- 6. Juni 2017

Was ist eine digitale Personalakte? Welche Vorteile bringt sie Unternehmen?

Jedes Unternehmen hat eine Personalverwaltung und jedes Unternehmen muss Mitarbeiterdaten aus Rechtsgründen aufbewahren. Doch nur die wenigsten nutzen die Möglichkeiten, die digitale Personalakten in ihr SAP-System zu integrieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine digitale Personalakte auszeichnet, welche Vorteile Sie bietet und wie der Weg zur Einführung aussehen kann.

 Inhalt

 
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Was ist eine digitale Personalakte (DPA)?

„Eine Akte ist per Definition immer eine Sammlung von Aufzeichnungen, die aufgrund eines gemeinsamen Merkmals zusammengefügt sind und in irgendeiner Form aufbewahrt werden.“
– D.h. ein Stapel Papiere eines Mitarbeiters ist zunächst einmal genauso eine Personalakte wie ein digitales Mitarbeiterprofil.

Im Falle einer Personalakte ist das gemeinsame Element eine Person des Unternehmens und die Aufzeichnungen sind die mit ihm verbundenen Personaldaten.
Es gibt kein Gesetz und keine Rechtsprechung, die verbindlich definieren, was eine digitale Personalakte ist oder Unternehmen zu deren Führung verpflichtet. Also gibt es auch keine verbindlichen Vorgaben zu Inhalt, Aufbau, Zugriff oder Aufbewahrung und der Arbeitgeber hat hierbei volle Entscheidungsfreiheit.

Doch Achtung: Die gespeicherten Daten obliegen sehr wohl einer umfangreichen Rechtsprechung, was deren Einsicht, Aufbewahrung und Erfassung betrifft!

Ein Arbeitgeber ist per se auch nicht gezwungen eine Personalakte zu führen. Doch alleine die Dokumentationspflicht zum Arbeitsverhältnis zwingt ihn dazu, arbeitsrechtliche und sozialversicherungstechnische Vorgaben einzuhalten. Und dazu zählt auch die Aufbewahrung gewisser personenbezogenen Daten.

Frank_Yukio_Nedwed
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Inhalte und Arten einer digitalen Personalakte

Neben den personenbezogenen Daten stellen Urkunden und Vorgänge, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen, relevante Inhalte dar, die in einer Personalakte abgelegt werden. Grundsätzlich lassen sich zwei Ausprägungen unterscheiden:

Einfache vs. qualifizierte Personalakte

In einer einfachen Personalakte werden die Daten aufbewahrt, die aufgrund der Nachweispflicht archiviert werden müssen, z.B. im Kontext des Sozialversicherungs- oder Steuerrechts. Werden zusätzlich noch personalzeitwirtschaftliche Daten gespeichert, so handelt es sich um eine qualifizierte Personalakte.

Welche Inhalte werden in welcher Form der Personalakte aufbewahrt?

Digitale Personalakte Vergleich

Welche Funktionen bietet eine digitale Personalakte?

Die Funktionen einer digitalen Personalakte können je nach Anbieter stark variieren und sollten auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden. Zu den am häufigsten eingesetzten Features zählen neben den Standards, wie Stammdatenverwaltung, Import-Funktionen und die Verwaltung von Zugriffsrechten, auch weitergehende Funktionen:

  • Feste Definition von Änderungsprozessen
  • Vorterminierung von Änderungen
  • Automatisierte Texterkennung (OCR – optical character recognition)
  • Massenänderungen
  • Auswertungen und Analysen

Der Status quo im SAP und die Zukunft der Personalakte

Wie Sie gesehen haben, besitzt jedes Unternehmen zumindest eine Art der Personalakte. Eine typische Unternehmenssituation ist die Koexistenz zweier Systeme:

  1. Personalstammdaten in einem Personalinformationssystem (z.B. SAP)
  2. Physische Daten und Unterlagen

Der Trend ist klar erkennbar: Alles was digitalisiert werden kann, soll auch digitalisiert werden. Papierdokumente sollen vermieden werden und durch elektronische Dokumente ersetzt werden, weil diese zahlreiche Vorteile bieten.

PA10 SAP digitale Personalakte

Die SAP-TA PA10; wirklich eine digitale Personalakte?

Die Personalakte im SAP Standard

Die Personaladministration ist eine der wesentlichen Kernelemente der Personalwirtschaft und die Verwendung der Personalwirtschaft in SAP führt auch zwangsweise zum Vorliegen einer digitalen Personalakte, da Personalinformationen gesammelt werden. Eine eigene Komponente „Personalakte“ gibt es in SAP jedoch nicht. Hier gibt es allerdings eine Funktion, die als Personalakte bezeichnet wird und mit der Transaktion PA10 aufgerufen werden kann.
Diese zeigt alle im System gespeicherten, mit einem Mitarbeiter verknüpften Daten. Hierbei bedient sich die Transaktion der allseits bekannten Infotypen. Die Zuordnung zu einem Mitarbeiter erfolgt wie gewohnt über dessen Personalnummer. Dies sind beispielsweise Daten zur Person selbst, Bezüge, An-/Abwesenheitskontingente, Arbeitszeiten, Kontodaten etc.

Rein technisch ließe sich dies wohl als digitale Personalakte bezeichnen; doch die gebotenen Funktionalitäten beschränken sich auf das Durchblättern der verschiedenen Datensätze. Administration der Datensätze, Zuordnung der Dokumente, Suchen – diese Funktionen fehlen hier. Dies ist einer der Gründe, warum Unternehmen gründlich abwägen, ob ihnen diese Funktionalität ausreicht, oder ob sie auf Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen.

Nachteile der klassischen Aktenführung

Ein Beispiel für einen einfachen Prozess, der mit physischen Akten schnell zur Qual wird:

Ein Mitarbeiter wechselt den Standort innerhalb eines Unternehmens und den Personalsachbearbeiter.

Die physischen Akten müssen zuerst quer über den Globus verschickt werden und landen erst nach einiger Zeit beim richtigen Bearbeiter. Dieser lässt diese offen auf ihrem Schreibtisch liegen, da er die relevanten Informationen nicht rechtzeitig vor der Mittagspause finden konnte. Die notwendigen Informationen sind über vier Dokumente verstreut und da die entsprechenden Formulare an diesem Standort ganz anders aussehen, findet sich die Sachbearbeiterin kaum zurecht.

Die Zugriffskontrolle beschränkt sich mittlerweile auf alle Personen, die einen Schlüssel zu diesem Büro haben.

Der Betriebsrat, der dringend Einsicht in die Akten benötigt, findet sich also vor einer verschlossenen Tür wieder, nachdem er bereits stundenlang telefoniert hat, um den aktuellen Aufbewahrungsort der Akten ausfindig zu machen.

In der Hektik danach landet die handschriftliche Kopie der Sozialversicherungsnummer irgendwo im Postfach und der Kaffee der Kollegin auf den Unterlagen.

Das Chaos ist perfekt.

Klingt wie ein Extremfall? Doch überschlagen Sie einfach mal im Kopf, wie viele personaladministrativen Prozesse pro Mitarbeiter im Jahr durchschnittlich stattfinden, und wieviel Arbeitszeit Ihre Sachbearbeiter mit zumindest einem Teil der obigen Tätigkeiten verbringen.

Der Einführungsprozess im Überblick

Eine digitale Personalakte einzuführen bedeutet nicht nur eine geeignete Software auszuwählen und diese zu installieren, auch wenn diese Auswahl zu treffen allein schon eine hochkomplexe Angelegenheit darstellt. Mit dem Einführungsprozess verknüpft sind noch viele andere Notwendigkeiten. So muss z.B. ein internes Server-System eingerichtet oder ein externes beauftragt werden. Außerdem muss die Digitalisierung bestehender Dokumente erfolgen und darüber hinaus eine Indizierung und Qualitätskontrolle vorgenommen werden.

Die Daten einer digitalen Personalakte verteilen sich meist auf drei Systeme:

  • Das Personalwirtschaftssystem (bspw. SAP HCM)
  • Archivsystem (Scans von Papierdokumenten, andere Medien)
  • Dokumenten-Management-System (Registerstruktur, Zugriffsrechte und Bearbeitungsregeln)

Die fehlerfreie Anbindung und Kommunikation dieser Systeme muss jederzeit sichergestellt sein.

All dies muss geschehen unter der Prämisse, dass rechtliche Vorgaben eingehalten und Betriebsvereinbarungen respektiert werden.

Es ist also keineswegs überraschend, dass die meisten Unternehmen den komplexen Einführungsprozess einer digitalen Personalakte an einen externen Dienstleister mit Erfahrung abgeben. Doch es hilft, selbst über ein Grundverständnis der admininistrativen und technologischen Zusammenhänge zu verfügen, um mit einem externen Dienstleister auf Augenhöhe zu kommunizieren.

 

Frank_Yukio_Nedwed
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Mein Name ist Frank Y. Nedwed und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Neben meiner Leidenschaft Ihrer HR-Abteilung das Leben leichter zu machen interessiere ich mich insbesondere für Forschungs- und Anwendungsthemen rund um die digitale Transformation.

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