Guido Klempien
9. Juli 2020

Workday HCM

Workday Moderne Unternehmen operieren in hochgradig wettbewerbsfähigen, komplexen und globalen Umgebungen. Eine Organisation muss ihre globale Belegschaft gründlich verstehen, um schnelle und sinnvolle Geschäftsentscheidungen zu treffen und sich von der Konkurrenz abzuheben. Die HCM-Suite von Workday, das Workday Human Capital Management, wurde für die Arbeitsweise der Mitarbeiter entwickelt. Sie ermöglicht es Ihnen, Veränderungen zu bewältigen, indem sie Einblicke in die Belegschaft und die betrieblichen Abläufe bietet.

Die Workday-Suite

Die Suite besteht aus insgesamt 15 Modulen, welche auch als Teilprozesse deklariert werden. Die Module sind stark miteinander integriert und Hauptbestandteil der Workday-Suite. Workday basiert auf einer Single Line of Code. Das bedeutet, dass alle Module und Programme mit derselben Programmiersprache entwickelt worden sind. Daraus abzuleiten ist, dass Anwendungen, welche durch Firmenzukäufe integriert werden, nicht einfach nur angebunden, sondern vollständig in der Software neu aufgebaut werden. Dadurch ist eine besonders starke Integration der einzelnen Module innerhalb der Workday-Suite untereinander möglich.

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Module des Workday HCM

Personalmanagement

Das von Grund auf neu entwickelte Human-Resource-Management-Modul deckt alle Anforderungen an das Personalmanagement in einer einzigen HR-Management-Lösung ab und ist mit beliebigen Endgeräten kompatibel. Dies beinhaltet auch mobile Endgeräte.
Der Sachbearbeiter kann mit diesem Tool regionsspezifische Angebote und Arbeitsverträge automatisiert erstellen. Darüber hinaus können die Probezeiten, Tarifverträge, Kündigungsfristen und Vertragsdaten der Mitarbeiter verwaltet werden.

Personalanalyse

Ein umfassender Überblick über die Belegschaft und Beschäftigtendaten hilft einem Unternehmen dabei, Trends zu überwachen, Risiken zu identifizieren und Chancen zu erkennen. Diesem Zweck dient das Analyse-Modul von Workday HCM. Typische Anwendungsszenarien wären beispielsweise: Generations- und standortübergreifende Analysen der Demografie der Belegschaft oder die Anzeige verlässlicher Zahlen zu Produktivität, Effektivität von Schulungen und des Personalbedarfs.

Audits und interne Kontrollen

Mit dem Modul Audits und interne Kontrollen sollen sich die Kosten interner und externer Audits mit Hinblick auf die Konformität mit dem Sarbanes-Oxley-Act laut Herstellerangaben deutlich reduzieren lassen. Zusätzliche Sicherheitslösungen sind durch dieses Modul nicht mehr erforderlich und fallen dadurch vorteilhafterweise weg.
Durch die integrierten Audit- und Kontrollmechanismen kann ein Unternehmen Sicherheits- und Managementkontrollen einfach an seine operativen Ziele sowie Compliance- und Reporting-Anforderungen anpassen.

Personalplanung

Gibt es Probleme beim Einstellungsprozess? Werden die Headcount-Ziele erfüllt? Welche finanziellen Auswirkungen hat eine geplante Reorganisation? Dies sind klassische Fragen im Rahmen der Personalplanung. Die Planung findet bei Workday in dem bereits bekannten Tabellendesign mit Dimensionen wie Organisation, Tätigkeitsprofil, Mitarbeiterkategorie, Kenntnisse und Standort statt. Darin kann der Nutzer Basispläne anhand von Workday-Echtzeitdaten erstellen und jederzeit aktualisieren.

Recruiting

Das Modul Recruiting bildet den Einstellungsprozess von Bewerbern anhand des Recruiting-Lebenszyklusses ab. Als nahtloser Bestandteil der Workday-Suite unterstützt die End-to-End-Software Unternehmen von der strategischen Personalplanung bis zum Onboarding neuer Mitarbeiter. Zusätzlich vermittelt die Software einen vollständigen Überblick über den gesamten Talent-Pool externer wie interner Kandidaten. Zeit ist Geld – daher kann die Führungskraft per mobilen Endgerätes von unterwegs alle Kandidatenprofile prüfen, Feedback zu Einstellungsgesprächen geben, die nächste Person im Prozess benachrichtigen und weitere Maßnahmen einleiten.

Talentmanagement

Dieses Modul digitalisiert die Prozesse rund um die Talentförderung und -entwicklung. Die Mitarbeiter und Feedbackgespräche können über das Beurteilungswesen abgebildet werden. Daneben verschaffen Talentkarten, Reports und Dashboards einen umfassenden Überblick über die Teamdynamik in der Belegschaft. Das Tool dient dem Zweck, die Produktivität neuer Mitarbeiter schon vor dem ersten Tag an zu erhöhen.

Learning

Als vollumfängliche Systemumgebung für Lernmanagement und Weiterbildung stellt das Learning-Modul kollaborative Lerninhalte (Peer-to-Peer) und interaktive Medien zu Verfügung. Das Funktionsspektrum reicht vom informellen Lernen bis zu Compliance-Schulungen. Die Lerninhalte können auch hier wieder auf einem beliebigen Endgerät abgerufen werden. Die Inhalte lassen sich personalisiert für bestimmte Rollen, Stellenwechsel oder Phasen des Personallebenszyklus zusammenstellen.

Vergütung

Mit dem Compensation-Modul wird die Vergütungsplanung im Unternehmen organisiert. Es bietet einen schnellen Überblick über aktuelle Vergütungsdaten der Mitarbeiter und zeigt in Echtzeit Anpassungen an diesen Daten. Unter anderem kann das Modul auch das Handling des Budgets für die Gehaltverhandlungen genutzt werden.

Benefits

Zur Verwaltung von Arbeitgeberleistungen beinhaltet die Workday-HCM-Suite das Sub-Modul Benefits, das den Beschäftigten eine Übersicht aller für sie relevanten Arbeitgeberleistungen liefert. Das Modul enthält vorkonfigurierte, gebündelte Integrationen für Hunderte von Leistungsanbietern. Ändern diese ihre Spezifikationen, aktualisiert sich das Sozialleistungssystem automatisch.

Entgeltabrechnung

Mit Workday Payroll können international agierende Unternehmen akkurate Gehaltsabrechnungen für sämtliche Beschäftigten unabhängig von deren Standort erstellen. Die Software beinhaltet eine leistungsstarke und dennoch einfach zu bedienende Berechnungs-Engine für komplexe Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Integrierte Analysefunktionen für die Berichtsanalyse und das Durchführen von Audits vervollständigen das Modul.

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Ein integratives Gesamtkonzept mit vielen Vorteilen

Von den Produkteigenschaften der Module abgesehen, bietet die Workday-Suite schon aus übergeordneter Sicht eine Reihe von Vorteilen, die aus dem integrativem Gesamtkonzept und der ausschließlichen Bereitstellung der Lösung über die Cloud resultieren. Zum einen gibt es keine Releaseupdates und Wechsel auf Nachfolgeversionen. Der Grund ist die Programmierung der Software auf einer einzigen Codeline. Auch werden Neuerungen in den Anwendungen oder neue Funktionen mit geringem Aufwand zur Verfügung gestellt. Dies führt zu einem schnelleren Innovationsprozess. Datenschutz-technisch ist man auch sehr gut aufgestellt, da die Rechenzentren für Deutschlandkunden in Irland liegen und somit unter dem Europäischen Datenschutzrecht stehen. Auch die Betriebskosten für Workday sind an einem mittleren Zeitraum geringer als bei der Administration möglicher On-Premise-Lösungen. Zuletzt können durch die Integrationsmöglichkeiten zu Drittsystemen der Anwender relativ leicht ein noch stärkeres System aufbauen.

Guido Klempien

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Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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