Guido Klempien
 - 23. April 2019

HR Software

HR Software (HR = Human Resources, dt.: Personalwesen/Personalarbeit) unterstützt die unternehmerische Personalarbeit durch digitale Prozesse. Dazu zählen beispielsweise die Erfassung, Verwaltung und Auswertung personenbezogener Daten von Mitarbeitern oder Bewerbern. Unternehmen profitieren durch den Einsatz von HR Software von verschlankten Personalprozessen und gewinnen somit mehr Zeit und Ressourcen für die strategisch wichtigen Aufgaben wie das Recruiting oder die Entwicklung von Mitarbeitern. Durch ESS-Funktionen (ESS = Employee Self-Services), die viele HR-Software-Lösungen mitbringen, können Arbeitnehmer sogar Daten wie Arbeits- und Fehlzeiten eigenständig erfassen, wodurch den HR-Abteilungen zusätzlich Verwaltungsaufgaben abgenommen werden.

Hintergründe HR Software

Die Personalabteilung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Besonders jüngste Entwicklungen wie der „War for Talents“ führen zu einer stetig wachsenden Bedeutung des Human Resource Managements (kurz: HRM). Da das Management der Personalprozesse sehr arbeitsintensiv ist, automatisieren große Unternehmen seit vielen Jahren ihre administrativen Personalaufgaben mittels HR Software. Die Forderung nach flexiblerem Arbeiten, Mobilität und einem allgegenwärtigen Zugang führen zu enormen Veränderungen in den Softwarelandschaften deutscher Unternehmen – die Rede ist von Cloud-Lösungen, die den internationalen Markt für Unternehmenssoftware zunehmend durchdringen und auch in Deutschland stark an Bedeutung gewinnen.

Diese Verlagerung hin zu Cloud-Software erleichtert den Verantwortlichen den Zugang zu der Software und ermöglicht es insbesondere kleinen Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse auch mit professioneller Software zu unterstützen. Der Wandel stellt jedoch auch viele Unternehmen vor die Herausforderung, ihre HCM Software (HCM = Human Capital Management) zu überdenken. Die rasanten Entwicklungen haben dazu geführt, dass der Softwaremarkt für das Personalwesen sehr komplex wurde – es existiert mittlerweile eine Vielzahl an Lösungen zu den unterschiedlichsten Bedingungen.

Marktstudie: Software-Trends im Personalwesen [Auszug]

Welche HR-Software wird tatsächlich in Unternehmen angewendet? Mehr zu dem Thema erfahren Sie in in unserem kostenlosen Auszug der Marktstudie.

Software-Trends im Personalwesen

Vergleich von HR Software-Dienstleistern

Wie bereits im vorangegangenen Absatz angedeutet, existieren mittlerweile zahlreiche HR-Software-Lösungen von unterschiedlichen Anbietern auf dem Markt. Dabei ist natürlich nicht jede Software für jedes Unternehmen geeignet – zu unterschiedlich sind die Anforderungen der Unternehmen und zu unterschiedlich ist das Angebotsportfolio der HR-Lösungen. Demnach müssen Unternehmen sich entscheiden, ob sie eine All-In-One-Software oder eher eine Kombination mehrerer Einzellösungen in Betracht ziehen, die sich auf Kernthemen wie Talentmanagement und Recruiting, Zeiterfassung oder Gehaltsabrechnung und Reisemanagement konzentrieren. Auch die Ergänzung/Erweiterung einer All-In-One-Software durch ein oder mehrere Speziallösungen ist in vielen Unternehmen zu finden.

All-In-One-Software

Zu den ganzheitlichen Lösungen (All-In-One = alles in einem) zählen beispielsweise SAP ERP HCM oder SAP SuccessFactors. Diese Lösungen bieten Unternehmen ein möglichst breites Funktionsspektrum für den Personalbereich. Der Vorteil für Sie? Alle Funktionen arbeiten nahtlos zusammen und Sie als Unternehmen müssen sich nur einmal einarbeiten. Integrierte Lösungen können aber auch den Nachteil haben, dass Teilbereiche wie beispielsweise das Recruiting nicht in der Tiefe abgebildet werden, wie Sie sich das wünschen. In diesem Fall ist es ein bewährtes Vorgehen, die fehlende Funktionalität über die Speziallösung eines Drittanbieters oder durch SAP-Eigenentwicklungen abzudecken.

HR Software

SAP Human Capital Management

Einzellösung

Den „Alleskönner“-Lösungen stehen die „Spezialisten“, die Einzellösungen gegenüber. Hier können Unternehmen den „Best-of-Breed“-Ansatz verfolgen und die bestmöglichen Lösungen für die unterschiedlichen Anforderungen über Schnittstellen zu einer umfassenden Gesamtlösung vereinen. Für Unternehmen besteht der Vorteil darin, dass die individuellen Anforderungen in der Regel maßgeschneidert vorliegen. Zudem ist dieser Ansatz ziemlich flexibel: Sollten sich Ihre Anforderungen ändern oder bessere Software auf den Markt kommen, können Sie einzelne Lösungen durch andere ersetzen. In diesem Fall kann es aber zu viel Schnittstellenarbeit kommen. Zudem sollte immer ein gesamtführendes System für die Datenhaltung existieren.

Als Einzellösung für die Bereiche Recruiting und Onboarding sind beispielsweise umantis, SuccessFactors oder d.vinci zu nennen. Fürs Zeitmanagement bieten sich ATOSS oder Interflex und für das Reisemanagement HRworks oder Concur an.

Personio

Personio ist die integrierte HR-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 2.000 Mitarbeitern. Das Start-up hat sich zum Ziel gesetzt, HR-Prozesse sicherer, einfacher und schneller zu machen. Damit bleibt den Personalverantwortlichen mehr Flexibilität, sich auf das wichtigste Kapital erfolgreicher Unternehmen zu konzentrieren: ihre Mitarbeiter.

Factorial – HR

Factorial HR ist eine kostenlose und funktionsreiche Personalverwaltungssoftware, die speziell kleine und mittlere Unternehmen unterstützt. Sie soll Anwendern dabei helfen, sich wiederholende, wiederholbare und monotone HR-bezogene Tätigkeiten wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung, Zeit- und Anwesenheitsverwaltung und Sozialleistungen zu reduzieren und zu rationalisieren.

Haufe Umantis

Haufe umantis deckt alle Funktionalitäten der Aufgabenbereiche Recruiting und Onboarding sowie Talentmanagement ab. Darüber hinaus ist das Vergütungsmanagement abgedeckt. Diese Funktion ist im Feld „Aufgabe Personalabrechnung“ kategorisiert. Häufig wird die Vergütung als Teil des Talentmanagements betrachtet. Umantis bietet wesentlich detailliertere Funktionalitäten für Recruiting und Onboarding sowie Talentmanagement.

Rexx Systems

Rexx systems bietet Softwarelösungen für Bewerbermanagement, Talentmanagement und Personalwesen. Das Unternehmen versteht sich als integrierter Anbieter von Lösungen – von der Beratung über die Implementierung bis hin zum Service. Die Anwendungen von Rexx systems können entweder als Cloud-Service betrieben oder als On-Premise-Programm auf den eigenen Servern des Nutzerunternehmens gehostet werden.

DATEV

DATEV deckt alle Funktionalitäten ab, die für die Personalabrechnung und das gesetzliche Berichtswesen mit Ausnahme des Moduls Vergütung berücksichtigt werden. Die Vergütungsfunktionalitäten werden jedoch oft als Teil des Talentmanagements und nicht der Personalabrechnung betrachtet. Meistens erhält DATEV nach der bereits erfolgten Vergütung die Abrechnungsinformationen des Unternehmens und übernimmt die eigentliche Abrechnung mit allen erforderlichen Abzügen und Berichten.

SAGE HR Suite+

Sage deckt alle betrachteten HR-Aufgaben ab. Das Leistungsmanagement ist die einzige Aufgabe, die von einer Bezugsquelle nicht bestätigt werden konnte. Dabei zeigt Sage ein reichhaltiges Produktportfolio für HCM. Sie geben Ihren Personalverantwortlichen ein modulares System an die Hand, dass alle Kernprozesse im Personalbereich unterstützt.

SAP ERP HCM

SAP ERP HCM ist ein vollwertiges HCM-System. Es bietet einen vollständigen und integrierten Satz von Tools, die eine effiziente Verwaltung der Mitarbeiter unterstützen. Die Software unterstützt die gesamte Belegschaft von HR-Experten über Führungskräfte und Vorgesetzte bis hin zu Mitarbeitern. SAP ERP HCM ist Teil der kompletten ERP Business Suite, die eine Lösung bietet, die Unternehmen in allen Bereichen unterstützt: Vom HCM über die Produktion bis zum Kundenmanagement.

SAP SuccessFactors

SuccessFactors deckt alle Funktionalitäten in den Aufgabenbereichen Recruiting und Onboarding, Talentmanagement, Personaladministration und Organisationsmanagement ab. Die Dokumentenarchivierung wird dabei durch den integrierten Drittanbieter aconso abgedeckt. Das Organisationsmanagement ist in SuccessFactors verfügbar, kann aber auch von einem anderen integrierten Drittanbieter Ingentis erweitert werden. In SuccessFactors ist das Abwesenheits-Management besser entwickelt als Zeiterfassungsfunktionen. SAP plant jedoch für die nahe Zukunft Verbesserungen. Die Personalzeiterfassung erfordert eine manuelle Pflege.

HRWORKS

HRworks umfasst viele HCM-Funktionalitäten – die meisten HR-Aufgabenbereiche werden durch mindestens eine Funktion abgedeckt. Die Schicht- und Kostenplanung wird jedoch nicht berücksichtigt. Das Reisemanagement sowie Recruiting und Onboarding werden vollständig abgedeckt, für andere Aufgabenbereiche werden wiederum wesentliche Funktionalitäten bereitgestellt. Dies macht HRworks besonders vorteilhaft für kleine und mittlere Unternehmen, die möglicherweise keine umfassende Abdeckung aller HCM-Funktionalitäten benötigen. Das Kompetenzmanagement zeigt umfangreiche Funktionalitäten, die weit über die berücksichtigten Qualifikationsprofile der Mitarbeiter hinausgehen.

D.Vinci

d.vinci deckt alle Funktionalitäten des Recruitings ab. Darüber hinaus werden mehrere Aufgaben der Personaladministration und ein strukturiertes Berechtigungsmodell, das als Teil des Organisationsmanagements kategorisiert ist, bereitgestellt. Die Funktionalitäten des Aufgabenfeldes Personalbeschaffung werden tiefer behandelt, als es die Übersicht anzeigen kann.

Neben den gesellschaftlichen Entwicklungen wird das Personalwesen ganz besonders durch neue Technologien geprägt. Trotz der Skepsis und Vorbehalte, die viele Unternehmen hegen, werden sich die folgenden Ansätze in den nächsten 10 Jahren weiterverbreiten und bisherige digitale Produkte ergänzen. Diese technologischen Errungenschaften ermöglichen es nicht nur, auf die sozialen Veränderungen auf Bewerberseite einzugehen, sondern vielmehr ein allumfassendes HCM von Recruiting bis Bezahlwesen durchzuführen.

Platform as a Service

Platform as a Service (PaaS) im HCM ist ein von HR-Softwareanbietern bereitgestelltes Anwendungs-Toolkit, das es ermöglicht, eine Anwendung über die bereitgestellten Konfigurationsoptionen hinaus zu erweitern. Die Funktionalität umfasst mehrere APIs, Entwicklungswerkzeuge und Frameworks. Der größte Vorteil von PaaS ist eine schnellere, verbesserte Integration von erweiterten Funktionen, die über das hinausgehen, was als Standard bereitgestellt wird. Im Falle von SAP bietet beispielsweise die Cloud Platform die Möglichkeit, Anwendungen wie SuccessFactors um eigene, integrierte Anwendungen zu erweitern.

HR Software

S/4 HANA implementation options with HCM

Interne Plattformen

Interne Plattformen werden zu digitalen Orten für Mitarbeiter-Engagement und Interaktion untereinander. So werden Remote-arbeitende Teams enger an das Unternehmen gebunden – gleichzeitig können auf solchen Plattformen auch Belohnungen und Anerkennung, Training/Lernen und Wellness (beispielsweise Massagen am Arbeitsplatz) stattfinden. Die verstärkte Bindung des Unternehmens an die Mitarbeiter (und andersherum) über die Plattform kann auch als Kommunikationsinstrument zur Verbesserung der Transparenz eingesetzt werden und reduziert so langfristig die Fluktuationsrate. Als Erweiterung dieser Plattformen können sogenannte „Digitale Marktplätze“ auch die Einbindung externer Mitarbeiter, Alumni, kurzfristig Beschäftigter, Bewerber sowie neuer Mitarbeiter (sogar noch vor Arbeitsbeginn) sicherstellen und so über das Arbeitsverhältnis hinaus eine Bindung an das Unternehmen fördern.

HR Software

Deployment and integration options

Virtuelle Assistenten

Virtuelle Assistenten (VAs) im HCM: Zukünftig werden VAs die Schnittstelle der nächsten Generation für Mitarbeiter, Manager und Administratoren sein. Diese können in Form von Text, Sprache oder sogar einem Avatar vorliegen. VAs basieren auf einer engen Integration mit den HCM-Suite-/HR-Anwendungen, um erfolgreich zu sein. Durch intuitive Interaktionsmodelle wird die Bedienung und Handhabung von HR-Technologien und HCM-Systemen verbessern.

Maschinelles Lernen

Durch Maschinelles Lernen ist eine stetige Weiterentwicklung der VAs umsetzbar. Darüber hinaus bietet Machine Learning im HCM Analysen und Empfehlungen zur Verbesserung von Prozessen durch die Identifizierung von Trends und Mustern. Um erfolgreich zu sein, benötigt diese Technologie Zugriff auf umfangreiche Datenquellen, einschließlich historischer Daten. Fortgeschrittene Formen dieser Technologie können auch als Orientierungshilfe für Talentplanung und Investitionsentscheidungen dienen.

Fazit

Human Resources (HR) sind das wichtigste Kapital für den Erfolg eines Unternehmens und eine große Quelle des Wettbewerbsvorteils. Daher verwenden viele Unternehmen Software zur Unterstützung ihres Human Resource Managements. So steigern sie die Effizienz, senken die Kosten für wichtige Alltagsaufgaben und ermöglichen ihren Mitarbeitern einen leichteren Zugriff auf personenbezogene Daten. In der Literatur wird Software oder Technologie, die das HRM unterstützt, oft als Human Resource Information System (HRIS) bezeichnet. Human Capital Management (HCM) ist ein weiterer Begriff, der als Synonym für HRM verwendet wird. All diese verschiedenen Begriffe beschreiben die gleiche Anwendung: Es entsteht eine Schnittstelle zwischen der Personalabteilung und der IT.

HCM ist ein Bereich, der sich durch die HRIS-Unterstützung und zahlreiche Innovationen in den letzten Jahren stark verändert hat – und zukünftig auch noch stark verändern wird. Deutlich ist, dass HR Software zur Transparenz der Personalprozesse beiträgt und zeitraubende Routineaufgaben durch Automatisierung erleichtert werden. Dabei sind die Software-Anbieter nach Unternehmensgröße und den individuellen Anforderungen zu wählen. Während SAP ERP HCM und SuccessFactors als All-In-One-Lösungen sich eher an mittlere bis große Unternehmen richten, ist ATOSS beispielsweise als Speziallösung für das Zeitmanagement sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet. Wenn Sie detaillierte Auskünfte über die verschiedenen HR-Softwareanbieter und Kombinationsmöglichkeiten untereinander haben wollen, dann kann ich Ihnen unsere Studie zum Thema „Software-Trends im Personalwesen“ empfehlen, in der wir 129 deutsche Unternehmen gemischter Branchen- und Größenverteilung über den Einsatz von HCM-Software befragt haben. In der Studie thematisieren wir auch die SAP-Umstellung in die Cloud ab 2025 und sprechen Handlungsempfehlungen aus.

Bei der Wahl der bestmöglichen Lösung für Ihr Unternehmen gibt es viele zu beachtende Punkte – definieren Sie Ihre Anforderungen und evaluieren Sie, welche Lösung am besten zu Ihnen passt. Gerne beraten wir Sie zum Thema HR Software und erschließen mit Ihnen gemeinsam Ihre beste Lösung.

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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