Reisemanagement (SAP FI-TV) – Fiori als Alternative zu SAP Concur
Mit der endenden Wartung des HCM ist aktuell geplant, dass auch das Reisemanagement (SAP FI-TV) seinen Weg in die ewigen Jagdgründe finden wird. Diese Tatsache ist für viele unserer Kunden aktuell ein Grund für schlaflose Nächte, da eine gute Alternative noch nicht gefunden ist. Die 3 Module Reiseantrag, -planung und -abrechnung sind in ihrer Funktion sehr umfangreich und haben Anwendern zudem die Möglichkeit gegeben, diese weitreichend an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Das war oftmals durch das großzügige Customizing der SAP möglich und konnte zudem über eigene Erweiterungen im Code individuell ergänzt werden. Viele Kunden sehen ihre Anforderungen im SAP Cloud-Nachfolger der On-Premise Lösung noch nicht abgebildet, für den öffentlichen Dienst ist Concur aufgrund der besonderen Bestimmungen (Bundes-, Landesreisekostenrecht) selten denkbar. Wie geht es also mit dem Reisemanagement in Unternehmen weiter?
Die aktuelle Faktenlage
Um eine Entscheidung für eine zukünftige Umsetzung des Corporate Travelmanagements zu treffen, lassen Sie uns zuerst die Faktenlage zum aktuellen SAP-Produkt anschauen (Stand August 2019):
- Der Support von SAP HCM in seiner jetzigen Form endet voraussichtlich im Jahr 2027.
- Im Jahr 2023 wird bis min. 2030 SAP HCM for SAP S/4HANA verfügbar sein. Das Produkt ist eine eigenständige Instanz, die auf der bestehenden Codeline basiert.
- Das Reisemanagement ist eine FI-Komponente und wird nach aktueller Planung kein Bestandteil von SAP HCM for SAP S/4HANA sein.
- Die LSO war auch kein Bestandteil von SAP HCM for SAP S/4HANA und wurde auf Drängen der DSAG in den Umfang aufgenommen.
- Die SAP hat zuletzt viel Geld in das Reisemanagement investiert (zahlreiche Neuerungen über SAP Customer Connection, Mein Reiseantrag V2, Amadeus Cytric Integration in Fiori, On-Behalf-Funktionalität).
- Reisemanagement ist in vielen Unternehmen im Personalmanagement verortet.
Diese Informationen zu deuten, ist sicherlich nicht einfach, aber folgende Aussagen scheinen mir naheliegend:
- Da die aktuelle Lösung noch bis min. 2027 weiterläuft, können sich geringfügige Investitionen im bisherigen System auch vor 2027 rechnen.
- Es ist nicht unwahrscheinlich, dass auch das Reisemanagement eine Gnadenfrist bis 2030 durch SAP HCM for SAP S/4HANA bekommt. (Hintergrund: Analog Learning Solution, hohe Investitionen seitens der SAP in der letzten Zeit, fachliche Nähe zu HR).
Reisemanagement in Fiori
“Run Simple & Go Cloud” ist der SAP-Ansatz der heutigen Zeit. Dies wird zum einen in den hoch spezialisierten Cloud-Anwendungen, wie z. B. Concur oder auch SuccessFactors deutlich: komplexe personalwirtschaftliche Szenarien können mit dem Smartphone durchgeführt werden. Andererseits findet eine Entwicklung im On-Premise-Markt in Form von Fiori-Anwendungen statt. Genau hier hat sich im Reisemanagement in der letzten Zeit vieles getan, was bei den Kunden gut ankommt: Wir führen neuerdings vergleichsweise viele Fiori-FI-TV-Einführungsprojekte durch. Dies war in den vergangenen Jahren, seit der Fiori-Boom begann, nicht der Fall. Die neuen Versionen der Fiori-Anwendungen entstanden zudem durch Customer-Connection-Projekte (https://influence.sap.com/sap/ino/#/campaign/112), was dafür spricht, dass viele Kundenwünsche umgesetzt sind, die auch Ihnen gefallen könnten. Jetzt aber zu den neuen Funktionen:
Die Neuerungen auf einen Blick
Es gibt 2 neue Apps im Reisemanagement: Mein Reiseantrag (V2) und Meine Spesenabrechnungen (V2).
Folgende Features wurden für die beiden Anwendungen umgesetzt:
- Reisevorschüsse können erfasst werden
- Weitere Reiseziele können erfasst werden
- Assistenzfunktion: Erfassung im Namen eines anderen Mitarbeiters (on-behalf)
- Erweiterte Feldkontrolle mittels FITVFELD_WEB
- Reisenummer wird im Antrag/der Abrechnung angezeigt
- Anlagen in Form von Business Documents (ArchiveLink) können in der Reise abgelegt werden
- Zuletzt genutzte Adressen und vordefinierte Reiseziele werden als Dropdown für eine neue Reise angeboten
- Alle Kontierungsobjekte werden analog Web Dynpro unterstützt
- Integration in Third-Party-Buchungssysteme (Amadeus Cytric Standard Integration)
Folgende Features stehen zudem in der Anwendung Meine Reiseabrechnungen (V2) zur Verfügung:
- Ein Spesenbeleg kann auf mehrere Positionen aufgeteilt werden
- Privatanteile kann für Belege angegeben werden
- Der Wechselkurs für Fremdwährungen kann bei Bedarf angepasst werden
- Die Kreditkartenbelege können durchsucht und angezeigt werden
- Anhänge können zu genehmigten Reisen hinzugefügt werden
- Kostenzuordnung für weitere Reiseziele
- Detaillierte Adresserfassung für Fahrtstrecken
- Externe Teilnehmer können erfasst werden
Wie Sie sehen, handelt es sich um vollkommen neue Möglichkeiten des Reisemanagements in SAP: Reisen können mittels der neuen Funktionen sowohl mobil beantragt, ein Reiseplan erstellt und die Abrechnung mit dem Smartphone angelegt werden. Lange vermisste Funktionen, wie die Assistenzfunktion oder weitere Reiseziele, sind nun standardmäßig verfügbar. Die Lösung in Fiori hat zudem einen besonderen Charme: Standardnahe Umsetzungsprojekte lassen sich in 2 Wochen durchführen – kostensparend für Sie, ein schneller Mehrwert für Ihre Mitarbeiter.
Ein Lösungsvorschlag für das Reisemanagement der nächsten Jahre
Sie sehen Ihre Zukunft im Reisemanagement eher On-Premise als in der Cloud? Sie sind im öffentlichen Dienst tätig und die Cloud kann Ihnen noch keine adäquate Lösung anbieten? Dann ist das Reisemanagement in Fiori in Kombination mit Cytric Ihre Alternative.
In der Fiori-Anwendung „Mein Reiseantrag” erstellen Sie den Reiseantrag, in dem Sie sowohl mehrere Ziele als auch Reisevorschüsse erfassen können. Die automatisch nach Cytric übertragene Reisenummer und Zielinformationen nutzen Sie, um dort Hotels, Flüge und Bahnreisen zu buchen. In der App „Meine Reiseabrechnungen” können die entstandenen Kosten erfasst und an den Mitarbeiter ausgezahlt werden. Wahlweise kann zudem mittels einer zwischengeschalteten A1-Anwendung die Beantragung der A1-Genehmigung automatisiert werden.
Der hier beschriebene Lösungsweg ist günstig und erlaubt es Ihnen trotzdem, Schritte in die mobile Zukunft zu gehen.
Was geht noch?
Sicherlich gibt es auch im Reisemanagement so viele Umsetzungsmöglichkeiten, wie es Customizingtabellen in SAP gibt. Deshalb interessiert mich besonders, wie Sie sich für die Zukunft in diesem Bereich aufstellen und welche Technologien Sie dabei einsetzen werden. Setzen Sie sich doch gerne mit mir in Kontakt und wir tauschen uns über gegenseitige Erfahrungen aus.
Weitere hilfreiche Seiten zu SAP Fiori:
Kostenlose Fachliteratur zu SAP Fiori:
- SAP Fiori im HCM
- Entwicklung Ihrer persönlichen Fiori-App
- Einführung von Fiori
- Fiori Manager Cockpit
SAP Fiori HCM - Quickstart
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FAQ
Was ist SAP Concur?
Bei SAP Concur handelt es sich um ein Reisemanagementsystem für Unternehmen, das sowohl die Reisebuchung als auch die notwendige Fürsorge während der Reise sowie die Reisekostenabrechnung umfasst.
Was ist SAP Fiori?
Bei SAP Fiori handelt es sich um die aktuelle Oberflächen-Technologie von SAP, um SAP-Systeme und Apps optimiert auf alle modernen Geräte bringen zu können.
