Guido Klempien
6. Mai 2019

SAP Concur

In unserer digitalen und globalen Welt werden Geschäftsreisen trotz neuester technologischer Entwicklungen immer wichtiger – sogenannte Reisemanagementsoftware wie SAP Concur liefern dabei gute Unterstützung.


SAP ConcurMessen, Konferenzen, Geschäftstreffen oder Schulungen erfordern meist die Anwesenheit der Mitarbeiter Vorort, wobei mehr als 30 % aller deutschen Unternehmen davon ausgehen, dass ihre Reisekosten auch in Zukunft steigen werden. Die steigenden Kosten sind dabei nicht nur der vermehrten Reisetätigkeit geschuldet, sondern auch dem hohen administrativen Aufwand. Angefangen bei der Genehmigung und Reisebuchung über den Abschluss von Versicherungen bis hin zur Abrechnung kostet jede einzelne Tätigkeit Zeit, sodass Mitarbeiter nach einer Reise nicht selten mehrere Stunden aufwenden müssen, um ihre Belege zu sortieren und einzuscannen. Durch die zentrale Abwicklung der Reiseplanung und Reiseabrechnung und dank hoher Prozessstandardisierung und Automatisierung soll es Unternehmen möglich sein, Aufwände mithilfe von Reisemanagementsoftware nachhaltig zu reduzieren. Eine Lösung, deren Ziel es ist, genau diese Anforderungen abzudecken, ist SAP Concur. Doch was kann die cloudbasierte Lösung wirklich, für welche Unternehmen eignet sich die Software und wo liegen die Stärken und Schwächen des Tools?

SAP Concur

SAP Concur – E-Book

In unserer digitalen und globalen Welt werden Geschäftsreisen trotz neuester technologischer Entwicklungen immer wichtiger – SAP Concur liefert dabei gute Unterstützung.

Was ist SAP Concur?

Bei SAP Concur handelt es sich um ein Reisemanagementsystem für Unternehmen, das sowohl die Reisebuchung als auch die notwendige Fürsorge während der Reise sowie die Reisekostenabrechnung umfasst. Das Unternehmen wurde ursprünglich 1993 in den USA gegründet und ist seit 2014 ein Tochterunternehmen des deutschen Softwareunternehmens SAP. Gemäß eigenen Angaben ist das Unternehmen in rund 120 Ländern der Welt vertreten, wobei an den verschiedenen Standorten mehr als 40.000 Kunden betreut werden.

Die Software im Detail

Die Plattform kombiniert unterschiedliche Module zu einem einheitlichen Gesamtsystem. Der Schwerpunkt der HR Software liegt auf der Bündelung aller reiserelevanten Informationen sowie der Standardisierung bestehender Prozesse, wodurch ein automatischer Austausch von Daten und Belegen möglich wird. Ein mühsames Einscannen von Rechnungen oder das Ausfüllen verschiedener Exceldateien wird dadurch obsolet. Die wichtigsten Module der Komplettlösung sind:

Concur Travel & Expense

Dieser Bereich kümmert sich um die Buchung von Geschäftsreisen und das Ausgabenmanagement. Dabei ist es möglich, Budgetvorgaben für einzelne Reisen zu definieren und durch lückenlose Nachverfolgung der Kosten mehr Transparenz zu schaffen. So bietet die Komponente beispielsweise die Option, Zahlungen, die über Kreditkarten getätigt wurden, automatisiert zu erfassen und einer Geschäftsreise direkt zuzuordnen. Zudem lassen sich alle Informationen dank einer mobilen App und dem Hosting in der Cloud ortsunabhängig jederzeit abrufen.

Das Modul dient zur Integration von Buchungen aus Fremdsystemen und erfasst alle Reisedaten, wie beispielsweise Informationen zu Flügen oder Hotels. Sämtliche Kosten werden klar und einheitlich dargestellt, wodurch es möglich ist, schon vor Beginn der Reise die Preise von Anbietern zu vergleichen und das optimalste Angebot zu wählen.

Concur Locate

Bei Concur Locate handelt es sich um die Kommunikationsplattform der Software. Das Tool dient insbesondere der Fürsorge, wobei Mitarbeiter jederzeit aufgefunden und kontaktiert werden können. Im Notfall, wie beispielsweise einer Erkrankung oder einer Naturkatastrophe, ist es so möglich, Kollegen schnell und umfassend zu unterstützen.

Concur Intelligence

Bei diesem Teilsystem handelt es sich im Kern um ein ausgeklügeltes Berichtswesen, das Anwendern sämtliche relevanten Kennzahlen und Daten aus dem Geschäftsreisebereich übersichtlich aufbereitet zur Verfügung stellt. Die erhobenen und ausgewerteten Daten zeigen einerseits die Performance und Effizienz des Geschäftsreisebereichs und dienen andererseits als Basis für zukünftige Entscheidungen.

Concur Mobile App

Die mobile App von SAP Concur ist ein einfaches und sicheres Tool, mit dem Sie Spesen, Reisen und Rechnungen direkt über Ihr Smartphone verwalten können. Die Mitarbeiter auf der Straße können von überall aus produktiv bleiben, und Manager können jeden ausgegebenen Dollar verfolgen. Unter anderen erhalten Sie folgende Funktionen:

  • Reiserouten buchen und verwalten
  • Kilometerstand automatisch erfassen und verfolgen
  • Spesenabrechnungen erstellen und einreichen
  • Rechnungen schnell und einfach genehmigen

Verwandeln Sie Belege im Handumdrehen in Berichte

Auch die Spesenabrechnung wird mithilfe der App so einfach wie noch nie. Fotografieren Sie einfach jede einzelne Quittung auf Ihrem Smartphone, und ExpenseIt erstellt, ordnet und kategorisiert die Speseneinträge automatisch. Damit gehören Papierquittungen der Vergangenheit an. Zudem eliminieren Sie die manuelle Dateneingabe und reduzieren Sie Fehler und erhalten Sie einen nahezu Echtzeit-Überblick über alle Ausgaben.

Budget-Management mit SAP Concur

Mit dem Budget-Management vereinfachen Sie die Nachverfolgung vergangener und anstehender Ausgaben und leiten dementsprechend Maßnahmen proaktiv ein. So haben Sie mit Concur die Möglichkeit, Daten für eine ganzheitliche Sicht der Mitarbeiterausgaben zu erfassen und zu konsolidieren und das Budget zu kontrollieren und an geänderte Geschäftsanforderungen anzupassen.

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10 Vorteile der Reisekosten-Lösung SAP Concur 

  1. Reduzierte Kosten  
  2. Anbindung an das Buchungstool 
  3. Verbesserte Compliance 
  4. Vermindertes Risiko  
  5. Laufende Einsparungen 
  6. Einfache Implementierung 
  7. Bereit für Wachstum 
  8. Objektive Genehmigungen 
  9. Gesteigerte Produktivität 
  10. Optimiert für mobile Endgeräte 

Für wen eignet sich die Software?

Das System eignet sich sowohl für globale Konzerne als auch für den Mittelstand. Der Fokus liegt hierbei jedoch auf Unternehmen mit einer internationalen Ausrichtung: So integriert die Software beispielsweise länderspezifische Vorgaben und erlaubt auch die einfache Einbindung von Drittanbietern. Dadurch ist es möglich, Kreditkartenunternehmen oder Onlinereisebüros in die Plattform zu integrieren. Für kleine Unternehmen ist die Software vielfach jedoch überdimensioniert und auch Unternehmen, die aufgrund ihrer Struktur oder Arbeitsweise eine Speziallösung benötigen, werden bei der cloudbasierten HR Software an manchen Stellen Flexibilität vermissen.

Die Softwarelösung aus dem Hause SAP hilft Unternehmen dabei, interne Prozesse zu optimieren und das hauseigene Reisemanagement effizienter zu gestalten. Dank einer gemeinsamen zentralen Plattform verringert sich die Datenredundanz, wobei eine Integration des Systems in ein bestehendes SAP-System selbstverständlich möglich ist. Der hohe Automatisierungsgrad führt zu reduzierten Aufwänden, Kosteneinsparungen und einer geringeren Fehlerrate. Für international tätige Unternehmen bietet die HR Software zudem den Vorteil, dass länderspezifische Steuervorteile und Bonussysteme bei der Abrechnung berücksichtigt werden.

Fazit

Concur ermöglicht es Unternehmen, das gesamte Reisemanagement zentral und in einer einzigen Plattform abzuwickeln. Das führt zu mehr Transparenz, effizienteren Prozessen und Kosteneinsparungen. Dank des integrierten Reportings haben Kunden sämtliche Kosten immer im Überblick und können so bei Bedarf frühzeitig auf mögliche Risiken reagieren und das Reisebudget adäquat anpassen. Der hohe Standardisierungsgrad hat jedoch negative Auswirkungen auf die Flexibilität, wodurch individuelle Spezialanforderungen nicht oder nur gegen hohen Aufpreis möglich sind.

Haben wir Ihr Interesse an Concur geweckt? Dann kontaktieren Sie unser erfahrenes Team an HR-Experten. Wir nehmen uns gerne für Sie Zeit und besprechen mit Ihnen die Details der Anwendung. So finden Sie schnell und sicher heraus, ob Concur die richtige Lösung für Sie und Ihr Unternehmen ist.

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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