Robert Richter
 - 3. Juni 2014

Schnelligkeit und Effizienz im Bewerbungsprozess trotz hoher Anzahl von Bewerbungen

Der konventionelle Bewerbungsprozess. Als Teamleiter in einem stark wachsenden Beratungsunternehmen habe ich bereits eine Vielzahl an Methoden, Techniken, Werkzeugen und Prozessen zur Verwaltung von Bewerbern kennengelernt. Als Startup haben wir, wie höchst wahrscheinlich die meisten Startups, auf einen konventionellen Bewerbungsprozess gesetzt.

Wie sah dieser Bewerbungsprozess aus?

Ein Bewerber sieht eine Stellenanzeige und bewirbt sich per E-Mail. Der Personalverantwortliche sichtet die Unterlagen, trägt die Eckdaten der Bewerbung in einem Excel File ein, ruft den Bewerber an und lädt diesen ggf. zu einem Vorstellunggespräch ein. Nach dem Vorstellungsgespräch gibt es entweder ein Angebot oder eine Absage. Es gibt genau einen Prozessakteur, den Personalverantwortlichen, und die Nachverfolgung wird über Excel und Outlook organisiert. Dieser recht schlanke und einfache Prozess passt für jedes Unternehmen in der Startphase für ein Bewerbungsvolumen von 5 bis 10 Bewerbungen pro Monat. Aber was passiert bei einem Bewerbungsvolumen von mehreren hundert Bewerbungen pro Monat?

Welche Probleme entstehen bei mehreren hundert Bewerbungen im Monat?

Bei mehreren hundert Bewerbungen im Monat entsteht mit dem konventionellen Bewerbungsprozess auf Garantie Chaos unter den Prozessbeteiligten. Ein einzelner Personalverantwortlicher reicht nicht mehr aus um dem Volumen Herr zu werden. Es entstehen Unklarheiten und Chaos:

  • Wer hat eigentlich wann mit welchem Bewerber gesprochen?
  • Welches Angebot wurde eigentlich welchem Bewerber gemacht?
  • Hat schon jemand den Bewerber angenommen oder abgelehnt?
  • Hatte sich dieser Bewerber nicht schon einmal beworben? Warum haben wir diesen Bewerber schon einmal abgelehnt?

Die Bewerberdaten können zwar noch immer über Excel erfasst und weiter gepflegt werden aber haben Sie schon einmal versucht mit mehr als 2 Personen ein Excel zu pflegen? Dateninkonsistenzen, eine schlechte Datenqualität und ein defektes Excel File sind vorprogrammiert. Die Laufzeit des gesamten Prozess verlängert sich enorm. Statt alle wichtigen Fakten auf dem Bildschirm zu haben fängt man an sich mühsam, immer wieder, die benötigten Daten zusammenzusuchen. Jeder der schon einmal mehrere Monate auf die Beantwortung einer Bewerbung gewartet hat kennt dieses Problem aus Kundensicht. Das ist weder positiv für das Firmenimage noch nachhaltig.

Ein Blick in Arbeitgeberbewertungsportale wie Kununu.de zeigt wie zerstörend sich ein schlechter Bewerbungsprozess auf das Image einer Firma auswirken kann. Davon abgesehen kostet es viel Geld und bindet unnötig viele Ressourcen. Dazu kommt noch ein ganz anderes Problem: die fehlende Übersicht sorgt unweigerlich für Fehlentscheidungen im Bewerbungsprozess, da Entscheidungen werden aufgrund schlechter Datenqualität getroffen werden. Eine lange Laufzeit sorgt außerdem dafür, dass die Konkurrenz gute Bewerber schneller durch den Prozess bringt als man selbst – wodurch man diese auch verloren hat.

Wie sind wir dieser Herausforderung Herr geworden?

Die  mindsquare GmbH wächst bisher mit 25% bis 40% pro Jahr. Wir sehen uns einer großen Zahl an Bewerbungen ausgesetzt und es wäre unmöglich diese mit dem bereits beschriebenen Prozess und ohne Toolunterstützung zu bearbeiten. Stattdessen haben wir den Bewerbungsprozess von Prof. Dr. Knoblauch implementiert und an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst. Den detaillierten Prozess und die verwendete Bewerbungsstrategie ist beschrieben in dem Buch: Die besten Mitarbeiter finden und halten: die ABC Strategie nutzen Grob zusammengefasst wird der Bewerbungsprozess durch folgendes Bild dargestellt:

9stufiger Bewerbungsprozess

Abbildung 1 9stufiger Bewerbungsprozess

Dieser an unsere Bedürfnisse angepasste Prozess und die von uns entwickelte und eingesetzte Salesforce Applikation http://www.bewerber-verwaltung.de/ helfen uns dabei folgende Herausforderungen zu meistern:

  • Über 200 Bewerbungen pro Monat
  • Dabei haben wir eine Prozesslaufzeit von unter 3 Wochen
  • Ein Bewerber weiß nach spätestens 3 Wochen ob er angenommen oder abgelehnt wurde
  • Mehrere Prozessakteure arbeiten kollaborativ an dem Prozess ohne, dass es zu Datenverlusten oder Inkonsistenzen kommt.
  • Unser Prozess ist nachhaltig. Wir wissen auch nach 3 Jahren noch warum wir einen Bewerber angenommen oder abgelehnt haben.
  • Die Prozessakteure können ohne Probleme mit im Prozess wechseln, da relevante Daten von der Bewerberveraltung erfasst werden und in guter Qualität vorhanden sind.

Wie sieht unser Bewerbungsprozess aus?

Das folgende Diagramm stellt unseren Bewerbungsprozess sehr grob dar:

Bewerbungsprozess grob der MS

Abbildung 2 Grober Bewerbungsprozess der Mindsquare GmbH

Die einzelnen Schritte des gezeigten Diagrammes sind hier noch einmal im Detail erläutert: Der Bewerbungsprozess startet mit dem Eingang einer Bewerbung in unser Bewerbungspostfach. Diese E-Mails werden anschließend automatisch per Job in unserer Salesforce erfasst. Der Personalverantwortliche kümmert sich darum, dass die ernsthaften Bewerbungen von Werbemails usw. getrennt und erfasst werden.

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Abbildung 3 E-Mails an unser Bewerberpostfach werden automatisch von unserer Bewerberverwaltung in Salesforce eingetragen.

Der Job zur Erfassung der Bewerbung erkennt und überträgt natürlich nur rudimentäre Daten, wie Emailadresse, Namen und Anhänge. Durch einen Klick in unserer Bewerberverwaltungs-App kann der Personalverantwortliche ein Bewerbungsformular an den Bewerber versenden. Hierbei handelt es sich um ein interaktives HTML Formular. Der Bewerber trägt seine persönlichen Daten ins Formular und drückt den „Abschicken“ Button. Dadurch werden die Daten des Bewerbers an unsere Salesforce App Bewerberverwaltung geschickt und hier erfasst. Somit können konsistente Daten ohne Medienbrüche und eine gute Datenqualität sichergestellt werden.

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Abbildung 4 Der Personalverantwortliche prüft noch einmal die eingetragenen Bewerber und verschickt das Bewerberformular wenn es sich offensichtlich um eine reale Person handelt.

Nun ändert sich der Status des Bewerbers auf „Personalfragebogen zuschicken“. Schickt der Bewerber das Formular zurück erhält er den Status „Personalfragebogen abgeschlossen“.

Status des Bewerbers setzen

Abbildung 5 Das Setzen des Status erfolgt automatisch, kann aber auch manuell gesetzt werden.

Mit dem Status „Personalfragebogen abgeschlossen“ ist der Bewerber für jeden Teamleiter sichtbar und zuweisbar. Der Personalverantwortliche kann diesen Bewerber jetzt einem Teamleiter zuordnen oder ein Teamleiter kann sich selbst diesen Bewerber zuordnen.

Abbildung 6 Der Personalverantwortliche kann nun jedem Teamleiter diesen Bewerber zuteilen.

Abbildung 6 Der Personalverantwortliche kann nun jedem Teamleiter diesen Bewerber zuteilen.

Nun überprüft der Teamleiter die Bewerbungsunterlagen gemäß unseren detaillierten Anforderungen. Um den Bewerber einzuladen oder abzulehnen kann der Teamleiter direkt aus der Bewerbersicht heraus eine Mail an den Bewerber mit der Einladung zur nächsten Stufe oder einer Absage schicken. Hierbei wird er von Textvorlagen unterstützt, welche natürlich auch erweiterbar und anpassbar sind. Dieser Mailverkehr wird automatisch protokolliert und an das Bewerberobjekt angehangen. Schreibt der Bewerber wieder eine Mail an unser Postfach mit einer Frage so erkennt das System die Mailadresse und protokolliert diese E-Mail ebenfalls im Bewerberobjekt.

Abbildung 7 Sind die grundsätzlichen und offensichtlichen Anforderungen erfüllt lädt der Teamleiter den Bewerber durch einen Druck auf den Button "Anfrage Telefoninterview" zu einem Telefonat ein. Wird der Bewerber abgelehnt geschieht das durch den Button "Absage versenden". Auch hier wird der Status automatisch gesetzt.

Abbildung 7 Sind die grundsätzlichen und offensichtlichen Anforderungen erfüllt lädt der Teamleiter den Bewerber durch einen Druck auf den Button „Anfrage Telefoninterview“ zu einem Telefonat ein. Wird der Bewerber abgelehnt geschieht das durch den Button „Absage versenden“. Auch hier wird der Status automatisch gesetzt.

Wichtige Erkenntnisse, welche im bereits bei der Sichtung der Unterlagen erfolgten können im Bewerberobjekt eingetragen und gesichert werden.

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Abbildung 8 Gründe für Zu- und Absagen kommen ins Kommentarfeld des Bewerberobjektes.

Die nächste Stufe besteht aus einem telefonischen Gespräch zwischen Teamleiter und Bewerber. Hierzu lädt der Teamleiter den Bewerber zu einem Telefonat ein und der Status der des Bewerbers stellt sich automatisch auf „Telefonisches Bewerberinterview“. Im Anschluss wird das das Interview mit dem Bewerber durchgeführt. Die Erkenntnisse des Gespräches werden wieder im Bewerberobjekt hinterlegt. Entspricht der Bewerber den Anforderungen für Telefonische Bewerberinterviews wird der Status auf „Erstes Interview gesetzt“. Wird der Bewerber abgelehnt so wird der Status in Salesforce auf „abgelehnt“ gesetzt. Der Grund für die Ablehnung wird im Bewerberobjekt hinterlegt.

Abbildung 9 Der Status des Bewerbers kann jederzeit gepflegt werden und zeigt an in welcher Phase des Prozesses sich der Bewerber befindet.

Abbildung 9 Der Status des Bewerbers kann jederzeit gepflegt werden und zeigt an in welcher Phase des Prozesses sich der Bewerber befindet.

Die nächste Stufe des Bewerbungsprozesses ist ein persönliches Gespräch oder die Teilnahme an einem Assessment Center. Dieses wird bei der mindsquare von einem Teamleiter, dem Personalleiter und dem Bewerber durchgeführt. Auch hier gibt es wieder fest definierte Anforderungen, welche ein Bewerber für die nächste Stufe erfüllen muss. Sämtliche Erkenntnisse dieses Gespräches werden wieder im Bewerberobjekt hinterlegt und protokolliert.

Abbildung 10 Durch verschiedene Listen und Filter behält man immer die Übersicht. Als Personalverantwortlicher möchte ich alle Bewerber sehen und Bewerber zuweisen. Als Teamleiter möchte ich nur die Bewerber sehen, welche mir zugewiesen wurden.

Hat der Bewerber auch diese Stufe gemäß unseren Anforderungen gemeistert erhält er ein Angebot und ihm wird ein Arbeitsvertrag zugeschickt. Kommt dieser Arbeitsvertrag unterschrieben zurück erhält der Mitarbeiter den Status eingestellt.

Abbildung 11 Als Teamleiter sehe ich in meiner Standardliste nur Bewerber, welche für mich interessant sind.

Abbildung 11 Als Teamleiter sehe ich in meiner Standardliste nur Bewerber, welche für mich interessant sind.

Durch den Einsatz dieses Bewerbungsprozesses im Zusammenspiel mit unserer Salesforce Applikation Bewerberverwaltung  haben wir es nicht nur geschafft der stark steigenden Anzahl an Bewerbungen Herr zu werden, wir haben die Qualität unserer Entscheidungen im Bewerbungsprozess stark verbessern können, gleichzeitig die Kosten pro Bewerbung gesenkt und die Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und den Personalverantwortlichen stark verbessert. Möchten Sie mehr über den optimalen Bewerbungsprozess oder unsere Bewerberverwaltung wissen? Besuchen Sie uns doch einfach auf http://www.bewerber-verwaltung.de/  oder rufen Sie uns direkt an. Haben Sie Interesse an unserer Dienstleistung freuen wir uns sehr auf Ihren Anruf oder eine Nachricht von Ihnen. Für Großunternehmen, welche SAP im Einsatz haben, bieten wir auch eine SAP-basierende Bewerberverwaltung an. Mit freundlichen Grüßen Robert Richter Teamleiter | Senior Consultant | Fachbereich Salesforce

Robert Richter

Mein Name ist Robert Richter und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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