Guido Klempien
 - 10. Mai 2019

SAP OM

SAP OM SAP OM (SAP Organisationsmanagement) dient als Grundlage für die Module von SAP ERP HCM (Human Capital Management) und des SAP Business Workflows. Hierzu stellt das System den genannten Anwendungen Informationen über die Struktur des Unternehmens zur Verfügung. Verantwortliche haben mit SAP OM die Möglichkeit, eine aufgabenbezogene Abteilungshierarchie mit den besetzten Stellen ihres Unternehmens zu erstellen und zu analysieren. Auf dieser Grundlage können unter anderem der Personalbedarf und die damit einhergehenden Kosten geplant werden. Zudem können Verantwortliche mit dem Organisationsmanagement neue Hierarchisierungsmuster planen und testen. Gerade auf die Arbeit im Personalbereich wirkt sich SAP OM positiv aus, da das System viele Arbeitsabläufe effizienter gestaltet.

Die Aufbauorganisation mit SAP OM

Das Organisationsmanagement von SAP beinhaltet die Aufgabenorganisation, mit der Verantwortliche verschiedene Objekte anlegen können. Diese umfassen unterschiedliche Inhalte wie Organisationseinheiten, Planstellen, Aufgaben oder Stellen. Um die Objekte in einen entsprechenden Kontext einzubetten, werden ihre Beziehungen zueinander abgebildet: Das Objekt Planstelle (also die Stelle, die konkret besetzt werden soll) wird zum Beispiel einem anderen Objekt zugeordnet, das eine Organisationseinheit bzw. eine Abteilung darstellt oder es wird festgelegt, welche Aufgabe die Planstelle erfüllen soll. So kann ihr zum Beispiel das Objekt, das der Aufgabe Abteilungsleitung entspricht, zugeordnet werden. Auch einzelne Mitarbeiter können als Objekte geführt und dann den entsprechenden Planstellen zugewiesen werden. Die Verknüpfung gehört zu den wichtigsten Funktionen von SAP OM – ohne sie würden Verantwortliche lediglich über isolierte Informationen in ihrem System verfügen. Die folgende Grafik veranschaulicht nochmal beispielhaft die Aufbauorganisation:

SAP OM

Abbildung 1 Grafische Darstellung Aufbauorganisation in SAP OM

Um die Eigenschaften der Objekte zu bestimmen, legen Anwender verschiedene Infotypen an. Dabei handelt es sich um Informationsträger der jeweiligen Objektattribute. Der Infotyp Verknüpfungen legt zum Beispiel fest, in welcher Beziehung verschiedene Objekte zueinanderstehen, während der Infotyp Arbeitszeit die entsprechenden Arbeitsstunden auf verschiedenen Planstellen festhält. Um die Unternehmenshierarchie individuell zu gestalten, können Verantwortliche Infotypen bearbeiten, löschen und voneinander abgrenzen.

Mit einer Strukturgrafik kann die Aufbauorganisation des Unternehmens zudem grafisch festgehalten und bearbeitet werden. Führungskräfte können angelegte Objekte innerhalb der Grafik umhängen: Die Bearbeitung der Aufbauorganisation wird dadurch vereinfacht.

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Organisationsobjekte in SAP OM

Für die Abbildung der Unternehmenshierarchie können Organisationsobjekte auf verschiedene Arten verwendet werden. So sind Anwender imstande, Objekte des gleichen Typs, z. B. Organisationseinheit, Planstelle oder Aufgabe, in Einzelhierarchien bzw. in Einzelkatalogen zusammenzufassen. Die Einzelhierarchien und Kataloge von Objekten unterschiedlichen Typs können dann wiederum miteinander verknüpft werden: Hierdurch werden die Abhängigkeiten in der Aufbauorganisation des Unternehmens identifiziert.

Die einheitliche Struktur der Organisationsobjekte hilft Führungskräften beim Umgang mit SAP OM. Sie besteht aus einer Kurz- und Langbezeichnung, einer achtstelligen ID-Nummer, einer Verknüpfung, die die Beziehung zu einem anderen Objekt beschreibt, den verschiedenen Objekteigenschaften, einem Gültigkeitszeitraum, einer Zeitbindung sowie einem Statuskennzeichen.

Planung des Organisationsmanagements

Mit den Gültigkeitszeiträumen, Zeitbindungen, Planvarianten, Aspekten und dem Status hat der Anwender vielfältige Möglichkeiten das Organisationsmanagement zu steuern. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, verschiedene Planvarianten anzulegen. Damit können Unternehmen unterschiedliche Szenarien durchgehen und zum Beispiel einen Plan für die bisherigen Unternehmensabläufe und einen Plan für eine neustrukturierte Unternehmenshierarchie gleichzeitig verwalten. Um verschiedene Planvarianten zu bearbeiten, ordnen ihnen Verantwortliche einen benutzerspezifischen Schlüssel zu. Durch das Anlegen von Gültigkeitszeiträumen bestimmen Führungskräfte, wie lange ein Objekt oder Infotyp im System erhalten bleibt. Kommende Veränderungen innerhalb des Unternehmens können damit bereits in der Aufbauorganisation berücksichtigt werden.

Um Fehler zu vermeiden, nutzt das System Zeitbindungen, die ausschließen, dass Objekte oder Infotypen angelegt werden, die sich gegenseitig widersprechen. So kann zum Beispiel das Objekt Planstelle nur einer Abteilung zur gleichen Zeit zugeordnet werden. Mithilfe mehrerer Zeitbindungs-Varianten stellen Verantwortliche sicher, dass verschiedene Gültigkeitszeiträume der Objekte nicht zu Fehlern in der Aufbauorganisation führen. Auch der Status hilft Führungskräften beim Anlegen ihrer Unternehmenshierarche: Er definiert mit seinen Varianten Aktiv, Geplant, Beantragt, Genehmigt und Abgelehnt den aktuellen Bearbeitungsstand eines Objektes innerhalb der Aufbauorganisation.

Integration von SAP Business Workflow

Das System SAP Business Workflow erleichtert Unternehmensprozesse, indem es offene Aufgaben zur richtigen Zeit an den dafür vorgesehenen Mitarbeiter weiterleitet. SAP OM liefert der Anwendung die dazu notwendigen Informationen zur Unternehmensstruktur. Dank der Verknüpfungen in der Aufbauorganisation kann SAP Business Workflow die Unternehmenshierarchie erfassen und die Organisation der Aufgabensteuerung zuverlässig gewährleisten.


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SAP OM im Personalmanagement

Gerade in der Personalabteilung ist die Anwendung von SAP OM empfehlenswert, da alle relevanten Informationen in die entsprechenden Objekte eingepflegt werden können. Führungskräfte können im Objekt Planstelle zum Beispiel die Stellendefinition, die Stelleninhaber sowie deren Tätigkeiten festlegen. Diese Daten werden dann von anderen Modulen des SAP ERP HCM genutzt und helfen unter anderem bei der Abrechnung, der Stellenbesetzung und der Talentförderung. Führungskräfte sind mit SAP OM außerdem imstande, den Vorgesetzten einer Person schnell zu ermitteln, was sich positiv auf die Bearbeitung von Genehmigungen wie Urlaubsanträge und Zeitbuchungskorrekturen auswirkt. Für die Arbeit im Personalmanagement können zudem bestimmte Berechtigungen festgelegt werden, sodass zum Beispiel definiert ist, welcher Personalmanager auf welche Mitarbeiterdaten zugreifen kann. Auch eine automatische Berechtigungsvergabe ist möglich: Dadurch erhalten Mitarbeiter alle erforderlichen Berechtigungen für die Arbeit in der ihnen zugeordneten Planstelle.

Angestellte können im Organisationsmanagement zudem einfach versetzt werden. Auch Personal, das das Unternehmen verlassen hat, wird vom System berücksichtigt. So bleiben Informationen über organisatorische Zuordnungen wie Planstelle, Kostenstelle und Abteilung erhalten. Die ausgeschiedenen Mitarbeiter selbst werden vom System jedoch als nicht integriert behandelt. Bei der Bearbeitung von Personaldaten unterstützt SAP OM Verantwortliche ebenfalls. So verhindert das System mit einer Sperre, dass mehrere Benutzer Mitarbeiterdaten zur gleichen Zeit ändern.

Fazit

Mit SAP OM verfügen Führungskräfte über ein Werkzeug, mit dem sie die Struktur ihres Unternehmens digital nachbilden können. Damit lässt sich die Unternehmenshierarchie einerseits analysieren: Künftige Kosten können damit besser kalkuliert werden. Andererseits dient ihr digitales Abbild dem System SAP Business Workflow als Grundlage. Mit einer effizienteren Aufgabensteuerung beschleunigt die Anwendung Geschäftsprozesse in einem Unternehmen. Gerade Personalabteilungen profitieren mit der Einführung von SAP OM immens. Die vom System bereitgestellten Daten unterstützen andere Module von SAP ERP HCM in vielerlei Hinsicht. Dies wirkt sich auf verschiedene Aufgaben wie die Talentförderung, die Stellenbesetzung sowie die Bearbeitung von Abrechnungen und Genehmigungen aus. Auch Berechtigungen von Mitarbeitern werden mit SAP OM zuverlässig organisiert.

Alles Rund um SAP OM finden Sie auf unserem Blog. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zu dem Thema haben.

Guido Klempien

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Guido Klempien

Guido Klempien

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