Die SAP HR/HCM Berater » Hendrik Niechciol https://activate-hr.de Activate-HR - SAP HR/HCM Lösungen Fri, 22 Jun 2018 11:46:07 +0000 de-DE hourly 1 http://wordpress.org/?v=4.2.6 HR Renewal Einführung: Welche Fragen Sie sich auf jeden Fall stellen sollten! https://activate-hr.de/sap-ess/hr-renewal/hr-renewal-einfuehrung-fragen/ https://activate-hr.de/sap-ess/hr-renewal/hr-renewal-einfuehrung-fragen/#comments Fri, 25 Aug 2017 09:15:34 +0000 https://activate-hr.de/?p=12081 Sie überlegen, in eine HR Renewal Einführung zu starten und bekommen einfach keinen Fuß an die Erde? Die viele verschiedene Feature Packages, Business Functions und Möglichkeiten stiften bei Ihnen Verwirrung und Sie möchten gerne Klarheit? Erfahren Sie in unseren „Should Asked Question“, welche Fragen Sie sich stellen sollten und lassen Sie sich diese sofort beantworten. […]

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Sie überlegen, in eine HR Renewal Einführung zu starten und bekommen einfach keinen Fuß an die Erde? Die viele verschiedene Feature Packages, Business Functions und Möglichkeiten stiften bei Ihnen Verwirrung und Sie möchten gerne Klarheit?
Erfahren Sie in unseren „Should Asked Question“, welche Fragen Sie sich stellen sollten und lassen Sie sich diese sofort beantworten. Als Experten im SAP HCM helfen wir Ihnen, alle Möglichkeiten von HR Renewal voll auszuschöpfen.

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Digitalisierung im Reisemanagement: Papierprozesse sinnvoll ablösen https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/web-dynpro-abap/digitalisierung-im-reisemanagement/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/web-dynpro-abap/digitalisierung-im-reisemanagement/#comments Tue, 21 Mar 2017 19:14:41 +0000 https://activate-hr.de/?p=11801 Das SAP Reisemanagement ist eine Komponente, die streng genommen im Finanzwesen angesiedelt ist und damit nichts mit HCM zu tun hat. Allerdings macht es absolut Sinn, dass Thema von der HR-Seite zu betrachten, da vor allem unsere Mitarbeiter auf Dienstreisen gehen werden und damit Nutzer sind. Die Anwendungen, wie etwa die TRIP oder PR05 wurden […]

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Das SAP Reisemanagement ist eine Komponente, die streng genommen im Finanzwesen angesiedelt ist und damit nichts mit HCM zu tun hat. Allerdings macht es absolut Sinn, dass Thema von der HR-Seite zu betrachten, da vor allem unsere Mitarbeiter auf Dienstreisen gehen werden und damit Nutzer sind.

Die Anwendungen, wie etwa die TRIP oder PR05 wurden alle um die Jahrtausendwende entwickelt und das Reisemanagement damit ein alter Hut, könnten wir meinen. Dieser Eindruck täuscht aber, so viel darf ich vorweg nehmen. Gerade in der der letzten Zeit scheinen Einführungsprojekte zum Thema ESS/MSS im Reisemanagement wie Pilze aus dem Boden zu schießen.

Hierbei geht es vor allem darum, die Verantwortung für das Eintragen von Reisedetails, wie zum Beispiel Reiseziel, Reisedauer, sowie der entstandenen Kosten auf den Mitarbeiter zu übertragen und damit die Reisestelle, die meist ohnehin alle Hände voll zu tun hat, die Abrechnung der Reisen zu managen, zu entlasten. Es macht meist wenig Sinn (auch aus Kostengründen), den Mitarbeiter zu nötigen, sich im Backend anzumelden. Deshalb gibt es Web Dynpro Anwendungen, die die Beantragung und Abrechnung von Reisen ermöglichen.

 

SAP Reisemanagement: Ein Überblick über die ESS/MSS Anwendungen

In diesem Blogartikel soll es darum gehen, die Prozesse der Beantragung und Abrechnung grundlegend vorzustellen und Ihnen auch Ihre Möglichkeiten im Reisemanagement aufzuzeigen. Dabei gilt stets: alles kann, nichts muss. Denn die Web Dynpro Anwendungen im Reisemanagement lassen sich auch losgelöst nutzen. Die Reiseplanung möchte ich, da diese thematisch sehr vom Rest abgegrenzt ist, in diesem Artikel zunächst unbeachtet lassen.

Daher möchten wir uns die folgenden Anwendungen im Reisemanagement genauer ansehen

  • Arbeitsplatz Reisender
  • Reiseantrag
  • Reiseabrechnung

 

Ein zentraler Einstieg für unsere Mitarbeiter: Der Arbeitsplatz Reisender

Ein Mitarbeiter, der seine Reisen verwalten möchte und/oder neue Reiseanträge/Reiseabrechnungen erstellen will, erhält als sinnvollen Einstiegspunkt den Arbeitsplatz Reisender.

Der Arbeitsplatz Reisender im Reisemanagement

Von hier aus kann der Mitarbeiter in alle seine Reisen abspringen. Reiseanträge und Reiseabrechnungen löschen und neue anlegen. Für das Anlegen selbst, werden wiederrum die Anwendungen „Reiseantrag“, sowie „Reiseabrechnung“ genutzt.

Reisen beantragen und entstandene Kosten erfassen: Reiseantrag und Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich wird vor einer Reise ein Reiseantrag gestellt. Dieser dient dazu, dem Vorgesetzten, der Reisestelle, den Kostenstellenverantwortlichen, dem Betriebsrat, oder wer sonst noch sinnvoll an der Genehmigung beteiligt werden soll, die Möglichkeit zu geben, zuerst eine Reise zu genehmigen, bevor der Reisende diese antritt. Die Reisekostenabrechnung wird später im Prozess erstellt, nachdem die Reise stattgefunden hat. Auch diese kann genehmigt werden, wozu sie wieder beliebige Genehmiger bestimmen können. Erst anschließend wird die Reise durch Ihre Reisestelle abgerechnet. (Bis hierher haben wir dieser durch ESS/MSS die Arbeit abgenommen und die Daten sind bereits alle im System. Hier bieten sich Möglichkeiten Prozesse schneller zu machen und Kosten zu sparen.)

Kopfdaten des Antrags/der Reisekostenabrechnung

Die Abbildung zeigt den Kopfbereich, den sich Reiseantrag und Reiseabrechnung in nahezu identischer Form teilen. Hier werden grundlegende Informationen zur Reise bereits im Antrag erfasst. Die geschätzten Kosten können schon vor der Reise Auskunft über die erwarteten Kosten geben.

Im Reiseantrag können zudem Informationen über die während der Reise benutzten Transportmittel und Unterkünfte erfasst werden.

Spezielle zu beantragende Reisemittel

So können Vorgesetzte bereits vorher verhindern, dass der Mitarbeiter Reisemittel benutzt, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen.

Da die beiden Anwendungen sich einen Großteil der Informationen teilen, können beim Anlegen einer Reisekostenabrechnung die gesamten Rahmendaten aus dem Antrag übernommen werden. Zudem können Belege für alle während der Reise entstanden Kosten erfasst werden.

Belegerfassung in der Reisekostenabrechnung

Auch die Reisekosten werden, wenn dies notwendig ist, erneut zur Genehmigung vorgelegt. Dabei können Sie die Genehmigungsprozesse ganz individuell anhand von Ihnen definierter Reisefakten steuern.

 

Die Abrechnung: Altbekanntes neu entdeckt

Die Abrechnung kann nun, wie zuvor auch, im Backend durch die Reisestelle durchgeführt werden. Hier ist also keine Umstellung für Ihr Personal nötig. Nur die Datenerfassung wurde an die Mitarbeiter delegiert. Da eine Prüfung bereits in der Anwendung stattgefunden hat, sind die Informationen im Backend vollständig. Zur Not kann ein Antrag aber auch an den Antragsteller zur Korrektur zurückgesendet werden. Während der Abrechnung werden Zahlungen entweder über Ihre Personalabrechnung oder das FI an ihre Mitarbeiter angestoßen. Dadurch erhalten Sie ihre ausgelegten Kosten zurück.

 

Sparen Sie Geld und Zeit durch die fortschreitende Digitalisierung

Wie ich Eingangs bereits erwähnte, scheinen die Einführungsprojekte derzeit geradezu zu explodieren. Das liegt wahrscheinlich nicht zuletzt an der fortschreitenden Digitalisierung und dem Wunsch vieler Arbeitgeber durch die Verwendung moderner Technologien und Selbstverantwortung Ihrer Mitarbeiter weiterhin attraktiv zu bleiben. Der Download von Papierformularen, ein anschließender Ausdruck, Einscannen oder der postalische Versand ist für viele nicht mehr Zeitgemäß. Aber der Attraktivitätsgewinn ist nicht der einzige Vorteil der Nutzung von ESS/MSS im Reisemanagement. Durch die Abschaffung eines weiteren Papierprozesses in Ihrem Unternehmen, können Sie Kosten und Ihre Mitarbeiter Zeit sparen. Wenn Sie gerne im Detail erfahren möchten, welche Möglichkeiten Sie in diesem Bereich noch haben, ob dies die mobile Erfassung oder eine Neudefinition bestehender Prozesse sei, kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns, Sie dabei unterstützen zu dürfen.

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HR Support im Zeitalter der Digitalen Transformation https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/hr-support-im-zeitalter-der-digitalen-transformation/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/hr-support-im-zeitalter-der-digitalen-transformation/#comments Wed, 01 Mar 2017 06:12:04 +0000 https://activate-hr.de/?p=11687 Das HCM Modul Ihres SAP Systems ist sicherlich eines der wartungsintensivsten überhaupt. Gerade die Prozeduren im HCM unterliegen einer ständigen Anpassung, die aufgrund von rechtlichen Änderungen und dadurch kurzfristig auftretenden Fehlern unabdingbar sind. Da kann es durchaus sein, dass es klemmt und die IT nicht so recht weiß woran es liegt. „Gestern ging es doch […]

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Das HCM Modul Ihres SAP Systems ist sicherlich eines der wartungsintensivsten überhaupt. Gerade die Prozeduren im HCM unterliegen einer ständigen Anpassung, die aufgrund von rechtlichen Änderungen und dadurch kurzfristig auftretenden Fehlern unabdingbar sind. Da kann es durchaus sein, dass es klemmt und die IT nicht so recht weiß woran es liegt. „Gestern ging es doch noch“, „sowas hat es noch nie getan“ oder „an meinem Computer funktioniert es“, sind Sätze die wir gerne überforderten ITlern zuschreiben, jedoch ist es gar nicht so einfach im HR-Jungel den Überblick zu behalten.

Support bindet Mitarbeiter übermäßig

Oftmals werden Mitarbeiter in einer Doppelfunktion eingesetzt. Es ist auch naheliegend, dass die Menschen die ohnehin fähig sind beim SAP System „unter die Haube zu schauen“, denen helfen, die die gerade daran verzweifeln. Was dabei allerdings oft unterschätzt wird ist, dass diese zusätzlichen Supporttätigkeiten die Mitarbeiter übermäßig binden. So kann es leicht vorkommen, dass ein Mitarbeiter der sich zu 80% um das Projektgeschäft kümmern soll, am Ende den Großteil seines Tages mit Supporttätigkeiten verbringt. Dabei macht es Sinn, dass sich Ihr interner Mitarbeiter gerade um diese Projekte kümmert, da er die Ahnung hat welche Besonderheiten und spezielle Anforderungen es in Ihrem Unternehmen in Projekten gibt.

Lassen Sie da mal den Profi ran

Die Lösung für das oben beschriebene Problem ist denkbar einfach: „Lassen Sie da mal den Profi ran“. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit sich um das Kerngeschäft zu kümmern
  • Schnellere Problemlösung, durch speziell geschulte Support-Mitarbeiter
  • Profitieren Sie vom Know-how aus anderen Unternehmen – Selten tritt ein Problem nur bei einem Kunden auf
  • Erhalten Sie Zugriff auf nahezu unlimitierte Supportleistung – auch in der Abrechnungszeit

Sie würden beispielsweise auch nicht auf die Idee kommen Ihr Auto selbstständig zu reparieren. Ich persönlich traue Ihnen zu, dass Sie mit einem Buch zum Thema und viel Zeit irgendwann dazu fähig sein werden, allerdings ist es ineffizient und die Hilfe kommt weder schnell, noch können Sie sich während Ihrer Weiterbildung um Ihre wesentlichen Aufgaben kümmern.

Professional Employer Organization – Professioneller HR Support von Activate HR

Mit unserem Produkt HR Support sind Sie auf der sicheren Seite. Durch unser transparentes Verfahren mittels des Ticketsystems JIRA (ITIL zertifiziert), können Sie mindsquare Qualität bekommen, wenn Sie sie benötigen. Zu einem Festpreis erhalten Sie Zugriff auf einen Pool an professionell ausgebildeten IT Fachkräften. Dem Begriff „Professional Employer Organization“ folgend, den Ferdinando Piumelli in seinem Buch Consulting Y verwendet, sind wir eine Firma, die sich speziell darauf fokussiert hat, die besten Informatiker Deutschlands zu beschäftigen und bieten diesen ein Umfeld, in dem sie die beste Leistung für Ihr Unternehmen generieren können. (http://www.consulting-y.de)
Ihre Mitarbeiter können sich folglich um Ihre wesentlichen Aufgaben kümmern und mehr Ihrer Kapazität auf Ihr Kerngeschäft verwenden.

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mindsquare Teamkalender AddOn – Hands-on – Wie Sichten Ihre Projektarbeit vereinfachen https://activate-hr.de/sap-hr-add-ons/mindsquare-teamkalender-addon-hands-on/ https://activate-hr.de/sap-hr-add-ons/mindsquare-teamkalender-addon-hands-on/#comments Mon, 28 Nov 2016 07:59:50 +0000 https://activate-hr.de/?p=11335 Die Sichten sind das elementarste Feature des mindsquare Teamkalenders. Wissen Sie auch warum? Es wird Ihnen klarer, wenn Sie erst erleben, wie Sie die Sichten sinnvoll in Ihre tägliche Projektarbeit integrieren. Wie das gehen kann möchte ich an einem Beispiel zeigen. (Es existieren bereits neuere Artikel zu diesem Thema. Schauen Sie sich doch mal unseren […]

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Die Sichten sind das elementarste Feature des mindsquare Teamkalenders. Wissen Sie auch warum? Es wird Ihnen klarer, wenn Sie erst erleben, wie Sie die Sichten sinnvoll in Ihre tägliche Projektarbeit integrieren. Wie das gehen kann möchte ich an einem Beispiel zeigen.

(Es existieren bereits neuere Artikel zu diesem Thema. Schauen Sie sich doch mal unseren Teamkalender Add-On mit individuellen Sichten oder unseren Fiori-Teamkalender an.)

mindsquare Teamkalender: Wie Sie individuelle Sichten für sich einsetzen

Beispiel: Projektarbeit bei mindsquare

Die mindsquare ist in kleine Teams gegliedert innerhalb derer jeder Mitarbeiter disziplinarisch geführt wird. Jedoch kommt es eher in Ausnahmenfällen vor, dass ein Teamleiter mit all seinen Mitarbeitern in einem Projekt zusammenarbeitet.

In SAP HCM werden die Sichten normalerweise über Auswertungswege realisiert. Der Teamleiter sieht also seine Mitarbeiter. Der Auswertungsweg sagt „Wenn Mitarbeiter A das Team leitet, darf er alle seine Teammitglieder im Teamkalender sehen.“. Dieses Szenario wird durch den SAP Standard Teamkalender abgebildet, hier bedarf es also keines AddOns, falls dies bereits ihre Anforderungen abdeckt. Was wir mittels Standard nicht (oder nur auf Umwegen) abbilden können, sind temporäre Projektteams, in denen jedes Projektmitglied auf die Kalender der anderen Teammitglieder zugreifen kann.

Hier kommt das mindsquare Teamkalender AddOn ins Spiel: Natürlich haben Sie auch hier die Möglichkeit, wie im SAP Standard, über den Auswertungsweg die Ihnen unterstellten Mitarbeiter zu bestimmen. Zusätzlich dazu können Sie hier so viele individuelle Sichten anlegen, wie sie benötigen um effizient arbeiten zu können.

In unserem Beispiel bin ich Teamleiter von 2 Mitarbeitern. Deshalb erhalte ich im mindsquare Teamkalender folgendes Bild:

Dies entspricht dem Standard. Nun arbeite ich einem Projekt mit Alexander Troost zusammen und möchte auch Zugriff auf seinen Kalender haben, damit wir gemeinsam unsere Anwesenheitszeiten beim Kunden planen können.

Deshalb gehe ich in den erweiterten Modus des mindsquare Teamkalenders und beantrage bei Ihm, dass ich ihn in meine Sichten aufnehmen darf.

 

Durch meinen Antrag landet im Eingang von Herrn Troosts Business Workplace, oder wenn Sie die UWL/POWL nutzen auch dort, eine Genehmigungsaufgabe.

So hat der Empfänger die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum eine Kalendereinsicht zu erlauben.

Sobald Herr Troost meinen Antrag genehmigt hat, kann ich ihn in meine individuelle Sicht aufnehmen, die nur noch Projektmitarbeiter enthält.

Wenn ich meine Sicht gespeichert habe, erhalte ich das folgende Ergebnis:

Wie im vorigen Beispiel verdeutlicht, erlaubt das mindsquare Teamkalender AddOn ein flexibles Arbeiten mit verschiedenen Kalender Sichten. Durch die Verfügbarkeit einer UI5 Version ist es mir zudem möglich, unterwegs die Anwesenheit meiner Projektmitarbeiter zu prüfen. So ist der Teamkalender ein echter Mehrwert für alle Firmen, die oft in verschiedensten Projektteams organisiert arbeiten.

Wie organisieren Sie sich in Projekten und wie machen Sie eine effiziente Personaleinsatzplanung? Ich freue mich sehr darüber, wenn Sie Ihre Erfahrungen mit mir teilen.

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Fehlersuche bei Korrespondenz in SAP LSO https://activate-hr.de/sap-ess/fehlersuche-bei-korrespondenz-sap-lso/ https://activate-hr.de/sap-ess/fehlersuche-bei-korrespondenz-sap-lso/#comments Wed, 07 Sep 2016 08:00:00 +0000 https://activate-hr.de/?p=10928 Im letzten HowTo habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Korrespondenz in SAP LSO ohne eine Nutzeraktion absetzen können. Leider ist es in der Programmierung so, dass gut gedacht noch lange nicht gut gemacht bedeutet. So schleichen sich auch in große Entwicklungsprojekte namenhafter Softwarehersteller manchmal kleine Fehler ein.2705 Solche Fehler lassen sich (grob) wie folgt kategorisieren: […]

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Im letzten HowTo habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie Korrespondenz in SAP LSO ohne eine Nutzeraktion absetzen können. Leider ist es in der Programmierung so, dass gut gedacht noch lange nicht gut gemacht bedeutet. So schleichen sich auch in große Entwicklungsprojekte namenhafter Softwarehersteller manchmal kleine Fehler ein.2705
Solche Fehler lassen sich (grob) wie folgt kategorisieren:

  • Lexikalische Fehler: Nicht interpretierbare Zeichenketten
  • Syntaxfehler: Verstöße gegen die Grammatik der gewählten Programmiersprache
  • Semantische Fehler: Inhaltlich fehlerhafter Code
  • Logische Fehler: Es wurde ein falscher Lösungsansatz für das bestehende Problem gewählt
  • Designfehler: Fehler in der Grundkonzeption der Software

 

Während lexikalische und syntaktische Fehler uns keine Sorgen bereiten, weil Sie vom Compiler gefunden werden und uns vor der Aktivierung angezeigt werden, können uns andere Fehler große Kopfschmerzen bereiten, da sich ihr Auffinden recht schwierig gestaltet. Deshalb möchte ich Ihnen eine Möglichkeit vorstellen, die uns in der Learning Solution von SAP bezüglich Fehlern in der Korrespondenz helfen kann.

Business Application Log – Die Logging Lösung von SAP

Die SAP liefert mit dem BAL eine Möglichkeit, Nachrichten abzuspeichern und später nachzuvollziehen, was in einem Prozess funktioniert hat und was nicht. Über die Transaktion SLG1 können Sie sich geschriebene Logs später anschauen.

SLG1 – Der Einstieg zum Auswerten von Logs

 

Um die Nachrichten Anwendungsspezifisch zu kategorisieren werden im BAL Objekte und Unterobjekte genutzt. Warum, erkennen Sie im oben gezeigten Beispiel: Das Objekte heißt HCM_LSO und enthält alle Nachrichten der gesamten Learning Solution. Das Objekt HCM_LSO bietet folgende Unterobjekte an:

  • AUTHOR: Autorenumgebung
  • COLLABORATION: Collaboration Rooms
  • CONTENTPLAYER: Content Player
  • CORRESPONDENCE: Korrespondenz
  • TM: Trainingsmanagement
  • WDUI: Web Dynpro Komponenten
  • XI: XI Integration

 

SLG1 – BAL speichert die Nachrichten systematisiert

Sie sehen, dass diese nach Anwendungen und Techniken gegliedert sind. Das macht es später einfacher, Logs aus den entsprechenden Bereichen zu finden. Eine Auswahl des Unterobjektes „CORRESPONDENCE“ bringt beispielsweise folgendes Ergebnis:

Alle Informationen, die Sie von mir zum BAL bisher bekommen haben, sind anwendungsunabhängig und lassen sich auf die verschiedensten SAP Standardlösungen, aber auch kundeneigenen Programme (sofern implementiert) anwenden.

Die Besonderheit für Korrespondenz in der Learning Solution

Das Schreiben und Speichern kostet Ressourcen und macht die Anwendungen langsamer als gewohnt. (Nicht bedeutend, aber ein wenig. Aber Sie können Datenmüll sammeln!) Daher empfiehlt die SAP, das Schreiben von Anwendungslogs nicht dauerhaft zu aktivieren. Im Standard ist das Protokoll deaktiviert. Um es zu aktivieren, gibt es eine Customizingeinstellung die sie an folgender Stelle im SAP Einführungsleidfaden (SPRO) finden:

SAP Customizing Einführungsleitfaden > Veranstaltungsmanagement > Trainingsmanagement > Tagesgeschäft > Korrespondenz > Auftragsbasierte Korrespondenz > Technische Einstellungen > Logging and Tracing einstellen

 

Setzen des Loglevels

 

Für ‚R3CRP LOGL‘ können Sie folgende Werte (Loglevel) festlegen:

  • 0        Keine Logs
  • 1        A/X-Meldungen protokollieren
  • 2        E/A/X-Meldungen protokollieren
  • 3        W/E/A/X-Meldungen protokollieren
  • 4        I/S/W/E/A/X-Meldungen protokollieren

 

Praktisch einsetzen, anschließend deaktivieren

Selbstverständlich ist es Ihnen überlassen, wie sie mit den Ressourcen Ihres SAP Systems haushalten. Ich möchte aber dennoch folgende Empfehlung aussprechen: Sollten Sie ein Fehlverhalten beim Versand von Korrespondenz in der LSO feststellen, setzen Sie das Loglevel auf 4 und wiederholen Sie den Prozess, der Ihrer Meinung nach fehlerhaft ist. Kontrollieren Sie die Lognachrichten des Objektes HCM_LSO und filtern Sie nach dem Unterobjekt CORRESPONDENCE. Wenn Sie den Fehler entdeckt und eliminiert haben, deaktivieren Sie das Logging indem Sie das Loglevel auf 0 setzen.

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, ich freue mich auf zahlreiche Rückmeldungen.

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Korrespondenz ohne Interaktion in SAP LSO absetzen https://activate-hr.de/sap-ess/korrespondenzen-zeitbasiert/ https://activate-hr.de/sap-ess/korrespondenzen-zeitbasiert/#comments Mon, 01 Aug 2016 16:35:16 +0000 https://activate-hr.de/?p=10488 Die SAP Learning Solution ermöglicht es Ihnen, mittels auftragsbasierter Korrespondenz, bestimmten Aktionen als Reaktion den Versand von Informationen folgen zu lassen. Dies können beispielsweise SAP Mails, E-Mails oder ähnliches sein, die dann wiederum PDF-Dokumente im Anhang enthalten können. Diese Lösung sieht es allerdings vor, dass der Benutzer eine Aktion ausführt, die den Versand auslöst. Diese […]

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Die SAP Learning Solution ermöglicht es Ihnen, mittels auftragsbasierter Korrespondenz, bestimmten Aktionen als Reaktion den Versand von Informationen folgen zu lassen. Dies können beispielsweise SAP Mails, E-Mails oder ähnliches sein, die dann wiederum PDF-Dokumente im Anhang enthalten können. Diese Lösung sieht es allerdings vor, dass der Benutzer eine Aktion ausführt, die den Versand auslöst.

Diese Aktionen sind beispielsweise:

  • Buchen
  • Stornieren
  • Absagen
  • Ändern
  • Fixieren
  • Ersetzen von Teilnehmern

Eine zeitbasierte Korrespondenz ist nicht vorgesehen. Gibt es aus Ihrer Sicht keine Gründe, eine Korrespondenz zu bestimmten Zeitpunkten zu versenden? Was ist beispielsweise wenn eine Trainerinformation, also welche Teilnehmer nehmen teil und welcher Raum steht zur Verfügung, direkt vor Beginn des Trainings noch einmal verschickt werden soll um den Trainer über Änderungen zu informieren? Wir kommen im Standard nicht weiter.

Basics: Customizing der Auftragsbasierten Korrespondenz

Das Customizing für die Auftragsbasierte Korrespondenz befindet sich im Einführungsleitfaden unter:

Veranstaltungsmanagement > SAP Learning Solution > Trainingsmanagement > Tagesgeschäft > Korrespondenz > Auftragsbasierte Korrespondenz

Damit diese generell aktiv ist und anstatt der SAPscript-basierten Korrespondenz genutzt werden kann, ist es unabdingbar in „Korrespondenz einstellen“ ein X beim semantischen Kürzel CRPSP in der Gruppe HRLSO zu setzen. (Auftragsbasierte Korrespondenz an/aus)

Hinzufügen einer neuen Mitteilungsgruppe

Die Mitteilungsgruppe gruppiert verschiedene Vorgänge, die in der Auftragsbasieren Korrespondenz Gemeinsamkeiten haben und daher zusammen betrachtet werden. Für Sie wird definiert, welcher Geschäftsprozess (wodurch), einem bestimmten Empfänger (wem), eine Korrespondenzart (was), über welches Medium (wie) und zu einem bestimmten Zeitpunkt (wann) übermittelt wird.

Im ersten Schritt definieren Sie die Mitteilungsgruppe. Dabei ist es wichtig, dass Sie verschiedene Geschäftsprozesse strikt in verschiedene Mitteilungsgruppen einteilen. Beispielsweise sollten „Teilnahmen mit Vormerkungen“ und „Teilnahmen mit Ressourcenreservierungen“ in zwei unterschiedliche Gruppe aufgeteilt werden, obwohl es sich jeweils um Teilnahmen handelt.

Aktivität: Mitteilungsgruppe definieren > Neuer Eintrag

Im zweiten Schritt definieren Sie, an wen die Korrespondenz adressiert werden kann. Beispielweise ist es einer Anwendung so möglich zu bestimmen, welche Auswahl für manuelle Korrespondenzen anzubieten sind.

Aktivität: Mitteilungsgruppe definieren > Erlaubte Verknüpfungen

Damit unsere Mitteilungsgruppe nun für den Versand herangezogen wird ist es noch nötig, dass die Events definiert werden, auf die reagiert werden sollen. Die Events werden von SAP definiert und in den Anwendungen der LSO ausgelöst.

Aktivität: Mitteilungsgruppe definieren > Auslösende Ereignisse

Hinzufügen einer Korrespondenzart

Als nächstes fügen Sie in der Aktivität „Korrespondenzarten definieren“ eine neue Korrespondenzart hinzu. Hierzu ist es ebenfalls nötig unter „Steuerung“ die Reiter „Zeitpunkte“ und „Sonstiges“ zu füllen. Die Einstellungen übernehmen Sie am einfachsten aus den folgenden Grafiken. Diese sind durch SAP vorgesehen.

Aktivität: Korrespondenzarten definieren

Aktivität: Korrespondenzarten definieren > Steuerung > Zeitpunkte

Aktivität: Korrespondenzarten definieren > Steuerung > Sonstiges

Registrieren eines Anwendungsformulares

Im folgenden Schritt registrieren wir ein Anwendungsformular. (Beispiel) Dieses teilt dem System mit, welches Formular/welche Collection Teil der Korrespondenz sein wird. Eine eigene Formularklasse ist, solange die durch die SAP zur Verfügung gestellten Informationen ausreichen, nicht extra notwendig. Daher nutzen wir in unserem Beispiel die Formularklasse LSO_PWB_COVER. (Auch diese muss registriert werden, sonst funktioniert nichts)

Aktivität: Anwendungsformulare registrieren

Aktivität: Formularklassen registrieren

Korrespondenzsteuerung pro Trainingsform festlegen

Der letzte nun folgende Schritt ist die Definition, für welche Trainingsform die Korrespondenz erzeugt werden darf. Hier wird auch definiert, welche Rolle diese empfängt und vor allem wie.

Zur Auswahl stehen die Rollen:

  • Trainingsadministrator
  • Trainingsanbieter
  • Manager
  • Referent
  • Lerner

In der Aktivität „Korrespondenzsteuerung pro Trainingsform festlegen“ wählen wir in diesem Beispiel das Klassenraum-Training. Für dieses definieren wir, dass der Lerner mit unserer Buchungsbestätigung per E-Mail versorgt werden soll. Der resultierende Eintrag findet sich in der folgenden Grafik. Nun haben wir ein vollständiges Customizing angelegt, welches dafür sorgt, dass unsere Korrespondenz nach Buchung eines Teilnehmers automatisch versandt wird. Jetzt kommt der Trick.

Aktivität: Korrespondenzsteuerung pro Trainingsform festlegen

Die Zeitbasierte Korrespondenz

Alles was wir nun im System hinterlassen haben bezieht sich auf die Auftragsbasierte Korrespondenz. Möglicherweise bisher also nichts neues für Sie. Aber unser Customizing ist allerdings auch für die zeitbasierte Korrespondenz unabdingbar. Es werden die gleichen Einstellungen benötigt, wie für die auftragsbasierte Korrespondenz, mit der Ausnahme, dass sie auf die auslösenden Ereignisse verzichten können. Wir möchte unseren Versand ja unabhängig von Aktionen im System ausführen.

Dazu können Korrespondenzen mittels der SEND Methode der Klasse CL_LSO_CRP_TEM_CONTROLLER versandt werden. Diese greift auf alles zurück, was wir soeben angelegt haben.

Der Versand geschieht in 3 Schritten, welche Sie im folgenden Screenshot erkennen können.

Im ersten Block wird besorgen wir uns die benötigten Daten: Eine neue GUID und eine Verknüpfung die wir mittels RH_READ_INFTY_1001 lesen können. Die Art der Verknüpfung haben wir zuvor unter „erlaubte Verknüpfungen“ beim Definieren der Mitteilungsgruppe angegeben. Wichtig ist, dass es sich um die Verknüpfung von E zu P handelt. (A025) Die GUID bekommen wir über den Funktionsbaustein GUID_CREATE.

Im zweiten Block konvertiere ich die Informationen in das Zielformat. Hier wird zuerst mittels der Klasse CL_HR_PNNNN_TYPE_CASE die Struktur vom Typ P1001 in eine Tabelle vom Typ WPLOG konvertiert. Anschließend ist es ohne weiteres möglich die Zielstruktur (lso_crp_wplog_ext_tab) für den Versand mit dieser WPLOG-Struktur, sowie unserer Mitteilungsgruppe zu füllen.

Der dritte Block sorgt dafür, dass die Korrespondenz versandt wird. Hierzu wird die GUID sowie die eben gefüllte Zielstruktur verwandt.

Die magischen Zeilen sorgen dafür, dass die die Korrespondenz versandt wurde. In der Praxis wäre es denkbar, dass wir soeben unsere Teilnehmer mit aktualisieren Informationen 3 Tage vor Start ihres Klassenraumtrainings versorgt haben.

Wenn Sie gerne tieferen Einblick in dieses Thema haben möchten, können Sie sich im folgenden einen Beispielcode herunterladen, der die Vorgehensweise verdeutlicht. Der Code ist insofern kommentiert, dass Sie Ihn ganz einfach auf Ihren Anwendungsfall anpassen können.

Hendrik Niechciol
Download Beispielcode: Korrespondenz ohne Interaktion in SAP LSO absetzen
SAP Consultant Hendrik Niechciol

Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.

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HowTo: Business Workflows in SAP Learning Solution korrekt konfigurieren https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/howto-workflows-in-sap-learning-solution-korrekt-konfigurieren/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/howto-workflows-in-sap-learning-solution-korrekt-konfigurieren/#comments Thu, 31 Mar 2016 16:29:40 +0000 https://activate-hr.de/?p=8010 Der Workflow startet nicht, was ist da denn los? Workflows zu debuggen und zu verstehen stellt für viele Berater einen kleinen Stolperstein dar.

Besonders im Umfeld der SAP Learning Solution bieten die Business Workflows noch einige ganz besondere Feinheiten, die uns das Leben schwer machen wollen. Erfahren Sie, wie Sie schnell herausfinden, wo das Problem liegen kann.

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Der Workflow startet nicht. Was ist da denn los? Workflows zu debuggen und zu verstehen, stellt für viele Berater einen kleinen Stolperstein dar. Besonders im Umfeld der SAP Learning Solution bieten die Business Workflows noch einige ganz besondere Feinheiten, die uns das Leben schwer machen wollen. Dort können wir im Customizing das Auslösen von Ereignissen definieren, die dann zur Ausführung von Workflows führen sollen. Nehmen wir den Fall, dass eine Mitarbeiterin des Kunden ihre Trainingsteilnahme eigenständig im Portal buchen können soll: Eigentlich eine einfache Aufgabe, da der Standardworkflow einen Großteil der Anforderungen bereits abdecken kann. Wie Sie die Konfiguration im Detail vornehmen, lesen Sie in diesem HowTo.

Übersicht im Business Workflow

Übersicht: WS12000003

Die Abbildung zeigt den durch SAP gelieferten Workflow WS12000003 (LSO_APPROVE1).

SAP schreibt dazu im Einführungsleitfaden (SPRO), dass in der Tabelle LSOWF_CUSTOMIZE ein Eintrag anzulegen ist. Dieser wird in Abhängigkeit zur Trainingsform angelegt. (Eine Alternative bietet hier der Infotyp 5041 – Workfloweinstellungen, der eine Definition am jeweiligen Trainingstypen erlaubt.)

LSO Workflow Customizing in der SPRO

LSO Workflow Customizing in der SPRO

Wir haben also einen solchen Eintrag hinzugefügt, der den folgenden Werten entsprach.

LSO Workflow Customizing in der SPRO 2

LSO Workflow Customizing in der SPRO 2

Die Angaben entsprechen in diesem Falle dem Standard-Customizing, wie im Einführungsleitfaden empfohlen. Natürlich sollten Sie hier das für sich passende Customizing hinterlegen. Zur Nutzung des zuvor gezeigten Workflows ist es aber unabdingbar, dass Sie das hier gezeigte Business Object LSO_PARTIC mit dessen Ereignis BOOKREQUEST verwenden.

Nun aber der Clou: Die Vermutung liegt nahe, dass Sie hier definieren, welcher Workflow letztendlich gestartet wird. Dies stimmt aber nur bedingt. Ein Blick ins Coding (Funktionsbaustein LSO_IF_PARTICIPATION_CREATE_C) zeigt, dass lediglich das Ereignis ausgelöst wird. Ereigniskopplung dient später zum Start des Workflows.

Die hier hinterlegte ID wird durch die Learning Solution genutzt, um bereits laufende Workflows zu finden, hat aber keinen Einfluss auf den Workflowstart.

Wer an dieser Stelle denkt, das bisherige Customizing reiche aus: Weit gefehlt! Die nächste Buchung startet leider keinen Workflow. Aber warum ist das so?

Der Ereignis-Trace

Den Systemtrace kennen sicherlich die meisten. Eine Transaktion zeigt nicht das gewünschte Ergebnis, eine kurzer Trace mittels ST01 und schon ist klar, welcher Berechtigungsfehler uns im Wege steht. Workflowstarts zu debuggen, ist nicht ganz so trivial, allerdings hat die SAP uns auch hier ein Mittel an die Hand gegeben: Ereignis-Trace.

Um den Ereignis-Trace zu nutzen, benötigen wir zuerst die Transaktion SWELS (Ereignis-Trace ein-/ausschalten).

Ereignis-Trace einschalten

Ereignis-Trace einschalten

Hier schalten wir den Ereignis-Trace ein. Anschließend ist es möglich mittels der Transaktion SWEL (Ereignis-Trace anzeigen) die geloggten Ereignisse anzusehen. Das ganze wird allerdings erst interessant, wenn wir ein Ereignis erzeugen, das geloggt werden soll. Dies können wir selbstverständlich durch Buchung eines Trainings tun, oder wir erzeugen unser Ereignis mittels der Transaktion SWUE.

Erzeugen eines Ereignisses in der SWUE

Erzeugen eines Ereignisses in der SWUE

In dieser Transaktion ist es zudem möglich, dass Ereignis so zu erzeugen, dass es sogar mit dem Debugger nachvollziehbar wird, was im Hintergrund passiert.(Verbraucher-FB synchron auslösen)

Lohnenswert ist es, nach Eintragen des zu erzeugenden Ereignisses zu allererst auf „Ereignisverbraucher“ zu klicken. Hier wird uns angezeigt, ob das Ereignis später im luftleeren Raum verhallt oder es einen Behandler gibt, der etwas mit dem Ereignis anfangen kann.

Rückmeldung: Es gibt keinen Verbraucher

Rückmeldung: Es gibt keinen Verbraucher

Wenn wir nicht genau wissen, wonach wir suchen, hilft uns hier der zuvor genannte Ereignis-Trace. (SWEL)

 

Auslesen des Ereignis-Trace

Auslesen des Ereignis-Trace

Hier können wir sämtliche Ereignisse finden und bekommen auch die Verbraucher geliefert, wenn diese konfiguriert sind.

Wenn der Business Workflow nicht richtig zuhört

Wir haben also herausgefunden, dass wir keinen Ereignisverbraucher definiert haben, das wollen wir nun ändern. Der einfachste Weg ist es, den entsprechenden Workflow in der Transaktion SWDD (Workflow Builder) zu öffnen und das Startereignis zu aktivieren.

Aktivieren der Ereignistypkopplung

Aktivieren der Ereignistypkopplung

Startereignisse können wir über die Grunddaten (Hut) des Workflows definieren. Einfacher gelangen wir an diese Stelle, indem wir doppelt auf „Buchung beantragt“ klicken.

Aktivieren der Ereignistypkopplung

Aktivieren der Ereignistypkopplung

Mit einem Klick aktivieren wir nun das Startereignis und ab sofort gibt es einen Verbraucher. Beachten Sie, dass Sie an dieser Stelle nach einem Customizing-Auftrag gefragt werden. Anschließend aktivieren wir noch den Workflow mittels Zauberstab.

Um zu kontrollieren, welche Ereignisverbraucher aktiv sind, empfiehlt sich die Transaktion SWE2 (Anzeige/Pflege Ereignistypkopplungen)

Hier finden wir nun einen Eintrag, der systemseitig erzeugt wurde und den Aktivierungsstatus des Workflows zeigt.

Kontrollieren der Ereignistypkopplung

Kontrollieren der Ereignistypkopplung

Viel Erfolg bei der Einrichtung Ihres Business Workflows!

Habe auch Sie Erfahrungen in der Einrichtung und Pflege von Workflows gemacht, die Sie gerne mit mir teilen möchten? Ich freue mich sehr auf Ihre Reaktionen.

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Individuelle SAP Berechtigungen: Klar, aber wie? https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/hr-backend/individuelle-berechtigungen-klar-aber-wie/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/hr-backend/individuelle-berechtigungen-klar-aber-wie/#comments Thu, 09 Apr 2015 20:27:11 +0000 https://activate-hr.de/?p=2410 Das große Glück eines Beraters ist es, dass er ständig neue Gesichter, Firmenkulturen und schlaue Köpfe kennenlernen darf. Dabei haben wir natürlich auch die Möglichkeit zu sehen: „Wie machen andere das denn überhaupt?“. Sie können sich sicherlich vorstellen, dass wir dabei nicht selten staunen, auf welche banalen und dennoch schlauen Ideen die Kunden kommen. So […]

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Das große Glück eines Beraters ist es, dass er ständig neue Gesichter, Firmenkulturen und schlaue Köpfe kennenlernen darf. Dabei haben wir natürlich auch die Möglichkeit zu sehen: „Wie machen andere das denn überhaupt?“. Sie können sich sicherlich vorstellen, dass wir dabei nicht selten staunen, auf welche banalen und dennoch schlauen Ideen die Kunden kommen.

So auch in diesem Fall! Wir zeigen Ihnen einen individuellen Weg für strukturelle SAP Berechtigungen.

Was war geschehen?

Das Thema strukturelle Berechtigungen ist oft ein zentraler Punkt unserer Projekte, wenn wir betrachten, dass Daten im HCM-Umfeld die am besten gehüteten Geheimnisse eines Unternehmens darstellen. Wenn sie hier zu vielen Personen einen Einblick in die Personaldaten geben steigt Ihnen Ihr Betriebsrat aufs Dach. Wenn Sie hierbei allerdings zu restriktiv vorgehen werden Ihnen die Personalbearbeiter den Finger zeigen, weil diese Ihre Aufgaben nicht richtig wahrnehmen können. Was wäre also, wenn Sie Ihre SAP Berechtigungen individuell gestalten könnten? Festlegen könnten, wer zu welcher Zeit was sehen darf ohne zu riskieren, dass jemand zu viel oder zu wenig Einfluss erhält?

Der normale Weg

Bevor ich Ihnen eine Lösung auf einem Silbertablett servieren möchte, will ich Ihnen kurz den Status Quo aufzeigen, mit dem Sie sich möglicherweise identifizieren können. Normalerweise werden SAP Berechtigungen im HCM – Umfeld, sofern strukturelle Berechtigungen überhaupt zum Einsatz kommen, für die Organisationsbereiche vergebenen, in der sich eine Person befindet. Veranschaulicht könnte dies so aussehen:

normale SAP Berechtigungen

Dies bedeutet, dass Person S, die Sachbearbeiter für die Abteilung A ist, die Personen X, Y und Z sehen und bearbeiten darf. Realisiert wird so etwas über Auswertungswege, eine schlaue Erfindung im SAP Umfeld, die es uns erlaubt eben die Personen, die unter einzelnen Organisationseinheiten angesiedelt sind zu bestimmen.

Was passiert aber nun, wenn ich das folgende realisieren möchte.

Hier wird eine Person, die immer noch Sachbearbeiter ist, auf zwei Personen berechtigt, die keine gemeinsamen Eigenschaften haben und schon gar nicht über einen Auswertungsweg bestimmt werden können. Jetzt müsste ich eigentlich für jede Person ein Profil anlegen, um den Sachbearbeiter zu berechtigen oder? Nicht ganz.

Der individuelle Weg

Der Kunde hat sich hier Gedanken gemacht, weil er eben genau diese Situation möglichst flexibel herstellen möchte. Dazu hat er sich ein Cockpit gebaut, in dem er Objekt IDs für SAP Berechtigungen im PA Umfeld vergeben kann. Diese Einträge landen dann in einer Clustertabelle. Wenn Sie sich mit strukturellen Profilen auskennen, wissen Sie natürlich, dass wir in einem strukturellen Profil auch immer einen Funktionsbaustein angeben können, der uns die zu berechtigenden Objekte liefert. In diesem lesen wir nun einfach die Clustertabelle aus und berechtigen die Objekte. Diese Lösung ist soweit bereits so einfach, wie genial. Aber der Kunde geht noch weiter. Eine manuelle Zuweisung der Profile passte nicht auf seine Anforderungen. Daher hat er sich ein Berechtigungsobjekt erzeugt, welches er beliebig in jede Rolle eintragen kann. In diesem Berechtigungsobjekt können nun beliebig strukturelle Profile hinterlegt werden, welche automatisch zugewiesen werden. Natürlich ließe sich dies auch mit kontextabhängigen SAP Berechtigungen weiterspinnen. Aber auch so kann unser Kunde damit ca. 20.000 aktive Nutzer auf seinem System verwalten.

Haben auch Sie besondere Berechtigungssituationen?

Ich finde genial, was sich der Kunde dort ausgedacht hat, wie sehen Sie das? Haben Sie sich auch spezielle Praktiken für SAP Berechtigungen angeeignet und ein ähnlich schlaues Konzept wie das zuvor genannte geschaffen? Dann würde ich mich sehr freuen, wenn Sie mir schreiben, wie Sie Ihre Lösung umgesetzt haben.

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Reisemanagement als Employee Self Service 1 https://activate-hr.de/sap-ess/reisemanagement-als-employee-self-service-1/ https://activate-hr.de/sap-ess/reisemanagement-als-employee-self-service-1/#comments Thu, 20 Nov 2014 09:50:58 +0000 https://activate-hr.de/?p=1584 Mit der Einführung von SAP ERP 6.0 Enhancement Package 2 ist es möglich geworden, Reisedienste als Employee Self Services verfügbar zu machen. Diese lösen Sie die TRIP – Transaktion im Backend ab. Die Services ermöglichen es, papierlose Prozesse für die Beantragung von Reisen, der Planung von Reisen, sowie der Abrechnung von bereits getätigten Reisen zu […]

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Mit der Einführung von SAP ERP 6.0 Enhancement Package 2 ist es möglich geworden, Reisedienste als Employee Self Services verfügbar zu machen. Diese lösen Sie die TRIP – Transaktion im Backend ab. Die Services ermöglichen es, papierlose Prozesse für die Beantragung von Reisen, der Planung von Reisen, sowie der Abrechnung von bereits getätigten Reisen zu etablieren. Leicht können so erhebliche Kosten gespart werden. Dies ist nicht zuletzt der effektiveren Kommunikation, sowie den verbesserten Möglichkeiten zur Analyse und Kontrolle geschuldet.
Letztere ermöglichen eine konsequente Einhaltung der Reiserichtlinien eines Unternehmens.

 

Wie wird Reisemanagement in SAP umgesetzt?

SAP liefert drei Basis-Anwendungen, mit denen der gesamte Prozess aus der Sicht eines Mitarbeiters abgebildet werden kann. Die erste dieser drei Anwendungen ist der Reiseantrag, der es dem Mitarbeiter ermöglicht zukünftige Dienstreisen zu beantragen. In der zweiten Anwendung, der Reiseplanung können, soweit externe Reservierungssysteme angeschlossen sind, Reisedienstleistungen, das heißt Flüge, Mietwagen, Hotels und Bahnfahrten gebucht werden. Nach getätigten Reisen können in der letzten Anwendung, der Spesenabrechnung die Reisekosten erfasst und anschließend eingereicht werden.

 


Abb. 1: Reiseantrag anlegen

 

In der gesamten Prozesskette spielen SAP Business Workflows natürlich eine große Rolle, um es Vorgesetzten zu ermöglichen, in Genehmigungsprozessen Kontrolle über Reisen, Buchungen und Abrechnungen ihrer Mitarbeiter zu erlangen.

 

Muss die gesamte Prozesskette abgebildet werden?

Im Reisemanagement kann der Prozess auch partiell abgebildet werden. Dazu bietet die SAP die Möglichkeit, die drei zuvor genannten Anwendungen beliebig zu kombinieren.

Dabei bildet die Reisekostenabrechnung die Ankerkomponente, die unabhängig von Reiseantrag und Reiseplanung genutzt werden kann. Daraus ergeben sie die Kombinationsmöglichkeiten, die in Tabelle 1 dargestellt sind.

 

Kombinationsmöglichkeit Reiseantrag Reiseplanung Reisekostenabrechnung
1 x x x
2 x x
3 x x
4 x

Tab. 1: Kombinationsmöglichkeiten der Reiseanwendungen

 


Abb. 2: Reiseplan anlegen

 

Aus vergangenen Projekten haben wir die Erfahrung gewinnen können, dass es für die meisten Kunden am praktikabelsten ist, wenn sie die Reisekostenabrechnung zusammen mit dem Reiseantrag einführen und auf die Fremdsystemanbindung zur Buchung verzichten. So können sie ihren Mitarbeitern die komfortable Möglichkeit der Reisebeantragung und -abrechnung bieten, wohingegen nur noch die Buchungen von zentraler Stelle getätigt werden müssen.

 

Integration mit SAP HCM

Das Reisemanagement ist in der Komponente FI-TV angesiedelt und gehört damit definitorisch zum Finanzwesen. Allerdings ist eine umfassende Integration mit dem Personalwesen möglich. Dadurch können Unternehmen die Auszahlung der Reisespesen über die die Personalabrechnung veranlassen. Außerdem können dadurch Sachbezüge für Verpflegung sowie Pauschen mit der Personalabrechnung versteuert werden.

 


Abb. 3: Spesenabrechnung anlegen

 

Einführung und Customzing des Reisemanagements

Der Fachbereich ActivateHR bietet Expertenwissen auf dem Gebiet des Reisemanagements und SAP HCM. Lesen Sie im zweiten Teil, wie Sie das Reisemanagement in Ihrem Unternehmen selbst einführen können und wie Sie die Anwendungen grundlegend Ihren unternehmensspezifischen Richtlinien anpassen. Sie brauchen professionelle Unterstützung ihre Prozesse im Reisemanagement zu optimieren und die Services in Ihrem Unternehmen zu aktivieren? Lassen Sie sich noch heute von uns beraten!

 

 

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Header: Reisemanagement – Schicken Sie Ihre Mitarbeiter mit unserem KnowHow auf die Reise
Subheader: Mit SAP Reisemanagement kostengünstiger und präziser Dienstreisen planen und erfassen. Unsere Experten wissen wie.
Reisemanagement als Self Service anbieten spart Zeit, Geld und Papier. Unsere Lösung zur einfachen Einführung zeigt Ihnen wie.

Gerne schauen wir uns Ihre Ausgangsituation im Detail an und unterstützen beratend bei der Einführung.

Kontakinfos …

 


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Reisemanagement als Employee Self Service 2 https://activate-hr.de/sap-ess/reisemanagement-als-employee-self-service-part2/ https://activate-hr.de/sap-ess/reisemanagement-als-employee-self-service-part2/#comments Thu, 20 Nov 2014 09:31:05 +0000 https://activate-hr.de/?p=1576 In diesem Artikel möchten wir Ihnen praktisch zeigen, wie Sie das Reisemanagement aktivieren und welche individuellen Anpassungsmöglichkeiten die einzelnen Anwendungen bieten. Damit baut dieser Artikel auf dem Beitrag vom 01.01.2001 auf, in dem wir berichteten, welche Vorteile die Einführung des Reisemanagements als Employee Self Service hat und welche Möglichkeiten sich Ihnen bieten, die Services für […]

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In diesem Artikel möchten wir Ihnen praktisch zeigen, wie Sie das Reisemanagement aktivieren und welche individuellen Anpassungsmöglichkeiten die einzelnen Anwendungen bieten. Damit baut dieser Artikel auf dem Beitrag vom 01.01.2001 auf, in dem wir berichteten, welche Vorteile die Einführung des Reisemanagements als Employee Self Service hat und welche Möglichkeiten sich Ihnen bieten, die Services für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Aktivierung der Business Functions – Voraussetzungen für die Nutzung der Anwendungen

Grundlegende Voraussetzung für die Nutzung der Reiseservices Reiseantrag, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung ist die Aktivierung der Business Function FIN_TRAVEL_1, die mit EhP 2 zur Verfügung steht. Um diese Business Function aktivieren zu können, muss sichergestellt sein, dass das Business Package for Enterprise Self-Service 1.2 installiert ist und die Enterprise Extension „Travel Management Extension“ (EA-TRV) aktiviert ist.

Für erweiterte Funktionalitäten, können zusätzlich die Business Functions FIN_TRAVEL_2 bis FIN_TRAVEL_4 aktiviert werden, die zum Beispiel zu genehmigende Reisemittel oder die Ablage von Anlagen enthalten. Anschließend müssen in der Transaktion SICF die gewünschten Services aktiviert werden, damit diese erreichbar sind.

Möglichkeiten zur individuellen Anpassung

Das Customizing zum Reisemanagement befindet sich in der Transaktion SPRO unter der Pfad „Finanzwesen (neu) > Reisemanagement“ und ist sehr umfangreich. Eine Besonderheit gegenüber anderen ESS – Services ist, dass über den Punkt „Schemen- und Einzelfeldsteuerung für Web Dynpro“ viele der Felder dynamisch ausgesteuert werden können. Eine Vielzahl der gewünschten Änderungen für die GUI spielen sich in dieser IMG-Aktivität ab.

Folgendes Bild zeigt, wie einfach, wie einfach das Feld für die geschätzten Kosten bearbeitet werden kann. Hier kann gesteuert werden, ob das Feld angezeigt wird, welcher Vorschlagswert angezeigt wird und ob das Feld ein Pflichtfeld ist.

Über diese IMG-Aktivität ist aber nicht nur die Steuerung einzelner Felder möglich, es können sogar ganze Funktionalitäten in die Anwendungen per Klick integriert werden.

Die folgende Abbildung zeigt, wie die Erfassung von Reisemitteln für den Reiseantrag aktiviert werden kann.

An dieser Stelle fällt auf, dass die Einstellungen immer in Abhängigkeit zur Reiseregelungsvariante und dem Reiseschema definiert werden.

Neben den generellen Einstellungen, wie der „Schemen- und Einzelfeldsteuerung für Web Dynpro“, gibt es natürlich noch die Möglichkeit, die einzelnen Anwendungen speziell für ein Unternehmen anzupassen.

Reiseantrag

Für den Reiseantrag ist eine der häufigsten Änderungen dabei die Anlage „sonstiger Reisemittel“, wie Hubschrauber, Fähre oder der öffentliche Nahverkehr. Zudem ist das Hinzufügen zu genehmigender Transportmittel, wie zum Beispiel das Buchen eines Business Class Fluges, eine viel geschätzte Funktion.

So können im Workflow zum Beispiel spezielle Bearbeiter gewählt werden, wenn bestimmte Transportmittel für eine Reise beantragt sind.

Reiseplanung

Im Customizing zur Reiseplanung können die gesamten Reiserichtlinien eines Unternehmens zur Buchung abgebildet werden. Darunter fallen speziell ausgehandelte Flug-, Bahn- und Mietwagentarife, sowie das Reiseprofil. Dieses besteht aus folgenden Komponenten.

Reiseregeln bestimmen dabei bestimmen dabei Reisekategorien, sowie mögliche Anbieter auf Basis des Reisestart- und zielortes. Diese Regeln werden in SAP jeweils separat für Flüge, Hotels und Mietwagen angelegt.

Klassenregeln bestimmen für die drei zuvor genannten Reisedienstleistungen, sowie Bahnreisen, zudem, welche Klasse für eine Dienstleitung mit einer bestimmten Reisedauer genutzt werden darf.

Prioritäten legen eine Bewertung bei der Verfügbarkeitsabfrage über das Buchungssystem fest und erlauben eine entsprechende Kolorierung, sowie ein Verbot bestimmter Reisedienstleistungen durch unternehmensspezifische Reiseregeln fest.

Reisetätigkeitsarten beschreiben die Aufgaben eines Mitarbeiters während seiner Reise und sind Kriterium für die Festlegung der Reiseregeln.

Damit eine Abfrage über ein externes Buchungssystem geschehen kann, muss hier ein bestehendes Abkommen mit einem Anbieter, wie zum Beispiel AMADEUS, Galileo, HRS oder BIBE, hinterlegt werden. Dies kann in der IMG – Aktivität Stammdaten -> Technische Steuerungsparameter der Reiseplanung -> Vertriebsstellen geschehen.

Reiseabrechnung

Für die Reiseabrechnung ist speziell die Funktion des Kreditkartenclearings interessant. Hierbei ist es bei der Nutzung von Firmenkreditkarten möglich, die Umsätze in SAP zu importieren, damit diese in der Spesenabrechnung direkt einer Reise zugeordnet werden können. Hierzu liefert SAP bereits einige Vorkonfigurierte Kreditkartenanbieter mit, welche bei Bedarf um weitere ergänzt werden können.

Für die Abrechnung ist es zudem noch nötig, Reisespesenarten zu hinterlegen, die Teil einer Spesenabrechnung sein können. Eine beispielhafte Konfiguration sehen Sie in der folgenden Abbildung.

Jeder dieser Spesenarten wird für die Abrechnung eine Lohnart zugeordnet, die zur Auszahlung an den Mitarbeiter durch die Personalabrechnung genutzt wird.

Wie Sie in diesem kleinen Ausblick gesehen haben, lässt sich das Reisemanagement ganz individuell und auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassen. Jedoch ist ein grundlegendes Verständnis des Zusammenspiels aller Einstellungen im Customizing notwendig, um letztendlich die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Es ist daher unabdingbar, dass Sie sich, falls Sie das SAP Reisemanagement nutzen wollen, vorher im Klaren sind, welche Komponenten Sie nutzen wollen, und wie diese genutzt werden sollen. Dies kann mit Sicherheit sehr verwirrend sein. Wenn Sie Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, uns anzusprechen, damit wir Ihnen mit unseren Erfahrungen zur Seite stehen können.

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Subheader: Mit SAP Reisemanagement kostengünstiger und präziser Dienstreisen planen und erfassen. Unsere Experten wissen wie.
Reisemanagement als Self Service anbieten spart Zeit, Geld und Papier. Unsere Lösung zur einfachen Einführung zeigt Ihnen wie.

Gerne schauen wir uns Ihre Ausgangsituation im Detail an und unterstützen beratend bei der Einführung.

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