{"id":25138,"date":"2020-04-23T08:20:22","date_gmt":"2020-04-23T06:20:22","guid":{"rendered":"https:\/\/activate-hr.de\/?p=25138"},"modified":"2023-07-19T12:33:42","modified_gmt":"2023-07-19T10:33:42","slug":"dokumentenmanagement-profi-sap","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/activate-hr.de\/successfactors\/dokumentenmanagement-profi-sap\/","title":{"rendered":"Dokumentenmanagement Profi SAP: Papierloses B\u00fcro mit SuccessFactors"},"content":{"rendered":"\n

Was sind Ihre ersten Gedanken bei einem papierlosen Büro im HR-Bereich? Höchstwahrscheinlich die Pflichten, Unterlagen zu archivieren, Personalakten, Ausdrucke von Entgeltnachweisen, Zeitnachweisen, Meldebescheinigungen, DEÜV… Dokumentenmanagement eben. Es scheint schier unmöglich, alles ausschließlich digital vorzuhalten (Stichwort eIDAS-Konformität) – oder? Was mit SuccessFactors möglich ist und wo die Talentmanagement-Suite bei papierlosen Vorgängen an ihre Grenzen stößt, lesen Sie in diesem Beitrag.<\/p>\n

Der Mythos vom papierlosen Büro<\/h2>\n

Schon alleine im Recruiting bei Bewerbungsgesprächen, beim Notizen machen in der Nachbesprechung – ganz zu schweigen vom Versand des Arbeitsvertrages und dem Unterschreiben erst! Unmöglich, all dies zu digitalisieren. Gerade in Deutschland; eSignature und Digitale Unterschriften im Allgemeinen haben ja keine Gültigkeit – oder?<\/p>\n

Funfact<\/i><\/b>
\nAuch in Deutschland können Unterschriften mittlerweile gültig digital abgegeben werden – eIDAS-Konformität vorausgesetzt! (<\/i>siehe Details BSI<\/i><\/a>).  <\/i><\/p>\n

Vieles am papierlosen Büro ist Kopfsache und benötigt auch kein ausgefeiltes Dokumentenmanagementsystem. Ich persönlich schreibe sämtliche Notizen digital am Convertable oder Tablet, ebenso meine Kollegen. Kaum einer ohne Surface oder Ipad. Ein paar meiner Mitstreiter schummeln ein wenig und verwenden einen Digitizerstift. Gleicher Papierverbrauch, aber immerhin digital abgespeichert.<\/p>\n

Bedeutet aber auch, dass selbst Bewerbungsgespräche entweder „on-the-fly“ oder im Nachgang digital dokumentiert werden können. Es ist eine reine Gewohnheit, die Teamarbeit und die Analyse vergangener Entscheidungen überhaupt erst so richtig möglich macht.<\/p>\n

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SuccessFactors Beitrag zur Papierlosigkeit<\/h2>\n

Abseits der persönlichen Notizen haben Sie aber natürlich auch Prozesse, Genehmigungen und allerlei Formulare. In SuccessFactors wird immerhin schon die ein oder andere Unterschriftenmappe obsolet, indem digitale Workflows und klare Genehmigungsstrukturen eingesetzt werden. Sei es bei der Gehaltserhöhung als Self-Service (Manager FÜR Mitarbeiter) oder der Erstellung einer neuen Stellenausschreibung.<\/p>\n

Wenn dann noch ein Payroll- und ein Zeitwirtschaftssystem hinzukommen, können Sie alle Mitarbeiterrelevanten Dokumente digital bereitstellen<\/a>. Dabei ist es nicht mehr zwingend notwendig, dass Sie die Dokumente ausdrucken.Gleiches gilt für Bewerbungsgespräche, Mitarbeiterbeurteilungen oder auch Talentbesprechungen in großer HR-Runde. Sie können Mitarbeiterprofile einfach aufrufen und Anhänge ebenso einfach verteilen.<\/p>\n

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