Florian Libuda
25. März 2018

Wie Sie mit Bescheinigungen Kosten senken können

Kosten senken

Jeden Monat erstellt Ihr Unternehmen diverse Bescheinigungen für viele Mitarbeiter des Unternehmens, wie zum Beispiel einen Gehaltsnachweis. Dieser wird für jeden Mitarbeiter einzeln gedruckt, in einem Briefumschlag verpackt, mit einer Briefmarke versehen und auf den Weg zum Empfänger geschickt. Kommt Ihnen das bekannt vor?


In diesem kurzen Artikel möchte ich Ihnen einmal die Kosten und die Auswirkungen auf unsere Umwelt vor Augen führen und Ihnen unsere Alternative vorstellen: Die mindsquare Bescheinigungszentrale.

Bescheinigungszentrale für Entgeltnachweis, Zeitnachweis und Co.

SAP HCM Bescheinigungszentrale: Entgeltnachweis, DEÜV Bescheinigung, Lohnsteuerbescheinigung, Zeitnachweis und vieles mehr. Auch mobil erhältlich.

Eine Beispielrechnung

Nehmen wir für unser Szenario einmal an, Ihr Unternehmen besteht aus 500 Mitarbeitern. Für jeden dieser Mitarbeiter wird wie schon erwähnt jeden Monat ein Gehaltsnachweis erstellt.
Nehmen wir für unsere Beispielrechnung weiter an, Sie haben bei Ihrem Lieferanten gute Konditionen erhalten. Für 500 Blatt Papier zahlen Sie somit 2,50 €. Hier ist natürlich noch zu berücksichtigen, dass viele Dokumente aus mehr als einer Seite bestehen.Bescheinigungen: Entgeltnachweis In unserem Szenario besteht jede Abrechnung aus zwei Seiten. Für Briefumschläge zahlen Sie pro 1000 Stück 110 €. Zusätzlich verlangt die Deutsche Post 0,70 € für den Versand eines Standardbriefs. Bedenken Sie hierbei auch, dass es in den vergangenen Jahren fast regelmäßig zu Erhöhungen der Porto-Kosten gekommen ist! Bei dieser Beispielrechnung vernachlässige ich aus Gründen der Einfachheit weitere Kosten wie Kosten für Druckerpatronen, Verschleiß der Geräte und ähnliches.

Wir haben also jeden Monat die folgende Aufstellung (bei 500 Mitarbeitern):
5 € – Druckerpapier
55 € – Briefumschläge
350 € – Briefmarken
————————-
410 € Kosten

Erhalten Sie exklusive Einblicke in Best Practices auf dem Weg zur Wahl einer digitalen Personalakte.

Mehr Bescheinigungen lassen die Kosten explodieren

Diese Kosten laufen also in unserem Szenario jeden Monat auf. Und das nur für den Gehaltsnachweis! Doch neben diesem Nachweis gibt es sicherlich auch in Ihrem Unternehmen diverse weitere. Wie beispielsweise den Zeitnachweis, die DEÜV-Bescheinigung oder die Lohnsteuerbescheinigung.
Sie sehen also: Die Kosten können ins Extreme ansteigen (und wir haben die Zusatzkosten noch nicht berücksichtigt!).

Der Faktor Umwelt

Ein weiterer Aspekt ist der Faktor Umwelt. Überlegen Sie sich doch einmal, wie viele Bäume jeden Monat gerodet werden müssen, um die Anzahl an Papierseiten und Briefumschlägen produzieren zu können, die alleine unser Beispielunternehmen benötigt.
Mit dem Einsatz der mindsquare Bescheinigungszentrale tun Sie somit nicht nur Ihrem Unternehmen sondern auch gleichzeitig der Umwelt und damit auch den nächsten Generationen einen großen Gefallen!

SAP Employee Self-Services

E-Book: Die besten Blogbeiträge zum Thema „SAP ESS”

In diesem E-Book erhalten Sie eine Zusammenfassung der beliebtesten Blogbeiträge zum Thema „SAP Employee Self-Service".

 

Florian Libuda

Florian Libuda

Mein Name ist Florian Libuda. Als zertifizierter SAP Consultant bei mindsquare erlebe ich oft viele spannende Herausforderungen und stelle mich diesen gerne.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



Das könnte Sie auch interessieren

SAP stellt für HCM Processes and Forms Services zur Verfügung, um Infotypen im Formular darzustellen oder zu manipulieren. Doch ihre Möglichkeiten sind begrenzt. Mit Hilfe eigener Backend-Services können Funktionalitäten im […]

weiterlesen

In vielen Unternehmen ist es gängige Praxis, dass nach dem monatlichen Lauf der Gehaltsabrechnung der Gehaltsnachweis bzw. Entgeltnachweis in Papierform gedruckt und an die Mitarbeiter verteilt wird. Hierbei entstehen neben […]

weiterlesen

Die Fiori My Inbox ist eine beliebte MSS-Applikation, die es Managern ermöglicht, alle anstehenden Workflow-Aufgaben zentral an einem Punkt abzurufen. So können Anträge wie beispielsweise Abwesenheitsanträge am Arbeitsplatz und auch […]

weiterlesen

Schreiben Sie einen Kommentar

Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus. Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.





Kontaktieren Sie uns!
Nadja Messer
Nadja Messer Kundenservice