Hendrik Niechciol
 - 21. März 2017

Digitalisierung im Reisemanagement: Papierprozesse sinnvoll ablösen

Das SAP Reisemanagement ist eine Komponente, die streng genommen im Finanzwesen angesiedelt ist und damit nichts mit HCM zu tun hat. Allerdings macht es absolut Sinn, dass Thema von der HR-Seite zu betrachten, da vor allem unsere Mitarbeiter auf Dienstreisen gehen werden und damit Nutzer sind.

Die Anwendungen, wie etwa die TRIP oder PR05 wurden alle um die Jahrtausendwende entwickelt und das Reisemanagement damit ein alter Hut, könnten wir meinen. Dieser Eindruck täuscht aber, so viel darf ich vorweg nehmen. Gerade in der der letzten Zeit scheinen Einführungsprojekte zum Thema ESS/MSS im Reisemanagement wie Pilze aus dem Boden zu schießen.

Hierbei geht es vor allem darum, die Verantwortung für das Eintragen von Reisedetails, wie zum Beispiel Reiseziel, Reisedauer, sowie der entstandenen Kosten auf den Mitarbeiter zu übertragen und damit die Reisestelle, die meist ohnehin alle Hände voll zu tun hat, die Abrechnung der Reisen zu managen, zu entlasten. Es macht meist wenig Sinn (auch aus Kostengründen), den Mitarbeiter zu nötigen, sich im Backend anzumelden. Deshalb gibt es Web Dynpro Anwendungen, die die Beantragung und Abrechnung von Reisen ermöglichen.

 

SAP Reisemanagement: Ein Überblick über die ESS/MSS Anwendungen

In diesem Blogartikel soll es darum gehen, die Prozesse der Beantragung und Abrechnung grundlegend vorzustellen und Ihnen auch Ihre Möglichkeiten im Reisemanagement aufzuzeigen. Dabei gilt stets: alles kann, nichts muss. Denn die Web Dynpro Anwendungen im Reisemanagement lassen sich auch losgelöst nutzen. Die Reiseplanung möchte ich, da diese thematisch sehr vom Rest abgegrenzt ist, in diesem Artikel zunächst unbeachtet lassen.

Daher möchten wir uns die folgenden Anwendungen im Reisemanagement genauer ansehen

  • Arbeitsplatz Reisender
  • Reiseantrag
  • Reiseabrechnung

 

Ein zentraler Einstieg für unsere Mitarbeiter: Der Arbeitsplatz Reisender

Ein Mitarbeiter, der seine Reisen verwalten möchte und/oder neue Reiseanträge/Reiseabrechnungen erstellen will, erhält als sinnvollen Einstiegspunkt den Arbeitsplatz Reisender.

Der Arbeitsplatz Reisender im Reisemanagement

Von hier aus kann der Mitarbeiter in alle seine Reisen abspringen. Reiseanträge und Reiseabrechnungen löschen und neue anlegen. Für das Anlegen selbst, werden wiederrum die Anwendungen „Reiseantrag“, sowie „Reiseabrechnung“ genutzt.

Reisen beantragen und entstandene Kosten erfassen: Reiseantrag und Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich wird vor einer Reise ein Reiseantrag gestellt. Dieser dient dazu, dem Vorgesetzten, der Reisestelle, den Kostenstellenverantwortlichen, dem Betriebsrat, oder wer sonst noch sinnvoll an der Genehmigung beteiligt werden soll, die Möglichkeit zu geben, zuerst eine Reise zu genehmigen, bevor der Reisende diese antritt. Die Reisekostenabrechnung wird später im Prozess erstellt, nachdem die Reise stattgefunden hat. Auch diese kann genehmigt werden, wozu sie wieder beliebige Genehmiger bestimmen können. Erst anschließend wird die Reise durch Ihre Reisestelle abgerechnet. (Bis hierher haben wir dieser durch ESS/MSS die Arbeit abgenommen und die Daten sind bereits alle im System. Hier bieten sich Möglichkeiten Prozesse schneller zu machen und Kosten zu sparen.)

Kopfdaten des Antrags/der Reisekostenabrechnung

Die Abbildung zeigt den Kopfbereich, den sich Reiseantrag und Reiseabrechnung in nahezu identischer Form teilen. Hier werden grundlegende Informationen zur Reise bereits im Antrag erfasst. Die geschätzten Kosten können schon vor der Reise Auskunft über die erwarteten Kosten geben.

Im Reiseantrag können zudem Informationen über die während der Reise benutzten Transportmittel und Unterkünfte erfasst werden.

Spezielle zu beantragende Reisemittel

So können Vorgesetzte bereits vorher verhindern, dass der Mitarbeiter Reisemittel benutzt, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen.

Da die beiden Anwendungen sich einen Großteil der Informationen teilen, können beim Anlegen einer Reisekostenabrechnung die gesamten Rahmendaten aus dem Antrag übernommen werden. Zudem können Belege für alle während der Reise entstanden Kosten erfasst werden.

Belegerfassung in der Reisekostenabrechnung

Auch die Reisekosten werden, wenn dies notwendig ist, erneut zur Genehmigung vorgelegt. Dabei können Sie die Genehmigungsprozesse ganz individuell anhand von Ihnen definierter Reisefakten steuern.

 

Die Abrechnung: Altbekanntes neu entdeckt

Die Abrechnung kann nun, wie zuvor auch, im Backend durch die Reisestelle durchgeführt werden. Hier ist also keine Umstellung für Ihr Personal nötig. Nur die Datenerfassung wurde an die Mitarbeiter delegiert. Da eine Prüfung bereits in der Anwendung stattgefunden hat, sind die Informationen im Backend vollständig. Zur Not kann ein Antrag aber auch an den Antragsteller zur Korrektur zurückgesendet werden. Während der Abrechnung werden Zahlungen entweder über Ihre Personalabrechnung oder das FI an ihre Mitarbeiter angestoßen. Dadurch erhalten Sie ihre ausgelegten Kosten zurück.

 

Sparen Sie Geld und Zeit durch die fortschreitende Digitalisierung

Wie ich Eingangs bereits erwähnte, scheinen die Einführungsprojekte derzeit geradezu zu explodieren. Das liegt wahrscheinlich nicht zuletzt an der fortschreitenden Digitalisierung und dem Wunsch vieler Arbeitgeber durch die Verwendung moderner Technologien und Selbstverantwortung Ihrer Mitarbeiter weiterhin attraktiv zu bleiben. Der Download von Papierformularen, ein anschließender Ausdruck, Einscannen oder der postalische Versand ist für viele nicht mehr Zeitgemäß. Aber der Attraktivitätsgewinn ist nicht der einzige Vorteil der Nutzung von ESS/MSS im Reisemanagement. Durch die Abschaffung eines weiteren Papierprozesses in Ihrem Unternehmen, können Sie Kosten und Ihre Mitarbeiter Zeit sparen. Wenn Sie gerne im Detail erfahren möchten, welche Möglichkeiten Sie in diesem Bereich noch haben, ob dies die mobile Erfassung oder eine Neudefinition bestehender Prozesse sei, kontaktieren Sie uns gerne. Wir freuen uns, Sie dabei unterstützen zu dürfen.

Hendrik Niechciol

Mein Name ist Hendrik Niechciol und bin SAP HCM Consultant bei mindsquare. Das Programmieren habe ich mir in meiner Freizeit beigebracht, da war ein Studium der Informatik naheliegend. In meinem Job bei mindsquare habe ich meine zweite Leidenschaft als Teamleiter in Personalverantwortung entdeckt. Diese beiden Komponenten helfen mir Ihre Herausforderungen aus Personalsicht zu verstehen, programmatisch umzusetzen und als Schnittstelle zwischen IT und Personal zu fungieren.

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