- 29. März 2018

Staudamm: Wenn Ihr Workflow nicht fließt

In einem meiner letzten Projekte stand ich vor einer für mich großen Herausforderung: ich wollte einen Workflow implementieren. Was tat ich also? Ich sammelte mir die benötigten Informationen zusammen, fragte bei Kollegen nach und fing an. Dabei ist mir der ein oder andere Fehler passiert.
Wenn Sie ebenfalls vor dieser Herausforderung stehen und sich informieren möchten, welche Fallstricke es in diesem Zusammenhang geben kann, sollten Sie unbedingt weiterlesen und sich das Dokument herunterladen.

Woraus besteht ein Workflow eigentlich?

Zu Beginn möchte ich Ihnen ein paar kurze Erläuterungen rund um das Thema Workflow bzw. was es zu beachten gilt, wenn Sie einen Workflow implementieren möchten, geben. Ein Workflow ist im Grunde die systemtechnische Abbildung eines Prozesses und bedeutet wörtlich übersetzt soviel wie Arbeitsfluss. Das Ziel hinter der Verwendung von Workflows ist es, einen hohen Grad an Automatisierung zu schaffen – beispielsweise durch die automatische Ermittlung von Genehmigern in einem Genehmigungsworkflow.

Workflow implementieren – Workflowaufgaben

Eine Workflowaufgabe wird innerhalb einer Aktivität eingesetzt und dient dazu, ein Programm auszuführen bzw. eine Interaktion zwischen Benutzer und System zu ermöglichen. Das Kürzel setzt sich dabei aus „TS“ und einer Ziffernfolge zusammen. Workflowaufgaben können im Vorder- oder im Hintergrund ausgeführt werden. Sie besitzen einen eigenen Container, der Attribute enthalten kann. Außerdem können Workflowaufgaben durch Ereignisse gestartet oder beendet werden.

Regeln

Regeln dienen im Workflow-Kontext zur Bearbeiterfindung. Sie beantworten also die Frage, wer ein Workitem bzw. eine Aufgabe erledigt. Auch Regeln besitzen einen Container mit Attributen. Die Definition von Regeln kann über sogenannte Businnes Objects (BOR) oder im Bezug auf das Organisationsmanagement entweder statisch über Kriterien bzw. dynamisch über Auswertungswege ermittelt werden.

Der Fluss

Der Datenfluss findet im Lebenszyklus eines Workflows über die oben angesprochenen Container statt, indem Daten zwischen Aufgaben, Regeln etc. ausgetauscht und kopiert werden. Das Kopieren an sich wird Datenfluss genannt.
Workflow implementieren Datenfluss

Typische Fehler und hilfreiche Transaktionen

Für Sie habe ich in einem übersichtlichen Dokument zusammengefasst, welche typischen Fehler bei der Implementierung von Workflows auftreten können. Zusätzlich enthält dieses Dokument eine Übersicht von in diesem Kontext wichtigen Transaktionen. Zu guter Letzt möchte ich Ihnen noch Best Practices mit auf den Weg geben.

HowTo: Workflow implementieren
SAP Consultant Florian Libuda

Mein Name ist Florian Libuda. Als zertifizierter SAP Consultant bei mindsquare erlebe ich oft viele spannende Herausforderungen und stelle mich diesen gerne.

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