Springer & Schichtsysteme: Digitale Personaleinsatzplanung optimiert Prozesse beim Dienstleister
Kaum eine Branche fordert eine Personaleinsatzplanung (PEP) so heraus wie die Dienstleistungsbranche. Neben Schichtsystemen und stark schwankendem Personalbedarf aus diversen Gründen haben die Mitarbeitenden häufig wechselnde Einsatzbereiche und -orte. Hier muss die PEP besondere Bedingungen erfüllen, um verlässlich zu planen. Wie wir bei einem unserer Kunden aus dem Dienstleistungsbereich mit solchen besonderen Anforderungen die PEP in der Praxis eingeführt haben, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das Unternehmen
Das Unternehmen, das unsere Experten begleiten durften, ist ein öffentlicher Dienstleister mit einem Umsatz von rund 50 Mio. Euro Umsatz und mehr als 750 Mitarbeitenden.
Umfangreiche Herausforderungen und hohe Anforderungen an eine PEP
Die Besonderheiten und Herausforderungen, mit denen das Unternehmen initial konfrontiert war und die Anforderungen, die das Unternehmen an eine Software für die Personaleinsatzplanung stellt, waren umfangreich:
- Ein häufiges Szenario unseres Kunden ist der Einsatz von Springern aufgrund kurzfristiger Spitzen in der Auftragslage. Eine Personaleinsatzplanung sollte also in der Lage sein, dies möglichst unkompliziert abzubilden.
- Ohne vorhandene digitale Lösung für die Personaleinsatzplanung fand bei unserem Kunden regelmäßig ein manueller Datenabgleich verschiedener Excel-Listen statt. Dieser war für die Erstellung der Einsatzplanung nötig. Das ist nicht nur mit hohem Zeitaufwand verbunden, hier können sich auch schnell Fehler durch die manuelle Arbeit einschleichen.
- Das vorhandene Monitoring der Gleitzeitkonten der Mitarbeitenden war zudem nicht ausreichend, um einen Überblick über die Arbeitszeiten zu behalten. So kam es schnell zu Unstimmigkeiten.
- Aufgrund der fehlenden Echtzeitdaten kam es außerdem zu Fehlplanungen, da das Unternehmen Engpässe oft nicht rechtzeitig identifiziert konnte und somit das Personal fehlte.
- Auch das Handling der unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit, Gleitzeit etc. stellt das interne Team vor einige Herausforderungen.
Angesichts dieser branchenspezifischen Herausforderungen wünschte sich das Unternehmen eine einheitliche digitale Personaleinsatzplanungs-Lösung, die die Prozesse verschlankt und, wo notwendig, unterstützt.
Entscheidung für SAP-integrierte Personaleinsatzplanung & Implementierungsphase
Das Projekt an sich hatte einen zeitlichen Umfang von ca. 6 Monaten. Während der Umsetzung haben unsere Experten gemeinsam mit dem Unternehmen mehrere PEP-Lösungen näher betrachtet und sich für die Lösung entschieden, die die komplexen Bedarfe des Unternehmens bestmöglich abdeckt. In diesem Fall ist die Entscheidung zugunsten der direkt in SAP integrierten digitalen Personaleinsatzplanungslösung der mindsquare gefallen.
Während der Implementierungsphase haben unsere Experten mit dem Unternehmen besonders 3 Dinge in den Fokus gerückt:
- Zum einen wurden die Excel-Tabellen durch die digitale SAP PEP ersetzt, sodass es keine Medienbrüche mehr im System vorhanden sind und an der Stelle Unstimmigkeiten entstehen.
- Zum anderen haben unsere Experten gemeinsam mit dem Unternehmen die Möglichkeit der Springer integriert und die Berücksichtigung der Zeit- und Wechselwünsche der Mitarbeitenden integriert, sodass an dieser Stelle die Mitarbeiterzufriedenheit nicht leidet
- Darüber hinaus konnte die Möglichkeit zum Verleihen der Mitarbeitenden integriert werden, sodass die Bedarfe in der Planung flexibel gedeckt werden können, wenn bspw. zu bestimmten Jahreszeiten an manchen Stellen mehr Personal benötigt wird als an anderen.
Das Ergebnis: Einfache Prozesse und Übersicht in einer digitalen Lösung
Das Unternehmen konnte durch die Einführung der PEP-Software, die zu 100 % in SAP integriert ist, einige Prozessoptimierungen verzeichnen. Die Herausforderung, schnell Springer einzusetzen, konnte der Dienstleister lösen. Somit ist es möglich, genügend Mitarbeitende spontan zu Spitzen in der Auftragslage zu suchen und zu finden. Zudem befinden sich alle Daten an einem Ort, sodass weder Excel-Listen verglichen werden müssen noch ein manuelles Kopieren der Daten notwendig ist.
Auch unübersichtliche Gleitzeitkonten gehören der Vergangenheit an. Dank der PEP-Lösung ist es nun für Manager und Mitarbeitende möglich, schnell Einsicht in die Konten zu nehmen und das sogar mobil. In der Software ist es dazu möglich, verschiedene Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit und verschiedene Schichten unter einen Hut zu bringen und Wünsche der Mitarbeitenden bei der Planung zu berücksichtigen.
Verletzen die internen PEP-Verantwortlichen bei der Planung versehentlich die Betriebsvereinbarung, beispielsweise durch nicht eingehaltene Ruhezeiten, warnt das intelligente System diese vor dieser Verletzung, sodass sie sich bei der Planung auf der sicheren Seite befinden. Mit all den Maßnahmen konnte der Wunsch des Unternehmens, die Prozesse zu verschlanken, in Erfüllung gehen, da es den administrative Aufwand in der Personaleinsatzplanung um etwa 40 % senken konnte.
Moderne PEP führt das Unternehmen in die Zukunft
Das Dienstleistungsunternehmen im öffentlichen Sektor hat mit einer geeigneten Personaleinsatzplanungs-Lösung seine PEP auf ein ganz neues Level bringen können. Neben dem Wunsch der Verschlankung der Planungsprozesse konnte das Unternehmen weitere positive Veränderungen verzeichnen. So gibt es nun ein intelligentes System, das bei Verletzungen der Betriebsvereinbarung warnt oder auch die mobile Einsicht der Gleitzeitkonten für Manager und Mitarbeitende gewährt.
Haben Sie Fragen rund um das Thema Personaleinsatzplanung oder möchten Sie Ihre PEP digitalisieren? Kontaktieren Sie mich gern – Ich freue mich auf den Austausch und beantworte Ihnen gerne Ihre offenen Fragen.
FAQ
Welche Herausforderungen bestehen bei der Personaleinsatzplanung in der Dienstleistungsbranche?
- Häufig wechselnde Einsatzorte und Arbeitszeitmodelle wie Schichtarbeit oder Gleitzeit.
- Hoher Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit durch manuelle Datenabgleiche in Excel-Listen.
- Fehlende Echtzeitdaten, die zu Fehlplanungen und Engpässen führen.
- Schwierige Integration von Springerkräften für spontane Auftragsspitzen.
Warum hat das Unternehmen eine SAP-integrierte PEP-Lösung gewählt?
- Vermeidung von Medienbrüchen durch die vollständige Integration in SAP.
- Möglichkeit zur flexiblen Einbindung von Springerkräften und Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen.
- Effizientere Prozesse durch zentrale Datenverwaltung und Echtzeitüberblick.
Welche Vorteile bietet die digitale PEP-Lösung?
- Reduzierter administrativer Aufwand um ca. 40 %.
- Verbesserte Übersicht über Gleitzeitkonten, auch mobil zugänglich.
- Automatische Warnungen bei Verletzungen von Betriebsvereinbarungen.
- Integration verschiedener Arbeitszeitmodelle und flexibler Personalverleih.
Wie lange dauerte die Implementierung der PEP-Lösung?
Die Einführung der digitalen PEP-Lösung dauerte etwa 6 Monate und umfasste die Analyse verschiedener Systeme, die Auswahl der besten Lösung und die Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.
Was sind die wichtigsten Vorteile einer modernen PEP-Lösung?
Zeit- und Kosteneinsparungen durch automatisierte und zentralisierte Prozesse.
Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit durch Berücksichtigung von Zeitwünschen.
Flexibilität und Sicherheit durch intelligente Warnsysteme und mobile Funktionen.
