Alexander Graf
8. März 2023

HR-Software

Eine HR-Software ist eine digitale Lösung, die Prozesse Ihrer Personalabteilung unterstützt, wie u. a. die Erfassung, Verwaltung und Auswertung personenbezogener Daten Ihrer Belegschaft oder von Bewerbenden. Durch den Einsatz einer HR-Software verschlanken Sie Ihre Personalprozesse und gewinnen somit mehr Zeit und Ressourcen für die strategisch wichtigen Aufgaben wie das Recruiting oder die Entwicklung von Mitarbeitenden. Erfahren Sie hier mehr zu HR-Software.

Was ist eine HR-Software?

Die Personalabteilung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Besonders jüngste Entwicklungen wie der „War for Talents“ führen zu einer stetig wachsenden Bedeutung des Human Resource Managements (kurz: HRM). Da das Management der Personalprozesse sehr arbeitsintensiv ist, automatisieren große Unternehmen seit vielen Jahren ihre administrativen Personalaufgaben mithilfe einer HR-Software.

Durch eine HR-Software digitalisieren Sie HR-Prozesse und können Automatisierungen erzielen, mit denen Sie Zeit und Aufwand einsparen. Bei einer Cloud-HR-Software sind Sie zudem in der Lage, von überall auf Ihre Daten zuzugreifen. Es gibt aber auch HR-Softwarelösungen, die On-Premises liegen und zudem können Sie sich zwischen Komplettlösungen oder einzelnen Insellösungen entscheiden, die Sie beliebig miteinander kombinieren. Welche Lösung nun am besten ist, lässt sich durch die vielen individuellen Anforderungen nicht pauschal sagen.

Arten von HR-Software

HR-Software unterscheidet sich nicht nur darin, ob sie in der Cloud oder On-Premises liegen: Es gibt weitere Arten von HR-Software, die ich Ihnen im Folgenden erläutere:

Personalinformationssysteme (HRIS)

Das Hauptziel eines Personalinformationssystems (Human Resources Information System, kurz: HRIS) ist es, interne Prozesse zu digitalisieren, um alltägliche Aufgaben von Personalern zu erleichtern. Hierunter zählen das Abwesenheitsmanagement, Mitarbeiterportal oder Recruiting. Insgesamt deckt eine HRIS-Software nur die HR-Kernprozesse ab, da es lediglich Informationen über Mitarbeitende und die Organisation gibt.

In unserem Webinar stellt Ihnen unser HR-Digitalisierungsexperte Alexander Graf die drei großen HR-Cloud-Suiten SAP SuccessFactors, Workday & Haufe Talent anhand von Praxisbeispielen im Vergleich vor.

Human Capital Management Systeme (HCM)

Ein HCM-System geht einen Schritt weiter und integriert alle Funktionen, die mit der Personalverwaltung zusammenstehen, wodurch somit der Mensch in den Fokus gerückt werden kann. Insgesamt optimieren Sie das Engagement, die Produktivität und den Unternehmenswert. Zudem planen Sie mit solch einer Software Onboarding-Prozesse, bieten interne Schulungen für die Weiterentwicklung an und bewerten Mitarbeiterleistungen.

Personalmanagementsysteme (HRMS)

Ein Personalmanagementsystem bildet die umfassendste Art von HR-Software, da diese alle Funktionen beinhaltet, die die Personalabteilung betrifft. Ein HRMS nutzen Sie für die Digitalisierung, Verwaltung und Automatisierung sämtlicher HR-Aufgaben und -Funktionen.

All-In-One-Lösungen

Eine ganzheitliche Lösung bietet Unternehmen ein breites Funktionsspektrum für den Personalbereich. Somit haben Sie alle Funktionen an einem Ort, die zudem nahtlos zusammenarbeiten. Jedoch kann es mal sein, dass manche Teilbereiche nicht tief genug für Ihre Anforderungen sind und somit nicht alle Aufgaben abdeckt, wie Sie es sich wünschen. Falls dies der Fall der ist, können Sie die fehlenden Funktionen über eine Einzellösung eines Drittanbieters abdecken.

HR Software

Abb. 1: Funktionen des SAP Human Capital Management.

Einzellösung

Den „Alleskönner“-Lösungen stehen die „Spezialisten“, die Einzellösungen gegenüber. Hier können Unternehmen den „Best-of-Breed“-Ansatz verfolgen und die bestmöglichen Lösungen für die unterschiedlichen Anforderungen über Schnittstellen zu einer umfassenden Gesamtlösung vereinen. Für Sie besteht der Vorteil darin, dass Sie Ihre individuellen Anforderungen in der Regel maßgeschneidert vorliegen. Zudem ist dieser Ansatz ziemlich flexibel: Sollten sich Ihre Anforderungen ändern oder eine bessere Software auf den Markt kommen, können Sie einzelne Lösungen durch andere ersetzen. In diesem Fall kann es aber zu viel Schnittstellenarbeit kommen, die recht aufwendig und komplex ist.

Vorteile von HR-Software

Mit der Einführung einer HR-Software in Ihrem Unternehmen profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

  1. Entlastungen und Ersparnisse: Insgesamt entlasten Sie Ihre HR-Mitarbeitenden und auch Ihre gesamte Belegschaft, wenn Sie administrative HR-Aufgaben digital in einer HR-Software abbilden. Zudem sparen Sie Zeit und Kosten ein, da Sie aufwendige Papierprozesse vermeiden.
  2. Reporting und Analyse: Durch die digitale Bereitstellung von Daten sind Sie in der Lage, diese einfacher zu erfassen und zu analysieren. Somit erhalten Sie ein einfacheres Reporting und bessere Auswertungsmöglichkeiten.
  3. HR-Daten an einem Ort: Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie all Ihre HR-bezogenen Daten an einem Ort finden und dadurch eine einheitliche Datengrundlage schaffen.
  4. Employee- und Manager-Self-Services: Mithilfe von ESS und MSS sind Sie in der Lage, Genehmigungszeiten zu verkürzen, da Mitarbeitende selbst z. B. Abwesenheiten pflegen können, die dann von der jeweiligen Führungskraft mit nur einem Klick genehmigt werden.

Welche HR-Software gibt es?

Die passende HR-Software für das eigene Unternehmen zu finden fällt vielen schwer, da es sehr viele unterschiedliche Lösungen gibt. Diese haben meist viele ähnliche Funktionen, doch trotzdem unterscheiden sie sich u. a. von der Nutzeroberfläche.

Zu den beliebtesten All-in-One-Lösungen zählen SAP SuccessFactors und Workday, die beide in der Cloud liegen. Eine beliebte All-in-One-Lösung, die On-Premises liegt, ist das SAP HCM. Eine Einzellösung für das Talentmanagement ist z. B. Haufe Talent und für das Zeitmanagement u. a. ATOSS. Falls Sie Interesse haben, können Sie sich unsere Übersicht über verschiedene HR-Software im Vergleich anschauen und ein paar Lösungen bereits kennenlernen.

Neben den gesellschaftlichen Entwicklungen wird das Personalwesen ganz besonders durch neue Technologien geprägt. Trotz der Skepsis und Vorbehalte, die viele Unternehmen hegen, werden sich die folgenden Ansätze in den nächsten 10 Jahren weiterverbreiten und bisherige digitale Produkte ergänzen. Diese technologischen Errungenschaften ermöglichen es nicht nur, auf die sozialen Veränderungen auf Bewerberseite einzugehen, sondern vielmehr eine allumfassende HR-Software durchzuführen.

Cloudbasierte HR-Software

Etablierte HR-Software-Anbieter sind längst auf den Cloud-Zug aufgesprungen und bieten neue Funktionalitäten nur noch exklusiv in der Cloud an. Bereits bestehende On-Premises-Anwendungen werden oft nicht mehr weiterentwickelt und gewartet (siehe SAP HCM mit Wartungsende 2027 bzw. 2030). Der Gedanke dahinter ist u. a., dass neue Entwicklungen, Updates und Korrekturen der gesamten Kundschaft gleichermaßen zugänglich gemacht werden sollen und Updates nicht dediziert einem Kunden jeweils ausgeliefert werden.

Platform-as-a-Service

Platform-as-a-Service (PaaS) im HCM ist ein von HR-Softwareanbietern bereitgestelltes Anwendungs-Toolkit, das es ermöglicht, eine Anwendung über die bereitgestellten Konfigurationsoptionen hinaus zu erweitern. Die Funktionalität umfasst mehrere APIs, Entwicklungswerkzeuge und Frameworks. Der größte Vorteil von PaaS ist eine schnellere, verbesserte Integration von erweiterten Funktionen, die über das hinausgehen, was als Standard bereitgestellt wird.

SAP bietet bspw. die Cloud Platform die Möglichkeit, Lösungen wie SuccessFactors um eigene, integrierte Anwendungen zu erweitern.

HR Software

Abb. 2: Optionen zur HCM-Implementation in S/4HANA.

Interne Plattformen

Interne Plattformen werden zu digitalen Orten für Mitarbeiter-Engagement und Interaktion untereinander. So werden Remote-arbeitende Teams enger an das Unternehmen gebunden – gleichzeitig können Sie auf solchen Plattformen auch Belohnungen und Anerkennung, Training bzw. Lernen und Wellness (beispielsweise Massagen am Arbeitsplatz) stattfinden.

HR-Software: Funktionen & Co. im Überblick

In diesem Whitepaper haben wir die Funktionen der 6 beliebtesten HR-Softwares in einem tabellarischen Vergleich zusammengefasst.

Die verstärkte Bindung Ihres Unternehmens an Ihre Belegschaft (und andersherum) können Sie auch über die Plattform als Kommunikationsinstrument zur Verbesserung der Transparenz einsetzen und reduzieren so langfristig die Fluktuationsrate. Als Erweiterung dieser Plattformen können sogenannte „Digitale Marktplätze“ auch die Einbindung externer Mitarbeitenden, Alumni, kurzfristig Beschäftigten, Bewerbenden sowie neuen Mitarbeitenden (sogar noch vor Arbeitsbeginn) sicherstellen und so über das Arbeitsverhältnis hinaus eine Bindung an das Unternehmen fördern.

HR Software

Abb. 3: Unterschiede SuccessFactors und SAP ERP HCM bei S/4HANA.

Virtuelle Assistenten

Virtuelle Assistenten (VAs) im HCM: Zukünftig werden VAs die Schnittstelle der nächsten Generation für Mitarbeitende, Führungskräfte und Administratoren sein. Diese können in Form von Text, Sprache oder sogar einem Avatar vorliegen. VAs basieren auf einer engen Integration mit den HCM-Suite-/HR-Anwendungen, um erfolgreich zu sein. Durch intuitive Interaktionsmodelle verbessern Sie die Bedienung und Handhabung von HR-Technologien und HCM-Systemen.

Maschinelles Lernen

Durch Maschinelles Lernen ist eine stetige Weiterentwicklung der VAs umsetzbar. Darüber hinaus bietet Machine Learning im HCM Analysen und Empfehlungen zur Verbesserung von Prozessen durch die Identifizierung von Trends und Mustern. Um erfolgreich zu sein, benötigt diese Technologie Zugriff auf umfangreiche Datenquellen, einschließlich historischer Daten. Fortgeschrittene Formen dieser Technologie können auch als Orientierungshilfe für Talentplanung und Investitionsentscheidungen dienen.

Fazit

Das HR ist ein wichtiges Kapitel für den Erfolg eines Unternehmens und stellt eine große Quelle des Wettbewerbsvorteils dar. Um dies mehr zu stärken setzen viele Unternehmen auf eine HR-Software, damit sie die Effizienz steigern, Kosten senken und Mitarbeitenden einen leichten Zugriff auf personenbezogene Daten ermöglichen.

Um die passende HR-Software für Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie nach Ihren eigenen individuellen Anforderungen entscheiden – definieren Sie Ihre Anforderungen und evaluieren Sie, welche Lösung am besten zu Ihnen passt. Wir beraten Sie gerne zum Thema HR-Software und erschließen mit Ihnen gemeinsam Ihre beste Lösung.

Nadja Messer Kundenservice

Websession: HR Software

Sollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.

FAQ

Was ist eine HR-Software?

Eine HR-Software ist eine digitale Lösung, mit der Sie unterschiedliche HR-Aufgaben bewältigen können. Diese Software kann entweder On-Premises auf Ihren eigenen Rechnern oder von überall abrufbar in der Cloud laufen. Außerdem gibt es sogenannte All-in-One-Lösungen, die die HR-Abteilung gesamtheitlich abbilden können oder Einzellösungen, die auf einen bestimmten HR-Bereich konzipiert sind.

Warum brauchen Unternehmen eine HR-Software?

Mit einer HR-Software können Sie Ihr HR-Personal sehr entlasten, da diese administrative Aufgaben automatisieren können. Zudem können Mitarbeitende durch ein digitalisiertes HR-System manche Aufgaben selbst bewältigen, ohne dafür auf lange Genehmigungsprozesse warten zu müssen.

Was macht eine gute HR-Software aus?

Mit einer guten HR-Software sind Sie in der Lage, die interne Vernetzung Ihres Unternehmens zu optimieren und zudem die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Sie sparen zudem Zeit, Aufwand und Kosten ein, da eine gute HR-Software Ihre Abläufe im Personalwesen vereinfacht.

Alexander Graf

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!


Verwandte Beiträge

Auch in diesem Jahr zeigt sich noch das Ausmaß der Nachwirkungen der Corona-Pandemie: Das zentrale Thema in Personalabteilungen bleibt weiterhin die Digitalisierung, damit bekannte HR-Trends wie Remote Work, aber auch […]

weiterlesen

Mit dem Ziel der Effizienzsteigerung sowie der Automatisierung und Standardisierung administrativer Aufgaben befinden sich viele Unternehmen aktuell in einer HR-Transformation. Den HR-Mitarbeitenden soll mehr Raum und Zeit für beratende Tätigkeiten […]

weiterlesen

Seit dem vierten Quartal 2022 ist die neue On-Premises-Lösung SAP Human Capital Management for S/4HANA (kurz: H4S4) verfügbar. Für viele Arbeitgeber stellt sich nun die Frage, ob es notwendig ist, […]

weiterlesen

Schreiben Sie einen Kommentar

Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus. Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.





Kontaktieren Sie uns!
Nadja Messer
Nadja Messer Kundenservice