Frank Y. Nedwed
 - 6. Juni 2017

Digitale Personalakten: Recht konkret!

Die Vorteile der digitalen Personalakte haben Sie bereits überzeugt, Sie haben sich über den Einführungsprozess informiert und sind vorbereitet auf etwaige Hindernisse. Doch ein Thema bereitet Ihnen weiterhin Kopfzerbrechen und ein mulmiges Gefühl: das deutsche Recht. In Bezug auf digitale Personalakten kann es schnell zum Verhängnis werden. Wir sorgen für Klarheit und beantworten die meistgestellten Fragen unserer Kunden in diesem Beitrag.

In Vorbereitung auf diesen Artikel empfehlen wir Ihnen die folgenden Beiträge über die digitale Personalakte zu lesen:

Oder lesen Sie die Zusammenfassung in unserem E-Book zum Download. Falls Sie schon konkrete Vorstellungen haben, so ist vielleicht unser Workshopangebot für Sie von Interesse.

Recht des Mitarbeiters auf Löschung

„Haben Mitarbeiter jederzeit das Recht, Inhalte aus Ihrer digitalen Personalakte löschen zu lassen? Das würde mehr Aufwand für uns bedeuten als Nutzen; unsere Mitarbeiter sind da sehr vorsichtig!“

Zunächst einmal kann ich Sie hier beruhigen, grundsätzlich haben Mitarbeiter keinen Anspruch auf die Löschung ihrer gespeicherten Daten. Aber wieso hören Sie trotzdem so oft davon, dass in anderen Unternehmen Diskussionen um dieses Thema immer weiter eskaliert sind? Der Grund hierfür liegt nahezu immer in einer nicht sachgemäß geführten Personalakte. Wie Sie in unserem Einführungsbeitrag bereits lesen können, gibt es rechtliche Einschränkungen, was den Inhalt betrifft. Konkret bedeutet dies:

  • Speichern Sie zusätzlich Daten, die keinen Bezug zum Beruflichen haben oder in die Persönlichkeitsrechte eingreifen, dann entsteht aus §1004 Bürgerliches Gesetzbuch ein sog. Beseitigungsanspruch.
  • Führen Sie eine sachgemäße Personalakte, so sind Sie jederzeit auf der sicheren Seite.

Stellen Sie eine sachgemäße Führung der Personalakte auf jeden Fall von Beginn an sicher, um sich diesen erheblichen Zusatzaufwand nach Ende der Einführung zu ersparen.

Miteinbeziehung des Betriebs- und Personalrats

„Sind wir gezwungen den Betriebsrat mitbestimmen zu lassen bei einer Einführung?“

Ob der Personal- und/oder Betriebsrat ein grundsätzliches Mitbestimmungsrecht hat, wenn es um die Einführung einer digitalen Personalakte geht, ist derzeit noch Teil einer kontroversen Diskussion und noch nicht geklärt. Wieso? Eine digitale Personalakte ist per se nicht dazu ausgelegt, Mitarbeiter zu überwachen in Bezug auf ihre Leistung oder ihr Verhalten. Jedoch ergeben sich durch die umfangreiche Protokollierung, die die mit der digitalen Personalakte verbundenen Systeme mitbringt, Möglichkeiten zu einer umfassenden Auswertung. Diese Auswertung kann schnell als Leistungsüberwachung interpretiert werden, insbesondere wenn diese Aussagen über einzelne Arbeitnehmer ermöglicht.

Das Betriebsverfassungsgesetz soll Gefahren einer solchen Überwachung unterbinden. Somit ist eine Mitbestimmung einer Arbeitnehmervertretung sowohl für die Art der erfassten Daten, als auch für die Einsichtnahme durch die die Mitarbeiter ratsam.

Hier geben wir eine klare Empfehlung ab. In unserer Erfahrung und der unserer Kunden hat sich klar gezeigt: Je früher Arbeitnehmervertretungen, wie der Betriebsrat, in diese Prozesse eingebunden werden, desto besser. Der anfängliche Aufwand steht in keinem Verhältnis zu den Kosten, die entstehen wenn es aufgrund mangelnder Verständigung zu Konflikten innerhalb des Unternehmens kommt. Kann hier keine Einigung erzielt werden, so landen solche Probleme schnell vor einer Einigungsstelle, die allein meistens schon zwischen 8.000€ und 12.000€ kostet, von den damit verbundenen eingesetzten Personalkapazitäten ganz zu schweigen.

Setzen Sie also besser direkt auf erfahrene Berater, die bereits erfolgreich Betriebsräte und ähnliche Gremien in diesem Prozess eingebunden haben.

Was passiert mit den alten Akten?

„Können alle alten physischen Akten einfach so vernichtet werden? Wir benötigen den Platz!“

Unter den zahlreichen Möglichkeiten, die die Digitalisierung der Personalakten bringt, liegt die Einsparung von Lagerkosten und das Freiwerden von Büroplatz. Doch aufgepasst, hier gilt es eine Unterscheidung zu beachten: Kommt es zu einem gerichtlichen Verfahren, bei dem ein Urkundenbeweis, bspw. der Niederlegung des Arbeitsvertrages oder einer Kündigung, erbracht werden muss, so besitzen lediglich die Originaldokumente Gültigkeit.

Wir raten an, vor der Digitalisierung eine grundlegende Kategorisierung der Dokumente in Urkunden und Nicht-Urkunden vorzunehmen. Bei den Urkunden kann dann eine Risikoanalyse helfen, das richtige Kosten-Nutzen-Verhältnis zu finden.

Datenschutz und Datensicherheit

„Wie läuft das mit der Verschlüsselung? Muss das sein?“

Hierbei sind zunächst zwei Aspekte zu unterscheiden: technischer und organisatorischer Datenschutz.

  • Technisch: Die Daten sind vor unbefugtem Zugriff (z.B. durch Hacks) geschützt durch eine geeignete Verschlüsselung
  • Organisatorisch: Die Daten sind vor unbefugtem Zugriff innerhalb des Unternehmens (z.B. Leaks) geschützt.

Grundsätzlich gilt: Wenn die Daten vorher durch Zugriffskontrollen (organisatorisch) und gesicherte Archive (technisch) geschützt wurden, müssen diese durch eine angemessene Verschlüsselung nach der Digitalisierung weiterhin gesichert werden. Dies lässt sich auch auf andere Prozesse übertragen, hierzu ein konkretes Beispiel:
Falls eine Akte vorher als geschlossenes Kuvert versandt wurde, so darf diese im Anschluss an die Digitalisierung auch nur als verschlüsselter Anhang versendet werden.

Genauso wie es zuvor aufgabenbezogene Einsichts- und Verwaltungsrechte gab, so müssen nun dementsprechende Berechtigungskonzepte digital abgebildet werden. Da manche Unterlagen, beispielsweise Krankheitsdiagnosen, besonders sensibel sind, jedoch keine Bestimmung für eine Komplettverschlüsselung existiert, lohnt es sich hier nahezu immer eine gut durchdachte Differenzierung der Zugriffsrechte und Verschlüsselungen zu schaffen.

Da dieses spezifische KnowHow in Unternehmen selten in ausreichender Kapazität intern zur Verfügung steht, sind auch hier zertifizierte und vertrauenswürdige Berater unabdingbar.

 

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Frank Y. Nedwed

Mein Name ist Frank Y. Nedwed und ich bin begeisterter Projektleiter und Consultant bei mindsquare. Neben meiner Leidenschaft Ihrer Abteilung das Leben leichter zu machen und Projekte zum Erfolg zu führen, interessiere ich mich insbesondere für Forschungs- und Anwendungsthemen rund um die digitale Transformation.

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