Die SAP HR/HCM Berater » ActivateHR Services https://activate-hr.de Activate-HR - SAP HR/HCM Lösungen Fri, 20 Apr 2018 07:19:33 +0000 de-DE hourly 1 http://wordpress.org/?v=4.2.6 Wie Sie mit Bescheinigungen Kosten senken können https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/wie-sie-mit-bescheinigungen-bares-geld-sparen-koennen/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/wie-sie-mit-bescheinigungen-bares-geld-sparen-koennen/#comments Sun, 25 Mar 2018 19:20:31 +0000 https://activate-hr.de/?p=15986 Jeden Monat erstellt Ihr Unternehmen diverse Bescheinigungen für viele Mitarbeiter des Unternehmens, wie zum Beispiel einen Gehaltsnachweis. Dieser wird für jeden Mitarbeiter einzeln gedruckt, in einem Briefumschlag verpackt, mit einer Briefmarke versehen und auf den Weg zum Empfänger geschickt. Kommt Ihnen das bekannt vor? In diesem kurzen Artikel möchte ich Ihnen einmal die Kosten und […]

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Jeden Monat erstellt Ihr Unternehmen diverse Bescheinigungen für viele Mitarbeiter des Unternehmens, wie zum Beispiel einen Gehaltsnachweis. Dieser wird für jeden Mitarbeiter einzeln gedruckt, in einem Briefumschlag verpackt, mit einer Briefmarke versehen und auf den Weg zum Empfänger geschickt. Kommt Ihnen das bekannt vor?
In diesem kurzen Artikel möchte ich Ihnen einmal die Kosten und die Auswirkungen auf unsere Umwelt vor Augen führen und Ihnen unsere Alternative vorstellen: Die mindsquare Bescheinigungszentrale.

Eine Beispielrechnung

Nehmen wir für unser Szenario einmal an, Ihr Unternehmen besteht aus 500 Mitarbeitern. Für jeden dieser Mitarbeiter wird wie schon erwähnt jeden Monat ein Gehaltsnachweis erstellt.
Nehmen wir für unsere Beispielrechnung weiter an, Sie haben bei Ihrem Lieferanten gute Konditionen erhalten. Für 500 Blatt Papier zahlen Sie somit 2,50 €. Hier ist natürlich noch zu berücksichtigen, dass viele Dokumente aus mehr als einer Seite bestehen.Bescheinigungen: Entgeltnachweis In unserem Szenario besteht jede Abrechnung aus zwei Seiten. Für Briefumschläge zahlen Sie pro 1000 Stück 110 €. Zusätzlich verlangt die Deutsche Post 0,70 € für den Versand eines Standardbriefs. Bedenken Sie hierbei auch, dass es in den vergangenen Jahren fast regelmäßig zu Erhöhungen der Porto-Kosten gekommen ist! Bei dieser Beispielrechnung vernachlässige ich aus Gründen der Einfachheit weitere Kosten wie Kosten für Druckerpatronen, Verschleiß der Geräte und ähnliches.

Wir haben also jeden Monat die folgende Aufstellung (bei 500 Mitarbeitern):
5 € – Druckerpapier
55 € – Briefumschläge
350 € – Briefmarken
————————-
410 € Kosten

Mehr Bescheinigungen lassen die Kosten explodieren

Diese Kosten laufen also in unserem Szenario jeden Monat auf. Und das nur für den Gehaltsnachweis! Doch neben diesem Nachweis gibt es sicherlich auch in Ihrem Unternehmen diverse weitere. Wie beispielsweise den Zeitnachweis, die DEÜV-Bescheinigung oder die Lohnsteuerbescheinigung.
Sie sehen also: Die Kosten können ins Extreme ansteigen (und wir haben die Zusatzkosten noch nicht berücksichtigt!).

Der Faktor Umwelt

Ein weiterer Aspekt ist der Faktor Umwelt. Überlegen Sie sich doch einmal, wie viele Bäume jeden Monat gerodet werden müssen, um die Anzahl an Papierseiten und Briefumschlägen produzieren zu können, die alleine unser Beispielunternehmen benötigt.
Mit dem Einsatz der mindsquare Bescheinigungszentrale tun Sie somit nicht nur Ihrem Unternehmen sondern auch gleichzeitig der Umwelt und damit auch den nächsten Generationen einen großen Gefallen!

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Wie gehen Sie eine Fiori Eigenentwicklung an? https://activate-hr.de/downloads/fiori-eigenentwicklung/ https://activate-hr.de/downloads/fiori-eigenentwicklung/#comments Fri, 02 Feb 2018 13:47:06 +0000 https://activate-hr.de/?p=15286 Inzwischen haben viele unserer Kunden Fiori im Einsatz – Vielleicht auch Sie? Dabei haben wir fest gestellt, dass die Fiori Eigenentwicklung von Apps ein seltener behandeltes Thema ist. Das wollen wir mit Ihnen zusammen ändern und so das volle Potential von SAPUI5 entfalten! Um Ihnen einen ersten Einstiegspunkt zu geben, haben wir unsere Erfahrungen aus […]

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Inzwischen haben viele unserer Kunden Fiori im Einsatz – Vielleicht auch Sie? Dabei haben wir fest gestellt, dass die Fiori Eigenentwicklung von Apps ein seltener behandeltes Thema ist. Das wollen wir mit Ihnen zusammen ändern und so das volle Potential von SAPUI5 entfalten!
Um Ihnen einen ersten Einstiegspunkt zu geben, haben wir unsere Erfahrungen aus echten Fiori Eigenentwicklungen, unserem Know How über Fiori und den theoretischen Grundlagen der Fiori Entwicklerzertifizierung zusammengetragen in diesem E-Book.
Fiori Eigentwicklung

Alle Inhalte des E-Books Fiori Eigenentwicklung auf einen Blick

Die behandelten Inhalte beziehen sich insbesondere auf die Konzeption und die Möglichkeiten, die Ihnen mit Fiori geboten werden.
Die Kapitel sind:
1. Was ist Fiori?
2. Die Technologie hinter Fiori
3. Prinzipien von Fiori
4. Vorlagen für Seiten – Floorplans
5. Der Prozess zur Erstellung einer App – Design Thinking
6. Beispiele für Apps

Was ist Fiori?

In diesem Kapitel werde ich Ihnen nochmal kurz und bünding einen Überblick über Fiori geben, sodass auch Sie auch die nachfolgenden Inhalte zur Erstellung der Apps gut nachvollziehen können

Die Technologie hinter Fiori

Hier wird nochmal detaillierter auf die Technologien eingegangen, die für Ihre Fiori Eigentnwicklung genutzt werden. Dabei werden Sie einen Überblick über das technische Verständnis erlangen. Dies reicht aus, um in diesem Bereich mitreden zu können und einen Einblick zu erhalten, ob das Skillset Ihrer Entwickler zu der Technologie passt.

Prinzipien von Fiori

Fiori ist als ganzheitliches Konzept gedacht. Was das bedeutet und warum das ein konkreter Mehrwert für Sie ist wird in diesem Kapitel beleuchtet. An einem Praxisbeispiel werden Sie sehen, warum „Prinzipien“ für Apps Sinn ergeben.

Vorlagen für Seiten – Floorplans

Damit Sie einen Einblick bekommen, was für Vorlagen die SAP bietet, um Ihnen die Entwicklung eigener Apps zu vereinfachen, stelle ich in diesem Kapitel die Floorplans vor. Vielleicht regt das auch schon Ihre Ideen für Applikationen an.

Der Prozess zur Erstellung einer App – Design Thinking

Die Entwicklerzertifizierung der SAP und unsere Erfahrungen zeigen, dass eine strukturierte Herangehensweise nötig ist, um gute Apps zu entwickeln. Vorschlag ist dabei Design Thinking zu nutzen. Was sich hinter diesem „Modewort“ verbirgt und wie es aufgebaut ist, werde ich Ihnen in diesem Kapitel vermitteln.

Beispiele für Apps

Ihr Wunsch ist es tatsächliche Einblicke in Fiori App Entwicklung zu bekommen. Deswegen werde ich hier ganz konkret auf unsere Erfahrungen mit der Entwicklung eingehen und Ihnen diese erläutern. Sie werden an den Praxiserfahrungen teilhaben und so auch selber zu neuen Ideen angeregt werden.

Ich wünsche Ihnen viel Freude und neue Erkenntnisse beim Lesen des E-Books.

E-Book herunterladen

E-Book: Individualentwicklung mit Fiori
Jetzt herunterladen!

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Lassen Sie Mehrarbeit nicht mehr Arbeit werden https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/lassen-sie-mehrarbeit-nicht-mehr-arbeit-werden/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/lassen-sie-mehrarbeit-nicht-mehr-arbeit-werden/#comments Mon, 18 Dec 2017 19:14:55 +0000 https://activate-hr.de/?p=15105 Kommt es in Ihrem Unternehmen auch des Öfteren vor, dass Mitarbeiter Mehrarbeit – also mehr als die vertraglich geregelte Arbeitszeit – leisten? Werden die Anträge bei Ihnen noch über Papierformulare abgewickelt? Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Mitarbeiter sinnvollere Dinge in der Zeit tun könnten, die Sie für diese Anträge aufwenden? Wenn Sie diese Fragen […]

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Kommt es in Ihrem Unternehmen auch des Öfteren vor, dass Mitarbeiter Mehrarbeit – also mehr als die vertraglich geregelte Arbeitszeit – leisten? Werden die Anträge bei Ihnen noch über Papierformulare abgewickelt? Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Mitarbeiter sinnvollere Dinge in der Zeit tun könnten, die Sie für diese Anträge aufwenden? Wenn Sie diese Fragen mit JA beantworten, sollten Sie unbedingt weiterlesen! Ich stelle Ihnen unsere Lösung vor, die nicht nur Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte entlastet, sondern auch die Arbeit Ihres Betriebsrats vereinfacht.

Mehrarbeit = mehr Arbeit?

Das muss nicht sein! Mit unserer Lösung sparen Sie Zeit, Kosten und Nerven. Einige Vorteile sind kurze Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, eine intuitive Benutzeroberfläche und die Möglichkeit, mehrere Anträge gleichzeitig zu beantragen.

Antrag auf Mehrarbeit

Die Oberflächen des SAP Mehrarbeitsantrags in Web Dynpro und SAPUI5

Ihrem Betriebsrat geben Sie die Möglichkeit einfach zu prüfen, ob die rechtlichen Rahmenbedingungen – z.B. die 10h-Regelung – eingehalten werden. Ihre Führungskräfte haben jederzeit einen Überblick über die zusätzliche Belastung ihrer Mitarbeiter.
So vermeiden Sie Bußgelder wegen Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz und eine unnötig hohe Gefährdung der Gesundheit Ihrer wichtigsten Ressource.

Unsere Lösung: Der Mehrarbeitsantrag als ESS/MSS-Service

Unser Mehrarbeitsantrag als ESS/MSS-Service vereinfacht die Antragsstellung von Mehrarbeit und ist als SAP UI5 und SAP WebDynpro-Anwendung verfügbar.
Durch unseren mordernen Mehrarbeitsantrag ermöglichen wir Ihren Mitarbeitern Ihre Anträge selbst zu stellen. Zusätzlich sparen Sie Zeit und Kosten, denn Vorgesetzte können mit unserer Lösung Anträge gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter verarbeiten.
Da der Genehmigungsprozess vollständig im SAP System abgebildet wird, sparen Sie neben Zeit und Personalkosten auch am Papierverbrauch.
So entlasten Sie nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch die Umwelt.

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Data Scientist – Das Hype Thema erklärt. Part 2 https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/data-scientist-das-hype-thema-erklaert-part-2/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/data-scientist-das-hype-thema-erklaert-part-2/#comments Thu, 08 Jun 2017 17:00:32 +0000 https://activate-hr.de/?p=12670 In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Data Scientist überhaupt tut und wie er Ihrem Unternehmen Nutzen bringt. Außerdem erfahren Sie, was einen exzellenten Data Scientist ausmacht und welche Technologien für ihn relevant sind. Für eine allgemeine Einführung in das Thema und für die Klärung der Begrifflichkeiten verweise ich auf den ersten Teil dieses Beitrags. […]

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In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Data Scientist überhaupt tut und wie er Ihrem Unternehmen Nutzen bringt. Außerdem erfahren Sie, was einen exzellenten Data Scientist ausmacht und welche Technologien für ihn relevant sind.

Für eine allgemeine Einführung in das Thema und für die Klärung der Begrifflichkeiten verweise ich auf den ersten Teil dieses Beitrags.

Zum Abschluss habe ich Ihnen ein paar hilfreiche Links zusammengestellt, mit denen Sie sich selbst in die Lage versetzen können, bei den aktuellen Themen rund um Data Science mitzureden.

Was macht ein Data Scientist?

Die Aufgabe von Data Scientists ist es, große Mengen an Daten aus verschiedenen Medien zu sammeln und mithilfe ihrer analytischen Fähigkeiten in sinnvolle Informationen umzumünzen.

Hierbei müssen sie begrenzte Ressourcen wie Rechenkapazität oder Bandbreite miteinbeziehen und die Ergebnisse angemessen visualisieren, um diese auch Nicht-Fachexperten verständlich darzustellen.

Data Science Prozess

Der Data Science Prozess im Überblick

Wie kann Ihnen ein Data Scientist konkret helfen?

Data Scientists helfen zwischen Rauschen (noise) und dem eigentlichen Signal zu unterscheiden.

Umsatzzahlen lügen nicht? In manchen Fällen mag das so sein, aber sobald wir uns zum Beispiel auf jahreszeitabhängige Produkte oder Dienstleistungen konzentrieren, ist dies bereits weit gefehlt. Auch der Vergleich zum Vorjahr kann schnell in die Irre führen, wenn andere Faktoren eine Rolle spielen. Solche Faktoren, die meist noch unbekannt sind, erzeugen eine Verzerrung der eindeutigen Kennzahlen.

Durch die Untergliederung und Kategorisierung der Daten auf feinere Granularitätsstufen gelingt es Data Scientists eben diese relevanten, aber meist unsichtbaren Faktoren, zu identifizieren und das eigentliche Messergebnis unabhängiger von ihnen zu gestalten.

Häufig angewandte Techniken sind hierbei beispielsweise Regression, Klassifikation und Kausalanalysen.

Ob leadgenerierende Internet-User oder wartungsanfällige Maschinen; Data Scientists finden heraus, was diese Dinge benötigen, damit die verbundenen Prozesse möglichst effektiv oder effizient gestaltet werden können.

Kürzere E-Mails erzeugen größere Response-Raten und mehr Leads? Gleichmäßigere Umgebungstemperaturen erhöhen die Belastbarkeit Ihrer Maschinen, sind aber aufwändig zu erzielen? Eine höhere Rotationsgeschwindigkeit erhöht die Lebenszeit der Laufbänder?

Data Scientists finden solchen Fragestellungen und die passenden Antworten. Und was für die Wirtschaftlichkeit entscheidend ist; sie versehen diese Aussagen mit konkreten Zahlen, und bestimmen den konkreten ROI für die abgeleiteten Maßnahmen.

Data Scientists nutzen nicht nur vorhandene Daten, sie designen auch spezielle Experimente um signifikante Phänomene zu entdecken und ihren Fokus darauf zu lenken.

Ein konkretes Beispiel: Im Verkauf nutzen Data Scientists Frequenzstatistiken, um ideale Einsatzorte für experimentelle Produkte zu finden und die passende Größe der Kontrollgruppe zu ermitteln.

Data Scientists stellen „Big Data“ in das „Big Picture“.
Sie verstehen nicht nur die Auswertungen ihrer Daten, sondern können diese auch effektiv kommunizieren. Und was am wichtigsten ist: Sie können klare Empfehlungen abgeben, welche Maßnahmen getroffen werden sollten, um Unternehmen präventiv gegen erwartete Veränderungen in der Zukunft zu rüsten oder aus vergangenen Experimenten die größten Erkenntnisse für die Zukunft zu ziehen.

 

Frank Yukio Nedwed
Noch Fragen?
Falls Sie sich über dieses oder ein verwandtes Thema mehr Informationen wünschen, oder einer anderen Meinung sind, so sprechen Sie uns doch einfach direkt an. Ich freue mich auf Ihr Feedback!
Kontaktieren Sie uns einfach via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de Wir würden uns freuen von Ihnen zu hören!

 

Welche Technologien nutzt ein Data Scientist?

Apache Hadoop

Apache Hadoop ist ein Open-Source Framework, das ideal geeignet ist für verteilte Datenlagerungen, was insbesondere für große Datenmengen und deren Verarbeitung relevant ist.
Es wurde in der Programmiersprache Java verfasst und wird immer noch beständig weiterentwickelt.
Das Framework wird beispielsweise von Cloudera genutzt, einer Software-Firma, die sich auf skalierbare und verteilte Datenverarbeitung großer Datenmengen spezialisiert haben.

Python

Die Programmiersprache Python ist eine der am häufigsten verwendeten High-Level-Sprachen. Einer der Vorteile ist, dass Python aufgrund seiner vielen Funktionen den Nutzern erlaubt Programme zu schreiben, die wesentlich kürzer sind als vergleichbare Programme in C, C++ oder Java. Außerdem lassen sich verschiedene Programmierparadigmen in Python abbilden, u.a. Objektorientierung, funktionale UND imperative Programmierung sowie prozedurale Programmierstile.

R

Auch R ist eine Open-Source Programmiersprache. R stellt eine Vielzahl an Funktionen für statistische Auswertungen out-of-the-box bereit und wird deswegen häufig von Statistikern und Data Minern genutzt.
Auch graphische Anwendungen sind in R standardmäßig möglich, was eine Visualisierung der Ergebnisse leicht und schnell möglich macht.
Besonders praktisch sind die von Nutzern erstellten Zusatzpakete, die spezialisierte Funktionen und weitere graphische Anwendungen zur Verfügung stellen.

 

Dies sind nur einige der häufig genutzten Technologien. Viele Data Scientists nutzen außerdem SQL zur Verwaltung von Datenbanken und nutzen bei Bedarf weitere Programmiersprachen wie Java, C++ oder Ruby. Auch Matlab wird oft als Alternative zu R genutzt.

Viel wichtiger als konkrete Technologien zu beherrschen ist es also, dass ein Data Scientist sich möglichst schnell in neue Technologien und Systeme einarbeiten kann. Doch was macht einen Data Scientist sonst noch so aus?

Welche Anforderungen sollte ein Data Scientist erfüllen?

Die meisten Data Scientists haben ein Studium in reiner Informatik oder dem neu aufkommenden eigenen Studiengang Data Science. Aber auch verwandte Studiengänge lehren die notwendigen Fähigkeiten. Hierbei kommt es weniger auf die konkreten Inhalte an, sondern viel mehr auf die Arbeitsweise und die Fähigkeit, sich neue Systeme mit Begeisterung innerhalb kürzester Zeit aneignen zu können.

Neben den Studiengängen gibt es mittlerweile auch viele konkrete Weiterbildungsmöglichkeiten in diesem Bereich (mehr dazu weiter unten). Idealerweise lassen sich diese mit Zertifizierungen abschließen.

Viele der genutzten Anwendungen benötigen Programmierkenntnisse; zwar lassen sich einige High-Level-Anwendungen auch ohne spezifische Kenntnisse bedienen, um jedoch den vollen Nutzen aus ihnen zu ziehen, sind fundierte Kenntnisse aus der Informatik essentiell. Außerdem sollten sie aufgeschlossen gegenüber neuen Technologien sein und sich unvoreingenommen neue oder spezialisierte Analysetools aneignen können.

Neben all diesen technischen Aspekten unterscheidet den Data Scientist vom klassischen Informatiker auch, dass er über eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit verfügt und Inhalte gerne und verständlich vermittelt. Unabhängig von der Hierarchiestufe sollte er in der Lage sein, den Aufbau seiner Präsentationen und deren Schwerpunkte an sein Publikum anzupassen.

Besonders gute Data Scientists besitzen zusätzlich ein gewisses Organisationstalent, da sie bei ihrer Arbeit die Datenbeschaffung koordinieren müssen. In größeren Unternehmen gehört hierzu auch die Fähigkeit zur Delegation, Kontrolle und Steuerung der zugehörigen Prozesse an interne Mitarbeiter.

Wie werde ich Data Scientist?

Damit Sie in Zukunft mitreden können oder für den Fall, dass Sie Ihr Wissen vertiefen wollen, habe ich Ihnen einige hilfreiche Links zusammengestellt:

Frank Yukio Nedwed
Sie benötigen einen Data Scientist?
Ob Pilotprojekt oder Day-to-Day Business, wir unterstützen Sie in Ihrem Vorgehen und führen Ihre Projekte zum Erfolg. Sprechen Sie uns doch einfach an und wir erarbeiten gemeinsam das weitere Vorgehen.
Kontaktieren Sie uns einfach via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de Wir würden uns freuen von Ihnen zu hören!

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Data Scientist – Das Hype Thema erklärt. Part 1 https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/data-science-part-1/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/data-science-part-1/#comments Thu, 08 Jun 2017 16:00:10 +0000 https://activate-hr.de/?p=12654 Wenn ich mich bei unseren Kunden als Data Scientist – ein Datenwissenschaftler – vorstelle, dann klingt das ähnlich viel- und nichtssagend wie „Informatiker“, „Computer Scientist“ oder „EDV-Experte“. Dennoch bezeichnet der Harvard Business Review diesen Job als „Sexiest Job of the 21st Century“. Und das auch ohne die Worte maschinelles Lernen oder künstliche Intelligenz vorab in […]

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Wenn ich mich bei unseren Kunden als Data Scientist – ein Datenwissenschaftler – vorstelle, dann klingt das ähnlich viel- und nichtssagend wie „Informatiker“, „Computer Scientist“ oder „EDV-Experte“. Dennoch bezeichnet der Harvard Business Review diesen Job als „Sexiest Job of the 21st Century“. Und das auch ohne die Worte maschinelles Lernen oder künstliche Intelligenz vorab in den Mund genommen zu haben.

Was verbirgt sich hinter Data Science?

Data Science ist ein interdisziplinäres Feld und kombiniert tiefgehende Themen aus der Informatik, Mathematik, Statistik und Informationswissenschaft. Insbesondere relevant sind hierbei die Felder maschinelles Lernen, Datenklassifikation, Cluster Analysen, Data Mining, Datenbanken und Visualisierung.

Wer als Data Scientist arbeitet, braucht also eine spezielle Kombination von Knowhow aus Mathematik und Informatik. Dies ist unter anderem ein Grund, warum echte Data Scientists so selten – und gleichzeitig so gefragt sind.

Wo wird Data Science angewendet?

Data Science ist nicht auf ein einzelnes Anwendungsgebiet beschränkt, sondern wird in den verschiedenen Kontexten eingesetzt. Hier nur einige Beispiele:

Suchmaschinen

Ein Beispiel für angewandte Data Science, die uns jeden Tag begegnet, vereinfacht unser Leben jeden Tag auf fast schon magische Art und Weise und wirkt manchmal fast schon unheimlich. Es geht um Suchmaschinen und ihre Fähigkeit, Millionen von Webseiten in Sekundenbruchteilen abzusuchen und uns genau die Ergebnisse zu liefern, die wir gerade für unsere Arbeit brauchen:

Suchmaschinen

Suchmaschinen leisten Fantastisches!

Digitales Marketing

Für Unternehmen in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken und allgegenwärtig ist auch die Nutzung digitaler Marketingkanäle und die damit verbundenen ausgefeilten Strategien. Die Auffindbarkeit bei Google beispielsweise entscheidet in vielen Branchen über Bestehen oder Scheitern des gesamten Unternehmens.

Suchmaschine mindsquare

Google Suchmaschinenoptimierung

Sprach- und Bilderkennung

Was vor ein paar Jahren noch als Spielerei oder Zukunftsmusik abgetan wurde, ist heute Realität. Wir nutzen vermeintlich intelligente Sprachhilfen wie Siri, Alexa und Co. und vergessen dabei zu leicht, was für ein komplexer Prozess das Erkennen menschlicher Sprache mit all ihren Akzenten und Ausprägungen ist. Jedenfalls so lange, bis wir uns wiederfinden, wie wir auf einem belebten Platz „Neuer Termin“ in unser Smartphone brüllen, dieses aber viel lieber den gesamten Vortrag des in der Nähe befindlichen Reiseführers mitdokumentiert.

Intelligente Spracherkennung

Intelligente Spracherkennung ist heute Realität

Das Notizprogramm OneNote von Microsoft, das für viele fast schon als zweites Gedächtnis dient, verfügt standardmäßig bereits über die Funktion, Texte in Bildern zu erkennen, und diese herauszukopieren. Dies wird als OCR – optical character recognition- bezeichnet und besitzt bereits heute eine faszinierende Akkuratesse.

Wollen Sie mehr zu meinen wissenschaftlichen Beiträgen auf dem Gebiet der Bildverarbeitung erfahren, finden Sie Veröffentlichungen unter meinem Google Scholar Profil.

Logstistikplanung und Supply Chain Management

In Zeiten von next-day-delivery und Co. sind Unternehmen zunehmend gezwungen, auf intelligente Lösungen umzusteigen, um den anfallenden Datenbergen überhaupt nur ansatzweise Herr zu werden. Während dies am einen Ende des Spektrums absolut notwendig wird, um überhaupt effiziente Prozesse zu ermöglichen, liegen auf der anderen Seite auch enorme Potentiale für Optimierungen jeglicher Art in Bezug auf Zeit, Ressourcen und sogar der Auswahl von Drittanbietern.

Ein Extrembeispiel für derartige Datenmengen ist der Teilchenbeschleuniger CERN. Bei einem Testlauf fallen hier alleine für den Detektor CMS so viele Daten an, wie eine Digitalkamera mit 70 Megapixeln, die pro Sekunde 40 Millionen Bilder schießt, erzeugen würde!

Klingt utopisch? Doch stellen Sie sich kurz vor, wie viele Maschinen in einem einzigen Produktionswerk eines Automobilteilezulieferers im Einsatz sind und wie viele Daten jede einzelne Maschine erzeugt und verarbeitet. Und damit sind wir schnell bei einem weiteren Hype-Thema:

Predictive Maintenance

Ausfälle und Fehler erkennen und verhindern, bevor sie entstehen. Wartungen nicht so einplanen müssen, wie sie anfallen, sondern nach individuellen Kriterien für jede einzelne Maschine aufgrund von Echtzeit-Daten festlegen. Was für viele Unternehmen noch wie ein Traum klingt, der zu schön klingt, um wahr zu sein, entstehen derzeit immer mehr Pilotprojekte, wie z.B. das SAP IoT bei TrenItalia oder die neuen Lösungen von IBM, die genau das Wirklichkeit werden lassen wollen.

Fest steht, wer diese Innovationen verpasst, dem droht nicht nur ein dauerhafter Wettbewerbsnachteil. Vielmehr verlieren Unternehmen, die zu konservativ an ihren alten festgefahrenen Strukturen festhalten und sich gegen diese Innovationen dauerhaft wehren, jegliche Wettbewerbsfähigkeit in einer Zukunft, die zunehmend von disruptiven Entwicklungen am Markt beherrscht wird.

Frank_Yukio_Nedwed
Noch nicht genug? Lesen Sie weiter!
Erfahren Sie in meinem nächsten Beitrag, was genau ein Data Scientist tut, was ihn ausmacht und welche Anforderungen er erfüllen sollte, um auch Ihrem Unternehmen Nutzen zu bringen.
Außerdem stelle ich Ihnen vor, wie sie selbst fit genug werden, um in Sachen Data Science mitreden zu können.
Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre individuelle Ausgangslage und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen mögliche Lösungsansätze. Kontaktieren Sie uns einfach via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de Wir würden uns freuen von Ihnen zu hören!

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Warum die Einführung einer digitalen Personalakte oft scheitert – und wie Sie diese Fehler vermeiden https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/einfuehrung-einer-digitalen-personalakte/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/einfuehrung-einer-digitalen-personalakte/#comments Tue, 06 Jun 2017 21:01:49 +0000 https://activate-hr.de/?p=12323 Zur Hauptseite Die Einführung einer digitalen Personalakte kann sehr lohnenswert sein, birgt allerdings auch das Risiko, zeitintensive und teure Fehler zu begehen. Zudem kann sie die spätere Akzeptanz durch die Anwender und die Nutzbarkeit gefährden. Das Konzept der digitalen Personalakte ist einfach – Papierdokumente der Personalakte werden gescannt, kategorisiert und digital zur Verfügung gestellt. Das […]

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Google-AD-250x250_mismo_e-book_logistik-apps_20170418Zur Hauptseite

Die Einführung einer digitalen Personalakte kann sehr lohnenswert sein, birgt allerdings auch das Risiko, zeitintensive und teure Fehler zu begehen. Zudem kann sie die spätere Akzeptanz durch die Anwender und die Nutzbarkeit gefährden. Das Konzept der digitalen Personalakte ist einfach – Papierdokumente der Personalakte werden gescannt, kategorisiert und digital zur Verfügung gestellt. Das spart Platz in Aktenschränken, erleichtert den Zugriff und senkt Kosten.

Was einfach und verlockend klingt, braucht  – um erfolgreich zu sein – Wissen im Bereich von Personalprozessen, Dokumentenmanagement, IT-Systemen, Datenschutz und Projektmanagement. Denn bei der Einführung einer digitalen Personalakte, die hochsensible personenbezogene Daten umfasst, ist Vorsicht geboten. Vor allem wenn die gesetzlichen Anforderungen und technischen Feinheiten unterschätzt werden, kann das Projekt schnell aus dem Ruder laufen.

Das Prinzip ist einfach und die Vorteile vielversprechend - Die Einführung aber nicht zu unterschätzen

Das Prinzip ist einfach und die Vorteile vielversprechend – Die Einführung der digitalen Personalakte aber nicht zu unterschätzen

Vom Straßenverkehr für das HR Management lernen

Stellen Sie sich vor, Sie haben die letzten Wochen und Monate damit verbracht, sich einen Neuwagen auszusuchen. Sie haben genau auf das Aussehen geachtet, darauf wie es auf Sie und andere wirken wird.

Sie haben die technischen Helfer genau nach Ihren Vorstellungen konfiguriert, damit Sie sich in Zukunft keinerlei Gedanken um diese Kleinigkeiten machen müssen und das Auto Ihnen hilft, wo es nur kann. Sie haben sichergestellt, dass genügend Platz für die Mitfahrer vorhanden ist, dass die Sitze bequem sind und natürlich auch, dass Ihr Neuwagen die richtige Motorleistung mit sich bringt.

Und dann steht er da vor Ihnen, Ihr neuer Wagen. Sie setzen sich am ersten Morgen hinein, hören das Schnurren des Motors, riechen den Duft der neuen Sitze und umfassen das Lenkrad. Sie beginnen voller Vorfreude die Fahrt in Richtung Arbeit.

Aber kaum sind Sie richtig losgefahren, schon stecken Sie in einem langen Stau. Vor Ihnen geht nichts und hinter Ihnen auch nichts. Es scheint eher als würden die Wagen parken, als dass es sich hier um zähfließenden Verkehr handelt. Auf einmal macht der neue Wagen doch nicht mehr so viel Spaß, jetzt da Sie ihn gar nicht richtig nutzen können. „Warum habe ich gutes Geld bezahlt und jetzt bringt es mir herzlich wenig?“, fragen Sie sich. Wie sich herausstellt, ist der Grund für diesen Stau eine Baustelle mit Fahrbahnverengung und Tempobegrenzung. Das nette Schild am Straßenrand weist Sie darauf hin, dass diese Baustelle und damit der Stau Ihnen auch noch eine gute Weile erhalten bleiben wird. Na toll.

Dass es sich in diesem Beispiel bei dem Neuwagen um Ihre digitale Personalakte handelt ist offensichtlich. Nur warum der Stau und die Baustelle?

Die Baustellen der digitalen Personalakte

Vorab: Natürlich ist es sinnvoll,  dass Fahrzeuge aus Sicherheitsgründen langsamer durch Baustellen fahren. Diese Regelungen setzt die Polizei nicht willkürlich durch, sondern aus gutem Grund und auf gesetzlicher Grundlage.

Im Falle der Einführung einer digitalen Personalakte kann es viele Gründe geben, warum nach falscher Planung auf einmal einiges nicht mehr so läuft wie gewünscht. Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist eine dieser großen symbolischen Baustellen.

Sie könnten zum Beispiel den Betriebsrat nicht frühzeitig genug eingeschaltet haben und somit sein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung einer digitalen Personalakte zur Überwachung von Verhalten und Leistung von Mitarbeitern gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ignoriert haben. Weil Sie das nicht getan haben, stecken Sie nun im Stau und dürfen langsam fahren oder vielleicht nur einen Teil der bezahlten und umgesetzten Funktionen auch wirklich nutzen. Manchmal können Sie sich sogar glücklich schätzen, dass es im Staugetümmel keinen Unfall mit Vollsperrung gab und das Projekt komplett eingestellt wird.

Was hätten Sie also tun können, um den Stau und damit diese ärgerliche Situation zu vermeiden?

Die Baustelle selbst werden Sie in keinem Fall verlegen können. Aber Sie können den Stau vermeiden, indem Sie beispielsweise etwas früher oder später losfahren oder eine andere Route nehmen. Um den Betriebsrat frühzeitig einzubinden, zu einem Mitglied Ihres Projektteams zu machen und eine Betriebsvereinbarung auszuarbeiten, hätten Sie nur ein wenig mehr Zeit investieren müssen. Dafür wäre danach die Bahn frei gewesen.

Nach dem gleichen Prinzip gibt es weitere häufige Gelegenheiten für Stau, die Ihnen viel Ärger verursachen können, wenn Sie vorher nicht damit geplant haben.

Nutzen Sie etablierte Vorgehensweisen bei der Einführung Ihrer digitalen Personalakte

Nutzen Sie etablierte Vorgehensweisen bei der Einführung Ihrer digitalen Personalakte, um bekannte Fehler zu vermeiden

5 typische Fehler bei der Einführung einer digitalen Personalakte

1. Sie pflegen alle Dokumente in der digitalen Personalakte und verzichten vollständig auf Papier

Es ist sehr löblich sich als Unternehmen der Digitalisierung anzunehmen und daher vollständig auf Papierdokumente in der Personalakte zu verzichten. Nur leider spielt der Gesetzgeber hier nicht mit und Arbeitgeber sind verpflichtet wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge, Urkunden und Darlehensverträge in jedem Fall in Papierform aufzubewahren. Diese Dokumente werden häufig in einer „Mini-Personalakte“ je Mitarbeiter oder einer Sammelakte geführt und zusätzlich digitalisiert. Ein vollständiger Verzicht auf Papier ist also nicht möglich und vor allem auch gegenwärtig rechtlich nicht vertretbar.

Ebenso ist es nicht erlaubt die digitale Personalakte um beliebige andere Dokumente zu erweitern, wie beispielsweise psychologische oder graphologische Gutachten zu einem Mitarbeiter.

2. Sie möchten die Dokumente intern digitalisieren

Da die Digitalisierung der Altbestände an Dokumenten mit gewissen Kosten verbunden ist, stellen sich viele Unternehmen die Frage, ob die Digitalisierung am besten intern oder doch in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister erfolgen soll.

Ob eine Digitalisierung im eigenen Hause möglich und sinnvoll ist, gilt es genau zu prüfen. So können die zu scannenden Dokumente aus Datenschutzgründen nicht einfach der hausinternen Poststelle überlassen werden. Als Alternative kann die Personalabteilung mit der Digitalisierung der Dokumente betreut werden. Allerdings sind nicht in allen Fällen leistungsstarke Scangeräte vorhanden. Zudem ist die Personalabteilung häufig durch das Tagesgeschäft zeitlich zu sehr eingespannt, um zusätzlich das Scannen der Dokumente vorzunehmen.

Wenn die Personalabteilung die Digitalisierung dennoch leisten kann und möchte, stellt sich die Frage, ob ausreichend Know-how zur Digitalisierung vorhanden ist. Reicht Ihnen beim Scannen eine Auflösung von 200 dpi oder benötigen Sie für eine Volltextsuche doch besser 300 dpi? Die Antworten auf Fragen wie diese sollten Sie oder eine Person Ihres Vertrauens kennen, wenn Sie sich für die interne Digitalisierung entscheiden. Auch wenn es Fälle gibt, in denen eine interne Digitalisierung die beste Lösung für ein Unternehmen ist, so entscheidet sich die Mehrzahl von Unternehmen aus gutem Grund für die Zusammenarbeit mit einem Digitalisierungsdienstleister.

3. Sie entscheiden sich für ein schlankes Berechtigungskonzept

Die Führung einer digitalen Personalakte unterliegt dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Da hochsensible personenbezogene Daten involviert sind, ist in jedem Fall ein Zugriff unberechtigter Personen auszuschließen. Eine Rollen- und Berechtigungsmatrix kann hier helfen klare Regeln für den Zugriff aller Beteiligten zu definieren. Leider fällt die Rollen- und Berechtigungsmatrix zu knapp aus und berücksichtigt nicht alle Akteure und möglichen Aktionen. So kann es oft sinnvoll sein, explizit Berechtigungen für das Schwärzen von Akten zu vergeben oder Zugriffsrechte für die Geschäftsführung und Justiziare/ Rechtsberater festzulegen.

4. Sie wählen den Software Anbieter auf Basis der enthaltenen Funktionen

Die funktionalen Anforderungen an eine Software für die digitale Personalakte stehen häufig im Fokus bei der Auswahl des Anbieters. Häufig vergessen wird allerdings, dass sich die Anforderungen an Personalprozesse und Systemschnittstellen in Zukunft ändern können. Wurde bei der Wahl nicht berücksichtigt, dass die Lösung auch in Zukunft gut erweiterbar sein muss, kann es hier eine böse Überraschung mit teuren Anpassungen geben. Auch sollte die Entscheidung zwischen Cloud und on-premise Software nicht leichtfertig mit Hinblick auf die Funktionalitäten getroffen werden, sondern mit den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens im Einklang sein und dazu z.B. die Standorte des vom Software Anbieters genutzten Rechenzentren berücksichtigen.

5. Sie unterschätzen das notwendige Projektmanagement

In einem beispielhaften Unternehmen mit 1000 Mitarbeiter kann das IT-System für die digitale Personalakte je nach Wahl des Software Anbieters schon in 7 Tagen angepasst werden. Das Scannen der Dokumente kann in 4 Wochen erledigt werden.

Allerdings wäre es ein großer Irrtum basierend auf diesen Zahlen davon auszugehen, dass ein gesamtes Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte inklusive Puffern in z.B. 6 Wochen umsetzbar wäre.

Eine gut strukturierte und ausführliche Analysephase ist das Fundament einer erfolgreichen Einführung einer digitalen Personalakte. Hier vermeintlich gesparte Zeit, dürfen Sie in den meisten Fällen am Ende des Projektes wieder dranhängen. Auch nach Konzipierung der Akte, Auswahl des Digitalisierungsdienstleisters und Softwareanbieters sind Sie noch nicht fertig. Investieren Sie die Zeit um Schulungen für Administratoren, Sachbearbeiter und Mitarbeiter einzuplanen. Wie viele andere IT-Lösungen steht und fällt auch die digitale Personalakte mit der Akzeptanz durch die Anwender.

Im Gesamtkontext ist das Projektmanagement einer Einführung einer digitalen Personalakte anspruchsvoll, da die Interessen der Beteiligten Parteien wie z.B. Betriebsrat, Personalabteilung und IT-Abteilung stark auseinander gehen können. Hier gilt es für den Projektleiter durch Kenntnisse von gesetzlichen Anforderungen, praktischer Nutzbarkeit und Wirtschaftlichkeit einen gemeinsame Lösung zu finden. Des Weiteren bietet sich die Chance die verschiedenen Projektaufgaben durch gute Planung zeitlich parallel durchführen, sodass die Gesamtdauer des Projektes reduziert werden kann.

Fazit

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist nicht so simpel, wie sie auf dem Papier erscheinen mag, und kann bei falscher Planung ein wirtschaftliches Desaster werden. Gleichzeitig ist es aber auch kein Hexenwerk, wenn Sie das nötige Wissen mitbringen, um die bekannten Klippen zu umschiffen.

Ein erster Schritt zur Aneignung des benötigten Know-hows ist der untenstehende Leitfaden zur Einführung einer digitalen Personalakte. Dieser gibt Ihnen einen Überblick über die typischen Projektaufgaben zur Einführung einer digitalen Personalakte und die wichtigsten Entscheidungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen. Mit diesem Wissen können Sie die Komplexität einer Einführung für Ihr Unternehmen abzuschätzen und die nächsten Schritte zur Klärung Ihrer detaillierten offenen Fragen zur strukturierten Einführung einer digitalen Personalakte bestimmen.

E-Book: Die digitale Personalakte

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Roadmap zur Einführung Ihrer digitalen Personalakte in 5 Phasen https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/roadmap-einfuehrung-digitale-personalakte/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/roadmap-einfuehrung-digitale-personalakte/#comments Tue, 06 Jun 2017 21:00:50 +0000 https://activate-hr.de/?p=12797 Eine strukturierte Methodik bei der Einführung einer digitalen Personalakte (DPA) ist unerlässlich, um bereits im Voraus die wichtigsten Aktivitäten und Meilensteine zu identifizieren. Mit der 5-Phasen-DPA-Einführung möchte ich Ihnen einen klaren Weg aufzeigen. Damit erhalten Sie einen strukturierten Fahrplan zu den wichtigsten Aufgaben: Personalprozesse, technische Infrastruktur, rechtliche Richtlinien und Projektmanagement. Die Praxis hat gezeigt, dass […]

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Google-AD-250x250_mismo_e-book_logistik-apps_20170418Eine strukturierte Methodik bei der Einführung einer digitalen Personalakte (DPA) ist unerlässlich, um bereits im Voraus die wichtigsten Aktivitäten und Meilensteine zu identifizieren. Mit der 5-Phasen-DPA-Einführung möchte ich Ihnen einen klaren Weg aufzeigen. Damit erhalten Sie einen strukturierten Fahrplan zu den wichtigsten Aufgaben: Personalprozesse, technische Infrastruktur, rechtliche Richtlinien und Projektmanagement.

Die Praxis hat gezeigt, dass speziell Projekte zur Einführung einer digitalen Personalakte aufgrund unterschätzter Komplexität länger dauern als geplant und teurer werden als kalkuliert. Um diese Probleme für Sie zu vermeiden, haben wir die wichtigsten Aktivitäten einer jeden Einführung einer digitalen Personalakte in der 5-Phasen-DPA-Einführung zusammengefasst.

Infografik: Roadmap digitale Personalakte

5-Phasen-DPA-Einführung

In 5 Phasen zur Einführung Ihrer digitalen Personalakte

Download: Ausführliche Erläuterungen zur Einführung der digitalen Personalakte

Ausführliche Erläuterungen zu den 5 Phasen der Roadmap
SAP Consultant Thorben Grubert

Fazit

Die 5-Phasen-DPA-Einführung hat sich regelmäßig in unseren Einführungsprojekten zur digitalen Personalakte als Best Practice bewährt. Wenn Sie Rückfragen zur Vorgehensweise haben, kontaktieren Sie uns gerne. Wollen Sie prüfen, ob die digitale Personalakte bzw. die 5-Phasen-DPA-Einführung für Sie das richtige Modell ist? Dann nutzen Sie unseren halbtägigen Workshop, in dem wir Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen und alle Ihre Fragen umfassend klären.

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Was ist eine digitale Personalakte? Welche Vorteile bringt sie Unternehmen? https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/digitale-personalakte/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/digitale-personalakte/#comments Tue, 06 Jun 2017 18:00:53 +0000 https://activate-hr.de/?p=12493 Jedes Unternehmen hat eine Personalverwaltung und jedes Unternehmen muss Mitarbeiterdaten aus Rechtsgründen aufbewahren. Doch nur die wenigsten nutzen die Möglichkeiten, die digitale Personalakten in ihr SAP-System zu integrieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine digitale Personalakte auszeichnet, welche Vorteile Sie bietet und wie der Weg zur Einführung aussehen kann.  Inhalt Was ist eine digitale […]

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Jedes Unternehmen hat eine Personalverwaltung und jedes Unternehmen muss Mitarbeiterdaten aus Rechtsgründen aufbewahren. Doch nur die wenigsten nutzen die Möglichkeiten, die digitale Personalakten in ihr SAP-System zu integrieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine digitale Personalakte auszeichnet, welche Vorteile Sie bietet und wie der Weg zur Einführung aussehen kann.

 Inhalt

 
Oder lesen Sie die Zusammenfassung in unserem E-Book zum Download. Falls Sie schon konkrete Vorstellungen haben, so ist vielleicht unser Workshopangebot für Sie von Interesse.

Was ist eine digitale Personalakte (DPA)?

„Eine Akte ist per Definition immer eine Sammlung von Aufzeichnungen, die aufgrund eines gemeinsamen Merkmals zusammengefügt sind und in irgendeiner Form aufbewahrt werden.“
– D.h. ein Stapel Papiere eines Mitarbeiters ist zunächst einmal genauso eine Personalakte wie ein digitales Mitarbeiterprofil.

Im Falle einer Personalakte ist das gemeinsame Element eine Person des Unternehmens und die Aufzeichnungen sind die mit ihm verbundenen Personaldaten.
Es gibt kein Gesetz und keine Rechtsprechung, die verbindlich definieren, was eine digitale Personalakte ist oder Unternehmen zu deren Führung verpflichtet. Also gibt es auch keine verbindlichen Vorgaben zu Inhalt, Aufbau, Zugriff oder Aufbewahrung und der Arbeitgeber hat hierbei volle Entscheidungsfreiheit.

Doch Achtung: Die gespeicherten Daten obliegen sehr wohl einer umfangreichen Rechtsprechung, was deren Einsicht, Aufbewahrung und Erfassung betrifft!

Ein Arbeitgeber ist per se auch nicht gezwungen eine Personalakte zu führen. Doch alleine die Dokumentationspflicht zum Arbeitsverhältnis zwingt ihn dazu, arbeitsrechtliche und sozialversicherungstechnische Vorgaben einzuhalten. Und dazu zählt auch die Aufbewahrung gewisser personenbezogenen Daten.

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Sie haben sich schon informiert und benötigen nun eine gute Übersicht? Oder Sie suchen eine Zusammenstellung aller relevanten Details? Dann empfehle ich Ihnen unser praktisches E-Book zum Download. Darin erhalten Sie einen guten Einblick in die Welt der Datendigitalisierung mit Personalakten. Oder sprechen Sie uns doch einfach direkt an! Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre individuelle Ausgangslage und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen mögliche Lösungsansätze, z.B. in unserem Workshopangebot.
Kontaktieren Sie uns einfach via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de Wir würden uns freuen von Ihnen zu hören!

Inhalte und Arten einer digitalen Personalakte

Neben den personenbezogenen Daten stellen Urkunden und Vorgänge, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen, relevante Inhalte dar, die in einer Personalakte abgelegt werden. Grundsätzlich lassen sich zwei Ausprägungen unterscheiden:

Einfache vs. qualifizierte Personalakte

In einer einfachen Personalakte werden die Daten aufbewahrt, die aufgrund der Nachweispflicht archiviert werden müssen, z.B. im Kontext des Sozialversicherungs- oder Steuerrechts. Werden zusätzlich noch personalzeitwirtschaftliche Daten gespeichert, so handelt es sich um eine qualifizierte Personalakte.

Welche Inhalte werden in welcher Form der Personalakte aufbewahrt?

Digitale Personalakte Vergleich

Welche Funktionen bietet eine digitale Personalakte?

Die Funktionen einer digitalen Personalakte können je nach Anbieter stark variieren und sollten auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden. Zu den am häufigsten eingesetzten Features zählen neben den Standards, wie Stammdatenverwaltung, Import-Funktionen und die Verwaltung von Zugriffsrechten, auch weitergehende Funktionen:

  • Feste Definition von Änderungsprozessen
  • Vorterminierung von Änderungen
  • Automatisierte Texterkennung (OCR – optical character recognition)
  • Massenänderungen
  • Auswertungen und Analysen

Der Status quo im SAP und die Zukunft der Personalakte

Wie Sie gesehen haben, besitzt jedes Unternehmen zumindest eine Art der Personalakte. Eine typische Unternehmenssituation ist die Koexistenz zweier Systeme:

  1. Personalstammdaten in einem Personalinformationssystem (z.B. SAP)
  2. Physische Daten und Unterlagen

Der Trend ist klar erkennbar: Alles was digitalisiert werden kann, soll auch digitalisiert werden. Papierdokumente sollen vermieden werden und durch elektronische Dokumente ersetzt werden, weil diese zahlreiche Vorteile bieten.

PA10 SAP digitale Personalakte

Die SAP-TA PA10; wirklich eine digitale Personalakte?

Die Personalakte im SAP Standard

Die Personaladministration ist eine der wesentlichen Kernelemente der Personalwirtschaft und die Verwendung der Personalwirtschaft in SAP führt auch zwangsweise zum Vorliegen einer digitalen Personalakte, da Personalinformationen gesammelt werden. Eine eigene Komponente „Personalakte“ gibt es in SAP jedoch nicht. Hier gibt es allerdings eine Funktion, die als Personalakte bezeichnet wird und mit der Transaktion PA10 aufgerufen werden kann.
Diese zeigt alle im System gespeicherten, mit einem Mitarbeiter verknüpften Daten. Hierbei bedient sich die Transaktion der allseits bekannten Infotypen. Die Zuordnung zu einem Mitarbeiter erfolgt wie gewohnt über dessen Personalnummer. Dies sind beispielsweise Daten zur Person selbst, Bezüge, An-/Abwesenheitskontingente, Arbeitszeiten, Kontodaten etc.

Rein technisch ließe sich dies wohl als digitale Personalakte bezeichnen; doch die gebotenen Funktionalitäten beschränken sich auf das Durchblättern der verschiedenen Datensätze. Administration der Datensätze, Zuordnung der Dokumente, Suchen – diese Funktionen fehlen hier. Dies ist einer der Gründe, warum Unternehmen gründlich abwägen, ob ihnen diese Funktionalität ausreicht, oder ob sie auf Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen.

Nachteile der klassischen Aktenführung

Ein Beispiel für einen einfachen Prozess, der mit physischen Akten schnell zur Qual wird:

Ein Mitarbeiter wechselt den Standort innerhalb eines Unternehmens und den Personalsachbearbeiter.

Die physischen Akten müssen zuerst quer über den Globus verschickt werden und landen erst nach einiger Zeit beim richtigen Bearbeiter. Dieser lässt diese offen auf ihrem Schreibtisch liegen, da er die relevanten Informationen nicht rechtzeitig vor der Mittagspause finden konnte. Die notwendigen Informationen sind über vier Dokumente verstreut und da die entsprechenden Formulare an diesem Standort ganz anders aussehen, findet sich die Sachbearbeiterin kaum zurecht.

Die Zugriffskontrolle beschränkt sich mittlerweile auf alle Personen, die einen Schlüssel zu diesem Büro haben.

Der Betriebsrat, der dringend Einsicht in die Akten benötigt, findet sich also vor einer verschlossenen Tür wieder, nachdem er bereits stundenlang telefoniert hat, um den aktuellen Aufbewahrungsort der Akten ausfindig zu machen.

In der Hektik danach landet die handschriftliche Kopie der Sozialversicherungsnummer irgendwo im Postfach und der Kaffee der Kollegin auf den Unterlagen.

Das Chaos ist perfekt.

Klingt wie ein Extremfall? Doch überschlagen Sie einfach mal im Kopf, wie viele personaladministrativen Prozesse pro Mitarbeiter im Jahr durchschnittlich stattfinden, und wieviel Arbeitszeit Ihre Sachbearbeiter mit zumindest einem Teil der obigen Tätigkeiten verbringen.

Der Einführungsprozess im Überblick

Eine digitale Personalakte einzuführen bedeutet nicht nur eine geeignete Software auszuwählen und diese zu installieren, auch wenn diese Auswahl zu treffen allein schon eine hochkomplexe Angelegenheit darstellt. Mit dem Einführungsprozess verknüpft sind noch viele andere Notwendigkeiten. So muss z.B. ein internes Server-System eingerichtet oder ein externes beauftragt werden. Außerdem muss die Digitalisierung bestehender Dokumente erfolgen und darüber hinaus eine Indizierung und Qualitätskontrolle vorgenommen werden.

Die Daten einer digitalen Personalakte verteilen sich meist auf drei Systeme:

  • Das Personalwirtschaftssystem (bspw. SAP HCM)
  • Archivsystem (Scans von Papierdokumenten, andere Medien)
  • Dokumenten-Management-System (Registerstruktur, Zugriffsrechte und Bearbeitungsregeln)

Die fehlerfreie Anbindung und Kommunikation dieser Systeme muss jederzeit sichergestellt sein.

All dies muss geschehen unter der Prämisse, dass rechtliche Vorgaben eingehalten und Betriebsvereinbarungen respektiert werden.

Es ist also keineswegs überraschend, dass die meisten Unternehmen den komplexen Einführungsprozess einer digitalen Personalakte an einen externen Dienstleister mit Erfahrung abgeben. Doch es hilft, selbst über ein Grundverständnis der admininistrativen und technologischen Zusammenhänge zu verfügen, um mit einem externen Dienstleister auf Augenhöhe zu kommunizieren.

 

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Digitale Personalakten: Recht konkret! https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/digitale-personalakte-recht/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/digitale-personalakte-recht/#comments Tue, 06 Jun 2017 18:00:47 +0000 https://activate-hr.de/?p=12650 Die Vorteile der digitalen Personalakte haben Sie bereits überzeugt, Sie haben sich über den Einführungsprozess informiert und sind vorbereitet auf etwaige Hindernisse. Doch ein Thema bereitet Ihnen weiterhin Kopfzerbrechen und ein mulmiges Gefühl: das deutsche Recht. In Bezug auf digitale Personalakten kann es schnell zum Verhängnis werden. Wir sorgen für Klarheit und beantworten die meistgestellten […]

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Die Vorteile der digitalen Personalakte haben Sie bereits überzeugt, Sie haben sich über den Einführungsprozess informiert und sind vorbereitet auf etwaige Hindernisse. Doch ein Thema bereitet Ihnen weiterhin Kopfzerbrechen und ein mulmiges Gefühl: das deutsche Recht. In Bezug auf digitale Personalakten kann es schnell zum Verhängnis werden. Wir sorgen für Klarheit und beantworten die meistgestellten Fragen unserer Kunden in diesem Beitrag.

In Vorbereitung auf diesen Artikel empfehlen wir Ihnen die folgenden Beiträge über die digitale Personalakte zu lesen:

Oder lesen Sie die Zusammenfassung in unserem E-Book zum Download. Falls Sie schon konkrete Vorstellungen haben, so ist vielleicht unser Workshopangebot für Sie von Interesse.

Recht des Mitarbeiters auf Löschung

„Haben Mitarbeiter jederzeit das Recht, Inhalte aus Ihrer digitalen Personalakte löschen zu lassen? Das würde mehr Aufwand für uns bedeuten als Nutzen; unsere Mitarbeiter sind da sehr vorsichtig!“

Zunächst einmal kann ich Sie hier beruhigen, grundsätzlich haben Mitarbeiter keinen Anspruch auf die Löschung ihrer gespeicherten Daten. Aber wieso hören Sie trotzdem so oft davon, dass in anderen Unternehmen Diskussionen um dieses Thema immer weiter eskaliert sind? Der Grund hierfür liegt nahezu immer in einer nicht sachgemäß geführten Personalakte. Wie Sie in unserem Einführungsbeitrag bereits lesen können, gibt es rechtliche Einschränkungen, was den Inhalt betrifft. Konkret bedeutet dies:

  • Speichern Sie zusätzlich Daten, die keinen Bezug zum Beruflichen haben oder in die Persönlichkeitsrechte eingreifen, dann entsteht aus §1004 Bürgerliches Gesetzbuch ein sog. Beseitigungsanspruch.
  • Führen Sie eine sachgemäße Personalakte, so sind Sie jederzeit auf der sicheren Seite.

Stellen Sie eine sachgemäße Führung der Personalakte auf jeden Fall von Beginn an sicher, um sich diesen erheblichen Zusatzaufwand nach Ende der Einführung zu ersparen.

Miteinbeziehung des Betriebs- und Personalrats

„Sind wir gezwungen den Betriebsrat mitbestimmen zu lassen bei einer Einführung?“

Ob der Personal- und/oder Betriebsrat ein grundsätzliches Mitbestimmungsrecht hat, wenn es um die Einführung einer digitalen Personalakte geht, ist derzeit noch Teil einer kontroversen Diskussion und noch nicht geklärt. Wieso? Eine digitale Personalakte ist per se nicht dazu ausgelegt, Mitarbeiter zu überwachen in Bezug auf ihre Leistung oder ihr Verhalten. Jedoch ergeben sich durch die umfangreiche Protokollierung, die die mit der digitalen Personalakte verbundenen Systeme mitbringt, Möglichkeiten zu einer umfassenden Auswertung. Diese Auswertung kann schnell als Leistungsüberwachung interpretiert werden, insbesondere wenn diese Aussagen über einzelne Arbeitnehmer ermöglicht.

Das Betriebsverfassungsgesetz soll Gefahren einer solchen Überwachung unterbinden. Somit ist eine Mitbestimmung einer Arbeitnehmervertretung sowohl für die Art der erfassten Daten, als auch für die Einsichtnahme durch die die Mitarbeiter ratsam.

Hier geben wir eine klare Empfehlung ab. In unserer Erfahrung und der unserer Kunden hat sich klar gezeigt: Je früher Arbeitnehmervertretungen, wie der Betriebsrat, in diese Prozesse eingebunden werden, desto besser. Der anfängliche Aufwand steht in keinem Verhältnis zu den Kosten, die entstehen wenn es aufgrund mangelnder Verständigung zu Konflikten innerhalb des Unternehmens kommt. Kann hier keine Einigung erzielt werden, so landen solche Probleme schnell vor einer Einigungsstelle, die allein meistens schon zwischen 8.000€ und 12.000€ kostet, von den damit verbundenen eingesetzten Personalkapazitäten ganz zu schweigen.

Setzen Sie also besser direkt auf erfahrene Berater, die bereits erfolgreich Betriebsräte und ähnliche Gremien in diesem Prozess eingebunden haben.

Was passiert mit den alten Akten?

„Können alle alten physischen Akten einfach so vernichtet werden? Wir benötigen den Platz!“

Unter den zahlreichen Möglichkeiten, die die Digitalisierung der Personalakten bringt, liegt die Einsparung von Lagerkosten und das Freiwerden von Büroplatz. Doch aufgepasst, hier gilt es eine Unterscheidung zu beachten: Kommt es zu einem gerichtlichen Verfahren, bei dem ein Urkundenbeweis, bspw. der Niederlegung des Arbeitsvertrages oder einer Kündigung, erbracht werden muss, so besitzen lediglich die Originaldokumente Gültigkeit.

Wir raten an, vor der Digitalisierung eine grundlegende Kategorisierung der Dokumente in Urkunden und Nicht-Urkunden vorzunehmen. Bei den Urkunden kann dann eine Risikoanalyse helfen, das richtige Kosten-Nutzen-Verhältnis zu finden.

Datenschutz und Datensicherheit

„Wie läuft das mit der Verschlüsselung? Muss das sein?“

Hierbei sind zunächst zwei Aspekte zu unterscheiden: technischer und organisatorischer Datenschutz.

  • Technisch: Die Daten sind vor unbefugtem Zugriff (z.B. durch Hacks) geschützt durch eine geeignete Verschlüsselung
  • Organisatorisch: Die Daten sind vor unbefugtem Zugriff innerhalb des Unternehmens (z.B. Leaks) geschützt.

Grundsätzlich gilt: Wenn die Daten vorher durch Zugriffskontrollen (organisatorisch) und gesicherte Archive (technisch) geschützt wurden, müssen diese durch eine angemessene Verschlüsselung nach der Digitalisierung weiterhin gesichert werden. Dies lässt sich auch auf andere Prozesse übertragen, hierzu ein konkretes Beispiel:
Falls eine Akte vorher als geschlossenes Kuvert versandt wurde, so darf diese im Anschluss an die Digitalisierung auch nur als verschlüsselter Anhang versendet werden.

Genauso wie es zuvor aufgabenbezogene Einsichts- und Verwaltungsrechte gab, so müssen nun dementsprechende Berechtigungskonzepte digital abgebildet werden. Da manche Unterlagen, beispielsweise Krankheitsdiagnosen, besonders sensibel sind, jedoch keine Bestimmung für eine Komplettverschlüsselung existiert, lohnt es sich hier nahezu immer eine gut durchdachte Differenzierung der Zugriffsrechte und Verschlüsselungen zu schaffen.

Da dieses spezifische KnowHow in Unternehmen selten in ausreichender Kapazität intern zur Verfügung steht, sind auch hier zertifizierte und vertrauenswürdige Berater unabdingbar.

 

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Digitale Personalakten: Chancen und Risiken Part 1 – Aus IT-Sicht https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/digitale-personalakten-chancen-und-risiken_it/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/digitale-personalakten-chancen-und-risiken_it/#comments Tue, 06 Jun 2017 18:00:09 +0000 https://activate-hr.de/?p=12543 Die Einführung einer digitalen Personalakte wird für viele Unternehmen ab einer gewissen Größe zur absoluten Notwendigkeit. Andere profitieren in großem Maße von den gebotenen Funktionalitäten und Kosteneinsparungen. Im Folgenden stellen wir einige der Chancen dar, die die Einführung einer digitalen Personalakte bietet, betrachten aber auch einige der Probleme, die eine solche Einführung mit sich bringen […]

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Die Einführung einer digitalen Personalakte wird für viele Unternehmen ab einer gewissen Größe zur absoluten Notwendigkeit. Andere profitieren in großem Maße von den gebotenen Funktionalitäten und Kosteneinsparungen. Im Folgenden stellen wir einige der Chancen dar, die die Einführung einer digitalen Personalakte bietet, betrachten aber auch einige der Probleme, die eine solche Einführung mit sich bringen kann.

Sind Sie bereits einen Schritt weiter und interessieren sich für die Details und Informationen zur Einführung? In unserem E-Book zum Download finden Sie genau was Sie suchen! Außerdem finden Sie hier unser Workshopangebot, wenn Sie direkt in die digitale Welt durchstarten wollen.

 

Teil 1 – Vorteile guter und passender Lösungen aus Sicht der IT

Dass die Einführung einer digitalen Personalakte viele Vorteile bieten kann, ist den meisten IT-Abteilungen und Unternehmen klar. Doch wie sehen diese Vorteile genau aus? Viele Anbieter werben mit verschiedenen Funktionen und Technologien, so dass beim Suchen leicht der Überblick über die verschiedenen Lösungen verloren geht. Wir haben die Informationen der großen Anbieter für Sie gesammelt und nach den folgenden Aspekten strukturiert, damit Sie sich abhängig von dem in Ihrem Unternehmen identifizierten Engpass eine schnelle Übersicht verschaffen können. Hierbei beschränken wir uns dieses mal auf die speziell für IT-Abteilungen relevanten Aspekte. Für eine Nutzen-Analyse auf Personalsicht, lesen Sie in Teil 2 unseres Beitrags weiter.

digitale personalakte Vorteile

Unserer Erfahrung nach kann eine digitale Personalakte viele Aspekte Ihres Unternehmens bereichern.

Datenqualität

Eine der Hauptursachen, warum Unternehmen schmerzhaft feststellen, dass sie dringend eine Digitalisierung ihrer Akten benötigen, ist unzureichende Datenqualität der aktuellen Bestände. Vor allem bei historisch gewachsenen Unternehmen ist dies ein oft ignoriertes aber beständiges Problem. Mit digitalen Personalakten ist die Sicherstellung der Datenqualität aber durch die damit verbundenen Prozesse und Systeme nahezu vorgegeben.

  • Sie können sicher sein, dass die abgerufenen Daten jederzeit dem aktuellsten Stand entsprechen
  • Validitätsprüfungen können automatisiert ablaufen und eingeplant werden; somit ist garantiert, dass die Daten vollständig und in der gewünschten Granularität vorliegen
  • Definieren Sie klare Zuständigkeiten und Anlaufstellen für Datenbeschaffung und -änderung
  • Die Klarheit über den Aktenbestand ist zu jedem Zeitpunkt gewährleistet: Sie erkennen unzureichende Aktenpflege, fehlenden Daten. Dies ist insbesondere bei der Vollständigkeit von Pflichtdokumenten entscheidend.
  • Vermeidung von Redundanz: Es wird ein „Single Point of Truth“ geschaffen
  • Sicherstellen von Compliance und festgelegten Prozessabläufen
  • Revisionssicherheit: Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar und protokolliert
  • Bestehende Prozesse können auf vielfältige Art und Weise optimiert werden; des Weiteren wird die Transparenz der Prozessabläufe gewährleistet
  • Workflow-gesteuertes Löschen und Verschieben von Dokumenten
  • Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktion
  • Strukturierte Ablage der Dokumente
  • Automatische Prozesse und Überwachung der Prozessstatus möglich

Durch eine digitale Personalakte wird intelligentes Information Lifecycle Management erst möglich!

Datenschutz (Privacy) und Datensicherheit (Security)

Datenschutz und -sicherheit sind heutzutage in aller Munde. Doch was bedeutet das konkret für die digitale Personalakte?

  • Individuelle Zugriffskontrolle, z.B. nach Nutzergruppe möglich
  • Bei SAP-basierten Lösungen: Gesicherte Zugriffsrechte mittels SAP-Rollenkonzept
  • Durch Cloud und Backup-Systeme sind die Daten geschützt vor Verlust, Zerstörung und Entwendung
  • Zeitlich befristete Zugriffe und Teilzugriffe möglich, falls nur gewisse Bestandteile eines Dokuments vor Zugriff geschützt werden müssen

In diesem Themengebiet gilt es jedoch auch einiges zu beachten. Lesen Sie hierzu mehr in unseren Caveats am Ende von Teil 2 oder für den Fall, dass Sie sich speziell für die rechtlichen Aspekte interessieren, in unserem Beitrag zu den rechtlichen Bedingungen rund um DPAs.

Integration

Bei einer Anbindung direkt an ein bestehendes SAP System eröffnen sich weiterhin viele Möglichkeiten:

  • Interaktion zwischen Workflows und Akten möglich
  • Zustellung von Daten per Workflow und Mail
  • Terminüberwachungen und Statuskontrolle von Akten
  • Verknüpfung von Aufgaben
  • Lässt sich vollständig mit dem bestehenden HCM Datenbestand integrieren und ist dadurch stets aktuell. Bei einer passenden Lösung sind hier keinerlei Datensynchronisierungen oder sogar -replikationen notwendig.

Auch andere Systeme lassen sich bei einer passenden Lösung leicht angliedern. So zum Beispiel verschiedene Datenquellen, wie MS Office, Outlook, Lotus Notes, Windows Filesystem, … aber auch komplette Personalwirtschaftssysteme, wie SAP HCM oder Oracle HCM Cloud

 

Frank Yukio Nedwed
Alle Fragen geklärt?
Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen wollen, empfehle ich Ihnen unser E-Book zum Download. Auf 20 Seiten erhalten Sie einen guten Einblick in die Welt der digitalen Personalakten. Oder sprechen Sie uns doch einfach direkt an!
Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre individuelle Ausgangslage und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen mögliche Lösungsansätze.
Kontaktieren Sie uns einfach via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de Wir würden uns freuen von Ihnen zu hören!

 

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