Guido Klempien
5. Januar 2022

SAP Concur

Ob Mitarbeiter nun zu Messen, Schulungen oder Kunden fahren: Geschäftsreisen gehören für die meisten Unternehmen zur Tagesordnung. Schließlich können Sie durch persönliche Kontakte u. a. eine bessere Verbindung zum Kunden aufbauen. Jedoch müssen Sie Geschäftsreisen aufwendig vor- und nachbereiten. Mit SAP Concur können Sie alle Geschäftsreiseprozesse übersichtlich in einer Lösung verwalten.


SAP Concur

 

Was ist SAP Concur?

SAP Concur ist eine cloudbasierte Software-Lösung, mit der Sie Ihr Reisemanagement verwalten können. Mit der Software verknüpfen Sie Ihre Finanzdaten und behalten stets den Überblick über Ihre Ausgaben – wenn kurz davorstehen, das Budget zu überschreiten, warnt Sie das System. Zudem automatisieren Sie Ihre Ausgabenprozesse dank der Lösung, wodurch Sie viel Zeit und Aufwand einsparen.

Reisemanagement-Module von SAP Concur

SAP Concur unterteilt die Lösungen in unterschiedliche Module, mit denen Sie alle Prozesse des Reisemanagements verwalten können. Diese erläutere ich Ihnen im Folgenden:

Reisekostenabrechnung

Für Geschäftsreisen ist die Reisekostenabrechnung ein wichtiger Teilbereich. Wenn hier etwas falsch läuft, kann dies hohe Kosten für Sie bedeuten. Daher bietet SAP Concur in diesem Bereich unterschiedliche Lösungen an, mit denen Sie Ihre Reisekostenabrechnung vereinfachen können.

Dieser Bereich ist in folgende Lösungen eingeteilt:

Concur Expense: Mit Concur Expense erhalten Sie eine Lösung, mit der Sie eine automatisierte, schnelle und genaue Reisekostenabrechnung erzielen. So verbessern Sie Ihre Produktivität, Compliance und Ausgabenkontrolle.

Concur Drive: Durch eine automatisierte Kilometererfassung kontrollieren Sie Ausgaben, die bei Dienstreisen mit dem Auto entstehen. Hier halten Sie alle Ausgaben fest, die Sie rund um Autos tätigen.

Budget: Mit Budget behalten Sie durch eine konsolidierte Ansicht alle Ausgaben auf einen Blick. Diese wird in beinahe Echtzeit erstellt, wodurch Sie stets den aktuellen Status Ihres Budgets einsehen können.

Audit Services: Sie automatisieren hier die Rechnungsprüfung, wodurch Sie Ihre Mitarbeiter aus der Personalabteilung entlasten. Diese müssen die Rechnungen nicht mehr händisch überprüfen und können sich somit auf andere Aufgaben konzentrieren.

Expense Pay: Dank der automatisierten Reisekostenrückerstattung sind Sie in der Lage, die Rückerstattung von Auslagen für Geschäftsreisen zu vereinfachen. Auch hier fallen manuelle Prozesse weg, die Ihnen viel Zeit und Kosten wegnehmen.

SAP Concur Mobile App: Mit der mobilen App können Sie Ihre Geschäftsreisen mobil abrechnen und genehmigen. So müssen Sie nicht mehr damit warten, bis Sie wieder von der Geschäftsreise zurückgekommen sind.

Reisemanagement

Unternehmensreisen können nicht einfach so durchgeführt werden – Sie benötigen einen konkreten Reiseplan, damit Sie bspw. auf unerwartete Probleme richtig reagieren können. Damit Sie Ihre Dienstreisen ohne weitere Herausforderungen planen können, bietet SAP Concur Nutzern folgende Lösungen aus dem Reisemanagement-Bereich an:

Concur Travel: Mit Concur Travel vereinfachen Sie Ihre Buchungen und kontrollieren zudem Ihre Ausgaben übersichtlich auf einem Blick.

Concur Request: Mit Concur Request sind Sie in der Lage, Genehmigungsprozesse zu vereinfachen, da diese u. a. automatisiert stattfinden. So sparen Sie viel Zeit ein, die Sie normalerweise in lange Genehmigungszeiten investieren müssten.

Concur Locate: Hier können Sie einfach mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, die auf Geschäftsreisen sind. So können Sie stets sicherstellen, dass Sie auch bei Problemen schnell und einfach in Kontakt treten können.

SAP Concur Mobile App: Mit der Geschäftsreise-App planen und verwalten Sie Ihre Geschäftsreisen bequem vom Smartphone oder anderen mobilen Endgeräten aus.

Concur Trip Link: Mit Concur Trip Link kommen alle Daten aus allen Buchungskanälen zurück ins System und müssen somit nicht manuell übertragen werden.

Budget: In der Budget-Lösung behalten Sie alle Ihre Ausgaben auf einen Blick. Ihr Budget sehen Sie übersichtlich in einer konsolidierten Ansicht ein, die nahezu in Echtzeit geupdatet wird.

Intelligentes Unternehmen

Im Bereich „Intelligentes Unternehmen“ werden Ihnen Prozesse bereitgestellt, mit denen Sie Ihr Unternehmen digitaler und somit intelligenter darstellen können. Durch die offene SAP-Concur-Plattform sind Sie in der Lage, sich an Partnernetzwerke anzuschließen. Sie können Ihre Daten aus dem ERP-System in SAP-Concur-Lösungen einfügen und somit einen einfachen Datenaustausch einrichten.

Ein intelligenter Prozess wäre bspw. das intelligente Ausgabenmanagement: Mit diesem verwalten Sie jede Kostenquelle über alle Kategorien hinweg in einem einzelnen System. Kosten werden automatisch zusammengerechnet und bei Budget-Überschreitungen werden Sie gewarnt.

Analyse und Reporting

Im Bereich der Analyse und des Reportings können Sie mithilfe von verschiedenen Analysemöglichkeiten Informationen zu Ihren Geschäftsreisen erhalten und bspw. Verbesserungen schnell finden und umsetzen. Die Reportings und Analysen können Sie übersichtlich als bspw. Diagramme erhalten.

Das sind die Vorteile von SAP Concur

Geschäftsreisen beanspruchen viel Aufwand – schließlich müssen Sie nicht nur die Reise an sich planen, sondern auch stets die Kosten im Überblick bewahren. Und selbst nach der Reise müssen Sie sich noch um viele weitere Dinge, wie Rechnungen kümmern. Doch auch bevor die Reise angetreten wird, haben Sie einen hohen administrativen Aufwand: Von der Genehmigung und Reisebuchung über den Abschluss von Versicherungen bis hin zur Abrechnung kostet Sie jede einzelne Tätigkeit Zeit und verursacht somit Kosten.

Mit SAP Concur können Sie viele dieser Prozesse automatisieren oder geben Mitarbeitern die Möglichkeit, Unternehmensreisen selbst zu verwalten. Sie können bspw. ihre Quittungen in SAP Concur hochladen und müssen diese somit nicht an die Personalabteilung zur händischen Bearbeitung weiterleiten. Die Lösung bietet Ihnen weitere Vorteile:

  • Kosten- und Aufwandsreduzierung
  • Einfache Implementierung
  • Schnelle Genehmigungsprozesse
  • Verbesserte Compliance
  • Gesteigerte Produktivität
  • Mobile Nutzung (optimiert für mobile Endgeräte)

Durch die zentrale Plattform verringert sich die Datenredundanz, wodurch Sie das SAP-Concur-System in Ihr bestehendes SAP-ERP-System integrieren können. Somit werden Daten automatisch aus SAP Concur in Ihr SAP-System übertragen und Sie vermeiden Übertragungsfehler. International tätige Unternehmen profitieren davon, dass länderspezifische Steuervorteile und Bonussysteme bei der Abrechnung berücksichtigt werden.

Mit dieser Herausforderung müssen Sie rechnen

Trotz der vielen Vorteile hat SAP Concur einen größeren Nachteil: Durch den hohen Standardisierungsgrad leidet die Flexibilität. So können Sie keine individuellen Spezialanforderungen gar nicht oder lediglich durch einen hohen Aufpreis ermöglichen. Doch trotzdem sorgt SAP Concur durch das zentrale Verwaltungssystem insgesamt für eine hohe Transparenz und großen Ordnung.

Fazit

Mit der Reisemanagement-Lösung SAP Concur sind Sie in der Lage, Ihre internen Prozesse rund um Dienstreisen zu optimieren und somit Ihre Geschäftsreisen einfacher zu planen. Sie verwalten Kosten von unterwegs aus und leiten diese digital an die Personalabteilung zur Abrechnung weiter. Für die Personalabteilungen stellt SAP Concur Analyse- und Reporting-Möglichkeiten bereit, mit denen Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren können. So können Sie Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen immer wieder verbessern und Ihren Mitarbeitern einen einfachen und schnellen Prozess ermöglichen.

Haben Sie Fragen zu SAP Concur? Dann können Sie mir diese gerne stellen, indem Sie einfach Kontakt zu mir aufnehmen. Ich freue mich schon darauf, Ihnen weiterhelfen zu können.

FAQ

Was ist SAP Concur?

SAP Concur ist eine Reisemanagement-Software von SAP, mit der Sie alle Prozesse rund um Ihre Geschäftsreisen abbilden können. Mit der Lösung erhalten Sie einen Überblick über alle Ihre Ausgaben.

Wie funktioniert SAP Concur?

Sie automatisieren mithilfe von SAP Concur Ihren gesamten Reisekostenprozess. Die Lösung ist cloudbasiert, so dass Sie von überall aus auf Ihre Reiseplanung zugreifen und dadurch auch mobil Ihr Budget einsehen können.

Welche Module hat SAP Concur?

SAP Concur ist in folgende Teilmodule eingeteilt:

  1. Reisekostenabrechnung
  2. Reisemanagement
  3. Intelligentes Unternehmen
  4. Analyse und Reporting

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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