Simon Gottheil
 - 15. März 2018

Warum sich Personaleinsatzplanung auch in kleinen Produktionen lohnt

Personaleinsatzplanung

Mitarbeiter sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Mit ihren Qualifikationen, Stärken und Erfahrungen sind sie diejenigen, die maßgeblich am Erfolg oder Misserfolg beteiligt sind. Ein ganz entscheidender Erfolgsfaktor ist dabei die Maßnahme, die vorhandenen Mitarbeiter ihren Qualifikationen und Kapazitäten entsprechend in den richtigen Positionen einzusetzen.

Diese Maßnahme fällt unter die Personaleinsatzplanung, kurz PEP, die besonders in Schichtbetrieben wie in der Produktion, in der Logistik, in Call Centern oder in Krankenhäusern zum Einsatz kommt. Dabei ist es völlig irrelevant, ob es sich um eine Produktion mit 100 oder mit 5000 Personen handelt – der Personaleinsatz sollte in jedem Fall strukturiert geplant werden, um den täglichen Betrieb reibungslos und erfolgreich durchführen zu können.

Dieselben Anforderungen an kleine wie an große Unternehmen

„Personaleinsatzplanung? Das ist doch nur etwas für die großen, produzierenden Betriebe.“

Mit diesem Vorurteil werden wir leider noch viel zu häufig konfrontiert. Doch wir argumentieren, dass eine langfristige Synchronisation des unternehmerischen Auftragsvolumens mit den individuellen Kapazitäten und Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter für Unternehmen jeglicher Größe sinnvoll ist.

Besonders Schichtbetriebe haben einen erhöhten, bereichsübergreifenden Bedarf an Personal, das ohne Fehlplanungen, unnötige Leerlaufzeiten und teure Überstunden ideal eingesetzt werden muss. Und hier kommt es nicht darauf an, wie viele Mitarbeiter tätig sind– die intelligente Verknüpfung von Zeit, Kosten und Kompetenzen ist in jedem Fall Voraussetzung einer erfolgreichen Schichtplanung.

Es mag sein, dass Sie als mittelständischer Betrieb nun davon ausgehen, dass Ihre Personaleinsatzplanung von einem Mitarbeiter mithilfe von Excel-Tabellen durchgeführt werden kann. Ich möchte Sie aber auf folgendes hinweisen: Nur sehr wenige Mitarbeiter können alle Personen mit den jeweiligen Qualifikationen (z.B. Staplerführerschein oder die Erlaubnis, mit Gefahrengut arbeiten zu dürfen), Kapazitäten und Interessen in der Personaleinsatzplanung berücksichtigen. Zudem investiert Ihr wertvoller Mitarbeiter mehrere Stunden in die Planung, die im Endeffekt eingespart werden kann und in den allerseltensten Fällen konform zu der EU-Datenschutzgrundverordnung und weiteren Sicherheitsrichtlinien ist.

Was zusätzlich beachtet werden muss, ist, dass Aufträge in der Industrie oder das Patientenaufkommen im Krankenhaus zu extremen Schwankungen in der Einsatzplanung führen können. D.h. Ihr Schichtplaner muss immer situationsbedingt reagieren und den Personalbedarf flexibel anpassen. Im schlimmsten Fall dreht Herr Müller in der Abteilung 1 gerade Däumchen, während Herr Schmidt in Abteilung 2 mit dem Arbeitsaufkommen überfordert ist und die Unterstützung von Herrn Müller gut gebrauchen könnte.

Somit wird eine Kette an unglücklichen Begebenheiten ausgelöst: Überbesetzte Abteilungen kosten unnötiges Geld, unterbesetzte Bereiche kommen nicht auf Ihre Stunden, sowohl unter- als auch überforderte Mitarbeiter werden unzufrieden.

PEP Prozess

Personaleinsatzplanung – alle Anforderungen in einem System gebündelt

Wir haben die Erfahrungen gemacht, dass eine intelligente Software, die alle Anforderungen ganzheitlich berücksichtigt, die Qualität und die Sicherheit Ihrer Personaleinsatzplanung gewährleisten kann. In den meisten Fällen lässt sich die Planung zu großen Teilen automatisieren, sodass der Prozess immens verkürzt und gleichzeitig Ihre wertvolle Expertenzeit eingespart werden kann.

Was wir auch noch besonders herausstellen möchten: Die Personaleinsatzplanung betrifft viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Sie haben die Möglichkeit, alle Prozesse transparent in einem System abzubilden, sodass alle Beteiligten auch wirklich an der Planung „teilnehmen“ können. Ihre Mitarbeiter können genau verfolgen, wann sie wo eingesetzt werden – im besten Fall können sogar die Wünsche und Interessen in der Planung berücksichtigt werden. Daraus resultieren eine höhere Wertschöpfung sowie eine einfachere Bedienbarkeit für alle.

Systemgestützte Personaleinsatzplanung: Auch für Sie?

Besonders die kleineren Unternehmen im mittelständischen Bereich schrecken vor der Einführung einer systemgestützten Personaleinsatzplanung zurück. Dabei können Sie ganz einfach evaluieren, was in Ihrem Unternehmen eigentlich alles möglich ist, wie es aktuell läuft und ob eine Einführung überhaupt in Frage kommt.

Um eine Entscheidung treffen zu können, analysieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, berechnen Sie Ihre potenziellen Zeiteinsparungen, Ihre Einsparungen bei Mehrarbeitszuschlägen, den ROI sowie Ihre Amortisierungszeit. So können Sie die Kosten der Einführung mit dem Einsparpotenzial vergleichen, das sie langfristig durch eine systemgestützte PEP erreichen können. Weiche Faktoren wie die höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter, schnellere Reaktion auf Kundenaufträge etc. sollten Sie ebenfalls mit in Betracht ziehen.

mindsquare Personaleinsatzplanung mit SAP

Wir können Sie dabei gerne unterstützen. Wir berücksichtigen auch die Punkte Gesetzeskonformität, Transparenz der Stundenverteilung und die Senkung von Überstunden in Ihrem Unternehmen. Wir helfen Ihnen, Ihre vorhandenen Potenziale an der Stelle zu nutzen, wo sie wirklich gebraucht werden.

Mit der mindsquare Personaleinsatzplanung mit SAP haben wir ein voll in SAP integriertes Tool entwickelt, das Sie mittels Baukastensystem an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können.

Sie haben Fragen zu dem Thema Personaleinsatzplanung? Rufen Sie mich gern unter der Nummer 0151 54678660 an oder stellen Sie Ihre Fragen über das Kontaktformular. Ich stehen Ihnen als fachlicher Ansprechpartner zur Verfügung.

Personaleinsatzplanung ROI-Kalkulator

Berechnen Sie mit unserem Tool, ob sich Ihre Investition in die mindsquare Personaleinsatzplanung lohnt.

 

Simon Gottheil

Ich bin Simon Gottheil, als Fachbereichsleiter kümmere ich mich gerne um Ihre Anfragen rund um SAP HR und SuccessFactors. Gerne zeige ich Ihnen auch neue Wege in der Personaleinsatzplanung auf.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



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