Personio

Die eigenen Mitarbeiter sind das wertvollste Gut eines jeden Unternehmens. Mit steigender Mitarbeiteranzahl steigt aber auch der administrative Aufwand. Lassen sich die Aufgaben anfangs noch mit Exceltabellen und To-do-Listen stemmen, so stoßen die HR-Verantwortlichen mit jedem neuen Angestellten mehr an ihre Grenzen. Eine solide HR Software kann die Personalabteilung spürbar entlasten und bestehende Prozesse effizienter und effektiver gestalten. Der Markt ist jedoch groß und nicht jede angebotene Lösung passt zu jedem Unternehmen. Ein Tool, das von sich selbst behauptet, sämtliche HR-Teilbereiche unter einer einheitlichen Plattform zu vereinen, ist Personio. Das Münchner Start-up ist seit dem Jahr 2015 auf dem Markt und legt seit diesem Zeitpunkt ein rasantes Wachstum hin. Doch was kann das Tool wirklich, für wen eignet sich die Anwendung ganz besonders und wo liegen die Stärken und Schwächen der HR-Softwarelösung? 

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Softwaretrends im Personalwesen 2019


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Was ist Personio?

Personio ist eine cloudbasierte HR-Software des gleichnamigen deutschen Herstellers. Das bayerische Start-up zählt zu einem der am schnellsten wachsenden digitalen Unternehmen Deutschlands. Laut eigenen Angaben kümmern sich bis dato ca. 150 Mitarbeiter um rund 1.000 Kunden in 35 Ländern der Welt. Dabei lässt sich das Tool unabhängig von Zeit und Ort einfach in jedem gewöhnlichen Webbrowser aufrufen. Das Alleinstellungsmerkmal der Software ist jedoch ihr großer Funktionsumfang: So bündelt das Tool Bewerbungsmanagement, klassisches Gehaltsmanagement, Zeitmanagement, digitale Personalakten sowie unterschiedlichste Reports innerhalb einer einzigen Plattform. Zudem bietet die Software ein solides Rechte- und Rollenmanagement, sodass jeder Mitarbeiter genau die Daten (und auch nur die Daten) sieht, die er zur Bewältigung seiner täglichen Aufgaben benötigt.

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Die Plattform im Detail

Personio verfügt über unterschiedliche Module, die je nach Anforderung und Kundenwunsch individuell konfigurierbar sind. Sämtliche Daten, die im System erfasst wurden, werden in zertifizierten Rechenzentren auf deutschen Servern gehostet, wobei auch eine Funktion für den Datenimport von Bestandsdaten zur Verfügung steht. Die wichtigsten Teilbereiche der Anwendung sind:

  • Stellenausschreibungen und Bewerbungsmanagement
  • Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
  • Erfassung der Arbeitszeiten sowie die Verwaltung von Fehlzeiten und Urlauben
  • Digitale Personalakten und Leistungsbeurteilungen
  • Gehaltsmanagement
  • Genehmigungsprozesse, Reports und Datenexporte

Produkthighlights

Das System verfügt über ein integriertes Erinnerungssystem, das Nutzer via E-Mail an wichtige Termine, Fristen und Events erinnert. Die Erinnerungen können personalisiert über das Berechtigungssystem erstellt und angepasst werden. Zudem bietet das Tool Self-Services, sogenannte Selbstbedienungsfunktionen, die es Mitarbeitern erlauben, bestimmte administrative Aufgaben eigenständig durchzuführen.

Stellenausschreibung und Bewerbungsmanagement

Mithilfe der Anwendung lässt sich der gesamte Bewerbungsprozess innerhalb eines einzigen Systems abwickeln. So ist es beispielsweise möglich, Stellenanzeigen auf Deutsch und Englisch auf unterschiedlichen Portalen zu schalten. Interessenten können sich dann direkt auf die Ausschreibung bewerben, wobei die Daten wiederum zentral im Personio-System erfasst werden. Bestehende Mitarbeiter haben hierbei die Möglichkeit, ihr Feedback zu einzelnen Bewerbern selbstständig und direkt in der Lösung zu erfassen. Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, so kann sowohl die Anmeldung bei den zuständigen Sozialversicherungen, Krankenkassen als auch Behörden über das Tool abgewickelt werden.

Arbeitszeitmanagement

Genaue Arbeitszeitaufzeichnungen sind nicht nur aus Sicht des Gesetzgebers ein Muss, sondern erleichtern auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dabei ermöglicht die HR Software die Erfassung der Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Urlaube. Überstunden werden automatisch berechnet und je nach Konfiguration auf Wunsch in Urlaubstage oder Auszahlungen umgewandelt. Die Mitnahme von Überstunden in das nächste Kalenderjahr erfolgt ebenfalls automatisch. Zusätzlich haben Mitarbeiter die Möglichkeit, bei Urlaubsantrag ihre Vertretung zu erfassen, wobei selbst die Berechnung von Boni aufgrund vorab bestimmter Leistungsziele automatisiert über das System durchgeführt wird.

Reports, Auswertungen und Datenexporte

Personio bietet eine Vielzahl unterschiedlicher grafischer Reports und Auswertungen. Die Berichte können mithilfe von Filtern individuell angepasst werden. Die Grafiken eignen sich für den Export, wodurch diese auch für Präsentationen verwendet werden können. Zusätzlich lassen sich alle Daten und Informationen in unterschiedlichen Formaten exportieren, sodass diese beispielsweise einfach an das zuständige Lohnbüro übermittelt werden können.

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte enthält alle relevanten Mitarbeiterinformationen. Die gewünschten Attribute, die in der Personalakte angezeigt werden, sind individuell konfigurierbar. Zudem steht Kunden eine Mitarbeiterhistorie sowie eine Funktion zur automatischen Erstellung von Arbeitszeugnissen und Dienstverträgen zur Verfügung.

Für wen eignet sich die Anwendung ganz besonders gut?

Besonders große Unternehmen setzen oftmals auf individuelle HR-Lösungen. Für Klein- und Mittelbetriebe ist Individualsoftware jedoch meist zu kostspielig, wodurch vielfach unterschiedliche Programme für einzelne Teilbereiche eingesetzt werden. Genau an diesem Punkt setzt das Münchner Tool an: Die Software wurde vor dem Hintergrund entwickelt, viele kleine Teillösungen durch ein zentrales Portal zu ersetzen. Zu der Zielgruppe zählen dabei Unternehmen zwischen 10 bis 1.000 Mitarbeitern, die ihre HR-Prozesse effizienter und transparenter gestalten möchten. Dabei profitieren Kunden von der relativ raschen Umsetzungszeit, die laut Herstellerangaben lediglich vier Wochen beträgt.

Die Stärken der Software

Zu den Stärken der Anwendung zählen der große Funktionsumfang sowie der hohe Automatisierungsgrad und auch in puncto Mobilität wird die cloudbasierte Plattform den meisten Ansprüchen gerecht. Zusätzlich überzeugt das System mit einfacher Handhabung und umfangreichen Serviceleistungen.

Die Schwächen der Software

Keine Software ist perfekt und das gilt auch für das smarte Tool aus Bayern. So ist das Angebot an verfügbaren Schnittstellen maximal als übersichtlich zu bezeichnen. Verknüpfungen mit dem Googlekalender oder Slack sind zwar möglich, Bewerbungen, die via E-Mail eintreffen, müssen jedoch händisch in das System eingepflegt werden. Zudem werden One-Click-Bewerbungen, bei denen die Daten mit einem Klick aus Portalen wie Xing oder LinkedIn übernommen werden, nicht unterstützt und auch die Designmöglichkeiten auf der integrierten Stellenausschreibungsseite sind begrenzt.

Fazit

Personio ist eine umfangreiche und zuverlässige Software, die besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eine attraktive Alternative zu bestehenden Systemen darstellt. Die Anwendung überzeugt mit einfachem Handling, smartem Time Tracking, übersichtlichem Design und flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Fragen zu Personio haben. Wir analysieren gerne mit Ihnen gemeinsam Ihre Anforderungen.



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