Benutzer aus SAP SuccessFactors löschen

Nach der Trennung eines Mitarbeiters vom Unternehmen, soll dieser für gewöhnlich auch in SuccessFactors deaktiviert werden, mit Angabe eines entsprechenden Austrittsgrundes. Die Daten können anschließend noch im System gehalten werden (z.B. um Aufbewahrungsfristen einzuhalten).

Nach einer bestimmten Zeit müssen die Daten dann aufgrund von Minimierung der Datenhaltung ggf.  komplett aus dem System gelöscht werden. Eine Beschreibung, wie Sie Benutzer aus SAP SuccessFactors löschen können, erhalten Sie im Folgenden:

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Austritt eines Mitarbeiters – Benutzer in SuccessFactors deaktivieren

Um Mitarbeiter aus dem System löschen zu können, müssen diese zuerst auf inaktiv gesetzt werden. Um dies zu erreichen, haben Sie 2 Möglichkeiten:

1. Kündigungsmaßnahme in der Instanz
2. Upload einer CSV Datei

Welche der Möglichkeiten die Richtige für Ihren Anwendungsfall ist, und wie die Möglichkeiten umzusetzen sind, wird in diesem HowTo erklärt.

Benutzer aus SAP SuccessFactors löschen – entgültige Datenlöschung

Ist ein Benutzer in SuccessFactors deaktiviert, so kann er aus dem System gelöscht werden. Hierzu erfolgt erst eine weiche Löschung (Soft Purge) und anschließend eine endgültige Löschung der Daten aus dem System (Permanent Purge). Hierzu steht in SuccessFactors das Data Retention Management Tool zur Verfügung.

Benutzer aus SAP SuccessFactors löschen (Einblick in das Data Retention Management Tool)

Das erwartet Sie im How-To: Benutzer in SuccessFactors deaktivieren und löschen

Das How-To beschreibt anhand eines Beispiels wie Sie einen Benutzer in SuccessFactors deaktivieren und anschließend aus dem System löschen können:

1. Austritt des Mitarbeiters – deaktivieren des Benutzers
2. Weiche Löschung des Benutzers (Soft Purge)
3. Harte und entgültige Löschung des Benutzers aus dem System

Individuelle Wünsche oder Fragen einem SuccessFactors Formular?

Bei Rückfragen kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail info@activate-hr.de.

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Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

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