Die SAP HR/HCM Berater » Workflows https://activate-hr.de Activate-HR - SAP HR/HCM Lösungen Wed, 25 Apr 2018 10:00:11 +0000 de-DE hourly 1 http://wordpress.org/?v=4.2.6 Staudamm: Wenn Ihr Workflow nicht fließt https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/wenn-ihr-workflow-nicht-fliesst/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/wenn-ihr-workflow-nicht-fliesst/#comments Thu, 29 Mar 2018 06:56:39 +0000 https://activate-hr.de/?p=15963 In einem meiner letzten Projekte stand ich vor einer für mich großen Herausforderung: ich wollte einen Workflow implementieren. Was tat ich also? Ich sammelte mir die benötigten Informationen zusammen, fragte bei Kollegen nach und fing an. Dabei ist mir der ein oder andere Fehler passiert. Wenn Sie ebenfalls vor dieser Herausforderung stehen und sich informieren […]

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In einem meiner letzten Projekte stand ich vor einer für mich großen Herausforderung: ich wollte einen Workflow implementieren. Was tat ich also? Ich sammelte mir die benötigten Informationen zusammen, fragte bei Kollegen nach und fing an. Dabei ist mir der ein oder andere Fehler passiert.
Wenn Sie ebenfalls vor dieser Herausforderung stehen und sich informieren möchten, welche Fallstricke es in diesem Zusammenhang geben kann, sollten Sie unbedingt weiterlesen und sich das Dokument herunterladen.

Woraus besteht ein Workflow eigentlich?

Zu Beginn möchte ich Ihnen ein paar kurze Erläuterungen rund um das Thema Workflow bzw. was es zu beachten gilt, wenn Sie einen Workflow implementieren möchten, geben. Ein Workflow ist im Grunde die systemtechnische Abbildung eines Prozesses und bedeutet wörtlich übersetzt soviel wie Arbeitsfluss. Das Ziel hinter der Verwendung von Workflows ist es, einen hohen Grad an Automatisierung zu schaffen – beispielsweise durch die automatische Ermittlung von Genehmigern in einem Genehmigungsworkflow.

Workflow implementieren – Workflowaufgaben

Eine Workflowaufgabe wird innerhalb einer Aktivität eingesetzt und dient dazu, ein Programm auszuführen bzw. eine Interaktion zwischen Benutzer und System zu ermöglichen. Das Kürzel setzt sich dabei aus „TS“ und einer Ziffernfolge zusammen. Workflowaufgaben können im Vorder- oder im Hintergrund ausgeführt werden. Sie besitzen einen eigenen Container, der Attribute enthalten kann. Außerdem können Workflowaufgaben durch Ereignisse gestartet oder beendet werden.

Regeln

Regeln dienen im Workflow-Kontext zur Bearbeiterfindung. Sie beantworten also die Frage, wer ein Workitem bzw. eine Aufgabe erledigt. Auch Regeln besitzen einen Container mit Attributen. Die Definition von Regeln kann über sogenannte Businnes Objects (BOR) oder im Bezug auf das Organisationsmanagement entweder statisch über Kriterien bzw. dynamisch über Auswertungswege ermittelt werden.

Der Fluss

Der Datenfluss findet im Lebenszyklus eines Workflows über die oben angesprochenen Container statt, indem Daten zwischen Aufgaben, Regeln etc. ausgetauscht und kopiert werden. Das Kopieren an sich wird Datenfluss genannt.
Workflow implementieren Datenfluss

Typische Fehler und hilfreiche Transaktionen

Für Sie habe ich in einem übersichtlichen Dokument zusammengefasst, welche typischen Fehler bei der Implementierung von Workflows auftreten können. Zusätzlich enthält dieses Dokument eine Übersicht von in diesem Kontext wichtigen Transaktionen. Zu guter Letzt möchte ich Ihnen noch Best Practices mit auf den Weg geben.

HowTo: Workflow implementieren
SAP Consultant Florian Libuda

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Abwesenheitsantrag – ACTUAL_AGENT SY-UNAME https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/abwesenheitsantrag-actual_agent-sy-uname/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/abwesenheitsantrag-actual_agent-sy-uname/#comments Tue, 27 Sep 2016 13:48:49 +0000 https://activate-hr.de/?p=11142 Beim Abwesenheitsantrag tritt unter Umständen folgender Fehler auf: Wenn der Vertreter eines Vorgesetzten eine Abwesenheit genehmigen will, so wird die Fehlermeldung „Unzulässiger WAPI Aufruf mit ACTUAL_AGENT <> SY-UNAME“ (Nachrichtenklasse SWR; Nummer 280) zurück gegeben. Die Ursache hierfür liegt in dem Funktionsbaustein SAP_WAPI_RESERVE_WORKITEM. Folgende SAP-Note korrigiert den Fehler: 2335111 – SAP_WAPI_RESERVE_WORKITEM: Öffnung für Benutzer ungleich SY-UNAME […]

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Beim Abwesenheitsantrag tritt unter Umständen folgender Fehler auf:

Wenn der Vertreter eines Vorgesetzten eine Abwesenheit genehmigen will, so wird die Fehlermeldung „Unzulässiger WAPI Aufruf mit ACTUAL_AGENT <> SY-UNAME“ (Nachrichtenklasse SWR; Nummer 280) zurück gegeben.

Die Ursache hierfür liegt in dem Funktionsbaustein SAP_WAPI_RESERVE_WORKITEM.

Folgende SAP-Note korrigiert den Fehler:

2335111 – SAP_WAPI_RESERVE_WORKITEM: Öffnung für Benutzer ungleich SY-UNAME

 

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Abwesenheitsantrag – POWL zeigt eigene Anträge für Vertreter an https://activate-hr.de/sap-ess/standard-services/abwesenheitsantrag-powl-zeigt-eigene-antraege-fuer-vertreter-an/ https://activate-hr.de/sap-ess/standard-services/abwesenheitsantrag-powl-zeigt-eigene-antraege-fuer-vertreter-an/#comments Mon, 12 Sep 2016 10:57:54 +0000 https://activate-hr.de/?p=11017 Problem: Seit kurzem zeigt die POWL dem Vertreter eines Genehmigers auch seine eigenen Anträge an, sofern dieser Anträge an den Genehmiger gestellt hat. Dieses Problem tritt vor allem dann zutage, wenn ein Assistent einer Führungskraft Anträge in Vertretung genehmigen soll. Die Führungskraft hat also eine Vertretung eingerichtet, sodass der Assistent die Genehmigungen durchführen kann. Der […]

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Problem:

Seit kurzem zeigt die POWL dem Vertreter eines Genehmigers auch seine eigenen Anträge an, sofern dieser Anträge an den Genehmiger gestellt hat.

Dieses Problem tritt vor allem dann zutage, wenn ein Assistent einer Führungskraft Anträge in Vertretung genehmigen soll. Die Führungskraft hat also eine Vertretung eingerichtet, sodass der Assistent die Genehmigungen durchführen kann. Der Assistent stellt selbst auch Anträge an die Führungskraft. Seit dem letzten Update sieht der Assistent nun seine eigenen Anträge.

Ursache:

Die POWL-Feederklasse für den Abwesenheitsantrag hat verschiedene Arten der Selektion abhängig von den aktivierten Business-Funktionen.

Jedoch wurde seit dem letzten Update eine neue Methode zum Badi PT_ABS_REQ hinzugefügt. Diese setzt in der Standard-Implementierung den Exportparameter auf ABAP_TRUE, sofern eine bestimmte Business-Function aktiviert ist.

Bei bestehenden Kundenlösungen ist die Methode natürlich leer und gibt somit ABAP_FALS zurück, was zum beschriebenen Fehlverhalten in der POWL führt.

Lösung:

Ergänzen Sie den Standard-Quellcode der SAP in ihrer eigenen Badi-Implementierung in der Methode INDIRECT_SUBST_APPR.

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Wie Sie parallele Genehmigungsprozesse im SAP-Workflow nutzen https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/blockelement-im-sap-workflow/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/blockelement-im-sap-workflow/#comments Mon, 22 Aug 2016 12:45:44 +0000 https://activate-hr.de/?p=10877 Die SAP Standard-Workflows entsprechen häufig nicht den Anforderungen eines modernen Unternehmens. Ein Genehmigungsprozess läuft im Standard beispielsweise sequenziell ab. Dabei können Parallelprozesse in Kombination mit Blockelementen oft eine deutlich wartbarere, übersichtlichere und flexiblere Lösung bringen. Soll zum Beispiel ein Abwesenheitsantrag durch mehrere Genehmiger abgesegnet werden, werden diese im Standard sequenziell durchlaufen. Da die Bearbeiter in […]

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Die SAP Standard-Workflows entsprechen häufig nicht den Anforderungen eines modernen Unternehmens. Ein Genehmigungsprozess läuft im Standard beispielsweise sequenziell ab. Dabei können Parallelprozesse in Kombination mit Blockelementen oft eine deutlich wartbarere, übersichtlichere und flexiblere Lösung bringen.

Soll zum Beispiel ein Abwesenheitsantrag durch mehrere Genehmiger abgesegnet werden, werden diese im Standard sequenziell durchlaufen. Da die Bearbeiter in der Regel wichtigere Dinge zu tun haben als Anträge zu genehmigen, kann es hierbei schon einmal vorkommen, dass ein Genehmigungsworkitem mehrere Tage bei einem Bearbeiter liegen bleibt. Durch den sequenziellen Ablauf der Genehmigung summieren sich hierbei die Bearbeitungszeiten, sodass der Antragssteller sehr lange auf die Genehmigung warten muss.

Der klassische Lösungsansatz

Die im obigem Beispiel angesprochene Wartezeit, die durch eine sequenzielle Bearbeitung entsteht, würde durch eine parallele Bearbeitung deutlich verkürzt werden. Um diese Anforderung technisch umzusetzen, wäre der klassische Lösungsansatz, parallele Verarbeitungsstränge zu modellieren (siehe Abbildung 1).

Ein klassischer Ansatz zur parallelen Verarbeitung

Ein klassischer Ansatz zur parallelen Verarbeitung

Dieser Lösungsansatz bringt allerdings einige Nachteile mit sich:

  • Fehleranfälligkeit
  • schlechte Wartbarkeit
  • weitere Bearbeiter führen jedes Mal zu einer Anpassung des Workflowmusters
  • wenig Übersichtlichkeit, insbesondere bei vielen Genehmigungsinstanzen

Das Blockelement im SAP Business Workflow

Um die Anforderung der Parallelverarbeitung im Genehmigungsprozess mit einem wartbaren, übersichtlichen und vor allem erweiterbaren Workflow zu lösen, bietet sich das Blockelement an (siehe Abbildung 2). Diesem kann z.B. eine Tabelle mit den Bearbeitern übergeben werden.

Jede Zeile der übergebenen Tabelle steht für einen parallelen Strang der innerhalb des Blockelements eingefügten Schritte. Sollen wie im obigem Beispiel 3 Personen einen Antrag genehmigen, wird eine Tabelle mit drei Zeilen aufgebaut.

Es werden automatisch drei parallele Genehmigungsworkitems erzeugt. Nach der Genehmigung der drei Workitems oder nach der Ablehnung eines der drei Workitems wird der Workflow fortgesetzt.

Parallele Verarbeitung mittels Blockelement

Parallele Verarbeitung mittels Blockelement

Verglichen mit der klassischen Lösung zeigt sich an den Kriterien Wartbarkeit, Übersichtlichkeit und Erweiterbarkeit, welche Vorteile durch das Blockelement entstanden sind:

  • Der Aufbau des Workflows bleibt sehr schlank. Dadurch erhöht sich dessen Übersichtlichkeit.
  • Bei Problemen in der Funktionalität entstehen weniger Aktivitäten, die zu Fehlern führen könnten, was das Finden der Problemursache erleichtert.
  • Als stärksten Vorteil des Blockelements sehe ich aber die Erweiterbarkeit.
  • Kommen weitere Genehmigungsinstanzen hinzu oder werden diese weniger, muss nur die Tabelle, die dem Workflow übergeben wird, angepasst werden. Soll den Genehmigern zusätzlich eine E-Mail als Benachrichtigung gesendet werden, muss dieser Schritt nur an einer Stelle eingefügt werden.

Aufgrund der langjährigen Erfahrung, die wir von ACTIVATEHR in ESS/MSS- und Workflowprojekten gesammelt haben, können unsere Berater auf ein umfangreiches Spektrum an Best Practices zurückgreifen, zu denen auch der Umgang mit Blockelementen gehört.

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HowTo: Business Workflows in SAP Learning Solution korrekt konfigurieren https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/howto-workflows-in-sap-learning-solution-korrekt-konfigurieren/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/howto-workflows-in-sap-learning-solution-korrekt-konfigurieren/#comments Thu, 31 Mar 2016 16:29:40 +0000 https://activate-hr.de/?p=8010 Der Workflow startet nicht, was ist da denn los? Workflows zu debuggen und zu verstehen stellt für viele Berater einen kleinen Stolperstein dar.

Besonders im Umfeld der SAP Learning Solution bieten die Business Workflows noch einige ganz besondere Feinheiten, die uns das Leben schwer machen wollen. Erfahren Sie, wie Sie schnell herausfinden, wo das Problem liegen kann.

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Der Workflow startet nicht. Was ist da denn los? Workflows zu debuggen und zu verstehen, stellt für viele Berater einen kleinen Stolperstein dar. Besonders im Umfeld der SAP Learning Solution bieten die Business Workflows noch einige ganz besondere Feinheiten, die uns das Leben schwer machen wollen. Dort können wir im Customizing das Auslösen von Ereignissen definieren, die dann zur Ausführung von Workflows führen sollen. Nehmen wir den Fall, dass eine Mitarbeiterin des Kunden ihre Trainingsteilnahme eigenständig im Portal buchen können soll: Eigentlich eine einfache Aufgabe, da der Standardworkflow einen Großteil der Anforderungen bereits abdecken kann. Wie Sie die Konfiguration im Detail vornehmen, lesen Sie in diesem HowTo.

Übersicht im Business Workflow

Übersicht: WS12000003

Die Abbildung zeigt den durch SAP gelieferten Workflow WS12000003 (LSO_APPROVE1).

SAP schreibt dazu im Einführungsleitfaden (SPRO), dass in der Tabelle LSOWF_CUSTOMIZE ein Eintrag anzulegen ist. Dieser wird in Abhängigkeit zur Trainingsform angelegt. (Eine Alternative bietet hier der Infotyp 5041 – Workfloweinstellungen, der eine Definition am jeweiligen Trainingstypen erlaubt.)

LSO Workflow Customizing in der SPRO

LSO Workflow Customizing in der SPRO

Wir haben also einen solchen Eintrag hinzugefügt, der den folgenden Werten entsprach.

LSO Workflow Customizing in der SPRO 2

LSO Workflow Customizing in der SPRO 2

Die Angaben entsprechen in diesem Falle dem Standard-Customizing, wie im Einführungsleitfaden empfohlen. Natürlich sollten Sie hier das für sich passende Customizing hinterlegen. Zur Nutzung des zuvor gezeigten Workflows ist es aber unabdingbar, dass Sie das hier gezeigte Business Object LSO_PARTIC mit dessen Ereignis BOOKREQUEST verwenden.

Nun aber der Clou: Die Vermutung liegt nahe, dass Sie hier definieren, welcher Workflow letztendlich gestartet wird. Dies stimmt aber nur bedingt. Ein Blick ins Coding (Funktionsbaustein LSO_IF_PARTICIPATION_CREATE_C) zeigt, dass lediglich das Ereignis ausgelöst wird. Ereigniskopplung dient später zum Start des Workflows.

Die hier hinterlegte ID wird durch die Learning Solution genutzt, um bereits laufende Workflows zu finden, hat aber keinen Einfluss auf den Workflowstart.

Wer an dieser Stelle denkt, das bisherige Customizing reiche aus: Weit gefehlt! Die nächste Buchung startet leider keinen Workflow. Aber warum ist das so?

Der Ereignis-Trace

Den Systemtrace kennen sicherlich die meisten. Eine Transaktion zeigt nicht das gewünschte Ergebnis, eine kurzer Trace mittels ST01 und schon ist klar, welcher Berechtigungsfehler uns im Wege steht. Workflowstarts zu debuggen, ist nicht ganz so trivial, allerdings hat die SAP uns auch hier ein Mittel an die Hand gegeben: Ereignis-Trace.

Um den Ereignis-Trace zu nutzen, benötigen wir zuerst die Transaktion SWELS (Ereignis-Trace ein-/ausschalten).

Ereignis-Trace einschalten

Ereignis-Trace einschalten

Hier schalten wir den Ereignis-Trace ein. Anschließend ist es möglich mittels der Transaktion SWEL (Ereignis-Trace anzeigen) die geloggten Ereignisse anzusehen. Das ganze wird allerdings erst interessant, wenn wir ein Ereignis erzeugen, das geloggt werden soll. Dies können wir selbstverständlich durch Buchung eines Trainings tun, oder wir erzeugen unser Ereignis mittels der Transaktion SWUE.

Erzeugen eines Ereignisses in der SWUE

Erzeugen eines Ereignisses in der SWUE

In dieser Transaktion ist es zudem möglich, dass Ereignis so zu erzeugen, dass es sogar mit dem Debugger nachvollziehbar wird, was im Hintergrund passiert.(Verbraucher-FB synchron auslösen)

Lohnenswert ist es, nach Eintragen des zu erzeugenden Ereignisses zu allererst auf „Ereignisverbraucher“ zu klicken. Hier wird uns angezeigt, ob das Ereignis später im luftleeren Raum verhallt oder es einen Behandler gibt, der etwas mit dem Ereignis anfangen kann.

Rückmeldung: Es gibt keinen Verbraucher

Rückmeldung: Es gibt keinen Verbraucher

Wenn wir nicht genau wissen, wonach wir suchen, hilft uns hier der zuvor genannte Ereignis-Trace. (SWEL)

 

Auslesen des Ereignis-Trace

Auslesen des Ereignis-Trace

Hier können wir sämtliche Ereignisse finden und bekommen auch die Verbraucher geliefert, wenn diese konfiguriert sind.

Wenn der Business Workflow nicht richtig zuhört

Wir haben also herausgefunden, dass wir keinen Ereignisverbraucher definiert haben, das wollen wir nun ändern. Der einfachste Weg ist es, den entsprechenden Workflow in der Transaktion SWDD (Workflow Builder) zu öffnen und das Startereignis zu aktivieren.

Aktivieren der Ereignistypkopplung

Aktivieren der Ereignistypkopplung

Startereignisse können wir über die Grunddaten (Hut) des Workflows definieren. Einfacher gelangen wir an diese Stelle, indem wir doppelt auf „Buchung beantragt“ klicken.

Aktivieren der Ereignistypkopplung

Aktivieren der Ereignistypkopplung

Mit einem Klick aktivieren wir nun das Startereignis und ab sofort gibt es einen Verbraucher. Beachten Sie, dass Sie an dieser Stelle nach einem Customizing-Auftrag gefragt werden. Anschließend aktivieren wir noch den Workflow mittels Zauberstab.

Um zu kontrollieren, welche Ereignisverbraucher aktiv sind, empfiehlt sich die Transaktion SWE2 (Anzeige/Pflege Ereignistypkopplungen)

Hier finden wir nun einen Eintrag, der systemseitig erzeugt wurde und den Aktivierungsstatus des Workflows zeigt.

Kontrollieren der Ereignistypkopplung

Kontrollieren der Ereignistypkopplung

Viel Erfolg bei der Einrichtung Ihres Business Workflows!

Habe auch Sie Erfahrungen in der Einrichtung und Pflege von Workflows gemacht, die Sie gerne mit mir teilen möchten? Ich freue mich sehr auf Ihre Reaktionen.

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Run Workflow, Run! – Eventbasierter Start eines Workflows https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/run-workflow-run-eventbasierter-start-eines-workflows/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/run-workflow-run-eventbasierter-start-eines-workflows/#comments Sat, 14 Mar 2015 07:32:50 +0000 https://activate-hr.de/?p=2170 Eine häufige Anforderung ist es, dass ein Workflow aus dem eigenen Code heraus gestartet werden soll, also ein eventbasierter Workflow. Genauso wichtig es, dem Workflow entsprechende Daten mitgeben zu können. Wie das funktioniert, wird in diesem Blogbeitrag gezeigt. Methode zum Erzeugen des Events in der Workflowklasse Die abgebildete statische Methode ist Teil der Workflowklasse und […]

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Eine häufige Anforderung ist es, dass ein Workflow aus dem eigenen Code heraus gestartet werden soll, also ein eventbasierter Workflow. Genauso wichtig es, dem Workflow entsprechende Daten mitgeben zu können.

Wie das funktioniert, wird in diesem Blogbeitrag gezeigt.

Methode zum Erzeugen des Events in der Workflowklasse

Die abgebildete statische Methode ist Teil der Workflowklasse und dient dazu entsprechend vom Nutzer aufgerufen zu werden. Dabei werden dem Event die beiden Importparameter IV_EMPLOYEE und IV_APPROVED_EMPLOYEE übergeben.

Methode zum Start eines eventbasierten Workflows

Methode zum Workflow-Start

Damit das Event auch erzeugt werden kann muss es natürlich mit entsprechenden Parametern in der Workflowklasse eingepflegt sein.

Alexander Graf
Bringen Sie Anträge und Informationen ans Ziel
Workflows sind keine Kunst, aber Sie bergen Stolperfallen. Wir können Ihnen helfen Ihren Mitarbeitern die richtigen Informationen im richtigen Moment bereitzustellen. Sparen Sie Kosten und optimieren Sie Prozesse.

Workflows gehören zu unserer täglichen Arbeit, aber immer wieder erleben wir, dass effiziente Prozesse und deren Abbildung unseren Kunden Probleme bereiten. Wenn auch Sie einen Partner brauchen, der Ihre Prozesse optimiert und im SAP System abbildet, sind meine Mitarbeiter und ich die richtige Wahl.

Gerne spreche ich mit Ihnen auch im Detail über Ihre Ausgangslage und zeige Lösungsmöglichkeiten auf. Auf Wunsch unterbreite ich Ihnen im Anschluss ein unverbindliches Angebot.

Kontaktieren Sie mich via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de

Natürlich können Sie uns zu jedem Thema kontaktieren und mehr erfahren!

– Alexander Graf, Fachbereichsleiter

Somit ist sichergestellt, dass alle gewünschten Daten an den Workflow gegeben werden. Als nächstes wird der Workflow entsprechend angepasst, so dass die Daten auch entgegen genommen werden können.
Dafür wird in den Grunddaten des Workflows das entsprechende Event mit Datenfluss hinterlegt.

Datenfluss

Datenfluss

Hier hilft häufig bereits die automatische Datenflussgenerierung. Falls nicht kann die Zuordnung natürlich auch händisch gepflegt werden.

Damit sind bereits alle notwendigen Schritte absolviert und der Aufruf kann über untenstehende Methode erfolgen.

Aufruf des Workflow-Starts

Aufruf des Workflow-Starts

Ein Beispiel für eine schlaue Lösung mit eventgesteuerten Workflowstarts ist unser Mehrarbeitsantrag. Hier ist der Genehmigungsprozess als n-stufiger Workflow umgesetzt.

Welche Erfahrungen haben Sie mit eventbasierten Workflows? Ich freue mich auf Ihr Feedback!

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Den Personalbeauftragten für einen Mitarbeiter auslesen https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/den-personalbeauftragten-fuer-einen-mitarbeiter-auslesen/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/den-personalbeauftragten-fuer-einen-mitarbeiter-auslesen/#comments Fri, 06 Mar 2015 15:38:18 +0000 https://activate-hr.de/?p=2054 Häufig sind Anwendungen im HCM-Modul an einen sogenannten Workflow angebunden. Workflows sorgen für eine automatisierte Durchführung eines Prozesses. Sie veranlassen, dass beispielsweise Bearbeiter oder Vorgesetzte eine Benachrichtigung über den aktuellen Stand des Prozesses erhalten. Werden eigene Entwicklungen für das HCM Modul implementiert, ist es häufig notwendig, den Personalbeauftragen für einen Mitarbeiter auszulesen. Die Daten des […]

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Häufig sind Anwendungen im HCM-Modul an einen sogenannten Workflow angebunden. Workflows sorgen für eine automatisierte Durchführung eines Prozesses. Sie veranlassen, dass beispielsweise Bearbeiter oder Vorgesetzte eine Benachrichtigung über den aktuellen Stand des Prozesses erhalten. Werden eigene Entwicklungen für das HCM Modul implementiert, ist es häufig notwendig, den Personalbeauftragen für einen Mitarbeiter auszulesen. Die Daten des Personalbeauftragten werden herangezogen, um beispielsweise einen Workflow weiter zu führen. Der Personalbeauftragte kann exemplarisch bei einem Abwesenheitsantrag oder eines Mehrarbeitsantrags einschreiten. In anderen Fällen ist es notwendig bei einem Antrag die genehmiungspflichtige Person zu ändern.

 
Alexander Graf
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Workflows gehören zur täglichen Arbeit unserer SAP HCM Entwickler, aber immer wieder erleben wir, dass effiziente Prozesse und deren Abbildung unseren Kunden Probleme bereiten. Wenn auch Sie einen Partner brauchen, der Ihre Prozesse optimiert und im SAP System abbildet, sind meine Mitarbeiter und ich die richtige Wahl. Gerne spreche ich mit Ihnen auch im Detail über Ihre Ausgangslage und zeige Lösungsmöglichkeiten auf. Auf Wunsch unterbreite ich Ihnen im Anschluss ein unverbindliches Angebot. Kontaktieren Sie mich via Telefon 0211 94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de Natürlich können Sie uns zu jedem Thema kontaktieren und mehr erfahren!
– Alexander Graf, Fachbereichsleiter

Jedoch muss innerhalb der Anwendung bekannt sein, welche Person als Personalbeauftragter deklariert ist. Des Weiteren ist es notwendig zu wissen, welcher Personalbeauftragte bestimmten Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen zugeordnet ist, damit der Personalbeauftrage nur die Anträge angezeigt bekommt, für welche er zuständig ist.

Voraussetzungen

Grundvoraussetzung ist, dass die organisatorischen Zuordnungen für alle Mitarbeiter gepflegt sind. Desweiteren benötigt der Personalbeauftragte einen Zugang zum jeweiligen SAP System, in welchem  er an eine Personalnummer in der Personaladministration gebunden ist. In den Customizing-Einstellungen unter dem Pfad‚ Personalmanagement > Personaladministration > Organisatorische Daten > Organisatorische Zuordnung > Sachbearbeiter festlegen‘ kann der Personalbeauftragte für das System festgelegt werden.

In der Einstellungstabelle wird nun ein neuer Eintrag erstellt. Dieser Eintrag enthält den SAP-Usernamen des Personalbeauftragten, als auch dessen Namen, Anrede und interne Telefonnummer. Dieser Eintrag wird einer Mitarbeitergruppe zugeordnet, für welche der Personalbeauftragte zuständig ist. Innerhalb dieser Gruppe wird dem Sachbearbeiter noch ein eindeutiges Merkmal vergeben um ihn zu identifizieren. Wurde ein Sachbearbeiter nun festgelegt, wird dieser den Mitarbeitern zugeordnet. Dies geschieht in der Personaladministration für einen Mitarbeiter im Infotyp 0001. Wird die Suchhilfe im Feld ‚Personal‘ in der Rubrik ‚Sachbearbeiter‘ aktiviert erscheint nun eine Auswahl der festgelegten Sachbearbeiter. Mit einem Klick wird ein Sachbearbeiter dem Mitarbeiter zugeordnet. Bestimmung des Personalbeauftragten

Auslesen des Personalbeauftragten

Sind die Sachbearbeiter in der Personaladministration gepflegt, so können diese in der zu entwickelnden Anwendung ausgelesen werden. Dafür wird der Funktionsbaustein ‚HR_READ_INFOTYPE‘ genutzt, um den Infotypen 0001 auszulesen. Dazu erwartet der Funktionsbaustein die Personalnummer, für welchen der Personalbeauftragte ausgelesen werden soll, sowie den auszuwertenden Gültigkeitszeitraum. Als Rückgabewert erhält man eine interne Tabelle des Typs PA0001. Diese Struktur enthält die Attribute ‚sbmod‘ und ‚sachp‘.

Nun liest man den Eintrag der Datenbanktabelle ‚t526‘ welcher in der Spalte ‚werks‘ den Wert des Attributs ‚sbmod‘ und in der Spalte ‘sachx‘ der Wert des Attributs ‚sachp‘ enthält. Dadurch erhält man den SAP-Nutzer des Personalbearbeiters. Anhand des Funktionsbausteins ‚RP_GET_PERNR_FROM_USERID‘ bekommt man die Personalnummer des Sachbearbeiters. Diese Personalnummer kann nun dem Workflow mitgegeben werden oder wenn benötigt, ruft man den Funktionsbaustein ‚HR_READ_INFOTYPE‘ für diese Personalnummer auf und liest den Infotypen 0002 aus, welcher alle persönlichen Daten zu der Person enthält. Hier noch eine Übersicht zu anderen Tabellentypen.

Nutzen Sie diesen Workflow und hatten bereits Probleme beim finden des richtigen Bearbeiters, oder hatten gar andere Probleme im Workflowcontext? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

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SAP Business Workflow Architektur https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/workflow-architektur/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/workflow-architektur/#comments Tue, 20 Dec 2011 14:55:26 +0000 https://blog.mindsquare.de/patrick_stenzel/?p=52 Dies ist ein Gastbeitrag von Patick Stenzel Die SAP Business Workflow Architektur lässt sich aus Entwicklungssicht in 3 Ebenen gliedern. Das Workflowmuster Die Standardaufgabe Die Methode Die Prozesskette Die Konzeption findet dabei immer Top-Down statt. Zunächst wird der Prozess skizziert. Dies kann zum Beispiel mit einer ereignisgesteuerten Prozesskette geschehen (EPK). Aus dieser EPK konzipiert der […]

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Dies ist ein Gastbeitrag von Patick Stenzel

Die SAP Business Workflow Architektur lässt sich aus Entwicklungssicht in 3 Ebenen gliedern.

  1. Das Workflowmuster
  2. Die Standardaufgabe
  3. Die Methode

Die Prozesskette

Die Konzeption findet dabei immer Top-Down statt. Zunächst wird der Prozess skizziert. Dies kann zum Beispiel mit einer ereignisgesteuerten Prozesskette geschehen (EPK). Aus dieser EPK konzipiert der Workflowentwickler nun ein Workflowmuster. Dieses Workflowmuster enthält neben den üblichen Standartelementen auch Aktivitäten. Das besondere an den Aktivitäten ist, dass hier Standardaufgaben hintergehangen werden (Ebene 2). In diesen Standartaufgaben können zum Beispiel Texte für die Anzeige oder aber die möglichen Bearbeiter festgelegt werden. Am wichtigsten jedoch ist, dass hier die Methoden eingebettet werden (Ebene 3). In diesen Methoden liegt nun das Coding, welches in einem Workflowschritt ausgeführt werden soll. Früher konnten nur die Methoden aus dem Business Object Repository (SWO1) verwendet werden, in neueren Releases sind auch Methoden aus Klassen (SE24) verfügbar.

Aufbau: SAP Business Workflow Architektur

 

Sind die benötigten Methoden konzipiert, kann mit der Entwicklung begonnen werden. Diese findet Bottom-Up statt, da eine Methode, welche noch nicht existiert, schlecht in eine Standardaufgabe eingebettet werden kann.

Datenfluss der einzelnen Ebenen

Die Kommunikation zwischen den einzelnen Ebenen findet über einen Datenfluss statt. Dieser wird hauptsächlich zwischen Workflowmuster und Standardaufgabe definiert. Hierbei werden einzelne Variablen vom Workflowcontainer an den Aufgabencontainer und nach Bearbeitung wieder zurück übergeben. Innerhalb der Methoden kann der Aufgabencontainer mittels Macros ausgelesen und anschließend wieder befüllt werden.

Die Bearbeitererfindung eines Dialogschrittes wird im Workflowmuster im jeweiligen Schritt festgelegt. Während in der Standardaufgabe die möglichen Bearbeiter bereits festgelegt worden sind (z.B. Menge aller Vorgesetzten), wird im jeweiligen Schritt der entgültige Empfänger ermittelt (z.B. der direkte Vorgesetzte). Es sollen mehrere Personen die Empfänger eines Workitems sein? Kein Problem, über eine Regel oder ein Orgelement können mehrere Empfänger adressiert werden. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit Bearbeiter explizit auszuschließen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit der SAP Business Workflow Architektur? Schreiben Sie einen Kommentar und lassen Sie uns darüber sprechen!

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Was ist SAP Business Workflow? https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/sap-business-workflow/ https://activate-hr.de/sap-hr-entwicklung/workflows/sap-business-workflow/#comments Tue, 20 Dec 2011 13:29:22 +0000 https://blog.mindsquare.de/patrick_stenzel/?p=29 Dies ist ein Gastbeitrag von Patick Stenzel Simpel übersetzt bedeutet Workflow Arbeitsfluss oder Arbeitsablauf. Im eigentlichen Sinne ist damit die systemtechnische Abbildung eines Prozesses gemeint. Während meines Studiums habe ich einmal von einem Vorgesetzten gehört, dass Unternehmen, welche SAP einführen, sich von SAP abhängig machen und all ihre Prozesse nach der SAP Software ausrichten müssten. […]

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E-Book Processes and FormsDies ist ein Gastbeitrag von Patick Stenzel

Simpel übersetzt bedeutet Workflow Arbeitsfluss oder Arbeitsablauf. Im eigentlichen Sinne ist damit die systemtechnische Abbildung eines Prozesses gemeint. Während meines Studiums habe ich einmal von einem Vorgesetzten gehört, dass Unternehmen, welche SAP einführen, sich von SAP abhängig machen und all ihre Prozesse nach der SAP Software ausrichten müssten. Hört sich zunächst plausibel an, wenn man von einer Software ausgeht, welche man kauft, installiert und dann nutzt. Aber gerade bei SAP ist dies nicht so.

Im folgenden zeige ich Ihnen, was den SAP Business Workflow ausmachen und was er alles mit sich bringt!

Individuelle Prozesse abbilden und fortlaufend optimieren

SAP Business Workflow ist vielmehr als ein Framework zu betrachten, mit welchem man die eigenen Prozesse abbilden und immer weiter optimieren kann. SAP besteht nicht nur aus einzelnen Transaktionen, welche zu nutzen sind. Diese Transaktionen, oder vielmehr die einzelnen Bausteine die sich dahinter verbergen, können als einzelne Funktionen gesehen werden, welche in die jeweiligen Prozessschritte zu integrieren sind. Wenn eine Funktion noch nicht existiert, dann wird sie neu erschaffen.

Gerade in den Zeiten von Total Quality Management (TQM) und dem Leben eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, ist es wichtig, Prozesse möglichst einfach und ohne großen Aufwand anpassen zu können. Hierzu bietet SAP mit Business Workflow eine Arbeitsumgebung, mit welcher Prozesse weit über einzelne Transaktionen hinaus koordiniert werden können. Zudem können durch die Modellierungsoberfläche im Workflow Builder einzelne Passagen eines Prozesses schnell und anschaulich überarbeitet werden, ohne zuvor den kompletten Prozess systemtechnisch betrachten zu müssen.

Übersicht: SAP Business Workflow

Übersicht: SAP Business Workflow organisieren über den Workflow Builder.

Prozesse automatisieren und effizienter arbeiten mit SAP Business Workflows

Ziel bei der Abbildung eines Prozesses mit einem Workflow ist es, einen hohen Automatisierungsgrad zu schaffen. Die Schritte, welche nicht automatisierbar sind, werden zumindest so koordiniert, dass dem richtigen Mitarbeiter die richtige Arbeit schnellstmöglich zur Verfügung steht. Der komplette Informationsfluss findet elektronisch statt und auch eine Vielzahl von Entscheidungen kann automatisch getroffen werden, sobald die richtigen Entscheidungskriterien definiert und implementiert worden sind. Sollte eine Entscheidung dennoch nicht automatisch getroffen werden können, so kann eventuell zumindest eine Eingrenzung der Auswahlmöglichkeiten stattfinden.

Ein weiterer Nebeneffekt ist dabei auch die sinkende Fehleranfälligkeit, da der Prozess in einer geordneten Bahn abläuft und auch Eingaben z. B. auf Gültigkeit oder Frist überwacht werden können. Generell lässt sich dadurch festlegen, dass sich die Arbeit durch den Mitarbeiter mit Hilfe von SAP Business Workflows bei richtiger Handhabung effizienter gestalten lässt.

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