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Thorben Grubert
 - 6. Juni 2017

Warum die Einführung einer digitalen Personalakte oft scheitert – und wie Sie diese Fehler vermeiden

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Die Einführung einer digitalen Personalakte kann sehr lohnenswert sein, birgt allerdings auch das Risiko, zeitintensive und teure Fehler zu begehen. Zudem kann sie die spätere Akzeptanz durch die Anwender und die Nutzbarkeit gefährden. Das Konzept der digitalen Personalakte ist einfach – Papierdokumente der Personalakte werden gescannt, kategorisiert und digital zur Verfügung gestellt. Das spart Platz in Aktenschränken, erleichtert den Zugriff und senkt Kosten.

Was einfach und verlockend klingt, braucht  – um erfolgreich zu sein – Wissen im Bereich von Personalprozessen, Dokumentenmanagement, IT-Systemen, Datenschutz und Projektmanagement. Denn bei der Einführung einer digitalen Personalakte, die hochsensible personenbezogene Daten umfasst, ist Vorsicht geboten. Vor allem wenn die gesetzlichen Anforderungen und technischen Feinheiten unterschätzt werden, kann das Projekt schnell aus dem Ruder laufen.

Das Prinzip ist einfach und die Vorteile vielversprechend - Die Einführung aber nicht zu unterschätzen

Das Prinzip ist einfach und die Vorteile vielversprechend – Die Einführung der digitalen Personalakte aber nicht zu unterschätzen

Vom Straßenverkehr für das HR Management lernen

Stellen Sie sich vor, Sie haben die letzten Wochen und Monate damit verbracht, sich einen Neuwagen auszusuchen. Sie haben genau auf das Aussehen geachtet, darauf wie es auf Sie und andere wirken wird.

Sie haben die technischen Helfer genau nach Ihren Vorstellungen konfiguriert, damit Sie sich in Zukunft keinerlei Gedanken um diese Kleinigkeiten machen müssen und das Auto Ihnen hilft, wo es nur kann. Sie haben sichergestellt, dass genügend Platz für die Mitfahrer vorhanden ist, dass die Sitze bequem sind und natürlich auch, dass Ihr Neuwagen die richtige Motorleistung mit sich bringt.

Und dann steht er da vor Ihnen, Ihr neuer Wagen. Sie setzen sich am ersten Morgen hinein, hören das Schnurren des Motors, riechen den Duft der neuen Sitze und umfassen das Lenkrad. Sie beginnen voller Vorfreude die Fahrt in Richtung Arbeit.

Aber kaum sind Sie richtig losgefahren, schon stecken Sie in einem langen Stau. Vor Ihnen geht nichts und hinter Ihnen auch nichts. Es scheint eher als würden die Wagen parken, als dass es sich hier um zähfließenden Verkehr handelt. Auf einmal macht der neue Wagen doch nicht mehr so viel Spaß, jetzt da Sie ihn gar nicht richtig nutzen können. „Warum habe ich gutes Geld bezahlt und jetzt bringt es mir herzlich wenig?“, fragen Sie sich. Wie sich herausstellt, ist der Grund für diesen Stau eine Baustelle mit Fahrbahnverengung und Tempobegrenzung. Das nette Schild am Straßenrand weist Sie darauf hin, dass diese Baustelle und damit der Stau Ihnen auch noch eine gute Weile erhalten bleiben wird. Na toll.

Dass es sich in diesem Beispiel bei dem Neuwagen um Ihre digitale Personalakte handelt ist offensichtlich. Nur warum der Stau und die Baustelle?

Die Baustellen der digitalen Personalakte

Vorab: Natürlich ist es sinnvoll,  dass Fahrzeuge aus Sicherheitsgründen langsamer durch Baustellen fahren. Diese Regelungen setzt die Polizei nicht willkürlich durch, sondern aus gutem Grund und auf gesetzlicher Grundlage.

Im Falle der Einführung einer digitalen Personalakte kann es viele Gründe geben, warum nach falscher Planung auf einmal einiges nicht mehr so läuft wie gewünscht. Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat ist eine dieser großen symbolischen Baustellen.

Sie könnten zum Beispiel den Betriebsrat nicht frühzeitig genug eingeschaltet haben und somit sein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung einer digitalen Personalakte zur Überwachung von Verhalten und Leistung von Mitarbeitern gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ignoriert haben. Weil Sie das nicht getan haben, stecken Sie nun im Stau und dürfen langsam fahren oder vielleicht nur einen Teil der bezahlten und umgesetzten Funktionen auch wirklich nutzen. Manchmal können Sie sich sogar glücklich schätzen, dass es im Staugetümmel keinen Unfall mit Vollsperrung gab und das Projekt komplett eingestellt wird.

Was hätten Sie also tun können, um den Stau und damit diese ärgerliche Situation zu vermeiden?

Die Baustelle selbst werden Sie in keinem Fall verlegen können. Aber Sie können den Stau vermeiden, indem Sie beispielsweise etwas früher oder später losfahren oder eine andere Route nehmen. Um den Betriebsrat frühzeitig einzubinden, zu einem Mitglied Ihres Projektteams zu machen und eine Betriebsvereinbarung auszuarbeiten, hätten Sie nur ein wenig mehr Zeit investieren müssen. Dafür wäre danach die Bahn frei gewesen.

Nach dem gleichen Prinzip gibt es weitere häufige Gelegenheiten für Stau, die Ihnen viel Ärger verursachen können, wenn Sie vorher nicht damit geplant haben.

Nutzen Sie etablierte Vorgehensweisen bei der Einführung Ihrer digitalen Personalakte

Nutzen Sie etablierte Vorgehensweisen bei der Einführung Ihrer digitalen Personalakte, um bekannte Fehler zu vermeiden

5 typische Fehler bei der Einführung einer digitalen Personalakte

1. Sie pflegen alle Dokumente in der digitalen Personalakte und verzichten vollständig auf Papier

Es ist sehr löblich sich als Unternehmen der Digitalisierung anzunehmen und daher vollständig auf Papierdokumente in der Personalakte zu verzichten. Nur leider spielt der Gesetzgeber hier nicht mit und Arbeitgeber sind verpflichtet wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge, Urkunden und Darlehensverträge in jedem Fall in Papierform aufzubewahren. Diese Dokumente werden häufig in einer „Mini-Personalakte“ je Mitarbeiter oder einer Sammelakte geführt und zusätzlich digitalisiert. Ein vollständiger Verzicht auf Papier ist also nicht möglich und vor allem auch gegenwärtig rechtlich nicht vertretbar.

Ebenso ist es nicht erlaubt die digitale Personalakte um beliebige andere Dokumente zu erweitern, wie beispielsweise psychologische oder graphologische Gutachten zu einem Mitarbeiter.

2. Sie möchten die Dokumente intern digitalisieren

Da die Digitalisierung der Altbestände an Dokumenten mit gewissen Kosten verbunden ist, stellen sich viele Unternehmen die Frage, ob die Digitalisierung am besten intern oder doch in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister erfolgen soll.

Ob eine Digitalisierung im eigenen Hause möglich und sinnvoll ist, gilt es genau zu prüfen. So können die zu scannenden Dokumente aus Datenschutzgründen nicht einfach der hausinternen Poststelle überlassen werden. Als Alternative kann die Personalabteilung mit der Digitalisierung der Dokumente betreut werden. Allerdings sind nicht in allen Fällen leistungsstarke Scangeräte vorhanden. Zudem ist die Personalabteilung häufig durch das Tagesgeschäft zeitlich zu sehr eingespannt, um zusätzlich das Scannen der Dokumente vorzunehmen.

Wenn die Personalabteilung die Digitalisierung dennoch leisten kann und möchte, stellt sich die Frage, ob ausreichend Know-how zur Digitalisierung vorhanden ist. Reicht Ihnen beim Scannen eine Auflösung von 200 dpi oder benötigen Sie für eine Volltextsuche doch besser 300 dpi? Die Antworten auf Fragen wie diese sollten Sie oder eine Person Ihres Vertrauens kennen, wenn Sie sich für die interne Digitalisierung entscheiden. Auch wenn es Fälle gibt, in denen eine interne Digitalisierung die beste Lösung für ein Unternehmen ist, so entscheidet sich die Mehrzahl von Unternehmen aus gutem Grund für die Zusammenarbeit mit einem Digitalisierungsdienstleister.

3. Sie entscheiden sich für ein schlankes Berechtigungskonzept

Die Führung einer digitalen Personalakte unterliegt dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Da hochsensible personenbezogene Daten involviert sind, ist in jedem Fall ein Zugriff unberechtigter Personen auszuschließen. Eine Rollen- und Berechtigungsmatrix kann hier helfen klare Regeln für den Zugriff aller Beteiligten zu definieren. Leider fällt die Rollen- und Berechtigungsmatrix zu knapp aus und berücksichtigt nicht alle Akteure und möglichen Aktionen. So kann es oft sinnvoll sein, explizit Berechtigungen für das Schwärzen von Akten zu vergeben oder Zugriffsrechte für die Geschäftsführung und Justiziare/ Rechtsberater festzulegen.

4. Sie wählen den Software Anbieter auf Basis der enthaltenen Funktionen

Die funktionalen Anforderungen an eine Software für die digitale Personalakte stehen häufig im Fokus bei der Auswahl des Anbieters. Häufig vergessen wird allerdings, dass sich die Anforderungen an Personalprozesse und Systemschnittstellen in Zukunft ändern können. Wurde bei der Wahl nicht berücksichtigt, dass die Lösung auch in Zukunft gut erweiterbar sein muss, kann es hier eine böse Überraschung mit teuren Anpassungen geben. Auch sollte die Entscheidung zwischen Cloud und on-premise Software nicht leichtfertig mit Hinblick auf die Funktionalitäten getroffen werden, sondern mit den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens im Einklang sein und dazu z.B. die Standorte des vom Software Anbieters genutzten Rechenzentren berücksichtigen.

5. Sie unterschätzen das notwendige Projektmanagement

In einem beispielhaften Unternehmen mit 1000 Mitarbeiter kann das IT-System für die digitale Personalakte je nach Wahl des Software Anbieters schon in 7 Tagen angepasst werden. Das Scannen der Dokumente kann in 4 Wochen erledigt werden.

Allerdings wäre es ein großer Irrtum basierend auf diesen Zahlen davon auszugehen, dass ein gesamtes Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte inklusive Puffern in z.B. 6 Wochen umsetzbar wäre.

Eine gut strukturierte und ausführliche Analysephase ist das Fundament einer erfolgreichen Einführung einer digitalen Personalakte. Hier vermeintlich gesparte Zeit, dürfen Sie in den meisten Fällen am Ende des Projektes wieder dranhängen. Auch nach Konzipierung der Akte, Auswahl des Digitalisierungsdienstleisters und Softwareanbieters sind Sie noch nicht fertig. Investieren Sie die Zeit um Schulungen für Administratoren, Sachbearbeiter und Mitarbeiter einzuplanen. Wie viele andere IT-Lösungen steht und fällt auch die digitale Personalakte mit der Akzeptanz durch die Anwender.

Im Gesamtkontext ist das Projektmanagement einer Einführung einer digitalen Personalakte anspruchsvoll, da die Interessen der Beteiligten Parteien wie z.B. Betriebsrat, Personalabteilung und IT-Abteilung stark auseinander gehen können. Hier gilt es für den Projektleiter durch Kenntnisse von gesetzlichen Anforderungen, praktischer Nutzbarkeit und Wirtschaftlichkeit einen gemeinsame Lösung zu finden. Des Weiteren bietet sich die Chance die verschiedenen Projektaufgaben durch gute Planung zeitlich parallel durchführen, sodass die Gesamtdauer des Projektes reduziert werden kann.

Fazit

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist nicht so simpel, wie sie auf dem Papier erscheinen mag, und kann bei falscher Planung ein wirtschaftliches Desaster werden. Gleichzeitig ist es aber auch kein Hexenwerk, wenn Sie das nötige Wissen mitbringen, um die bekannten Klippen zu umschiffen.

Ein erster Schritt zur Aneignung des benötigten Know-hows ist der untenstehende Leitfaden zur Einführung einer digitalen Personalakte. Dieser gibt Ihnen einen Überblick über die typischen Projektaufgaben zur Einführung einer digitalen Personalakte und die wichtigsten Entscheidungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen. Mit diesem Wissen können Sie die Komplexität einer Einführung für Ihr Unternehmen abzuschätzen und die nächsten Schritte zur Klärung Ihrer detaillierten offenen Fragen zur strukturierten Einführung einer digitalen Personalakte bestimmen.

E-Book: Die digitale Personalakte

Thorben Grubert

Ich bin Thorben Grubert, SAP HR Consultant bei mindsquare. Wenn Sie bei der Flut an Informationen die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, dann beginne ich gerade erst richtig Spaß zu haben! Meine Leidenschaft ist es komplexe Sachverhalte zu vereinfachen, auf Ihre individuelle Situation anzupassen und dann so umzusetzen, dass das Ergebnis Ihrem Unternehmen und Ihnen noch lange Zeit nützt. Der Wunsch die Geschäftswelt Stück für Stück fortschrittlicher und hilfreicher zu gestalten ist der Wind in meinen Segeln.

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