- 6. Juni 2017

Digitale Personalakten: Chancen und Risiken Part 1 – Aus IT-Sicht

Die Einführung einer digitalen Personalakte wird für viele Unternehmen ab einer gewissen Größe zur absoluten Notwendigkeit. Andere profitieren in großem Maße von den gebotenen Funktionalitäten und Kosteneinsparungen. Im Folgenden stellen wir einige der Chancen dar, die die Einführung einer digitalen Personalakte bietet, betrachten aber auch einige der Probleme, die eine solche Einführung mit sich bringen kann.

Sind Sie bereits einen Schritt weiter und interessieren sich für die Details und Informationen zur Einführung? In unserem E-Book zum Download finden Sie genau was Sie suchen! Außerdem finden Sie hier unser Workshopangebot, wenn Sie direkt in die digitale Welt durchstarten wollen.

 

Teil 1 – Vorteile guter und passender Lösungen aus Sicht der IT

Dass die Einführung einer digitalen Personalakte viele Vorteile bieten kann, ist den meisten IT-Abteilungen und Unternehmen klar. Doch wie sehen diese Vorteile genau aus? Viele Anbieter werben mit verschiedenen Funktionen und Technologien, so dass beim Suchen leicht der Überblick über die verschiedenen Lösungen verloren geht. Wir haben die Informationen der großen Anbieter für Sie gesammelt und nach den folgenden Aspekten strukturiert, damit Sie sich abhängig von dem in Ihrem Unternehmen identifizierten Engpass eine schnelle Übersicht verschaffen können. Hierbei beschränken wir uns dieses mal auf die speziell für IT-Abteilungen relevanten Aspekte. Für eine Nutzen-Analyse auf Personalsicht, lesen Sie in Teil 2 unseres Beitrags weiter.

digitale personalakte Vorteile

Unserer Erfahrung nach kann eine digitale Personalakte viele Aspekte Ihres Unternehmens bereichern.

Datenqualität

Eine der Hauptursachen, warum Unternehmen schmerzhaft feststellen, dass sie dringend eine Digitalisierung ihrer Akten benötigen, ist unzureichende Datenqualität der aktuellen Bestände. Vor allem bei historisch gewachsenen Unternehmen ist dies ein oft ignoriertes aber beständiges Problem. Mit digitalen Personalakten ist die Sicherstellung der Datenqualität aber durch die damit verbundenen Prozesse und Systeme nahezu vorgegeben.

  • Sie können sicher sein, dass die abgerufenen Daten jederzeit dem aktuellsten Stand entsprechen
  • Validitätsprüfungen können automatisiert ablaufen und eingeplant werden; somit ist garantiert, dass die Daten vollständig und in der gewünschten Granularität vorliegen
  • Definieren Sie klare Zuständigkeiten und Anlaufstellen für Datenbeschaffung und -änderung
  • Die Klarheit über den Aktenbestand ist zu jedem Zeitpunkt gewährleistet: Sie erkennen unzureichende Aktenpflege, fehlenden Daten. Dies ist insbesondere bei der Vollständigkeit von Pflichtdokumenten entscheidend.
  • Vermeidung von Redundanz: Es wird ein „Single Point of Truth“ geschaffen
  • Sicherstellen von Compliance und festgelegten Prozessabläufen
  • Revisionssicherheit: Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar und protokolliert
  • Bestehende Prozesse können auf vielfältige Art und Weise optimiert werden; des Weiteren wird die Transparenz der Prozessabläufe gewährleistet
  • Workflow-gesteuertes Löschen und Verschieben von Dokumenten
  • Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktion
  • Strukturierte Ablage der Dokumente
  • Automatische Prozesse und Überwachung der Prozessstatus möglich

Durch eine digitale Personalakte wird intelligentes Information Lifecycle Management erst möglich!

Datenschutz (Privacy) und Datensicherheit (Security)

Datenschutz und -sicherheit sind heutzutage in aller Munde. Doch was bedeutet das konkret für die digitale Personalakte?

  • Individuelle Zugriffskontrolle, z.B. nach Nutzergruppe möglich
  • Bei SAP-basierten Lösungen: Gesicherte Zugriffsrechte mittels SAP-Rollenkonzept
  • Durch Cloud und Backup-Systeme sind die Daten geschützt vor Verlust, Zerstörung und Entwendung
  • Zeitlich befristete Zugriffe und Teilzugriffe möglich, falls nur gewisse Bestandteile eines Dokuments vor Zugriff geschützt werden müssen

In diesem Themengebiet gilt es jedoch auch einiges zu beachten. Lesen Sie hierzu mehr in unseren Caveats am Ende von Teil 2 oder für den Fall, dass Sie sich speziell für die rechtlichen Aspekte interessieren, in unserem Beitrag zu den rechtlichen Bedingungen rund um DPAs.

Integration

Bei einer Anbindung direkt an ein bestehendes SAP System eröffnen sich weiterhin viele Möglichkeiten:

  • Interaktion zwischen Workflows und Akten möglich
  • Zustellung von Daten per Workflow und Mail
  • Terminüberwachungen und Statuskontrolle von Akten
  • Verknüpfung von Aufgaben
  • Lässt sich vollständig mit dem bestehenden HCM Datenbestand integrieren und ist dadurch stets aktuell. Bei einer passenden Lösung sind hier keinerlei Datensynchronisierungen oder sogar -replikationen notwendig.

Auch andere Systeme lassen sich bei einer passenden Lösung leicht angliedern. So zum Beispiel verschiedene Datenquellen, wie MS Office, Outlook, Lotus Notes, Windows Filesystem, … aber auch komplette Personalwirtschaftssysteme, wie SAP HCM oder Oracle HCM Cloud

 

Frank Yukio Nedwed
Alle Fragen geklärt?
Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen wollen, empfehle ich Ihnen unser E-Book zum Download. Auf 20 Seiten erhalten Sie einen guten Einblick in die Welt der digitalen Personalakten. Oder sprechen Sie uns doch einfach direkt an!
Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre individuelle Ausgangslage und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen mögliche Lösungsansätze.
Kontaktieren Sie uns einfach via Telefon 0211.94628572-46 oder per E-Mail info@activate-hr.de Wir würden uns freuen von Ihnen zu hören!

 

Mein Name ist Frank Y. Nedwed und ich bin begeisterter Consultant bei mindsquare. Neben meiner Leidenschaft Ihrer Abteilung das Leben leichter zu machen interessiere ich mich insbesondere für Forschungs- und Anwendungsthemen rund um die digitale Transformation.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!





Ein Kommentar zu "Digitale Personalakten: Chancen und Risiken Part 1 – Aus IT-Sicht"

Schreiben Sie einen Kommentar

Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus. Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.