Die SAP HR/HCM Berater » SAP Employee Self-Services https://activate-hr.de Activate-HR - SAP HR/HCM Lösungen Wed, 16 Jan 2019 11:00:31 +0000 de-DE hourly 1 http://wordpress.org/?v=4.2.6 SAP Fiori Bescheinigungswesen – Ein umfangreicher Vergleich https://activate-hr.de/sap-ess/sap-fiori-bescheinigungswesen-ein-umfangreicher-vergleich/ https://activate-hr.de/sap-ess/sap-fiori-bescheinigungswesen-ein-umfangreicher-vergleich/#comments Fri, 14 Dec 2018 06:42:03 +0000 https://activate-hr.de/?p=18148 Im Standard SAP Fiori Bescheinigungswesen gibt es keine zentrale Anwendung für Ihre Bescheinigungen. Dennoch hat die SAP für die unterschiedlichen Nachweise zum Teil eigene Apps im Angebot. Um alle Nachweise für den Benutzer zentral verfügbar zu machen, haben wir eine eigene Anwendung entwickelt – die Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale. Nachfolgend sehen Sie die Ergebnisse unseres Vergleichs […]

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Im Standard SAP Fiori Bescheinigungswesen gibt es keine zentrale Anwendung für Ihre Bescheinigungen. Dennoch hat die SAP für die unterschiedlichen Nachweise zum Teil eigene Apps im Angebot. Um alle Nachweise für den Benutzer zentral verfügbar zu machen, haben wir eine eigene Anwendung entwickelt – die Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale.

Nachfolgend sehen Sie die Ergebnisse unseres Vergleichs im Überblick:

Fiori Bescheinigungswesen

 

 SAP Fiori Bescheinigungswesen – Der Vergleich

Mit den Apps Entgeltnachweis und Zeitbuchungskorrektur bietet die SAP die Möglichkeit entsprechende Nachweise dem Mitarbeiter bereitzustellen und jederzeit abzurufen. Aus Gründen der Zentralisierung der Nachweise in einer Anwendung hat ActivateHR mit der Bescheinigungszentrale eine eigene Anwendung bereitgestellt. Diese Anwendung haben wir hier mit den oben genannten SAP Standard Apps verglichen, um Ihnen die Unterschiede auf einen Blick bereitzustellen.

Die Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale

Die Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale bietet die Möglichkeit auf einen Blick und in einer App, sämtliche dem Mitarbeiter zugewiesene Nachweise einzusehen. Die Stärke der Anwendung liegt in der Funktionsvielfalt und vor allem in der Erweiterbarkeit. Die Bescheinigungen, die bei unseren Kunden am häufigsten nachgefragt wurden, sind über Customizing mit nur wenigen Klicks aktiviert. Grundsätzlich kann die Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale jedoch alles darstellen, was eine Ausgabe im SAP System verursacht. Es wäre also auch denkbar dort einen kundenindividuellen Report zur Verfügung zu stellen. Mittels MSS Funktionalitäten, können Führungskräfte die Nachweise von Mitarbeitern einsehen. Die Funktion kann auch nur für bestimmte Nachweistypen aktiviert werden oder auch gänzlich deaktiviert. Jegliche Funktionen der Bescheinigungszentrale, lassen sich entsprechend mittels Customizing konfigurieren. Eine detailierte Aufstellung zu den Möglichkeiten der Anwendungen finden Sie auf unserem Produktmerkblatt. Die Einführungsdauer liegt hier bei 1-2 Werktagen.

Der Screenshot zeigt die Anwendung im Überblick auf dem Desktop:

Desktop-Version in Fiori

Desktop-Version in Fiori

Die SAP Standard Fiori Apps für Nachweise

Mit den Standard Apps für Nachweise, hat die SAP eine sehr einfache und schnell einzuführende Möglichkeit geschaffen, dem Mitarbeiter die Nachweise zugängliche zu machen. Die beiden am weitest verbreiteten Nachweise Entgeltnachweis und Zeitnachweis, können mit den Anwendungen abgebildet werden.
Der Screenshot zeigt die Anwendung in Version 1.0 für den Entgeltnachweis.

Entgeltnachweis

Es gibt hier keine umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten, wie z.B. eine integrierte Anbindung an ein Archivsystem oder MSS-Funktionalitäten. Allerdings ist die Lösung einfach und schnell einzuführen. Wichtig zu beachten ist, dass bei den Standard Anwendungen bereits Adobe Formulare genutzt werden müssen. Ältere SAP Skript Nachweise werden dort nicht unterstützt.

Mein Fazit

Schlussendlich haben beide Varianten Ihre Vor- und Nachteile. Wenn Sie darauf aus sind, möglichst schnell Kosten zu sparen und eine eigene starke IT-Abteilung haben, die die Einführung der Standardapps durchführen kann, so reichen diese möglicherweise aus. Unsere Erfahrung bei den Kunden sagt allerdings, dass die Anwender mit einer Anwendung für alle Nachweise besser zurecht kommen. Möchten Sie also mehrere Nachweise abbilden und als HR-Abteilung eine Anwendung bereitstellen, die Ihre Nutzer begeistert und langfristig große Einsparpotentiale, durch Integration aller Bescheinigungen bietet, so ist die Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale die passende Anwendung für Sie. Auch wenn Sie zunächst nur einen eingeschränkten Funktionsumfang benötigen, haben Sie so direkt die Möglichkeit in Zukunft z.B. eine digitale Personalakte oder Archivsystem anzubinden.

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Wie SAP ILM Sie bei Umsetzung der EU-DSGVO unterstützt https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/wie-sap-ilm-sie-bei-umsetzung-der-eu-dsgvo-unterstuetzt/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/wie-sap-ilm-sie-bei-umsetzung-der-eu-dsgvo-unterstuetzt/#comments Fri, 07 Dec 2018 10:49:48 +0000 https://activate-hr.de/?p=18922 Durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) vom 25. Mai 2016 stehen viele unserer Kunden vor einer Herausforderung: Es ist nun umso wichtiger, personenbezogene Daten zu schützen und gegebenenfalls zu löschen. Die Strafen für die Nichteinhaltung der EU-DSGVO können sich bis auf 20 Mio. € oder 4 Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes belaufen. Wenn auch Sie sich die […]

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Durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) vom 25. Mai 2016 stehen viele unserer Kunden vor einer Herausforderung: Es ist nun umso wichtiger, personenbezogene Daten zu schützen und gegebenenfalls zu löschen. Die Strafen für die Nichteinhaltung der EU-DSGVO können sich bis auf 20 Mio. € oder 4 Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes belaufen. Wenn auch Sie sich die Frage stellen, was die SAP anbietet, um Sie bei diesem Thema zu unterstützen, lesen Sie gerne weiter.

 

SAP ILM – Information Lifecycle Management

SAP kann Sie bei der Umsetzung der EU-DSGVO mit dem Information Lifecycle Management – kurz ILM – unterstützen. Mit Hilfe von ILM können personenbezogene Daten und Dokumente gesperrt, archiviert und auch gelöscht werden. Dazu gibt es unter anderem im HR-Bereich standardmäßig einige sogenannte Archivierungsobjekte. Für diese können separate Regelwerke und Regeln angelegt werden, mit denen Daten ermittelt und verarbeitet werden können. Dabei werden Aufbewahrungs- und Löschfristen für die einzelnen Daten oder Dokumente definiert.
  
Diese Archivierungsobjekte dienen nicht nur – wie der Name möglicherweise vermuten lässt – für die Archivierung der entsprechenden Daten. Sie dienen ebenfalls zur endgültigen Löschung von der Datenbank.

SAP ILM - Sperren oder Löschen?

SAP ILM – Sperren oder Löschen?


Die Löschung der Daten erfolgt dabei in drei aufeinanderfolgenden Schritten:

  1. Vorlaufprogramm
  2. – Anhand des definierten Regelwerks werden die zu löschenden Daten ermitteln

  3. Schreibprogramm
  4. – Die ermittelten Daten werden in ein Archivverzeichnis geschrieben

  5. Löschprogramm
  6. – Die Daten im Archivverzeichnis werden von der Datenbank und danach aus dem Archivverzeichnis gelöscht.

  
Sie suchen weitere Informationen zur Datenschutzgrundverordnung? Lesen Sie auch unseren Blogbeitrag EU-DSGVO: Starten Sie bevor es teuer wird!
  

Wie wir Sie dabei unterstützen können

Gerne unterstützen wir Sie u.a. in folgenden Punkten:
– weitere Informationen zu EU-DSGVO und SAP ILM
– alle relevanten Daten und Dokumente in Ihren Systemen ermitteln
– Erstellung eines Löschkonzepts
– technische Umsetzung des Löschkonzepts in SAP ILM
 
*wir bieten keine Rechtsberatung

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Update: Neue Funktionen im Webdynpro Teamkalender https://activate-hr.de/sap-ess/update-neue-funktionen-im-webdynpro-teamkalender/ https://activate-hr.de/sap-ess/update-neue-funktionen-im-webdynpro-teamkalender/#comments Fri, 30 Nov 2018 21:58:12 +0000 https://activate-hr.de/?p=18677 Die SAP propagiert heute vor allem zwei Dinge, SAP Fiori und SuccessFactors. Dennoch nutzen viele unserer Kunden, mit gutem Recht, noch die Webdynpro Services im ESS/MSS Bereich. Für den Webdynpro Teamkalender hat die SAP nun ein neues Update veröffentlicht über dass ich im folgenden kurz Berichte. SAP Webdynpro Teamkalender Der SAP Webdynpro Teamkalender zeigt Mitarbeiter […]

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Die SAP propagiert heute vor allem zwei Dinge, SAP Fiori und SuccessFactors. Dennoch nutzen viele unserer Kunden, mit gutem Recht, noch die Webdynpro Services im ESS/MSS Bereich. Für den Webdynpro Teamkalender hat die SAP nun ein neues Update veröffentlicht über dass ich im folgenden kurz Berichte.

SAP Webdynpro Teamkalender

Der SAP Webdynpro Teamkalender zeigt Mitarbeiter mit Ihren Abwesenheiten, damit sich Urlaube sinnvoll planen lassen und die Führungskräfte für die Genehmigung von Anträgen eine schnelle Übersicht vorfinden. Der Funktionsumfang beschränkt sich dabei auf die Darstellung von An-/Abwesenheiten für bestimmte Auswertungswege. Üblicherweise wird dem Mitarbeiter so sein gesamtes Team laut Org. Management dargestellt.

SAP Teamkalender Web Dynpro ABAP

SAP Teamkalender Web Dynpro ABAP

 

Was gibt es neues?

Die SAP hat nun die Möglichkeit geschaffen, eigene Teams im Teamkalender anzulegen. Manche von Ihnen werden das aus der aktuellsten Fiori App Teamkalender V3 bereits kennen. Das bietet besonders Vorteile, wenn Sie im Unternehmen viel Projektarbeit haben und die Teams nicht immer den Strukturen im Org. Management entsprechen. Da ist es ja sinnvoll seinen Urlaub mit den Projektmitgliedern abzustimmen. Genau das soll mit der neuen Funktionalität ermöglicht werden.

SAP Webdynpro Teamkalender

Wie ist das mit dem Datenschutz?

Berechtigt ist hier natürlich die Frage nach dem Datenschutz. Denn wenn nun jedes Teammitglied hinzugefügt und dafür die Abwesenheiten eingesehen werden können wird es kritisch. Jedoch beschränkt der Teamkalender hier nach strukturellen Berechtigungen. Die Anonymisierung des Teamkalenders mittels BADI ist zudem weiterhin gültig, sodass die Abwesenheitsart nicht ersichtlich ist (sollte die Anonymisierung eingerichtet sein). Für weitere Schutzmaßnahmen schauen Sie sich auch unser eigenes Teamkalender Add-On an. Dort ist es möglich Teammitglieder per Einladung und entsprechender Bestätigung zum Kalender hinzuzufügen.

Wie kann ich das Update einspielen?

Ein Update kann einfach per SAP-Note eingespielt werden. Dazu einfach die Note 2703549 öffnen und entsprechend einspielen. Sollten Sie Fragen haben bezüglich dieser Thematik oder würden Sie gerne wissen wie im Vergleich zum neuen WDA Teamkalender der Fiori Teamkalender aussieht lesen Sie gerne unseren Blog zum ESS/MSS Level Up oder kontaktieren Sie uns.

 

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HowTo: Hinweise zur Abwesenheitsart in Fiori 2.0 https://activate-hr.de/sap-ess/mobile-self-services/howto-hinweise-zur-abwesenheitsart-in-fiori-2-0/ https://activate-hr.de/sap-ess/mobile-self-services/howto-hinweise-zur-abwesenheitsart-in-fiori-2-0/#comments Tue, 06 Nov 2018 15:33:44 +0000 https://activate-hr.de/?p=16099 Manche Dinge ändern sich nie… hoffentlich. Wer damals den Web Dynpro Abwesenheitsantrag (Abwesenheitsmitteilung) als ESS/MSS Szenario eingeführt hat, mag sich noch daran erinnern, dass es erklärende Zusatztexte (Beschreibungen) gab, die dem Benutzer erklärt haben, was sich genau hinter einer Abwesenheitsart verbirgt. Gute Idee eigentlich, fanden auch viele Kunden. Vorteile durch Hinweise zur Abwesenheitsart Der User versteht […]

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Manche Dinge ändern sich nie… hoffentlich. Wer damals den Web Dynpro Abwesenheitsantrag (Abwesenheitsmitteilung) als ESS/MSS Szenario eingeführt hat, mag sich noch daran erinnern, dass es erklärende Zusatztexte (Beschreibungen) gab, die dem Benutzer erklärt haben, was sich genau hinter einer Abwesenheitsart verbirgt. Gute Idee eigentlich, fanden auch viele Kunden.

Hinweise zur Abwesenheitsart

Vorteile durch Hinweise zur Abwesenheitsart

  • Der User versteht auf Anhieb, was sich hinter einer Abwesenheitsart verbirgt und in welchen Fällen er diese beantragen darf
  • Es werden weniger abzulehnende Abwesenheitsanträge erzeugt.
  • Weniger Arbeitslast für die Genehmiger.
  • Weniger fälschlicherweise genehmigte Abwesenheiten.

Die Pflege gestaltete sich sehr einfach. Für jede Regelgruppe konnte zur Abwesenheitsart im Customizing ein SE61 Text hinterlegt werden:

Seit der Einführung der Fiori-Anwendungen wurde unseren Kunden diese Möglichkeit genommen und wir treffen verständlicherweise immer wieder auf die Erwartung, dass dieses Verhalten im SAP Standard so fortgeführt worden wäre. Leider ist dem nicht so und der Beschreibungstext muss durch eine Kundenerweiterung in die Oberfläche übernommen werden.

Das folgende HowTo zeigt Ihnen am Beispiel des Version 3 Abwesenheitsantrages, wie Sie das Feld erneut in die Oberfläche bringen.

Folgende Schritte werden wir behandeln:

  1. Erweiterung der Struktur: Felder dem Kunden Include hinzufügen.
  2. Erweiterung des OData-Service: Auslesen des Textes zur Abwesenheitsart und übermitteln mittels OData an die Oberfläche
  3. Implementierung des BAdI: Füllen der Inhalte des hinzugefügten Feldes.
  4. Controllererweiterung: Informationen aus dem OData-Request verarbeiten und Informationen in das Model übertragen.
  5. Oberflächenerweiterung: Felder im Abwesenheitsantrag anlegen und an ein bestehendes Model binden.

Unter Angabe Ihrer E-Mailadresse senden wir Ihnen dieses HowTo kostenlos zu. Schritt für Schritt erkläre ich Ihnen, wie Sie zu einer standardnahen, customizebaren Lösung kommen und erkläre dabei die Hintergründe.

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Der SAP Teamkalender – Ein umfangreicher Vergleich https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/der-sap-teamkalender-vergleich/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/der-sap-teamkalender-vergleich/#comments Mon, 05 Nov 2018 11:00:47 +0000 https://activate-hr.de/?p=17959 Social Collaboration, also die gemeinsame und vernetzte Zusammenarbeit von Menschen über das Internet und elektronische Medien, betrifft inzwischen viele Bereiche unseres privaten Lebens. Wir nutzen WhatsApp, Facebook und Co., um uns mit Freunden und Familie auszutauschen und die nächsten gemeinsamen Termine zu organisieren und generell unser Privatleben zeiteffizienter zu planen. Doch wie sieht es in […]

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Social Collaboration, also die gemeinsame und vernetzte Zusammenarbeit von Menschen über das Internet und elektronische Medien, betrifft inzwischen viele Bereiche unseres privaten Lebens. Wir nutzen WhatsApp, Facebook und Co., um uns mit Freunden und Familie auszutauschen und die nächsten gemeinsamen Termine zu organisieren und generell unser Privatleben zeiteffizienter zu planen.
Doch wie sieht es in unserem beruflichen Alltag aus?

Social Collaboration im Arbeitsalltag

Wie die Deutsche Social Collaboration Studie 2018 aufzeigt, haben Social Collaboration Tools auch im Arbeitsleben ihre Daseinsberechtigung. Sie helfen dabei die Arbeitseffizienz und die Innovationskraft des Unternehmens zu erhöhen und haben einen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur.
Die Studie zeigt außerdem, dass viele Einsatzszenarien bereits überdurchschnittlich in den Unternehmen gelebt werden:

Social Collaboration Reifegrad in verschiedenen Anwendungsszenarien

Social Collaboration Reifegrad in verschiedenen Anwendungsszenarien

Es wird jedoch auch ersichtlich,dass einzelne Anwendungsszenarien noch hinterherhinken. So auch die Kommunikation und Abstimmung innerhalb von Teams. Doch eben diese beiden Punkte zählen zu den kritischen Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung von Projekten.
Warum also mögliche Projektverzögerungen in Kauf nehmen, wenn es heutzutage schon Tools am Markt gibt, die Sie hierbei unterstützen können?

Der SAP Teamkalender als Kollaborationswerkzeug

Als SAP-Beratungshaus liegt der Fokus dieses Artikels auf den von der SAP angebotenen Produkten in diesem Bereich. Für die teaminterne Abstimmung bietet die SAP den SAP Teamkalender an. Mit ihm erhalten Manager und Mitarbeiter eine schnelle Einsicht über die Abwesenheiten anderer Teammitglieder.

Die Technologien hinter dem Teamkalender

Im Laufe der letzten Jahre haben sich sowohl der Funktionsumfang, als auch die technologische Basis gewandelt. Außerdem haben wir unsere Projekterfahrungen und Kundenstimmen als Anlass dazu genommen, Eigenentwicklungen durchzuführen und haben den mindsquare Teamkalender entwickelt. Hauptziel dieses Artikels ist es, jede Anwendung in Kürze vorzustellen und abschließend einen Vergleich aller Lösungen aufzuzeigen.

Die Basis des Vergleichs ist die SAP-Technologie, die sich hinter den Anwendungen verbirgt. Es können hier Web Dynpro ABAP und SAP Fiori als Technologiebasis unterschieden werden. Web Dynpro ABAP ist die ältere der beiden UI-Technologien und basiert auf Werkzeugen, die komplett in die ABAP-Entwicklungsumgebung integriert sind. SAP Fiori hingegen kombiniert diese Komponenten mit moderneren Entwicklungstools und basiert auf HTML5.

Den Kalender gibt es für beide Technologien – von der SAP und von uns. Im Nachfolgenden werden die einzelnen Lösungen kurz dargestellt und der Funktionsumfang beschrieben.

Die verschiedenen SAP Teamkalender Lösungen in Kürze

SAP Teamkalender – Web Dynpro ABAP:

Der SAP-Standard Teamkalender zeigt eine Übersicht über die Abwesenheiten der Teammitglieder. Es werden folgende Informationen angezeigt:

  • Ganztägige Abwesenheiten (Status: Abwesend)
  • (Mehrere) untertägige Abwesenheiten (Status: mehre Einträge)
  • Noch nicht genehmigte Abwesenheitsanträge (neue und geänderte Anträge) (Status: gesendet)
  • Zu löschende Abwesenheiten (bereits genehmigte Abwesenheiten, die der Mitarbeiter wieder stornieren möchte) (Status: Löschen beantragt)

Die verschiedenen Status sind in der Anwendung durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet:

SAP Teamkalender Web Dynpro ABAP

SAP Teamkalender Web Dynpro ABAP

Funktionsumfang:

  • Der Service kann in verschiedenen Anwendungen verwendet werden:
    • Als eigenständige Web-Anwendung
    • Als Bestandteil der Anwendung „Abwesenheitsantrag“
    • Als Bestandteil der Anwendung „Abwesenheitsanträge genehmigen“
  • Anzeige der Detailinformationen zu Abwesenheiten durch klicken
  • Anzeige von Abwesenheiten (Infotyp 2001) als auch Anwesenheiten (Infotyp 2002)
  • Anzeige aller Abwesenheiten (die von Mitarbeitern beantragt werden dürfen und die nicht beantragt werden dürfen)

mindsquare Teamkalender – Web Dynpro ABAP:

Der mindsquare Teamkalender zeigt ebenfalls die zuvor genannten Informationen an. Wie an der dargestellten Oberfläche zu sehen ist, verfügt er über eine erweiterten Funktionsumfang:

mindsquare Teamkalender Web Dynpro ABAP

mindsquare Teamkalender Web Dynpro ABAP

Funktionsumfang:

  • Alle zuvor genannten Funktionen und:
    • Eigene Filteroptionen erstellen und auf den Teamkalender anwenden
    • Auswahl der Auswertungswege (bspw. nach Teammitglied)
    • Anzeige der An- und Abwesenheiten für verschiedene Organisationsebenen
    • Erstellung und Zuteilung individueller Sichten auf den Teamkalender
    • Anzeige von Arbeitszeitplänen
    • Anzeige der organisatorischen Zuordnung der angezeigten Mitarbeiter
    • Festlegung eines individuellen Betrachtungszeitraums
    • Export des Kalenders nach Excel

SAP Teamkalender – SAP Fiori:

Das ersten was hier auffällt, ist die modernere Oberflächengestaltung, bedingt durch die technologische Basis von SAP Fiori. Bis auf das neue UI-Design, werden wie zuvor die gleichen An- und Abwesenheiten angezeigt.

SAP Teamkalender Fiori

SAP Teamkalender Fiori

Funktionsumfang:

    • Abwesenheiten aller (unterstellten) Mitarbeiter können angezeigt werden
    • Anzeige der wöchentlichen Daten Abwesenheiten
    • Arbeitszeitplan der Teammitglieder oder unterstellter Mitarbeiter anzeigen (Manager)
    • Zusätzliche Kundensichten hinzufügen und beliebigen Mitarbeitern zuordnen (organisationseinheitübergreifend möglich)
    • Anzeige von Detailinformationen bei Klick auf Abwesenheit
    • Ausblenden von Mitarbeitern
    • Anzeige eines Mitarbeiterfoto und der Stellenbeschreibung
    • Mitarbeiter mit Mehrfachbeschäftigung können die Anwendung für bestimmten Beschäftigungsvertrag nutzen

mindsquare Teamkalender – SAP Fiori:

Das Design bezieht der mindsquare Fiori Teamkalender ebenfalls von SAP Fiori. Von der Oberflächengestaltung unterscheidet er sich jedoch ein wenig zu dem SAP Standard Fiori Teamkalender.

mindsquare Teamkalender Fiori

mindsquare Teamkalender Fiori

Funktionsumfang:

      • Alle zuvor genannten Funktionen und:
        • Erstellung von Projektteams
          • Beitreten durch Mitarbeiter selbst
          • Versenden von Einladungen
        • Export des Kalenders nach Excel

Alle Teamkalenderlösungen im Vergleich

Nachdem nun alle Lösungen in Kürze vorgestellt worden sind, liefert die nachfolgende Tabelle die versprochene Vergleichsübersicht mit den Vor- und Nachteile aller Lösungen:

Alle Teamkalenderlösungen im Vergleich

Alle Teamkalenderlösungen im Vergleich

Sofern Sie sich mit dem Thema Social Collaboration beschäftigen und gerne mehr zu den hier aufgeführten Anwendungen in Erfahrung bringen möchten, lade ich sie herzlich zur Kontaktaufnahme und einem persönlichen Gespräch ein.

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Warum die Personalabteilung das Herzstück eines jeden Unternehmen ist? https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/personalabteilung_herzstueck/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/personalabteilung_herzstueck/#comments Sun, 28 Oct 2018 22:04:07 +0000 https://activate-hr.de/?p=230 Stimmen Sie mir zu, dass das wertvollste Kapital eines Unternehmens in der Regel die Mitarbeiter sind? Nur wer kümmert sich um das Personal? Jeder antworten auf diese Frage: die Personalabteilung!
Nur wird häufig dieser Personalabteilung nicht die Bedeutung im Unternehmen beigemessen die sie verdient. Wenn das bei Ihnen genauso ist, dann möchte ich Ihnen eine Idee davon geben, wie Sie das ändern können und vor allem wie Sie beginnen.

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Stimmen Sie mir zu, dass das wertvollste Kapital eines Unternehmens in der Regel die Mitarbeiter sind? Nur wer kümmert sich um das Personal? Jeder antwortet auf diese Frage: die Personalabteilung!

Was ist eine Personalabteilung? Häufig wird die Bedeutung der Personalabteilung stark unterschätzt. Wenn das bei Ihnen genauso ist, dann möchte ich Ihnen eine Idee davon geben, wie Sie das ändern können und vor allem wie Sie beginnen.

E-Book SAP ESS

Sie wollen sich einen fundierten Überblick über ESS/MSS verschaffen? In diesem E-Book machen wir Sie zum ESS/MSS-Profi.

Schon für den berühmten Jack Welch war Mitarbeiterführung eine Chefsache. Er sah auch immer, dass die Menschen mit Ihren Qualifikationen, Stärken und Erfahrungen ein entscheidender Faktor für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens sind und das die Qualität, das Image und das Ansehen eines Unternehmens auf dem Know-How und Verhalten seiner Mitarbeiter basiert. Sie ermöglichen die Innovationen und schaffen die Wettbewerbsvorteile durch Ihre Ideen zu Produkten, Dienstleistungen oder Verbesserungsvorschläge in den Prozessen.

Und genau darin zu investieren macht doch Sinn, oder?

Bedeutung der Personalabteilung für jedes Unternehmen

Investition in Mitarbeiter und strategische Themen notwendig

Die Mitarbeiter sind das Herzstück eines Unternehmens! Nur wer kümmert sich um eben diese, wer ist für die Mitarbeiter und dass diese auch bleiben verantwortlich? Die Personalabteilung und in Person schlussendlich der Personalleiter!

Leider kämpfen aber viele Personalleiter damit, dass Ihrer Personalabteilung in Unternehmen nicht unbedingt die Bedeutung beigemessen wird, die notwendig ist und sie verdient.

Ich habe häufig Personalleiter erlebt, die im administrativen Tagesgeschäft drohen unterzugehen und Unternehmen in denen die Personalabteilung für die Datenverwaltung, Erfassung der Arbeitszeiten und Erstellung der Gehaltsabrechnungen etc. verantwortlich ist und bis auf die Unterstützung bei der Mitarbeiterfindung und Bewerberverwaltung für alles andere keine Zeit blieb.

Manchmal sieht aber auch die Unternehmensführung nicht die Notwendigkeit in die Personalabteilung mehr zu investieren. Der Status Quo funktioniert ja! Bisher!

Andererseits habe ich aber auch erlebt, dass es sehr wohl viele strategische Ideen im Sinne der Mitarbeiter existieren und auch der Wille da ist, diese umzusetzen, aber wie schon erwähnt, das Tagesgeschäft zu viel Zeit frisst.

Nur wie lange soll das noch so weiter gehen? In Zeiten des Fachkräftemangels können sich Unternehmen nicht mehr allzu lange leisten, nicht in Ihre Mitarbeiter und diese strategischen Themen zu investieren. Nur ein hohes Gehalt ist für die Besten nicht mehr das ausschlaggebende Argument irgendwo zu arbeiten.

Sagen Sie jetzt auch, dass sich etwas ändern muss und Fragen sich aber: Wie und wo Sie beginnen sollen? Wie erlangt meine Personalabteilung die Bedeutung, die ihr auch beigemessen werden muss? Worauf wären vielleicht auch die Gesellschafter stolz? Was würde die interne und externe Wirkung der Personalabteilung massiv steigern, um diese Bedeutung zu erlangen?

Wenn Sie Top Arbeitgeber sind, dann ist das Ihrer Personalabteilung zu verdanken

Die interne Wirkung ist enorm. Die Mitarbeiter sind stolz auf ihr Unternehmen, identifizieren sich noch stärker mit ihrem Arbeitgeber und die Geschäftsführung ist stolz auf die gute Arbeit in der Personalabteilung. Aber nicht nur die interne sondern auch externe Wirkung ist erstaunlich. Zum Beispiel erhöht sich die Anzahl der Bewerbungen um ein Vielfaches oder Kunden sprechen Sie auf einmal darauf an und finden das toll mit so einem Unternehmen zusammen zu arbeiten.

Solch eine Auszeichnung setzt nur vieles voraus und bis man sie gewinnt ist natürliches vieles notwendig. Allen voran die Investition in strategische Personalthemen wie zum Beispiel eine systematisierte Mitarbeiterförderung und -ausbildung, ein objektives Karriere- und Vergütungsmodell, ein systematisiertes Betriebsklima, Gesundheitsmanagement uvm. Die Liste ist sehr lang und wir wissen dies aus Erfahrung!

Aber beginnen Sie nicht halbherzig eines dieser Themen anzugehen, sorgen Sie als erstes dafür, Ihre administrativen Tätigkeiten, das Tagesgeschäft soweit zu minimieren, dass Sie die frei gewordenen Kapazitäten voll auf diese Themen ansetzen können. Dabei sind bis zu ca. 30% an Kapazität möglich.

Schauen Sie sich dazu unsere passenden Angebote an, wie Sie Ihrer Personalabteilung eine Menge Arbeit abnehmen können:

  • In meinem eBook „SAP HCM im Überblick“ zeige ich Ihnen die Investitionsmöglichkeiten für die nächsten 2 – 5 Jahre und gebe Ihnen eine Bewertung von Trendthemen wie SuccessFactors, Concur und Fiori Cloud Edition.
  • In unserer Marktstudie „Softwaretrends im Personalwesen“ können Sie sich einen Überblick über aktuelle Software-Produkte im HCM-Umfeld verschaffen.
  • Oder schauen Sie sich unsere Softwarelösung zur Personaleinsatzplanung an und digitalisieren Sie mit der PEP einen Ihrer Kernprozesse
 
Kapazitäten der Personalabteilung auf das Wesentliche fokussieren
Wie? Dabei helfen wir Ihnen gerne, schreiben Sie mir oder rufen Sie doch am besten einfach an. Wir sind gerne für Sie da!

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SAP Fiori Bescheinigungszentrale – Alle Bescheinigungen an einem Ort https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/sap-fiori-bescheinigungszentrale-alle-bescheinigungen-an-einem-ort/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/sap-fiori-bescheinigungszentrale-alle-bescheinigungen-an-einem-ort/#comments Thu, 21 Jun 2018 19:05:35 +0000 https://activate-hr.de/?p=16808 Im SAP Fiori Umfeld erhalten die HR Anwendungen neuen Glanz. Im Sinne der SAP Fiori Strategie „Decomposition“ werden große und unübersichtliche Transaktionen in viele kleine Apps aufgeteilt. Dabei hat die SAP auch die Bescheinigungen auf die verschiedenen fachlichen oder ganz eigene Apps aufgeteilt. Warum das in diesem Fall nicht sinnvoll ist und wie Sie das […]

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Im SAP Fiori Umfeld erhalten die HR Anwendungen neuen Glanz. Im Sinne der SAP Fiori Strategie „Decomposition“ werden große und unübersichtliche Transaktionen in viele kleine Apps aufgeteilt. Dabei hat die SAP auch die Bescheinigungen auf die verschiedenen fachlichen oder ganz eigene Apps aufgeteilt. Warum das in diesem Fall nicht sinnvoll ist und wie Sie das lösen können erfahren Sie hier.

Verteilte Bescheinigungen im SAP HR ESS/MSS

Die grundsätzliche Strategie der SAP ist nachvollziehbar und sinnvoll. Statt großen Transaktionen helfen viele kleine Apps sehr Rollen und Fallspezifisch ein Problem zu lösen. Im Falle von ESS/MSS sind dabei verschiedene Apps entstanden die es dem Mitarbeiter ermöglichen seine Personalprozesse abzuwickeln wie z.B Abwesenheitsanträge oder Korrekturen von Zeitbuchungen. Auch hat ein Teil der bekannten Bescheinigungen seinen Platz gefunden. So sind Entgeltnachweis, Zeitnachweis oder Reisekostennachweise über die Standard-Apps der SAP zu finden und vom Mitarbeiter abrufbar.

Die fachlich voneinander unabhängigen Bescheinigungen sind dabei in verschiedenen Apps verfügbar. So findet sich der Entgeltnachweis in einer eigenen App wieder, während z.B der Zeitnachweis sich in der Anwendung der Zeitbuchungskorrektur versteckt. Für den Anwender ist die zunächst sinnvoll erscheinende Trennung eher unübersichtlich. Warum können nicht alle Nachweise in einer Anwendung bereitgestellt werden, die dann dennoch übersichtlich bleibt?

Die Bescheinigungszentrale schafft Abhilfe

Die Bescheinigungszentrale ist ein Add-On der mindsquare welches genau diesem häufigen Kundenwunsch nachkommt. Sie vereinigt alle Bescheinigungen in einer Anwendung. Der Benutzer wählt bequem die Bescheinigungsart aus und erhält die Bescheinigungen zeitraumbezogen zur Auswahl. Er braucht nichts drucken oder abheften, da dauerhafter Zugriff gewährleistet ist.

responsive-bescheinigung

Die Bescheinigungszentrale enthält auf der linken Seite ein Auswahl Menü zur Auswahl der Bescheinigung und auf der rechten Seite die Darstellung der dann aktiv ausgewählten Bescheinigung.

Desktop-Version in Fiori

Desktop-Version in Fiori

 Warum Sie die Bescheinigungszentrale lieben werden.

Bescheinigungszentrale

 

 

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Produktseite: https://activate-hr.de/angebot/bescheinigungszentrale-2/

Natürlich dürfen Sie mich auch gerne zur Bescheinigungszentrale direkt kontaktieren.

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Fiori ESS/MSS – Update der Standardapps https://activate-hr.de/sap-ess/mobile-self-services/fiori-essmss-update-der-standardapps/ https://activate-hr.de/sap-ess/mobile-self-services/fiori-essmss-update-der-standardapps/#comments Thu, 05 Apr 2018 21:12:18 +0000 https://activate-hr.de/?p=16110 Seit Jahresbeginn hat die SAP einige der Standard Fiori ESS/MSS Apps mit einem Update versehen. So wurden Abwesenheitsantrag, Teamkalender und die MyInbox maßgeblich überarbeitet. Ob sich ein update lohnt und wann es sinnvoll ist, möchte ich mit diesem Beitrag beantworten. Welche Fiori ESS/MSS Apps wurden erneuert? Es handelt sich um die folgenden drei Anwendungen: Abwesenheitsantrag […]

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Seit Jahresbeginn hat die SAP einige der Standard Fiori ESS/MSS Apps mit einem Update versehen. So wurden Abwesenheitsantrag, Teamkalender und die MyInbox maßgeblich überarbeitet. Ob sich ein update lohnt und wann es sinnvoll ist, möchte ich mit diesem Beitrag beantworten.

Welche Fiori ESS/MSS Apps wurden erneuert?

Es handelt sich um die folgenden drei Anwendungen:

  1. Abwesenheitsantrag
  2. Teamkalender
  3. MyInbox

Während die MyInbox mit kleineren Änderungen daher kommt, hat sich bei Abwesenheitsantrag und Teamkalender einiges getan.

Welche neuen Features bringt das Update mit?

Abwesenheitsantrag

Der Abwesenheitsantrag hat ein neueres Design und stellt jetzt mehrere Informationen mit wenigen Klicks zur Verfügung. So können die Kontingente nun direkt oben in der App eingesehen werden. Darunter befindet sich dann der Kalender, welcher sich über den Tab-Reiter „Positionen“ gegen die Antragshistorie tauschen lässt. Hier ist der SAP meiner Meinung nach ein sehr gutes und übersichtliches Design gelungen.

Abwesenheit_anlegen Abwesenheitsantrag

 

Besonders nützlich finde ich, dass sich beim Anlegen einer Abwesenheit ein Link zum Teamkalender aufblendet, sollte es eine Überschneidung mit einem Teammitglied geben. Hier wurde die Integration von Abwesenheitsantrag und Teamkalender weiter ausgebaut.

Teamkalender

Der Teamkalender wirkt nun deutlich lesbarer als noch in den Anfangsversionen.

Teamkalender alt

Teamkalender alt

Teamkalender neu

Teamkalender neu

 

 

 

 

 

Auf dem Bild lässt sich auch erkennen, dass die Profilbilder eingebunden werden, sofern Sie diese im Infotyp 2 mit Fotos aus dem Content-Repository verlinkt haben. Ein weiteres hilfreiches Feature ist die Anlage von eigenen Teams. Sie können auf diese Weise zum Beispiel ein Projektteam im Teamkalender anlegen, sodass Sie dessen Abwesenheiten stets im Überblick haben. Das ist gerade bei Unternehmen mit hohem Projektbezug interessant, da dort die Organisationsstruktur nicht unbedingt das Team wiederspiegelt mit dem gearbeitet wird.

Teamkalender eigene Sichten

Teamkalender eigene Sichten

 

 

 

 

 

 

 

MyInbox

Die MyInbox ist optisch nahezu unverändert und bringt auch sonst keine großen Änderungen mit sich. Was ich allerdings sehr nützlich finde, ist das auch hier beim Zeitüberschneidungen der Teamkalender aufgeblendet werden kann. So kann der Genehmiger direkt erkennen, ob es sinnvoll ist z.B einen Urlaub zu genehmigen.

Macht ein Update aktuell Sinn?

Hier kann ich eindeutig sagen: Es kommt drauf an. Die Apps sind jetzt seit Ende letzten Jahres in der Version verfügbar und wir haben bereits einige Einführungs- und Migrationsprojekte mit den neuen Apps durchgeführt. An einigen Stellen lässt sich das junge Alter der Anwendungen noch deutlich spüren. Es gibt im Teamkalender leider noch keine Monatsansicht, wie Sie oft von den Kunden gefordert wird und an manchen Stellen fehlen zum Beispiel die deutschen Übersetzungen. Wenn Sie jedoch mit dem Gedanken spielen ihr gesamtes ESS/MSS einzuführen oder von Webdynpro auf Fiori umzusteigen ist meine Empfehlung bereits die neusten Versionen der Apps einzusetzen. Die SAP arbeitet stetig daran und bis ein Einführungsprojekt durchgeführt ist, sind die Kinderkrankheiten vorausichtlich behoben.

Darüber hinaus kann ich Ihnen unsere Add-Ons empfehlen, die mit weiteren Funktionalitäten den Mehrwert Ihrer ESS/MSS Landschaft weiter steigern.

Wenn Sie weitere Fragen zu den neuen Versionen oder zu einem unserer Add-Ons haben, dann rufen Sie mich einfach an oder schreiben mir eine E-Mail.

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EU-DSGVO: Starten Sie bevor es teuer wird! https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/eu-dsgvo-starten-sie-bevor-es-teuer-wird/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/eu-dsgvo-starten-sie-bevor-es-teuer-wird/#comments Fri, 30 Mar 2018 20:15:47 +0000 https://activate-hr.de/?p=15940 Sind Sie bereits mit der Umsetzung der EU-DSGVO zu Gange und können den Prüfern am 25.05.2018 etwas vorweisen? Gut! Wenn Sie nicht in der Lage sind etwas vorzuweisen drohen Strafen von bis zu 20 Millionen € oder 4% des gesamten Jahresumsatzes (je nachdem was höher ist). Warum Sie starten sollten und wie das gelingt zeige […]

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Sind Sie bereits mit der Umsetzung der EU-DSGVO zu Gange und können den Prüfern am 25.05.2018 etwas vorweisen? Gut! Wenn Sie nicht in der Lage sind etwas vorzuweisen drohen Strafen von bis zu 20 Millionen € oder 4% des gesamten Jahresumsatzes (je nachdem was höher ist). Warum Sie starten sollten und wie das gelingt zeige ich Ihnen hier.

Wie Unternehmen sich bei der EU-DSGVO verhalten

Die Erfahrungen und Berichte unserer Kunden zeigen, dass viele Unternehmen mit einem Umsetzungsstart lange gewartet haben und sich somit aktuell nicht gut gerüstet fühlen, für den Start am 25.05.2018. Die beiden Grafiken zeigen vereinfacht die beiden typischen herangehensweisen an die EU-DSGVO. Die abwartende Haltung vieler Unternehmen ist dabei vollkommen natürlich und nachvollziehbar. Mangelnde Ressourcen, höher priorisierte Projekte oder die Hoffnung das in den politisch unruhigen Zeiten noch eine Wende Eintritt können Gründe dafür sein.

EU-DSGVO Hysterie

EU-DSGVO Ruhig

 

 

 

Warum der Umsetzungsstart so wichtig ist

Sie finden sich mit Ihrem Unternehmen in Abbildung-1 wieder und haben bislang noch nichts in Richtung EU-DSGVO unternommen? Ich hatte zuletzt die Gelegenheit mit Prüfern zu sprechen, die zukünftig die Unternehmen auf die Umsetzung der EU-DSGVO prüfen werden. Diese haben ebenfalls Angst vor dem Inkrafttreten der Verordnung. Denn ein großer Unterschied zu bisherigen Datenschutzgesetzen ist, dass die Prüfer rechtlich belangt werden können. Und zwar wenn Sie Ihnen die Umsetzung der EU-DSGVO bescheinigen und im Nachgang Fälle auftauchen, die belegen, dass diese in Ihrem Unternehmen noch nicht adequat umgesetzt ist. Das bedeutet das die den Unternehmen vollgesonnenen Prüfer nun ein persönlichen Druck haben die Lage richtig zu bewerten. Insgesamt sehe ich drei Gründe warum ein Umsetzungsstart enorm wichtig ist:

  1. Prüfer können selber rechtlich belangt werden und müssen deshalb Ergebnisse fordern
  2. Die Strafen die verhängt werden können sind immens (20 Millionen, 4% Konzernumsatz)
  3. Die Abmahnanwälte warten schon auf den 25.05.2018

Darüber hinaus habe ich im Austausch mit den Prüfern erfahren:

Was nicht niedergeschrieben ist gibt es nicht.

Das heißt so viel wie Sie brauchen Konzepte. Und zwar nicht die Form von Konzept die mündlich existiert. Es muss irgendwo einsehbar und ablesbar sein, wie genau das Konzept, der Prozess etc. funktioniert.

Wie Ihnen der Start gelingt

Damit Sie von unseren Erfahrungen in der Umsetzung der EU-DSGVO profitieren können, haben wir ein möglichst standardisiertes Vorgehen entwickelt. Viele Punkte sind sehr kundenindividuell, die technischen Lösungsansätze aber oft diesselben. Als Start empfehle ich Ihnen unseren Workshop zum Thema EU-DSGVO:

https://activate-hr.de/angebot/die-werkzeuge-zur-eu-datenschutz-grundverordnung/

Dort zeigen wir die gängigen Werkzeuge, entwickeln mit Ihnen eine Roadmap für die Umsetzung und betreuen Sie auf dem Weg zum sicheren SAP System.

*wir bieten keine Rechtsberatung

 

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Wie Sie mit Bescheinigungen Kosten senken können https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/wie-sie-mit-bescheinigungen-bares-geld-sparen-koennen/ https://activate-hr.de/sap-ess/activatehr-services/wie-sie-mit-bescheinigungen-bares-geld-sparen-koennen/#comments Sun, 25 Mar 2018 19:20:31 +0000 https://activate-hr.de/?p=15986 Jeden Monat erstellt Ihr Unternehmen diverse Bescheinigungen für viele Mitarbeiter des Unternehmens, wie zum Beispiel einen Gehaltsnachweis. Dieser wird für jeden Mitarbeiter einzeln gedruckt, in einem Briefumschlag verpackt, mit einer Briefmarke versehen und auf den Weg zum Empfänger geschickt. Kommt Ihnen das bekannt vor? In diesem kurzen Artikel möchte ich Ihnen einmal die Kosten und […]

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Jeden Monat erstellt Ihr Unternehmen diverse Bescheinigungen für viele Mitarbeiter des Unternehmens, wie zum Beispiel einen Gehaltsnachweis. Dieser wird für jeden Mitarbeiter einzeln gedruckt, in einem Briefumschlag verpackt, mit einer Briefmarke versehen und auf den Weg zum Empfänger geschickt. Kommt Ihnen das bekannt vor?
In diesem kurzen Artikel möchte ich Ihnen einmal die Kosten und die Auswirkungen auf unsere Umwelt vor Augen führen und Ihnen unsere Alternative vorstellen: Die mindsquare Bescheinigungszentrale.

Eine Beispielrechnung

Nehmen wir für unser Szenario einmal an, Ihr Unternehmen besteht aus 500 Mitarbeitern. Für jeden dieser Mitarbeiter wird wie schon erwähnt jeden Monat ein Gehaltsnachweis erstellt.
Nehmen wir für unsere Beispielrechnung weiter an, Sie haben bei Ihrem Lieferanten gute Konditionen erhalten. Für 500 Blatt Papier zahlen Sie somit 2,50 €. Hier ist natürlich noch zu berücksichtigen, dass viele Dokumente aus mehr als einer Seite bestehen.Bescheinigungen: Entgeltnachweis In unserem Szenario besteht jede Abrechnung aus zwei Seiten. Für Briefumschläge zahlen Sie pro 1000 Stück 110 €. Zusätzlich verlangt die Deutsche Post 0,70 € für den Versand eines Standardbriefs. Bedenken Sie hierbei auch, dass es in den vergangenen Jahren fast regelmäßig zu Erhöhungen der Porto-Kosten gekommen ist! Bei dieser Beispielrechnung vernachlässige ich aus Gründen der Einfachheit weitere Kosten wie Kosten für Druckerpatronen, Verschleiß der Geräte und ähnliches.

Wir haben also jeden Monat die folgende Aufstellung (bei 500 Mitarbeitern):
5 € – Druckerpapier
55 € – Briefumschläge
350 € – Briefmarken
————————-
410 € Kosten

Mehr Bescheinigungen lassen die Kosten explodieren

Diese Kosten laufen also in unserem Szenario jeden Monat auf. Und das nur für den Gehaltsnachweis! Doch neben diesem Nachweis gibt es sicherlich auch in Ihrem Unternehmen diverse weitere. Wie beispielsweise den Zeitnachweis, die DEÜV-Bescheinigung oder die Lohnsteuerbescheinigung.
Sie sehen also: Die Kosten können ins Extreme ansteigen (und wir haben die Zusatzkosten noch nicht berücksichtigt!).

Der Faktor Umwelt

Ein weiterer Aspekt ist der Faktor Umwelt. Überlegen Sie sich doch einmal, wie viele Bäume jeden Monat gerodet werden müssen, um die Anzahl an Papierseiten und Briefumschlägen produzieren zu können, die alleine unser Beispielunternehmen benötigt.
Mit dem Einsatz der mindsquare Bescheinigungszentrale tun Sie somit nicht nur Ihrem Unternehmen sondern auch gleichzeitig der Umwelt und damit auch den nächsten Generationen einen großen Gefallen!

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