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Guido Klempien
 - 15. August 2015

Abwesenheitsanträge zur Nebensache werden lassen

Auf ihrem Tisch türmen sich Papierstapel? Ihre Mitarbeiter beschweren sich über ungerecht verteilten Urlaub?
Sie wollen sich eigentlich um eine viel wichtigere Aufgabe kümmern?
Dann lassen Sie mit dem mindsquare SAP HCM ESS/MSS Abwesenheitsantrag AddOn das Beantragen und Genehmigen von Abwesenheiten doch einfach zur Nebensache werden!

Sie nutzen bereits den SAP HCM ESS Abwesenheitsantrag?

Das ist ein Schritt in die richtige Richtung, aber:

  • Wollen Sie nicht eine wirkliche Urlaubsplanung machen, die erst in der Zeitwirtschaft oder Abrechnung auftaucht, wenn sie endgültig ist?
  • Wollen Sie nicht mit nur einer Anwendung ihre Planung erledigen können, statt zusätzlich alle Abwesenheiten seperat in Ihren Outlook oder Lotus Notes Kalender zu übertragen?
  • Wollen, bei regelmäßiger Abwesenheit, wie der Berufschule wirklich jedesmal einen seperaten Antrag stellen und genehmigen müssen?
  • Wollen Sie, dass sich alle Mitarbeiter im Tool zurecht finden?
  • Wollen Sie, Ihre Vertreter jedesmal informieren müssen, wenn Sie Urlaub haben?
  • Ist der Abwesenheitsantrag bei Ihnen Aufwand oder Nebensache?

So optimieren wir Ihren Prozess:

ActivateHR ESS-Abwesenheitsantrag

ActivateHR ESS-Abwesenheitsantrag

User Experience

Im Mittelpunkt bei der Entwicklung des neuen SAP HCM ESS/MSS Abwesenheitsantrag AddOn steht die Anwenderfreundlichkeit. Durch eine übersichtliche Oberfläche findet sich der Nutzer schnell zurecht und verbringt weniger Zeit beim Suchen einer gewünschten Funktion. Auch die Anzahl der Oberflächen, die zur Beantragung durchlaufen werden müssen, wurde reduziert. So muss sich der Mitarbeiter nicht mehr, wie zuvor durch drei Sichten klicken, sondern kann alle Einträge und Änderungen in ein und derselben Oberfläche durchführen.

Echte Urlaubsplanung

Die Planung von Urlauben wird über eine separate Abwesenheitsart durchgeführt. Diese ist erst Buchungsrelevant, wenn sie in echten Urlaub überführt wurde. So haben Mitarbeiter die Chance sich über den Teamkalender im Voraus abzustimmen und so für jeden Mitarbeiter eine Lösung zu finden, die ihn zu Frieden stellt, bevor die Planung durch die Führungskraft in echte Urlaube überführt wird.

Planen sie Urlaube mit Hilfe des Teamkalenders

Planen sie Urlaube mit Hilfe des Teamkalenders

Mehrfacherfassung

Mussten ihre Mitarbeiter früher noch für jede einzelne Abwesenheit einen separaten Antrag stellen, können sie nun alle Abwesenheiten aufnehmen und mit nur einem Klick versenden. Auch bei einer Planänderung Ihrer Mitarbeiter, können bequem alle bereits beantragten, genehmigten oder auch abgelehnten Anträge geändert oder wieder gelöscht werden. Auch bei dieser Funktion ist natürlich eine Mehrfacherfassung möglich, die ein mühsames und Zeit raubendes durchklicken erspart.

Schneller Überblick

Um sich einen schnellen Überblick über die beantragten und genehmigten Abwesenheiten zu machen, kann über die neue Filterfunktion die Anzeige des Kalenders gefiltert werden.

Serienfunktion

Bei regelmäßigen Abwesenheiten wie Berufsschule, hilft die neue Funktion zum Erstellen von Serienabwesenheiten. Diese ermöglicht es eine Serienregel anzufügen, anschließend erzeugt die Funktion einen einzelnen Antrag, der wie gewohnt behandelt wird. Dadurch entsteht auch beim Genehmigen kein Mehraufwand.

Synchronisation mit Outlook / Lotus Notes

Um auch die Planung der einzelnen Mitarbeiter zu optimieren, bekommen diese bei Bestätigung eines Antrags einen Kalendereintrag für Ihr MS Outlook oder Lotus Notes zugeschickt. Der Kalendereintrag kann zusätzliche auch an dritte geschickt werden, um beispielsweise dem Ehepartner des Mitarbeiters über die erfolgreiche Beantragung des Urlaubs zu informieren.

Direkter Dateiupload

Bei Krankheit können Mitarbeiter ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom Arzt einscannen und direkt über den Abwesenheitsantrag in die Personalakte laden. Ist ein Mitarbeiter so krank, dass er seinen Antrag nicht selber erstellen kann, ist es möglich, dass ein Stellvertreter diese Funktion übernimmt.

MSS-Anwendung

Um auch die Belastung der Führungskräfte zu minimieren, wurde ebenfalls die MSS-Anwendung überarbeitet. Sie genießen nun auch als Führungskraft die überarbeitete Oberfläche. In einer Tabelle werden alle Anträge des Teams für einen gewünschten Zeitraum angezeigt. Ein oder mehrere Abwesenheitsanträge können nun ausgewählt werden, um sie anschließend zu genehmigen oder im Falle einer Urlaubsplanung in Abrechnungsrelevanten Urlaub zu überführen.

ActivateHR MSS-Abwesenheitsantrag Genehmigersicht

ActivateHR MSS-Abwesenheitsantrag Genehmigersicht

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Planung der Urlaube selbstständig abstimmen, um zu einem vereinbarten Termin die fertige Planung mit nur einem Klick zu übernehmen.

Ihre Vorteile

Fassen wir noch einmal zusammen. Sie haben mit dem mindsquare SAP HR ESS Abwesenheitsantrag AddOn sowohl Vorteile durch die schnelle Bearbeitung als auch durch einen erhöhten Funktionsumfang.

Erhöhte Schnelligkeit

rahmen

Mehrere Anträge können gleichzeitig bearbeitet werden
Keine Überflüssigen Sichten
Einheitlicher Tabellenaufbau ermöglicht schnelle Orientierung
Verbesserte Übersicht, die den Nutzer nicht verwirrt
Selbsterklärende Oberflächen
Überführen und genehmigen mehrerer Anträge gleichzeitig

Umfangreichere Funktionalität

rahmen

Beantragen von Serienabwesenheiten
Terminübernahme in MS Outlook / Lotus Notes
Informieren Dritter bei Genehmigung
Anhängen von Dateien für die Personalakte
Filtern der Kalenderübersicht
Beantragen, Ändern und Löschen beliebig vieler Einträge in gleichzeitig
Planen von Urlauben ohne Kontingentabbuchung

Überzeugen Sie sich selbst

In einer völlig unverbindlichen Live-Demo bin ich gerne bereit Ihnen die Vorzüge unserer Entwicklung persönlich näher zu bringen.
Bei Fragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Guido Klempien

Ich bin SAP Consultant bei der Mindsquare GmbH.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!





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