SAP Concur

SAP Concur – E-Book

In unserer digitalen und globalen Welt werden GeschĂ€ftsreisen trotz neuester technologischer Entwicklungen immer wichtiger – SAP Concur liefert dabei gute UnterstĂŒtzung.

In unserer digitalen und globalen Welt werden GeschĂ€ftsreisen trotz neuester technologischer Entwicklungen immer wichtiger – sogenannte Reisemanagementsoftware wie SAP Concur liefern dabei gute UnterstĂŒtzung.


SAP ConcurMessen, Konferenzen, GeschĂ€ftstreffen oder Schulungen erfordern meist die Anwesenheit der Mitarbeiter Vorort, wobei mehr als 30 % aller deutschen Unternehmen davon ausgehen, dass ihre Reisekosten auch in Zukunft steigen werden. Die steigenden Kosten sind dabei nicht nur der vermehrten ReisetĂ€tigkeit geschuldet, sondern auch dem hohen administrativen Aufwand. Angefangen bei der Genehmigung und Reisebuchung ĂŒber den Abschluss von Versicherungen bis hin zur Abrechnung kostet jede einzelne TĂ€tigkeit Zeit, sodass Mitarbeiter nach einer Reise nicht selten mehrere Stunden aufwenden mĂŒssen, um ihre Belege zu sortieren und einzuscannen. Durch die zentrale Abwicklung der Reiseplanung und Reiseabrechnung und dank hoher Prozessstandardisierung und Automatisierung soll es Unternehmen möglich sein, AufwĂ€nde mithilfe von Reisemanagementsoftware nachhaltig zu reduzieren. Eine Lösung, deren Ziel es ist, genau diese Anforderungen abzudecken, ist SAP Concur. Doch was kann die cloudbasierte Lösung wirklich, fĂŒr welche Unternehmen eignet sich die Software und wo liegen die StĂ€rken und SchwĂ€chen des Tools?

Was ist SAP Concur?

Bei SAP Concur handelt es sich um ein Reisemanagementsystem fĂŒr Unternehmen, das sowohl die Reisebuchung als auch die notwendige FĂŒrsorge wĂ€hrend der Reise sowie die Reisekostenabrechnung umfasst. Das Unternehmen wurde ursprĂŒnglich 1993 in den USA gegrĂŒndet und ist seit 2014 ein Tochterunternehmen des deutschen Softwareunternehmens SAP. GemĂ€ĂŸ eigenen Angaben ist das Unternehmen in rund 120 LĂ€ndern der Welt vertreten, wobei an den verschiedenen Standorten mehr als 40.000 Kunden betreut werden.

Die Software im Detail

Die Plattform kombiniert unterschiedliche Module zu einem einheitlichen Gesamtsystem. Der Schwerpunkt der HR Software liegt auf der BĂŒndelung aller reiserelevanten Informationen sowie der Standardisierung bestehender Prozesse, wodurch ein automatischer Austausch von Daten und Belegen möglich wird. Ein mĂŒhsames Einscannen von Rechnungen oder das AusfĂŒllen verschiedener Exceldateien wird dadurch obsolet. Die wichtigsten Module der Komplettlösung sind:

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Concur Travel & Expense

Dieser Bereich kĂŒmmert sich um die Buchung von GeschĂ€ftsreisen und das Ausgabenmanagement. Dabei ist es möglich, Budgetvorgaben fĂŒr einzelne Reisen zu definieren und durch lĂŒckenlose Nachverfolgung der Kosten mehr Transparenz zu schaffen. So bietet die Komponente beispielsweise die Option, Zahlungen, die ĂŒber Kreditkarten getĂ€tigt wurden, automatisiert zu erfassen und einer GeschĂ€ftsreise direkt zuzuordnen. Zudem lassen sich alle Informationen dank einer mobilen App und dem Hosting in der Cloud ortsunabhĂ€ngig jederzeit abrufen.

Das Modul dient zur Integration von Buchungen aus Fremdsystemen und erfasst alle Reisedaten, wie beispielsweise Informationen zu FlĂŒgen oder Hotels. SĂ€mtliche Kosten werden klar und einheitlich dargestellt, wodurch es möglich ist, schon vor Beginn der Reise die Preise von Anbietern zu vergleichen und das optimalste Angebot zu wĂ€hlen.

Concur Locate

Bei Concur Locate handelt es sich um die Kommunikationsplattform der Software. Das Tool dient insbesondere der FĂŒrsorge, wobei Mitarbeiter jederzeit aufgefunden und kontaktiert werden können. Im Notfall, wie beispielsweise einer Erkrankung oder einer Naturkatastrophe, ist es so möglich, Kollegen schnell und umfassend zu unterstĂŒtzen.

Concur Intelligence

Bei diesem Teilsystem handelt es sich im Kern um ein ausgeklĂŒgeltes Berichtswesen, das Anwendern sĂ€mtliche relevanten Kennzahlen und Daten aus dem GeschĂ€ftsreisebereich ĂŒbersichtlich aufbereitet zur VerfĂŒgung stellt. Die erhobenen und ausgewerteten Daten zeigen einerseits die Performance und Effizienz des GeschĂ€ftsreisebereichs und dienen andererseits als Basis fĂŒr zukĂŒnftige Entscheidungen.

FĂŒr wen eignet sich die Software?

Das System eignet sich sowohl fĂŒr globale Konzerne als auch fĂŒr den Mittelstand. Der Fokus liegt hierbei jedoch auf Unternehmen mit einer internationalen Ausrichtung: So integriert die Software beispielsweise lĂ€nderspezifische Vorgaben und erlaubt auch die einfache Einbindung von Drittanbietern. Dadurch ist es möglich, Kreditkartenunternehmen oder OnlinereisebĂŒros in die Plattform zu integrieren. FĂŒr kleine Unternehmen ist die Software vielfach jedoch ĂŒberdimensioniert und auch Unternehmen, die aufgrund ihrer Struktur oder Arbeitsweise eine Speziallösung benötigen, werden bei der cloudbasierten HR Software an manchen Stellen FlexibilitĂ€t vermissen.

Die Softwarelösung aus dem Hause SAP hilft Unternehmen dabei, interne Prozesse zu optimieren und das hauseigene Reisemanagement effizienter zu gestalten. Dank einer gemeinsamen zentralen Plattform verringert sich die Datenredundanz, wobei eine Integration des Systems in ein bestehendes SAP-System selbstverstĂ€ndlich möglich ist. Der hohe Automatisierungsgrad fĂŒhrt zu reduzierten AufwĂ€nden, Kosteneinsparungen und einer geringeren Fehlerrate. FĂŒr international tĂ€tige Unternehmen bietet die HR Software zudem den Vorteil, dass lĂ€nderspezifische Steuervorteile und Bonussysteme bei der Abrechnung berĂŒcksichtigt werden.

Fazit

Concur ermöglicht es Unternehmen, das gesamte Reisemanagement zentral und in einer einzigen Plattform abzuwickeln. Das fĂŒhrt zu mehr Transparenz, effizienteren Prozessen und Kosteneinsparungen. Dank des integrierten Reportings haben Kunden sĂ€mtliche Kosten immer im Überblick und können so bei Bedarf frĂŒhzeitig auf mögliche Risiken reagieren und das Reisebudget adĂ€quat anpassen. Der hohe Standardisierungsgrad hat jedoch negative Auswirkungen auf die FlexibilitĂ€t, wodurch individuelle Spezialanforderungen nicht oder nur gegen hohen Aufpreis möglich sind.

Haben wir Ihr Interesse an Concur geweckt? Dann kontaktieren Sie unser erfahrenes Team an HR-Experten. Wir nehmen uns gerne fĂŒr Sie Zeit und besprechen mit Ihnen die Details der Anwendung. So finden Sie schnell und sicher heraus, ob Concur die richtige Lösung fĂŒr Sie und Ihr Unternehmen ist.


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