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Guido Klempien
 - 20. August 2013

Transfer von HR-Dokumenten von Lotus Notes nach SAP

Suchen Sie nach einer Möglichkeit von Lotus Notes nach SAP zu importieren? Haben Sie aktuell Dokumente aus dem Personalwesen in Lotus Notes abgelegt, während alle anderen Personalprozesse bereits über SAP-Lösungen abgedeckt werden. Möchten Sie diesen Medienschnitt aufheben und die Daten im SAP-System nutzbar machen?
In diesem Beitrag ist ein Lösungsweg beschrieben, wie sie Daten von Lotus Notes nach SAP importieren können.

Wie Sie sicherlich wissen, existiert aktuell keine offizielle Lösung, um Lotus Notes direkt an das SAP-System anzubinden. D.h. es gibt keine automatisierte Schnittstelle zwischen den beiden Systemen.
Häufig existiert jedoch der Wunsch, Daten von Lotus Notes in das SAP System zu importieren.

Unsere individuelle Lösung

Die Herausforderung: Es sollen nicht einzelne Dokumente eingespielt werden, sondern natürlich eine vollständige Datenbank, und damit einhergehend diverse Dokumente und Dateien.
Zusätzlich sollen die Daten nicht nur im System abgelegt werden, sondern nutzbar sein.

Hierfür bedarf es einiger Schritte, die ich im Folgenden erklären möchte.

Import von Lotus Notes nach SAP

Abb 1: Ablauf des Datenimports Lotus Notes –> SAP

In der obigen Abbildung ist der Ablauf des Datenimports erkennbar. Die wichtigsten Schritte zur Massendaten-Importierung sind die Schritte 2 und 3, die es durch die ZIP-Datei ermöglichen mehr als nur eine Datei über ein Import-Tool zu importieren.

Die kundeneigenen Datenbank-Tabellen bei Schritt 3 sind optional, da eine Import-Software natürlich auch sofort das Matching in die entsprechenden HR-Datenbanktabellen übernehmen kann. Lediglich Dateigrößen-Beschränkungen für das Hochladen von Daten in das SAP-System können dazu führen, dass dieser Schritt sinnvoll ist.

Erläuterung unseres Vorgehens

Im ersten Schritt werden die Daten über ein Export-Tool in eine Ordnerstruktur exportiert, wie man sie von Windows kennt. Je nach verwendetem Aufbau der Lotus Notes – Datenbank können die Ordnerstrukturen unterschiedlich aussehen.

Im zweiten Schritt erfolgt das Komprimieren der Daten in eine ZIP-Datei. Diese kann dann im dritten Schritt über ein spezielles Import-Tool eingespielt und ggf. direkt in das gewünschte HR-Modell transferiert werden.

Es sei hierbei erwähnt, dass die einzelnen Schritte bei unseren bisherigen Lösungen immer Individualentwicklung erfordert haben. Insbesondere das Einspielen und der Transfer in die korrekten SAP-Datenbankentabellen erfordern Individualentwicklung. Der Prozess von Lotus Notes nach SAP zu importieren bleibt hierbei jedoch immer gleich, was eine immer gleich strukturierte Erstellung der Software-Komponenten ermöglicht.

Guido Klempien

Ich bin SAP Consultant bei der Mindsquare GmbH.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!





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