Shawn Conley Sweeney
31. Januar 2023

SAP Payroll

Die Personalabrechnung (engl. Payroll) in Deutschland ist weltweit eine der komplexesten. Hier spielen verschiedene Faktoren rein, wie gesetzliche Bestimmungen oder interne Besonderheiten. Zudem ist die Analyse der Personalabrechnungsdaten sehr herausfordernd. Daher ist eine umfassende IT-Lösung an dieser Stelle wichtig, um eine pünktliche Lohnzahlung und einen korrekten Entgeltnachweis zu garantieren. Solch eine Lösung stellt SAP Payroll im SAP-System dar.

Herausforderungen der Personalabrechnung

Mitarbeitende aus der HR-Abteilung haben viele Herausforderungen, wenn es um die Personalabrechnung geht. Im Folgenden gebe ich Ihnen ein paar Beispiele:

Gesetzliche Bestimmungen

Die Liste der gesetzlichen Bestimmungen für die Personalabrechnung in Deutschland ist lang – allein die Pflichtangaben auf Lohnsteuerbescheiden sind komplex. Stets müssen Sie bei Monats- und Jahresabrechnungen neue Regelungen berücksichtigen. Da den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen ist schwer.

Eigene Bedarfe

Jedes Unternehmen hat eigene Bedarfe bei der Personalabrechnung. Hierunter fallen u. a. Sonderleistungen für Mitarbeitende, wie Altersvorsorgekonzepte und verschiedene Zuschüsse. Auch unterschiedliche Arbeitskonzepte wie Altersteilzeit oder Kurzarbeit müssen in Unternehmen mithilfe der Personalabrechnung abgebildet werden. Diese Bedarfe müssen Sie nicht nur konzipieren und planen, sondern auch in Ihrem System umsetzen.

Schnittstellen im System

Die Personalabrechnung erreicht erst durch Schnittstellen in Ihrem System ihr volles Potenzial. Schließlich können Sie durch diese Automatisierungen erstellen und somit Zeit einsparen sowie Fehler vermeiden.

Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie die Datenübertragung über die Schnittstellen gestalten. Daher sollten Sie sich fragen, wie Sie Daten an das Finanzamt und andere Behörden übertragen wollen und wie Sie Krankenkassendaten pflegen und aktuell halten.

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SAP Payroll (PY)

Die SAP bietet mit ihrem ERP-System ( seit neuestem auch mit SAP S/4HANA) Software, mit der Unternehmen samt all ihrer Prozesse digital abgebildet werden können.

Die Personalabrechnung mit SAP Payroll (PY)

In der SAP-Standard-Lösung SAP Payroll (PY) berücksichtigt die Personalabrechnung bereits mehrere Konzepte, wie folgende Standard-Anwendungsfälle:

  • Nettoabrechnung
  • Bruttofindung
  • Abrechnung mit Anbindung an SAP FI (Financial Accounting)
Entgeltabrechnung

Abb. 1: Die Entgeltabrechnung in SAP Payroll.

Zudem können Sie Folgeaktivitäten ausführen. Bspw. können Sie einen Entgeltnachweis für Mitarbeitende erstellen, mithilfe dessen die Zahlung durchgeführt wird. Ein Entgeltnachweis ist lediglich ein Dokument, das die Gestaltung des Lohns bzw. Gehalts eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Zeitraum dokumentiert. Zusätzlich dient der Abrechnung als ein Mittel zur Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung.

Außerdem können Sie Automatisierungen erstellen, damit u. a. Informationen an die Sozialversicherung weitergeleitet oder die seit 2009 verbindlichen DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) erstellt und übermittelt werden.

Auch alle Aufgaben rund um die Lohnsteuer können Sie mit SAP PY abdecken. Darunter fällt die komplette Kommunikation mit der Finanzverwaltung, wie z. B. die Lohnsteueranmeldung oder Verwendung der elektronischen Lohnsteuerkarte.

Personalabrechnung-Easy-Access

Abb. 2: Personalabrechnung Easy Access.

Diese Folgeaktivitäten können Sie Punkt für Punkt im SAP Easy Access Menü durchgehen. So können Personalmitarbeitende die Abrechnung am Ende des Monats strukturiert durchführen. Dadurch verringert sich die Fehleranfälligkeit und auch die Gefahr, dass bei der Vielzahl an Schritten ein Schritt vergessen wird, wird reduziert.

Vorteile der Payroll

Mit dem Einsatz der Payroll in Ihrem Unternehmen profitieren Sie u. a. von folgenden Vorteilen:

Werden Sie gesetzlichen Anforderungen gerecht

Jedes Jahr passt SAP das Payroll-Modul zur Personalabrechnung an neue gesetzliche Anforderungen an und korrigiert Fehler. Diese Änderungen passt SAP meist Ende des Jahres an. Hier erhalten Sie dann Hinweise mit Arbeitsschritten, wie Sie die neuen Änderungen umsetzen können. So wird sichergestellt, dass alle gesetzlichen Änderungen stets auf dem aktuellen Stand sind.

Digitale Datenübertragung

Mit einer Digitalisierung Ihrer Datenübertragung sind Sie in der Lage, wichtige Daten sicher an unterschiedliche Institutionen weiterzuleiten. Eine händische Pflege würde Mitarbeitende überlasten und viel Zeit in Anspruch nehmen. Falls hier mal Probleme entstehen, können Empfänger der digitalen Dokumente Testdokumente an Sie schicken, damit Sie diesen Prozess überprüfen können.

Das Payroll Control Center

Das Payroll Control Center ist ein Add-On,Teil des HR Renewal Packs 2.0 und hilft Ihnen bei der Transparenz des Wissensaustauschs in der Abrechnung. Schließlich vereinfacht und sichert das Payroll Control Center den Lohnabrechnungsprozess. Das Add-On funktioniert wie folgt:

Während der Lohnabrechnung benötigen Sie die Bestätigungen von unterschiedlichen Personen. Diese stellen sicher, dass Steuern und andere formelle Faktoren richtig abgerechnet werden können. Diese Bestätigungen einzuholen, nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch, da dieses meist manuell erledigt werden muss.

An dieser Stelle kommt das Payroll Control Center ins Spiel: Hier können Sie über sogenannte „Bestätigungsregeln“ selbst festlegen, welche Kriterien das Payroll Control Center als potenzielle Fehlerquellen sehen soll. Diese können Sie individuell an Ihr Unternehmen anpassen.

Die Personalabrechnung in SuccessFactors

SAP Payroll im SAP HCM ist noch bis 2027 verfügbar (bzw. bis 2030 mit Extended Maintenance). Die On-Premises-Lösung wird schließlich von der Cloud-Lösung SAP SuccessFactors abgelöst, da SAP sich zukünftig auf die Cloud fokussiert.

Aktuell bietet SuccessFactors die SAP SuccessFactors Employee Central Payroll an, ab voraussichtlich 2027 kann die SAP-Kundschaft die SAP SuccessFactors Next-Gen Cloud Payroll nutzen. Bei der aktuellen SuccessFactors-Lösung zur Abrechnung können Sie nicht alle Funktionalitäten der SAP HCM On-Premises-Variante nutzen. Jedoch soll laut SAP die neue Next-Gen Cloud Payroll alle Funktionalitäten abdecken können.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Wandel im Personalmanagement gestalten können und wie zukünftige IT-Landschaften in der SAP-HR-Welt aussehen werden.

Personalabrechnung in H4S4

SAP HCM for S/4HANA (H4S4) ist eine Übergangslösung, mit der Unternehmen bis 2040 SAP-HCM-Funktionalitäten nutzen können. Zwar gibt es in H4S4 keine eigene Payroll-Lösung, jedoch können Sie in der SAP HCM for S/4HANA Cloud Private Edition Ihre alte SAP Payroll bis Ende 2040 nutzen.

Fazit

SAP Payroll bietet für Unternehmen jeglicher Größe viele Vorteile. U. a. ist die Integration zwischen anderen Modulen des SAP HCM schwierig, wodurch Sie Daten schnell und einfach übertragen können. Sie sparen Zeit, Kosten und Mühen ein, da Sie Daten an Krankenkassen, Finanzämter und andere wichtige Stellen digital verschicken und erhalten.

Doch da das SAP HCM und damit die alte Payroll-Lösung bald ausläuft, benötigen Sie zeitig eine Alternative. Hier unterstützen wir Sie gerne!

Nadja Messer Kundenservice

Websession: SAP Payroll

Haben Sie Fragen rund um die SAP Payroll oder das Thema Personalabrechnung? Dann kontaktieren Sie uns einfach. Wir helfen Ihnen bei Ihren Fragen gerne weiter.

FAQ

Was ist SAP Payroll (PY)?

SAP Payroll (PY) ist ein Modul des SAP HCM, mit dem Sie Gehaltsabrechnungen abbilden können. Sie sind mit dem Modul in der Lage, alle Prozesse der Abrechnung digital darzustellen und somit auch digital zu übermitteln.

Bis wann kann ich SAP Payroll nutzen?

SAP bietet die On-Premises-Lösung SAP HCM und dessen Module lediglich bis 2027 bzw. 2030 an. Ab 2027 wird SAP voraussichtlich die Cloud-Lösung SAP SuccessFactors Next-Gen Cloud Payroll anbieten, die Sie dann in Zukunft nutzen können.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Personalabrechnung?

Das HR-Personal hat viele Herausforderungen mit der Personalabrechnung zu bewältigen. Zwei große Herausforderungen sind auf gesetzliche Bestimmungen zu achten und individuelle Unternehmensbedürfnisse abzudecken.

Shawn Conley Sweeney

Shawn Conley Sweeney

Als Management- & Technologieberater unterstütze ich HR-Abteilungen von der strategischen HR-IT-Planung über die Tool-Auswahl bis hin zur Implementierung dabei, HR-Prozesse effizienter zu gestalten und mit der passenden Software zu vereinfachen.

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