnen bekannt vor?
Uns interessiert Ihre Meinung! Teilen Sie sie uns mit! Wir freuen uns von Ihnen zu hören.
Sie erreichen uns via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de

Welche Probleme ergaben sich konkret in den Projekten?

Viele mögliche Funktionalitäten, die den Mitarbeitern ihren Alltag sehr erleichtert hätten, wurden bereits vorab von der Personalabteilung ausgeschlossen. Wieso? Weil sie die Abstimmung mit dem Betriebsrat scheute und davon überzeugt war, dass dieser sowieso sein Veto einlegen würde.

Doch viele dieser Situationen beruhen auf gegenseitigen Missverständnissen. Nur durch eine proaktive Kommunikation und gemeinsame Workshops, können die vollen Potentiale mancher Lösung bei gleichzeitigem Schutz der Mitarbeiter gewährleistet werden.

Verständlicherweise müssen viele Entscheidungen eine Schleife über den Betriebsrat drehen. Doch ist dieser Vorgang nicht gut geplant entsteht hier einiges an redundantem Aufwand. Meetings müssen mehrfach abgehalten werden, Entscheidungen gehen hin und her… Und da die Zuständigkeiten nicht klar geregelt wurden im Vorhinein gibt es grundsätzlich immer eine Person, die im Urlaub/krank/abwesend ist und auf die der gesamte Prozess erstmal warten muss.
Besonders in großen Konzernen mit vielen Betriebsratsmitgliedern ist dies oft ein zentraler Engpass wenn es um das Voranschreiten des Projektes geht. Auch werden hier manchmal Unternehmens-„politische“ Aspekte relevant, die sich im Hintergrund abspielen. Einem Berater, der sich nicht intensiv mit den beteiligten Personen auseinandersetzt, entgeht somit einiges an Informationen, die ihm evtl. helfen könnten alle Parteien mit ins Boot zu nehmen.

Wie können diese Probleme verhindert werden?

In vielen Unternehmen existieren bereits umfangreiche Betriebsvereinbarungen. Damit Entscheidungen nicht wieder neu aufgerollt werden oder Abstimmungen erfolgen, wo längst Klarheit herrscht, sollten die relevanten Vereinbarungen unbedingt in der Startphase eines Projekts aufgearbeitet werden.

Früher oder später sind Abstimmungen mit dem Betriebsrat unabdingbar. Wenn erst in diesem Moment damit begonnen wird diesen in das Projekt zu integrieren, wird ein enormer Zusatzaufwand fällig, diesen auf denselben Stand wie das restliche Team zu bringen. Deswegen lohnt es sich den Betriebsrat oder andere Personalgremien von Anfang an vollends in den Prozess zu integrieren.

Hierzu können Mockups helfen (bspw. beschrieben in unserem Beitrag hier). Diese stellen die Funktionalität und das Aussehen einer Anwendung schon mal vorab visuell dar und können so einen Eindruck über die spätere Software vermitteln. Dadurch werden abstrakte Prozesse plötzlich konkret und vorstellbar, was vielen Menschen unabhängig von ihrer IT-Affinität beim Verständnis hilft.

Solche Workshops und Vorführungen sollten in einem Projekt ganz am Anfang stehen und allen Beteiligten zugänglich gemacht werden. Doch die Qualität solcher Erklärungen ist oft von der Erfahrung des Beraters abhängig.

Um zu verstehen, dass der Betriebsrat grundsätzlich nur das Beste für seine Mitarbeiter will, ist es notwendig die beteiligten Personen kennenzulernen und zu erfahren, wo im Unternehmen der Schuh drückt und die damit verbundenen Sorgen proaktiv anzusprechen.

Fazit

Alles in allem lässt sich sagen, je früher alle am Projekt Beteiligten gemeinsam in einem Raum sitzen, Zuständigkeiten klären und die Verantwortung verteilen, sowie Abläufe und Prozesse definieren, desto besser. Selbst wenn dies initial einen höheren Aufwand bedeutet, unsere Erfahrung hat gezeigt, dass das Projektergebnis am Ende für sich spricht.

 

Frank Yukio NedwedEntfesseln Sie Ihre Projekte!
Denn wir haben aus unseren Erfahrungen gelernt. Machen Sie sich unser KnowHow zunutze.
Profitieren Sie von unserem standardisierten Kommunikationsmodell und erleben Sie wie angenehm Projekte laufen können, wenn alle Parteien am selben Strang ziehen!

Sprechen Sie unsere Berater doch vor Ort direkt darauf an oder kontaktieren Sie uns telefonisch unter per Telefon 0211 9462 8572-45 oder per E-Mail info@activate-hr.de. Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihr Anliegen.

 

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Im Interview: Nachgeforscht! Worauf Personalabteilungen, Betriebsräte und Vorgesetzte wirklich Wert legen! https://activate-hr.de/sap-hr-add-ons/betriebsraete-im-interview/ https://activate-hr.de/sap-hr-add-ons/betriebsraete-im-interview/#comments Fri, 30 Jun 2017 11:00:32 +0000 https://activate-hr.de/?p=12033 Interview mit dem Betriebsratsvorsitzenden: Wie ein einziges Tool unsere Arbeit revolutioniert hat. „Wichtig ist, dass die Software uns die Arbeit abnimmt, nicht für mehr sorgt.“ – Lesen Sie unten wie es weitergeht! Entfesseln Sie Ihre Projekte! Langwierige Abstimmungen und ineffiziente Kommunikationsprozesse mit dem Betriebsrat können viele Projekte lähmen. Profitieren Sie von unserem standardisierten Kommunikationsmodell und […]

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Interview mit dem Betriebsratsvorsitzenden: Wie ein einziges Tool unsere Arbeit revolutioniert hat.

„Wichtig ist, dass die Software uns die Arbeit abnimmt, nicht für mehr sorgt.“ – Lesen Sie unten wie es weitergeht!

Frank Yukio Nedwed
Entfesseln Sie Ihre Projekte!
Langwierige Abstimmungen und ineffiziente Kommunikationsprozesse mit dem Betriebsrat können viele Projekte lähmen.
Profitieren Sie von unserem standardisierten Kommunikationsmodell und erleben Sie wie angenehm Projekte laufen können, wenn alle Parteien am selben Strang ziehen!

Interviewpartner im Gespräch:

  • [JN]: Jörg N., Betriebsratsvorsitzender eines Großunternehmens im Bereich Warenwirtschaft
  • [FYN]: Frank Yukio Nedwed, zertifizierter SAP-Consultant


FYN: Vielen Dank, dass Sie sich Zeit genommen haben. Wozu benötigen Sie Software zur Personalbetreuung?

JN: Eine Hauptaufgabe des Betriebsrats ist es, Kontrollfunktionen einzunehmen, um existierende Betriebsvereinbarungen zu überwachen, aber auch gesetzliche Vorgaben sicherzustellen. Diese ist festgelegt im Betriebsverfassungsgesetz BetrVG. Dazu gehört ein Sozialausschuss, Bruttolöhne und Gehaltslisten zu kontrollieren, aber auch Arbeitszeiten zu überwachen. Besonders die Einhaltung von Ruhezeiten ist uns ein wichtiges Anliegen; heute mehr denn je.

FYN: Hätten Sie dafür ein Beispiel?

JN: Nun ja, oft kommt es in unseren Betrieben zu Mehrarbeit. Dabei ist es aber wichtig, dass die gesetzliche Ruhezeit – 11h – zwischen den Schichten unbedingt eingehalten wird. Es wird gesetzlich von uns gefordert dies zu überwachen. Wird in einem Bereich dauerhaft mehr gearbeitet oder diese Grenze ausgereizt, dann lässt das auf Unterbesetzung schließen, was auf Dauer ein großes Problem darstellt.

Aber ganz oft werden auch übermotivierte Mitarbeiter zum Problem! (lacht)

FYN: Zeiterfassung ist ein hochkomplexes Thema mit vielen Facetten, wie gelingt es Ihnen das zu managen?

JN: Ja, das können Sie laut sagen! Wir haben hier Erfasser über Terminals, über Weboberflächen, Nichterfasser, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und, und, und. Und alle diese Systeme laufen irgendwie parallel, mit Listen ist es ein Ding der Unmöglichkeit da den Überblick zu behalten, auch wenn viele Unternehmen behaupten sie könnten es. Pro Tag fallen hier pro Mitarbeiter allein schon mehrere Zeiterfassungen an, da ist eine zuverlässige Kontrolle einfach nicht mehr möglich. Eine gute Software, die uns das abnimmt, ist da einfach ein Muss!

Hinzu kommt, dass Aspekte wie Mehrarbeits- und Überstundenausgleich unterjährig oft von den direkten Vorgesetzten vernachlässigt werden. Die behalten da einfach nicht den Überblick, weil es zu aufwändig ist mit herkömmlichen Systemen. Und am Ende des Jahres sorgt das für eine Unmenge Abstimmungsbedarf.

FYN: Was macht eine gute Lösung für Sie aus?

JN: Wichtig ist, dass die Lösung uns die Arbeit abnimmt, nicht für mehr sorgt. Automatische Genehmigungen und geringe Prozesszeiten müssen her. Papierprozesse sind schon lange nicht mehr praktikabel allein aus diesen Gründen. Funktionen, um mehrere Anträge gleichzeitig zu bearbeiten und schnell bedienbare Benutzeroberflächen sind wichtig. Genauso wie ein sinnvolles Reporting über die Anträge und deren Nachverfolgung. Und am Ende muss alles zügig und sauber im System stehen, ohne, dass da noch jemand dazwischen sitzt mit einem Blatt Papier in der Hand!

FYN: Haben Sie vielen Dank für Ihre ausführlichen Antworten!



Hätten wir ähnliche Antworten auch von Ihnen oder Ihren Kollegen bekommen? Dann könnten Sie die personalisierbaren und bewährten Lösungen unseres Fachbereichs interessieren:


Frank Yukio Nedwed
Haben Sie ähnliche oder gänzlich andere Erfahrungen gesammelt?
Ich bin gespannt auf Ihre Meinung und würde mich freuen, wenn Sie diese mit uns teilen. Schreiben Sie uns einfach an!
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Web Dynpro Anwendungen über Transaktion aufrufen – mit Parametern! https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/web-dynpro-abap/web-dynpro-anwendungen-ueber-transaktion-aufrufen-mit-parametern/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/web-dynpro-abap/web-dynpro-anwendungen-ueber-transaktion-aufrufen-mit-parametern/#comments Sat, 10 Jun 2017 16:00:43 +0000 https://activate-hr.de/?p=12850 Tutorials für das Anlegen einer Transaktion, die eine Web Dynpro Anwendung aufruft, gibt es bereits wie Sand am Meer – mit stark schwankender Qualität. Was hierdurch aber nicht abgedeckt wird und dennoch oft benötigt wird, ist das Mitgeben von Parametern über die Transaktion. Dies kann bspw. genutzt werden, um zu unterscheiden, ob die Web Dynpro […]

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Tutorials für das Anlegen einer Transaktion, die eine Web Dynpro Anwendung aufruft, gibt es bereits wie Sand am Meer – mit stark schwankender Qualität.
Was hierdurch aber nicht abgedeckt wird und dennoch oft benötigt wird, ist das Mitgeben von Parametern über die Transaktion. Dies kann bspw. genutzt werden, um zu unterscheiden, ob die Web Dynpro Anwendung aus der Transaktion selbst, oder über den NWBC gestartet wurde.

Eine elegante Weise, wie dies leicht möglich ist, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

Anmerkung: Wenn Sie eine Web Dynpro Anwendung mit Parametern aus dem Code direkt aufrufen wollen, geht dies einfacher. Wie Sie für diesen Zweck eine Web Dynpro URL konfigurieren und aufrufen, erfahren Sie in diesem Beitrag anhand des Beispiels einer Processes and Forms Anwendung.

In diesem Tutorial erkläre und zeige ich Ihnen schrittweise, wie Sie:

  1. Einen Parameter für die Web Dynpro Anwendung definieren
  2. Eine Konfiguration erstellen, die diesen Parameter enthält
  3. Eine Transaktion erstellen, die die WDA mit dieser Konfiguration aufruft
  4. Den Parameter innerhalb der Web Dynpro Komponente abfragen.

Die beschriebene Methode funktioniert automatisch mit Single Sign-on: Das bedeutet, Ihre Anmeldedaten aus der SAP GUI werden automatisch für den Aufruf der Browser-Anwendung übertragen und Sie müssen sich nicht erneut anmelden.

Frank Yukio Nedwed
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Schritt 1 – Parameter der Web Dynpro Anwendung festlegen

WDA Suche

Dieser Schritt ist einfach und schnell gemacht! Wir wechseln ins Repository Infosystem und wählen unter dem Reiter Web Dynpro/Web-Dynpro-Anwendungen eine WDA unserer Wahl.
Überspringen wir diesen Schritt, so können wir der WD-URL zwar Parameter wie gewohnt mitgeben, diese können aber nicht ausgelesen werden und wir können diese auch nicht in der Konfiguration setzen.

WDA Parameter

Schritt 2 Erstellen der Konfiguration

In der TC SE80 legen wir eine neue Web Dynpro Anwendungskonfiguration an. Nachdem wir unsere eben ausgewählte Web Dynpro Anwendung eingegeben haben, erfolgt die eigentliche Bearbeitung in der Web-Oberfläche, welche über den Button „Konfigurator starten“ verfügbar ist:

WD Konfiguration

Hier müssen wir wie gewohnt ein Paket und einen Transportauftrag angeben, diesmal in der Web-Oberfläche statt der SAP GUI. Wichtig ist hierbei, dass wir die entsprechende WDC, der wir in Schritt 1 den Parameter zugeordnet haben, der Konfiguration zuordnen.

Anwendungskonfiguration

Wenn wir die notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, wechseln wir im Änderungsmodus auf die Konfiguration. Lassen Sie sich nicht irreführen von der Menge an Einstellungsmöglichkeiten, nach kurzer Suche sollten Sie eine Einstellung finden, die den Namen des Parameters trägt, den Sie in Schritt 1 angelegt haben. Dort geben tragen wir nun einfach den gewünschten Wert für unseren Parameter ein, welcher beim Aufruf der Transaktion an die Anwendung übergeben werden soll.

Anwendungsparameter

Schritt 3 – Die Transaktion

Über den Transaktionscode SE93 gelangen wir in das Menu zum Erstellen einer Transaktion. Hier erstellen wir zunächst eine neue Parametertransaktion und nehmen die Einstellungen wie in der Abbildung weiter unten vor.

Essentiell ist hierbei die Angabe der Transaktion WDYID, welche die Web Dynpro Anwendung letzten Endes startet. Damit diese weiß, welche WDA gestartet werden soll, in welchem Modus und mit welcher Konfiguration, füllen wir noch die Parameter am Ende der Seite aus:

  • APPLICATION: Dies ist der Name der Web Dynpro Anwendung aus dem ersten Schritt
  • STARTMODE: Hier wählen wir BROWSER für den Aufruf im… Sie ahnen es schon… Browser.
  • WDCONFIGURATIONID: Ebenso selbsterklärend ist die Angabe der Konfigurations-ID aus dem zweiten Schritt an dieser Stelle

Transaktion

Schritt 4 – Zugriff auf den Parameter

So weit, so gut. Doch ohne Weiteres haben unsere Anpassungen keinerlei Effekt, sofern wir diesen nicht explizit abfragen. Ausgenommen ist selbstverständlich der Fall, das Sie Schritt 1 übersprungen und einen bereits existierenden URL-Parameter und die zugehörige Funktionalität gewählt haben.

Um auf die Parameter zuzugreifen, nutzen wir an geeigneter Stelle (nach dem gängigen Model-View-Controller Konzept z.B. im Component Controller) die Standard Methode zum Auslesen. Um an diese heranzukommen reicht es jedoch nicht einfach auf den Controller zuzugreifen oder Ähnliches.
Wir beschaffen uns die Parameter über einige Umwege.

Über den Component Controller besorgen wir uns zunächst das Application Programming Interface, darüber dann die Anwendung. Über die Anwendung erhalten wir schließlich die Anwendungsinformationen und diese enthalten dann wiederum die Anwendungsparameter. Aufgeschlüsselt sieht ein solcher Aufruf so aus:

Coding 1

Oder in Kurzform:
Coding 2

Herzlichen Glückwunsch, Sie können jetzt abhängig von Ihrem definierten Parameter unterschiedliche Änderungen vornehmen. Wenn Sie mehrere Werte für Ihren Parameter verwenden, so bietet sich beispielsweise ein CASE-Statement an.

Frank Yukio Nedwed
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Data Scientist – Das Hype Thema erklärt. Part 2 https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/data-scientist-das-hype-thema-erklaert-part-2/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/data-scientist-das-hype-thema-erklaert-part-2/#comments Thu, 08 Jun 2017 17:00:32 +0000 https://activate-hr.de/?p=12670 In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Data Scientist überhaupt tut und wie er Ihrem Unternehmen Nutzen bringt. Außerdem erfahren Sie, was einen exzellenten Data Scientist ausmacht und welche Technologien für ihn relevant sind. Für eine allgemeine Einführung in das Thema und für die Klärung der Begrifflichkeiten verweise ich auf den ersten Teil dieses Beitrags. […]

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In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Data Scientist überhaupt tut und wie er Ihrem Unternehmen Nutzen bringt. Außerdem erfahren Sie, was einen exzellenten Data Scientist ausmacht und welche Technologien für ihn relevant sind.

Für eine allgemeine Einführung in das Thema und für die Klärung der Begrifflichkeiten verweise ich auf den ersten Teil dieses Beitrags.

Zum Abschluss habe ich Ihnen ein paar hilfreiche Links zusammengestellt, mit denen Sie sich selbst in die Lage versetzen können, bei den aktuellen Themen rund um Data Science mitzureden.

Was macht ein Data Scientist?

Die Aufgabe von Data Scientists ist es, große Mengen an Daten aus verschiedenen Medien zu sammeln und mithilfe ihrer analytischen Fähigkeiten in sinnvolle Informationen umzumünzen.

Hierbei müssen sie begrenzte Ressourcen wie Rechenkapazität oder Bandbreite miteinbeziehen und die Ergebnisse angemessen visualisieren, um diese auch Nicht-Fachexperten verständlich darzustellen.

Data Science Prozess

Der Data Science Prozess im Überblick

Wie kann Ihnen ein Data Scientist konkret helfen?

Data Scientists helfen zwischen Rauschen (noise) und dem eigentlichen Signal zu unterscheiden.

Umsatzzahlen lügen nicht? In manchen Fällen mag das so sein, aber sobald wir uns zum Beispiel auf jahreszeitabhängige Produkte oder Dienstleistungen konzentrieren, ist dies bereits weit gefehlt. Auch der Vergleich zum Vorjahr kann schnell in die Irre führen, wenn andere Faktoren eine Rolle spielen. Solche Faktoren, die meist noch unbekannt sind, erzeugen eine Verzerrung der eindeutigen Kennzahlen.

Durch die Untergliederung und Kategorisierung der Daten auf feinere Granularitätsstufen gelingt es Data Scientists eben diese relevanten, aber meist unsichtbaren Faktoren, zu identifizieren und das eigentliche Messergebnis unabhängiger von ihnen zu gestalten.

Häufig angewandte Techniken sind hierbei beispielsweise Regression, Klassifikation und Kausalanalysen.

Ob leadgenerierende Internet-User oder wartungsanfällige Maschinen; Data Scientists finden heraus, was diese Dinge benötigen, damit die verbundenen Prozesse möglichst effektiv oder effizient gestaltet werden können.

Kürzere E-Mails erzeugen größere Response-Raten und mehr Leads? Gleichmäßigere Umgebungstemperaturen erhöhen die Belastbarkeit Ihrer Maschinen, sind aber aufwändig zu erzielen? Eine höhere Rotationsgeschwindigkeit erhöht die Lebenszeit der Laufbänder?

Data Scientists finden solchen Fragestellungen und die passenden Antworten. Und was für die Wirtschaftlichkeit entscheidend ist; sie versehen diese Aussagen mit konkreten Zahlen, und bestimmen den konkreten ROI für die abgeleiteten Maßnahmen.

Data Scientists nutzen nicht nur vorhandene Daten, sie designen auch spezielle Experimente um signifikante Phänomene zu entdecken und ihren Fokus darauf zu lenken.

Ein konkretes Beispiel: Im Verkauf nutzen Data Scientists Frequenzstatistiken, um ideale Einsatzorte für experimentelle Produkte zu finden und die passende Größe der Kontrollgruppe zu ermitteln.

Data Scientists stellen „Big Data“ in das „Big Picture“.
Sie verstehen nicht nur die Auswertungen ihrer Daten, sondern können diese auch effektiv kommunizieren. Und was am wichtigsten ist: Sie können klare Empfehlungen abgeben, welche Maßnahmen getroffen werden sollten, um Unternehmen präventiv gegen erwartete Veränderungen in der Zukunft zu rüsten oder aus vergangenen Experimenten die größten Erkenntnisse für die Zukunft zu ziehen.

 

Frank Yukio Nedwed
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Falls Sie sich über dieses oder ein verwandtes Thema mehr Informationen wünschen, oder einer anderen Meinung sind, so sprechen Sie uns doch einfach direkt an. Ich freue mich auf Ihr Feedback!
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Welche Technologien nutzt ein Data Scientist?

Apache Hadoop

Apache Hadoop ist ein Open-Source Framework, das ideal geeignet ist für verteilte Datenlagerungen, was insbesondere für große Datenmengen und deren Verarbeitung relevant ist.
Es wurde in der Programmiersprache Java verfasst und wird immer noch beständig weiterentwickelt.
Das Framework wird beispielsweise von Cloudera genutzt, einer Software-Firma, die sich auf skalierbare und verteilte Datenverarbeitung großer Datenmengen spezialisiert haben.

Python

Die Programmiersprache Python ist eine der am häufigsten verwendeten High-Level-Sprachen. Einer der Vorteile ist, dass Python aufgrund seiner vielen Funktionen den Nutzern erlaubt Programme zu schreiben, die wesentlich kürzer sind als vergleichbare Programme in C, C++ oder Java. Außerdem lassen sich verschiedene Programmierparadigmen in Python abbilden, u.a. Objektorientierung, funktionale UND imperative Programmierung sowie prozedurale Programmierstile.

R

Auch R ist eine Open-Source Programmiersprache. R stellt eine Vielzahl an Funktionen für statistische Auswertungen out-of-the-box bereit und wird deswegen häufig von Statistikern und Data Minern genutzt.
Auch graphische Anwendungen sind in R standardmäßig möglich, was eine Visualisierung der Ergebnisse leicht und schnell möglich macht.
Besonders praktisch sind die von Nutzern erstellten Zusatzpakete, die spezialisierte Funktionen und weitere graphische Anwendungen zur Verfügung stellen.

 

Dies sind nur einige der häufig genutzten Technologien. Viele Data Scientists nutzen außerdem SQL zur Verwaltung von Datenbanken und nutzen bei Bedarf weitere Programmiersprachen wie Java, C++ oder Ruby. Auch Matlab wird oft als Alternative zu R genutzt.

Viel wichtiger als konkrete Technologien zu beherrschen ist es also, dass ein Data Scientist sich möglichst schnell in neue Technologien und Systeme einarbeiten kann. Doch was macht einen Data Scientist sonst noch so aus?

Welche Anforderungen sollte ein Data Scientist erfüllen?

Die meisten Data Scientists haben ein Studium in reiner Informatik oder dem neu aufkommenden eigenen Studiengang Data Science. Aber auch verwandte Studiengänge lehren die notwendigen Fähigkeiten. Hierbei kommt es weniger auf die konkreten Inhalte an, sondern viel mehr auf die Arbeitsweise und die Fähigkeit, sich neue Systeme mit Begeisterung innerhalb kürzester Zeit aneignen zu können.

Neben den Studiengängen gibt es mittlerweile auch viele konkrete Weiterbildungsmöglichkeiten in diesem Bereich (mehr dazu weiter unten). Idealerweise lassen sich diese mit Zertifizierungen abschließen.

Viele der genutzten Anwendungen benötigen Programmierkenntnisse; zwar lassen sich einige High-Level-Anwendungen auch ohne spezifische Kenntnisse bedienen, um jedoch den vollen Nutzen aus ihnen zu ziehen, sind fundierte Kenntnisse aus der Informatik essentiell. Außerdem sollten sie aufgeschlossen gegenüber neuen Technologien sein und sich unvoreingenommen neue oder spezialisierte Analysetools aneignen können.

Neben all diesen technischen Aspekten unterscheidet den Data Scientist vom klassischen Informatiker auch, dass er über eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit verfügt und Inhalte gerne und verständlich vermittelt. Unabhängig von der Hierarchiestufe sollte er in der Lage sein, den Aufbau seiner Präsentationen und deren Schwerpunkte an sein Publikum anzupassen.

Besonders gute Data Scientists besitzen zusätzlich ein gewisses Organisationstalent, da sie bei ihrer Arbeit die Datenbeschaffung koordinieren müssen. In größeren Unternehmen gehört hierzu auch die Fähigkeit zur Delegation, Kontrolle und Steuerung der zugehörigen Prozesse an interne Mitarbeiter.

Wie werde ich Data Scientist?

Damit Sie in Zukunft mitreden können oder für den Fall, dass Sie Ihr Wissen vertiefen wollen, habe ich Ihnen einige hilfreiche Links zusammengestellt:

Frank Yukio Nedwed
Sie benötigen einen Data Scientist?
Ob Pilotprojekt oder Day-to-Day Business, wir unterstützen Sie in Ihrem Vorgehen und führen Ihre Projekte zum Erfolg. Sprechen Sie uns doch einfach an und wir erarbeiten gemeinsam das weitere Vorgehen.
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Wenn ich mich bei unseren Kunden als Data Scientist – ein Datenwissenschaftler – vorstelle, dann klingt das ähnlich viel- und nichtssagend wie „Informatiker“, „Computer Scientist“ oder „EDV-Experte“. Dennoch bezeichnet der Harvard Business Review diesen Job als „Sexiest Job of the 21st Century“. Und das auch ohne die Worte maschinelles Lernen oder künstliche Intelligenz vorab in den Mund genommen zu haben.

Was verbirgt sich hinter Data Science?

Data Science ist ein interdisziplinäres Feld und kombiniert tiefgehende Themen aus der Informatik, Mathematik, Statistik und Informationswissenschaft. Insbesondere relevant sind hierbei die Felder maschinelles Lernen, Datenklassifikation, Cluster Analysen, Data Mining, Datenbanken und Visualisierung.

Wer als Data Scientist arbeitet, braucht also eine spezielle Kombination von Knowhow aus Mathematik und Informatik. Dies ist unter anderem ein Grund, warum echte Data Scientists so selten – und gleichzeitig so gefragt sind.

Wo wird Data Science angewendet?

Data Science ist nicht auf ein einzelnes Anwendungsgebiet beschränkt, sondern wird in den verschiedenen Kontexten eingesetzt. Hier nur einige Beispiele:

Suchmaschinen

Ein Beispiel für angewandte Data Science, die uns jeden Tag begegnet, vereinfacht unser Leben jeden Tag auf fast schon magische Art und Weise und wirkt manchmal fast schon unheimlich. Es geht um Suchmaschinen und ihre Fähigkeit, Millionen von Webseiten in Sekundenbruchteilen abzusuchen und uns genau die Ergebnisse zu liefern, die wir gerade für unsere Arbeit brauchen:

Suchmaschinen

Suchmaschinen leisten Fantastisches!

Digitales Marketing

Für Unternehmen in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken und allgegenwärtig ist auch die Nutzung digitaler Marketingkanäle und die damit verbundenen ausgefeilten Strategien. Die Auffindbarkeit bei Google beispielsweise entscheidet in vielen Branchen über Bestehen oder Scheitern des gesamten Unternehmens.

Suchmaschine mindsquare

Google Suchmaschinenoptimierung

Sprach- und Bilderkennung

Was vor ein paar Jahren noch als Spielerei oder Zukunftsmusik abgetan wurde, ist heute Realität. Wir nutzen vermeintlich intelligente Sprachhilfen wie Siri, Alexa und Co. und vergessen dabei zu leicht, was für ein komplexer Prozess das Erkennen menschlicher Sprache mit all ihren Akzenten und Ausprägungen ist. Jedenfalls so lange, bis wir uns wiederfinden, wie wir auf einem belebten Platz „Neuer Termin“ in unser Smartphone brüllen, dieses aber viel lieber den gesamten Vortrag des in der Nähe befindlichen Reiseführers mitdokumentiert.

Intelligente Spracherkennung

Intelligente Spracherkennung ist heute Realität

Das Notizprogramm OneNote von Microsoft, das für viele fast schon als zweites Gedächtnis dient, verfügt standardmäßig bereits über die Funktion, Texte in Bildern zu erkennen, und diese herauszukopieren. Dies wird als OCR – optical character recognition- bezeichnet und besitzt bereits heute eine faszinierende Akkuratesse.

Wollen Sie mehr zu meinen wissenschaftlichen Beiträgen auf dem Gebiet der Bildverarbeitung erfahren, finden Sie Veröffentlichungen unter meinem Google Scholar Profil.

Logstistikplanung und Supply Chain Management

In Zeiten von next-day-delivery und Co. sind Unternehmen zunehmend gezwungen, auf intelligente Lösungen umzusteigen, um den anfallenden Datenbergen überhaupt nur ansatzweise Herr zu werden. Während dies am einen Ende des Spektrums absolut notwendig wird, um überhaupt effiziente Prozesse zu ermöglichen, liegen auf der anderen Seite auch enorme Potentiale für Optimierungen jeglicher Art in Bezug auf Zeit, Ressourcen und sogar der Auswahl von Drittanbietern.

Ein Extrembeispiel für derartige Datenmengen ist der Teilchenbeschleuniger CERN. Bei einem Testlauf fallen hier alleine für den Detektor CMS so viele Daten an, wie eine Digitalkamera mit 70 Megapixeln, die pro Sekunde 40 Millionen Bilder schießt, erzeugen würde!

Klingt utopisch? Doch stellen Sie sich kurz vor, wie viele Maschinen in einem einzigen Produktionswerk eines Automobilteilezulieferers im Einsatz sind und wie viele Daten jede einzelne Maschine erzeugt und verarbeitet. Und damit sind wir schnell bei einem weiteren Hype-Thema:

Predictive Maintenance

Ausfälle und Fehler erkennen und verhindern, bevor sie entstehen. Wartungen nicht so einplanen müssen, wie sie anfallen, sondern nach individuellen Kriterien für jede einzelne Maschine aufgrund von Echtzeit-Daten festlegen. Was für viele Unternehmen noch wie ein Traum klingt, der zu schön klingt, um wahr zu sein, entstehen derzeit immer mehr Pilotprojekte, wie z.B. das SAP IoT bei TrenItalia oder die neuen Lösungen von IBM, die genau das Wirklichkeit werden lassen wollen. Unsere Kollegen von Maintcare informieren Sie ausfürhlich zum Thema SAP Predictive Maintenance.

Fest steht, wer diese Innovationen verpasst, dem droht nicht nur ein dauerhafter Wettbewerbsnachteil. Vielmehr verlieren Unternehmen, die zu konservativ an ihren alten festgefahrenen Strukturen festhalten und sich gegen diese Innovationen dauerhaft wehren, jegliche Wettbewerbsfähigkeit in einer Zukunft, die zunehmend von disruptiven Entwicklungen am Markt beherrscht wird.

Frank_Yukio_Nedwed
Noch nicht genug? Lesen Sie weiter!
Erfahren Sie in meinem nächsten Beitrag, was genau ein Data Scientist tut, was ihn ausmacht und welche Anforderungen er erfüllen sollte, um auch Ihrem Unternehmen Nutzen zu bringen.
Außerdem stelle ich Ihnen vor, wie sie selbst fit genug werden, um in Sachen Data Science mitreden zu können.
Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre individuelle Ausgangslage und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen mögliche Lösungsansätze. Kontaktieren Sie uns einfach via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de Wir würden uns freuen von Ihnen zu hören!

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Was ist eine digitale Personalakte? Welche Vorteile bringt sie Unternehmen? https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/digitale-personalakte/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/digitale-personalakte/#comments Tue, 06 Jun 2017 18:00:53 +0000 https://activate-hr.de/?p=12493 Jedes Unternehmen hat eine Personalverwaltung und jedes Unternehmen muss Mitarbeiterdaten aus Rechtsgründen aufbewahren. Doch nur die wenigsten nutzen die Möglichkeiten, die digitale Personalakten in ihr SAP-System zu integrieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine digitale Personalakte auszeichnet, welche Vorteile Sie bietet und wie der Weg zur Einführung aussehen kann.  Inhalt Was ist eine digitale […]

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Jedes Unternehmen hat eine Personalverwaltung und jedes Unternehmen muss Mitarbeiterdaten aus Rechtsgründen aufbewahren. Doch nur die wenigsten nutzen die Möglichkeiten, die digitale Personalakten in ihr SAP-System zu integrieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine digitale Personalakte auszeichnet, welche Vorteile Sie bietet und wie der Weg zur Einführung aussehen kann.

 Inhalt

 
Oder lesen Sie die Zusammenfassung in unserem E-Book zum Download. Falls Sie schon konkrete Vorstellungen haben, so ist vielleicht unser Workshopangebot für Sie von Interesse.

Was ist eine digitale Personalakte (DPA)?

„Eine Akte ist per Definition immer eine Sammlung von Aufzeichnungen, die aufgrund eines gemeinsamen Merkmals zusammengefügt sind und in irgendeiner Form aufbewahrt werden.“
– D.h. ein Stapel Papiere eines Mitarbeiters ist zunächst einmal genauso eine Personalakte wie ein digitales Mitarbeiterprofil.

Im Falle einer Personalakte ist das gemeinsame Element eine Person des Unternehmens und die Aufzeichnungen sind die mit ihm verbundenen Personaldaten.
Es gibt kein Gesetz und keine Rechtsprechung, die verbindlich definieren, was eine digitale Personalakte ist oder Unternehmen zu deren Führung verpflichtet. Also gibt es auch keine verbindlichen Vorgaben zu Inhalt, Aufbau, Zugriff oder Aufbewahrung und der Arbeitgeber hat hierbei volle Entscheidungsfreiheit.

Doch Achtung: Die gespeicherten Daten obliegen sehr wohl einer umfangreichen Rechtsprechung, was deren Einsicht, Aufbewahrung und Erfassung betrifft!

Ein Arbeitgeber ist per se auch nicht gezwungen eine Personalakte zu führen. Doch alleine die Dokumentationspflicht zum Arbeitsverhältnis zwingt ihn dazu, arbeitsrechtliche und sozialversicherungstechnische Vorgaben einzuhalten. Und dazu zählt auch die Aufbewahrung gewisser personenbezogenen Daten.

Frank_Yukio_Nedwed
Sie sind bereits einen Schritt weiter?
Sie haben sich schon informiert und benötigen nun eine gute Übersicht? Oder Sie suchen eine Zusammenstellung aller relevanten Details? Dann empfehle ich Ihnen unser praktisches E-Book zum Download. Darin erhalten Sie einen guten Einblick in die Welt der Datendigitalisierung mit Personalakten. Oder sprechen Sie uns doch einfach direkt an! Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre individuelle Ausgangslage und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen mögliche Lösungsansätze, z.B. in unserem Workshopangebot.
Kontaktieren Sie uns einfach via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de Wir würden uns freuen von Ihnen zu hören!

Inhalte und Arten einer digitalen Personalakte

Neben den personenbezogenen Daten stellen Urkunden und Vorgänge, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen, relevante Inhalte dar, die in einer Personalakte abgelegt werden. Grundsätzlich lassen sich zwei Ausprägungen unterscheiden:

Einfache vs. qualifizierte Personalakte

In einer einfachen Personalakte werden die Daten aufbewahrt, die aufgrund der Nachweispflicht archiviert werden müssen, z.B. im Kontext des Sozialversicherungs- oder Steuerrechts. Werden zusätzlich noch personalzeitwirtschaftliche Daten gespeichert, so handelt es sich um eine qualifizierte Personalakte.

Welche Inhalte werden in welcher Form der Personalakte aufbewahrt?

Digitale Personalakte Vergleich

Welche Funktionen bietet eine digitale Personalakte?

Die Funktionen einer digitalen Personalakte können je nach Anbieter stark variieren und sollten auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden. Zu den am häufigsten eingesetzten Features zählen neben den Standards, wie Stammdatenverwaltung, Import-Funktionen und die Verwaltung von Zugriffsrechten, auch weitergehende Funktionen:

  • Feste Definition von Änderungsprozessen
  • Vorterminierung von Änderungen
  • Automatisierte Texterkennung (OCR – optical character recognition)
  • Massenänderungen
  • Auswertungen und Analysen

Der Status quo im SAP und die Zukunft der Personalakte

Wie Sie gesehen haben, besitzt jedes Unternehmen zumindest eine Art der Personalakte. Eine typische Unternehmenssituation ist die Koexistenz zweier Systeme:

  1. Personalstammdaten in einem Personalinformationssystem (z.B. SAP)
  2. Physische Daten und Unterlagen

Der Trend ist klar erkennbar: Alles was digitalisiert werden kann, soll auch digitalisiert werden. Papierdokumente sollen vermieden werden und durch elektronische Dokumente ersetzt werden, weil diese zahlreiche Vorteile bieten.

PA10 SAP digitale Personalakte

Die SAP-TA PA10; wirklich eine digitale Personalakte?

Die Personalakte im SAP Standard

Die Personaladministration ist eine der wesentlichen Kernelemente der Personalwirtschaft und die Verwendung der Personalwirtschaft in SAP führt auch zwangsweise zum Vorliegen einer digitalen Personalakte, da Personalinformationen gesammelt werden. Eine eigene Komponente „Personalakte“ gibt es in SAP jedoch nicht. Hier gibt es allerdings eine Funktion, die als Personalakte bezeichnet wird und mit der Transaktion PA10 aufgerufen werden kann.
Diese zeigt alle im System gespeicherten, mit einem Mitarbeiter verknüpften Daten. Hierbei bedient sich die Transaktion der allseits bekannten Infotypen. Die Zuordnung zu einem Mitarbeiter erfolgt wie gewohnt über dessen Personalnummer. Dies sind beispielsweise Daten zur Person selbst, Bezüge, An-/Abwesenheitskontingente, Arbeitszeiten, Kontodaten etc.

Rein technisch ließe sich dies wohl als digitale Personalakte bezeichnen; doch die gebotenen Funktionalitäten beschränken sich auf das Durchblättern der verschiedenen Datensätze. Administration der Datensätze, Zuordnung der Dokumente, Suchen – diese Funktionen fehlen hier. Dies ist einer der Gründe, warum Unternehmen gründlich abwägen, ob ihnen diese Funktionalität ausreicht, oder ob sie auf Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen.

Nachteile der klassischen Aktenführung

Ein Beispiel für einen einfachen Prozess, der mit physischen Akten schnell zur Qual wird:

Ein Mitarbeiter wechselt den Standort innerhalb eines Unternehmens und den Personalsachbearbeiter.

Die physischen Akten müssen zuerst quer über den Globus verschickt werden und landen erst nach einiger Zeit beim richtigen Bearbeiter. Dieser lässt diese offen auf ihrem Schreibtisch liegen, da er die relevanten Informationen nicht rechtzeitig vor der Mittagspause finden konnte. Die notwendigen Informationen sind über vier Dokumente verstreut und da die entsprechenden Formulare an diesem Standort ganz anders aussehen, findet sich die Sachbearbeiterin kaum zurecht.

Die Zugriffskontrolle beschränkt sich mittlerweile auf alle Personen, die einen Schlüssel zu diesem Büro haben.

Der Betriebsrat, der dringend Einsicht in die Akten benötigt, findet sich also vor einer verschlossenen Tür wieder, nachdem er bereits stundenlang telefoniert hat, um den aktuellen Aufbewahrungsort der Akten ausfindig zu machen.

In der Hektik danach landet die handschriftliche Kopie der Sozialversicherungsnummer irgendwo im Postfach und der Kaffee der Kollegin auf den Unterlagen.

Das Chaos ist perfekt.

Klingt wie ein Extremfall? Doch überschlagen Sie einfach mal im Kopf, wie viele personaladministrativen Prozesse pro Mitarbeiter im Jahr durchschnittlich stattfinden, und wieviel Arbeitszeit Ihre Sachbearbeiter mit zumindest einem Teil der obigen Tätigkeiten verbringen.

Der Einführungsprozess im Überblick

Eine digitale Personalakte einzuführen bedeutet nicht nur eine geeignete Software auszuwählen und diese zu installieren, auch wenn diese Auswahl zu treffen allein schon eine hochkomplexe Angelegenheit darstellt. Mit dem Einführungsprozess verknüpft sind noch viele andere Notwendigkeiten. So muss z.B. ein internes Server-System eingerichtet oder ein externes beauftragt werden. Außerdem muss die Digitalisierung bestehender Dokumente erfolgen und darüber hinaus eine Indizierung und Qualitätskontrolle vorgenommen werden.

Die Daten einer digitalen Personalakte verteilen sich meist auf drei Systeme:

  • Das Personalwirtschaftssystem (bspw. SAP HCM)
  • Archivsystem (Scans von Papierdokumenten, andere Medien)
  • Dokumenten-Management-System (Registerstruktur, Zugriffsrechte und Bearbeitungsregeln)

Die fehlerfreie Anbindung und Kommunikation dieser Systeme muss jederzeit sichergestellt sein.

All dies muss geschehen unter der Prämisse, dass rechtliche Vorgaben eingehalten und Betriebsvereinbarungen respektiert werden.

Es ist also keineswegs überraschend, dass die meisten Unternehmen den komplexen Einführungsprozess einer digitalen Personalakte an einen externen Dienstleister mit Erfahrung abgeben. Doch es hilft, selbst über ein Grundverständnis der admininistrativen und technologischen Zusammenhänge zu verfügen, um mit einem externen Dienstleister auf Augenhöhe zu kommunizieren.

 

Frank_Yukio_Nedwed
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