Alexander Graf
 - 6. März 2015

Den Personalbeauftragten für einen Mitarbeiter auslesen

Häufig sind Anwendungen im HCM-Modul an einen sogenannten Workflow angebunden. Workflows sorgen für eine automatisierte Durchführung eines Prozesses. Sie veranlassen, dass beispielsweise Bearbeiter oder Vorgesetzte eine Benachrichtigung über den aktuellen Stand des Prozesses erhalten. Werden eigene Entwicklungen für das HCM Modul implementiert, ist es häufig notwendig, den Personalbeauftragen für einen Mitarbeiter auszulesen. Die Daten des Personalbeauftragten werden herangezogen, um beispielsweise einen Workflow weiter zu führen. Der Personalbeauftragte kann exemplarisch bei einem Abwesenheitsantrag oder eines Mehrarbeitsantrags einschreiten. In anderen Fällen ist es notwendig bei einem Antrag die genehmiungspflichtige Person zu ändern.

Alexander Graf
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– Alexander Graf, Fachbereichsleiter

Jedoch muss innerhalb der Anwendung bekannt sein, welche Person als Personalbeauftragter deklariert ist. Des Weiteren ist es notwendig zu wissen, welcher Personalbeauftragte bestimmten Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen zugeordnet ist, damit der Personalbeauftrage nur die Anträge angezeigt bekommt, für welche er zuständig ist.

Voraussetzungen

Grundvoraussetzung ist, dass die organisatorischen Zuordnungen für alle Mitarbeiter gepflegt sind. Desweiteren benötigt der Personalbeauftragte einen Zugang zum jeweiligen SAP System, in welchem  er an eine Personalnummer in der Personaladministration gebunden ist. In den Customizing-Einstellungen unter dem Pfad‚ Personalmanagement > Personaladministration > Organisatorische Daten > Organisatorische Zuordnung > Sachbearbeiter festlegen‘ kann der Personalbeauftragte für das System festgelegt werden.

In der Einstellungstabelle wird nun ein neuer Eintrag erstellt. Dieser Eintrag enthält den SAP-Usernamen des Personalbeauftragten, als auch dessen Namen, Anrede und interne Telefonnummer. Dieser Eintrag wird einer Mitarbeitergruppe zugeordnet, für welche der Personalbeauftragte zuständig ist. Innerhalb dieser Gruppe wird dem Sachbearbeiter noch ein eindeutiges Merkmal vergeben um ihn zu identifizieren. Wurde ein Sachbearbeiter nun festgelegt, wird dieser den Mitarbeitern zugeordnet. Dies geschieht in der Personaladministration für einen Mitarbeiter im Infotyp 0001. Wird die Suchhilfe im Feld ‚Personal‘ in der Rubrik ‚Sachbearbeiter‘ aktiviert erscheint nun eine Auswahl der festgelegten Sachbearbeiter. Mit einem Klick wird ein Sachbearbeiter dem Mitarbeiter zugeordnet. Bestimmung des Personalbeauftragten

Auslesen des Personalbeauftragten

Sind die Sachbearbeiter in der Personaladministration gepflegt, so können diese in der zu entwickelnden Anwendung ausgelesen werden. Dafür wird der Funktionsbaustein ‚HR_READ_INFOTYPE‘ genutzt, um den Infotypen 0001 auszulesen. Dazu erwartet der Funktionsbaustein die Personalnummer, für welchen der Personalbeauftragte ausgelesen werden soll, sowie den auszuwertenden Gültigkeitszeitraum. Als Rückgabewert erhält man eine interne Tabelle des Typs PA0001. Diese Struktur enthält die Attribute ‚sbmod‘ und ‚sachp‘.

Nun liest man den Eintrag der Datenbanktabelle ‚t526‘ welcher in der Spalte ‚werks‘ den Wert des Attributs ‚sbmod‘ und in der Spalte ‘sachx‘ der Wert des Attributs ‚sachp‘ enthält. Dadurch erhält man den SAP-Nutzer des Personalbearbeiters. Anhand des Funktionsbausteins ‚RP_GET_PERNR_FROM_USERID‘ bekommt man die Personalnummer des Sachbearbeiters. Diese Personalnummer kann nun dem Workflow mitgegeben werden oder wenn benötigt, ruft man den Funktionsbaustein ‚HR_READ_INFOTYPE‘ für diese Personalnummer auf und liest den Infotypen 0002 aus, welcher alle persönlichen Daten zu der Person enthält. Hier noch eine Übersicht zu anderen Tabellentypen.

Nutzen Sie diesen Workflow und hatten bereits Probleme beim finden des richtigen Bearbeiters, oder hatten gar andere Probleme im Workflowcontext? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

Alexander Graf

Mein Name ist Alexander Graf und ich berate Sie gerne in Personalprozessen im SAP HCM und SuccessFactors Umfeld sowie in der Digitalisierungsstrategie und strategischen Themen im HR.Ich freue mich über jede interessante Frage Ihrerseits. Kontaktieren Sie mich gerne!

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