Was ist SAP Business Workflow?

Dies ist ein Gastbeitrag von Patrick Stenzel

Simpel übersetzt bedeutet Workflow Arbeitsfluss oder Arbeitsablauf. Im eigentlichen Sinne ist damit die systemtechnische Abbildung eines Prozesses gemeint. Während meines Studiums habe ich einmal von einem Vorgesetzten gehört, dass Unternehmen, welche SAP einführen, sich von SAP abhängig machen und all ihre Prozesse nach der SAP Software ausrichten müssten. Hört sich zunächst plausibel an, wenn man von einer Software ausgeht, welche man kauft, installiert und dann nutzt. Aber gerade bei SAP ist dies nicht so.

Im folgenden zeige ich Ihnen, was den SAP Business Workflow ausmachen und was er alles mit sich bringt!

E-Book: SAP HCM Processes and Forms

Ein unvergleichbares Personalwirtschaftssystem benötigt eine gute Kenntnis der Software, das erreichen Sie aber nur mit einem Knowhow, was Sie genau hier finden.

Jetzt anfordern

E-Book: SAP HCM Processes and Forms

×

Individuelle Prozesse abbilden und fortlaufend optimieren

SAP Business Workflow ist vielmehr als ein Framework zu betrachten, mit welchem man die eigenen Prozesse abbilden und immer weiter optimieren kann. SAP besteht nicht nur aus einzelnen Transaktionen, welche zu nutzen sind. Diese Transaktionen, oder vielmehr die einzelnen Bausteine die sich dahinter verbergen, können als einzelne Funktionen gesehen werden, welche in die jeweiligen Prozessschritte zu integrieren sind. Wenn eine Funktion noch nicht existiert, dann wird sie neu erschaffen.

Gerade in den Zeiten von Total Quality Management (TQM) und dem Leben eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, ist es wichtig, Prozesse möglichst einfach und ohne großen Aufwand anpassen zu können. Hierzu bietet SAP mit Business Workflow eine Arbeitsumgebung, mit welcher Prozesse weit über einzelne Transaktionen hinaus koordiniert werden können. Zudem können durch die Modellierungsoberfläche im Workflow Builder einzelne Passagen eines Prozesses schnell und anschaulich überarbeitet werden, ohne zuvor den kompletten Prozess systemtechnisch betrachten zu müssen.

Übersicht: SAP Business Workflow organisieren über den Workflow Builder.

Prozesse automatisieren und effizienter arbeiten mit SAP Business Workflows

Ziel bei der Abbildung eines Prozesses mit einem Workflow ist es, einen hohen Automatisierungsgrad zu schaffen. Die Schritte, welche nicht automatisierbar sind, werden zumindest so koordiniert, dass dem richtigen Mitarbeiter die richtige Arbeit schnellstmöglich zur Verfügung steht. Der komplette Informationsfluss findet elektronisch statt und auch eine Vielzahl von Entscheidungen kann automatisch getroffen werden, sobald die richtigen Entscheidungskriterien definiert und implementiert worden sind. Sollte eine Entscheidung dennoch nicht automatisch getroffen werden können, so kann eventuell zumindest eine Eingrenzung der Auswahlmöglichkeiten stattfinden.

Ein weiterer Nebeneffekt ist dabei auch die sinkende Fehleranfälligkeit, da der Prozess in einer geordneten Bahn abläuft und auch Eingaben z. B. auf Gültigkeit oder Frist überwacht werden können. Generell lässt sich dadurch festlegen, dass sich die Arbeit durch den Mitarbeiter mit Hilfe von SAP Business Workflows bei richtiger Handhabung effizienter gestalten lässt.

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!