Alexander Graf
31. Oktober 2022

Personaleinsatzplanung

Damit Sie Ihre Ressourcen effektiv planen können, ist eine effektive Verwaltung Ihres Personaleinsatzes von wichtiger Bedeutung. Hier bildet die Personaleinsatzplanung das Rückgrat für den reibungslosen Ablauf betrieblicher Prozesse und trägt zusätzlich zur Erfüllung von Unternehmenszielen bei. In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Bedeutung der Personaleinsatzplanung, ihre Herausforderungen und stellen Ihnen Best Practices vor, um eine effiziente und zielgerichtete Personalplanung zu gewährleisten.

Was ist Personaleinsatzplanung?

Personaleinsatzplanung (auch Schicht- bzw. Dienstplanung oder kurz: PEP) beschreibt die Planung von Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden je nach Arbeitsaufkommen. Dabei überlegen Sie vorausschauend, wie Sie Mitarbeitende zeitlich, in welcher Anzahl (quantitativ), mit welchen Qualifikationen (qualitativ) und örtlich am besten einplanen können. Ein weiterer Faktor sind die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden (bspw. Urlaubsansprüche), auf die Sie zusätzlich achten sollten.

Die Personaleinsatzplanung ist ein strategisches Instrument zur Optimierung betriebswirtschaftlicher Abläufe in Ihrem Unternehmen. Sobald Sie eine ausgewogene Personalstruktur mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten und Qualifikationen etabliert haben, können Sie schwankenden Auftragsvolumina gerecht werden, Ihren Personaleinsatz darauf angepasst auch spontan planen und somit wettbewerbsfähig bleiben.

Jede Personaleinsatzplanung hat einen Planungshorizont, der den Zeitraum beschreibt, für den geplant werden soll. Ein typischer Planungshorizont beinhaltet folgende Stufen:

  • Tages-/Ad-Hoc-Planung: Beschreibt das schnelle Reagieren auf Krankheiten, Störungen etc.
  • Wochenplanung: Hierbei geht es um die detaillierte Planung, wer wann welche Tätigkeiten übernimmt.
  • Monatsplanung: Beinhaltet die Planung der Tätigkeiten im Groben und die Abwesenheitsplanung.
  • Jahresplanung: Hierbei dreht es sich hauptsächlich um die Urlaubsplanung.

Da jedes Unternehmen anders plant, müssen Sie nicht alle Stufen explizit planen.

Ziele und Aufgaben der Personaleinsatzplanung

Durch einen steigenden Kostendruck, stetig wachsenden Flexibilisierungsgrad und weiteren Faktoren wie der Mitarbeiterzufriedenheit wird die Personaleinsatzplanung immer wichtiger. Damit Sie Ihr Personal wirtschaftlich und präzise planen können, benötigen Sie Transparenz über Kapazitäten. Wenn Sie über diese nicht verfügen, dann erhalten Sie Probleme im operativen Geschäft und verlieren Potenziale entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Herausforderung einer falschen Personalplanung ist, dass zu Hochzeiten zu wenig oder nicht genügend geschulte Mitarbeitende eingesetzt sind. So müssen Sie mit unproduktiven Arbeitszeiten und hohen Kosten rechnen.

Daher muss die Personalplanung Mitarbeitende so einplanen, dass diese

  • zur richtigen Zeit,
  • mit den richtigen Qualifikationen,
  • zu optimierten Kosten
  • am passenden Arbeitsplatz

eingesetzt werden können. Die optimale Einsatzplanung berücksichtigt den Umsatz, die Kosten und Mitarbeitenden. Aufgabe der Personalplanung ist es, Personalbedarf und -bestand so zu bündeln, dass sowohl die Wünsche Ihrer Belegschaft als auch die des Unternehmens bestmöglich berücksichtigt werden.

Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management

Workforce Management ist die ganzheitliche Betrachtung des bedarfsorientierten und flexiblen Personaleinsatzes. Personaleinsatzplanung stellt dabei einen Teil von Workforce Management dar. Insgesamt wird Workforce Management neben der Personaleinsatzplanung in sechs Teile eingeteilt:

  • Personalbedarfsermittlung: Die Personalbedarfsermittlung ist der Prozess, durch den Unternehmen den zukünftigen Bedarf an Arbeitskräften analysieren und planen, um sicherzustellen, dass sie über ausreichend qualifiziertes Personal verfügen.
  • Personalstrukturoptimierung: Hier analysieren und bewerten Sie die Zusammensetzung und Organisation Ihres Personals.
  • Kapazitätsplanung: Bei der Kapazitätsermittlung bestimmen Sie die verfügbare Arbeitskapazität und Ressourcen Ihres Unternehmens, um eine effiziente Personalplanung zu ermöglichen.
  • Personalsteuerung: Personalsteuerung bezeichnet die strategische Planung, Organisation und Kontrolle Ihrer Personalressourcen, um deren Effizienz und Effektivität sicherzustellen.
  • Zeitwirtschaft: Zeitwirtschaft bezieht sich auf die effiziente Nutzung von Zeitressourcen zur Erreichung von bestimmten Zielen oder Aufgaben.

Datengrundlage für die Personaleinsatzplanung schaffen

Damit Sie langfristig in der Lage sind, agile Prozesse in der Personaleinsatzplanung zu schaffen und Arbeitszeitbedarfe optimal abzudecken, benötigen Sie eine solide Datengrundlage. Diese beinhaltet die offensichtlichen Daten wie An- und Abwesenheiten sowie Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden. Auch geplante Aus- bzw. Eintritte können Sie hier miteinfließen lassen. Außerdem helfen Ihnen für eine vorausschauende Planung auch Daten aus der Vergangenheit – greifen Sie auf bereits vorhandene Daten zur Bedarfsermittlung zurück, wie:

  • sich verändernde Auftragslage z. B. durch saisonale Schwankungen
  • mögliche Lieferengpässe
  • die Ableitung des Bedarfs aus geplanten Produktionszahlen und Kundenfrequenzen

Somit können Sie eine Unter- und Überdeckung und damit einhergehend Unproduktivität oder erhöhte Kosten zu verhindern. Wenn Sie Täler und Spitzen erkannt haben, können Sie die Urlaubsplanung auf Ihre Kapazitätsplanung abstimmen und vorausschauend planen.

Personaleinsatzplanung
Anhand eines Kundenbeispiels stellen wir Ihnen in diesem Webinar vor, wie Sie mit einer direkt im SAP-System integrierten Personaleinsatzplanung Ihre Produktionsplanung vereinfachen können.

Welche Arten von Personaleinsatzplanung gibt es?

Es gibt drei verschiedene Arten von Personaleinsatzplanung:

  • Die quantitative,
  • die qualitative Einsatzplanung
  • sowie diezeitliche Komponente.

Um Ihr Personal optimal einzuplanen, empfehle ich Ihnen, alle drei Arten zu berücksichtigen.

Quantitative Einsatzplanung

Bei der quantitativen Einsatzplanung überprüfen Sie, ob Sie den zu erwartenden Personalbedarf je nach Arbeitsaufkommen mit dem zur Verfügung stehenden Personal abdecken können. Dies schauen Sie sich für einen bestimmten Zeitrahmen an, z. B. für den nächsten Monat. Wenn Sie Ihren Bedarf frühzeitig ermitteln und die Personaleinsatzplanung über einen langfristigen Zeitraum planen, dann können Sie schnell auf Schwankungen reagieren und den Dienstplan frühzeitig anpassen.

Qualitative Einsatzplanung

Bei der qualitativen Einsatzplanung nehmen Sie die Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden in den Fokus: Wie sieht das Qualifikationsprofil Ihrer Belegschaft aus? Bei Schichtarbeiten in der Produktion sollten Sie z. B. darauf achten, dass ständig mindestens ein/e Vorarbeiter*in anwesend ist und dass alle anwesenden Mitarbeitenden notwendige Qualifikationen für die jeweiligen Maschinen aufweisen.

Neben der aktuellen Qualifikation benötigen Sie auch einen Blick auf die zukünftigen Anforderungsprofile Ihrer Belegschaft. Brauchen Mitarbeitende bspw. Weiterbildungen, damit deren Qualifikationen Ihrem Anforderungsprofil gerecht werden? Hier bilden Sie also Entwicklungen in der Personalstruktur ab, damit Sie frühzeitig reagieren können.

Zeitliche Komponente

Die zeitliche Komponente (auch Saisonalität) beschreibt Zeiten, in denen ein Unternehmen eine größere bzw. kleinere Nachfrage hat und somit mehr bzw. weniger Personal einplanen muss. Bspw. ist das Weihnachtsgeschäft in vielen Unternehmen eine große zeitliche Komponente, die bei der Personaleinsatzplanung beachtet werden muss.

Herausforderungen der Personaleinsatzplanung

Mit der Personaleinsatzplanung gehen unterschiedliche Herausforderungen einher – die größten stelle ich Ihnen im Folgenden vor.

Demografischer Wandel

Durch den demografischen Wandel und dem damit verbundenen Fachkräftemangel müssen Unternehmen noch flexibler und schneller auf Mitarbeitermangel und Auslastungsschwankungen reagieren können. Somit müssen Sie über eine Personaleinsatzplanung verfügen, die Stellenanforderungsprofile und Mitarbeiterqualifikationen optimal aufeinander abstimmt.

Das bedeutet: Verantwortliche benötigen eine ganzheitliche Übersicht über die gesamte Belegschaft, deren Qualifikationen und die zu besetzenden Stellen mit Anforderungsprofilen in den unterschiedlichen Schichten. Zudem sollten Mitarbeitende selbst über die Möglichkeit verfügen, die Personaleinsatzplanung im SAP-System einsehen zu können.

Rechtliche Vorschriften

Bei der Planung der Arbeitszeit müssen Sie die gesetzlichen Richtlinien sowie alle tarifvertraglichen und betrieblichen Vereinbarungen einhalten, einschließlich der Vorgaben aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zusätzlich müssen Sie stets sicherstellen, dass diese Vorschriften und Richtlinien umfassend eingehalten werden.

Hierunter fallen u. a. das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Gesetze über Teilzeit (TzBfG) und zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG).

Branchenspezifische Anforderungen

In verschiedenen Branchen variieren die Anforderungen an die Personaleinsatzplanung:

  • Produktion: Die Flexibilität in der Schichtplanung ist hier entscheidend, um den wechselnden Bedürfnissen gerecht zu werden, die durch volatile Auftragslagen, Individualisierung, demografischen Wandel und Fachkräftemangel entstehen.
  • Gesundheitswesen: Hier gelten vermehrt neue Gesetze und Tarifverträge. Flexible Dienstpläne, die sich am Behandlungsprozess orientieren, verbessern nicht nur die Behandlungsqualität, sondern auch die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden.
  • Logistik: Unternehmen müssen auf volatile Märkte und Lieferungen reagieren, während sie gleichzeitig den Service und die Bedürfnisse ihrer Belegschaft berücksichtigen.

Drittanbieter-Tools

Bei Drittanbieter-Tools kommt das Problem auf, dass diese als Add-On in das bereits bestehende System eingebunden werden müssen. Sie können also nicht einfach so auf HR-Daten zugreifen, die z. B. im SAP-System liegen. So müssen Sie für die Drittanbieter-Software eine zusätzliche Infrastruktur einrichten und Schnittstellen zum SAP erstellen.

Mithilfe einer PEP-Software effizienter planen

Neben Drittanbieter-Tools planen viele Unternehmen Arbeitszeiten mithilfe von Excel-Tabellen ein – was bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße von der reinen Planung bestimmt auch noch funktioniert. Sobald die Mitarbeiteranzahl jedoch steigt, wird eine Excel-basierte PEP unübersichtlich und ineffizient. Vorgesetzte planen hier die Arbeitszeiten, die dann erstmal überprüft werden müssen. Bei Änderungswünschen muss der Plan wieder zurück an die Vorgesetzten geschickt werden, wodurch lange Planungsrunden entstehen können. Zudem werden Daten aus Ihren Excel-Tabellen nicht automatisch mit Ihrem SAP-System (als beispielhaftes ERP-System) synchronisiert, was Ihrer Personalabteilung zusätzlichen manuellen Aufwand beschert.

Personaleinsatzplanung

Demo Personaleinsatzplanung

Werfen Sie einen Blick in die mindsquare Personaleinsatzplanung mit SAP

Vorteile einer softwarebasierten PEP

Wenn Sie auf eine softwarebasierte Personaleinsatzplanung setzen, sparen Sie insgesamt viel Zeit, Kosten und Mühen ein. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

  • IST-Zeiterfassung: Die meisten Software-Lösungen bieten eine Zeiterfassung an, mit der Sie die geplanten mit den tatsächlichen Arbeitszeiten vergleichen können.
  • SOLL/IST-Abgleich: Sie reagieren schneller auf krankheitsbedingte Ausfälle oder Produktionsspitzen, da die Lösung Sie beim Planen unterstützt.
  • Automatische Planung: Keine mühevolle Erstellung von Arbeitsplänen – eine PEP-Software, die mit Ihren SAP-Daten verbunden ist, kann Aufgaben auf Basis dieser Daten optimal verteilen. Sie können Tätigkeiten automatisch zuweisen und müssen diese nur noch in wenigen Fällen korrigieren.
  • Optimalerer Personaleinsatz: Dadurch erhalten Sie eine optimierte Personaleinsatzplanung und können außerdem Urlaube besser einplanen.
  • Schnellere Reaktionszeiten: Mithilfe einer Software sind Sie in der Lage, auf sich verändernde Bedarfe schneller zu reagieren, da Sie einen frühzeitigen Überblick über Bedarfsspitzen erhalten.
  • Variable Schichtwechsel:Sie können Schichten mit nur wenigen Mausklicks wechseln und bleiben damit flexibel bei spontanen Ausfällen.

Setzen Sie auf digitale Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiges Instrument zur Produktivitätssteigerung und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Doch durch die Vielzahl an Herausforderungen wie Gesetze, Unternehmenskriterien und Mitarbeiteransprüche, die in die Planung einfließen, entsteht großer Arbeitsaufwand für Sie – besonders, wenn Sie Arbeitszeiten in Excel-Tabellen planen. Daher empfehle ich Ihnen, auf digitale Personaleinsatzplanung zu setzen, mit der Sie durch Automatisierungen Zeit und Kosten sparen. Eine Software erleichtert es Ihnen außerdem, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Haben Sie Fragen zur Personaleinsatzplanung? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu mir auf. Ich freue mich darauf, Ihnen weiterhelfen zu können.

FAQ

Was ist Personaleinsatzplanung?

Personaleinsatzplanung (auch Schicht- oder Dienstplanung oder kurz: PEP) ist die vorausschauende Zuordnung von Arbeitszeiten mit Blick auf zeitliche, örtliche, quantitative und qualitative Komponenten. Die Personaleinsatzplanung gehört zum Bereich der Personalplanung.

Welche Aufgaben und Ziele hat eine Personaleinsatzplanung?

Die optimale Personaleinsatzplanung plant die passenden Mitarbeitenden, zur richtigen Zeit, mit den richtigen Qualifikationen, zu optimierten Kosten, am passenden Arbeitsplatz ein. Im Idealfall werden die Wünsche und Anforderungen des Unternehmens und der Belegschaft berücksichtigt.

Was muss ich bei der Personaleinsatzplanung beachten?

Bei der Planung müssen Sie u. a. auf Urlaubs-, Arbeits- und Pausenzeiten sowie krankheitsbedingte Ausfälle, Lieferengpässe und immer wieder veränderte Arbeitsaufträge achten. Aber auch gesetzlich vorgeschriebene Regelungen, die je nach Branche variieren, dürfen nicht in den Hintergrund geraten.

Welche Arten von Personaleinsatzplanung gibt es?

  • Quantitative Einsatzplanung: Können Sie den zu erwartenden Personalbedarf je nach Arbeitsaufkommen mit dem verfügbaren Personalbedarf in einem bestimmten Zeitraum abdecken?
  • Qualitative Einsatzplanung: Passen die Qualifikationen Ihrer Mitarbeitenden zu den derzeitigen Aufgaben?
  • Zeitliche Komponente: Haben Sie zu bestimmten Zeiten bzw. Jahreszeiten eine größere Nachfrage als sonst?

Alexander Graf

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

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