Employee Self-Service

Employee Self-Service Employee Self-Service (kurz ESS, auch h├Ąufig Mitarbeiterportal genannt) ist eine webbasierte Anwendung, die in den meisten modernen Personalinformationssystemen (HRIS) verf├╝gbar ist. ESS erm├Âglicht es den Mitarbeitern, sich um viele verschiedene personal- und arbeitsbezogene Aufgaben eigenst├Ąndig zu k├╝mmern, die sonst vom Personalwesen oder Management erledigt werden m├╝ssten. Employee Self-Service kann somit vielen Unternehmen helfen, Arbeitsstunden einzusparen und die Effizienz zu steigern.

ESS ist ein Self-Service-Portal, auf das alle Ihre Mitarbeiter Zugriff haben ÔÇô nicht nur die Personalsachbearbeiter. Die Mitarbeiter k├Ânnen auf ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung, Terminpl├Ąne und Informationen zu Sozialleistungen zugreifen, ihre eigenen Daten aktualisieren und vieles mehr.

Warum Employee Self-Service?

In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt f├╝r Mitarbeitertalente tr├Ągt die Technologie von ESS-Anwendungen dazu bei, eine positive Arbeitskultur zu schaffen und Talente zu binden, indem sie den Arbeitnehmern direkte Kontrolle ├╝ber ihre Besch├Ąftigungsinformationen gibt.

Mitarbeiterportale werden mehr und mehr auf Social-Media-├Ąhnlichen Plattformen f├╝r den mobilen Einsatz optimiert und sind oft Teil gr├Â├čerer Strategien zur Mitarbeiterbindung, die Wellnessprogramme, Anerkennung, Lernmanagementsysteme und organisationsweite soziale Aktivit├Ąten umfassen k├Ânnen.

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Auf ESS verf├╝gbare Informationen f├╝r Mitarbeiter

Es gibt viele verschiedene Arten von Informationen, die Arbeitgeber ├╝ber das ESS zug├Ąnglich machen k├Ânnen. Hier sind einige Beispiele:

  • Pers├Ânliche Informationen, einschlie├člich Kontaktinformationen. Arbeitnehmer k├Ânnen das Portal in der Regel nutzen, um Dinge wie ihre Postanschrift oder Telefonnummer zu aktualisieren.
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten, einschlie├člich fr├╝herer Lohnabrechnungen, Angaben zur Steuereinbehaltung, aufgelaufener Urlaubszeit und ├Ąhnliches. Einige Systeme erm├Âglichen es Mitarbeitern, ├änderungen zu beantragen, wie z. B. ├änderungen des Steuerabzugs oder der Direkteinzahlung.
  • Zeiterfassungsprotokolle. Mitarbeiter, die geleistete Arbeitsstunden verfolgen, k├Ânnen sie in der Regel hier einsehen. Einige Systeme erm├Âglichen es Mitarbeitern auch, das Portal zu nutzen, um PTO- oder andere Urlaubsantr├Ąge einzureichen.
  • Unternehmensrichtlinien und -verfahren und/oder das vollst├Ąndige Unternehmenshandbuch.
  • Details zu den Sozialleistungen, einschlie├člich der M├Âglichkeit, sich in einigen F├Ąllen direkt ├╝ber das Portal f├╝r bestimmte Arten von Sozialleistungsprogrammen anzumelden.
  • Es k├Ânnten auch Mitarbeiterentwicklungspl├Ąne einbezogen werden.
  • Mitarbeiter- oder Reisekosten und -erstattungen (und deren Verfolgung) k├Ânnen einbezogen werden.

Vorteile der Nutzung von ESS

Den Mitarbeitern ├╝ber ein ESS-Mitarbeiterportal den direkten Zugriff auf die oben genannten Informationen zu erm├Âglichen. Der erste Vorteil besteht darin, dass die HR-Fachleute diese Dinge nicht mehr bei jeder Mitarbeiteranfrage manuell nachschlagen m├╝ssen. Es gibt auch noch andere Vorteile:

  • Wenn Mitarbeiter direkten Zugang haben, bedeutet das, dass sie die Informationen eher eigenst├Ąndig ├╝berpr├╝fen und fehlende oder fehlerhafte Angaben korrigieren k├Ânnen.
  • Mitarbeiterportale k├Ânnen so angepasst werden, dass Daten aus verschiedenen Quellen abgerufen werden k├Ânnen. So haben die Mitarbeiter einen ÔÇ×One-Stop-ShopÔÇť, wo sie Informationen zur Gehaltsabrechnung, Richtlinien, Entwicklungen, Schulungen und vieles mehr an einem Ort finden.
  • Die Mitarbeiter sind zufriedener mit ihrer Arbeit, wenn sie das Gef├╝hl haben, mehr Kontrolle und einfachen Zugang zu diesen Informationen zu haben.
  • Die Mitarbeiter k├Ânnen jederzeit auf das System zugreifen, ohne darauf warten zu m├╝ssen, dass jemand zur Verf├╝gung steht. Selbst wenn ihre Anfrage schlie├člich Unterst├╝tzung erfordert, k├Ânnen sie den ersten Schritt nach Belieben erledigen.
  • ESS-Anwendungen sind ein Weg zum ber├╝hmten ÔÇ×Papierlosen B├╝roÔÇť: Wenn Arbeitnehmer direkten Zugang zum Ausdrucken ihrer eigenen Unterlagen erhalten, k├Ânnen die Kosten f├╝r den Arbeitgeber gesenkt werden. Denn so drucken nur Mitarbeiter, die wirklich Papierkopien ben├Âtigen, diese auch aus. So sparen Sie Druck- und Verteilungskosten spart.

Nachteile der Nutzung von ESS

Nat├╝rlich gibt es auch einige potenzielle Nachteile bei der Nutzung der ESS.

  • Eine wirkliche Integration mehrerer Plattformen, wie oben beschrieben, k├Ânnte eine technologische Herausforderung darstellen. Insbesondere, wenn die Informationen alle von unterschiedlichen Standorten stammen.
  • Bei der Einf├╝hrung eines ESS m├╝ssen die Mitarbeiter entsprechend mit der Anwendung vertraut gemacht und geschult werden. Auch wenn die einzelnen Abschnitte der ESS-L├Âsung relativ leicht verst├Ąndlich sind, kann eine Schulung bei so vielen verschiedenen Aspekten des Systems durchaus intensiver sein als bei anderen Arten von Software.
  • Alle Systeme m├╝ssen gewartet werden. Dies gilt immer, aber mehr denn je, wenn die Mitarbeiter zu jeder Zeit 100 %-genaue und aktualisierte Informationen erwarten. Dies kann zus├Ątzlichen Verwaltungsaufwand bedeuten.

ESS: Ein wichtiger Teil Ihres Personalinformationssystems

Unternehmenskulturen entwickeln sich rasend schnell ÔÇô und mit Ihnen m├╝ssen sich auch die HR-Systeme weiterentwickeln. Es hat lange gedauert, bis sich HR-Systeme von dem jahrzehntelang ├╝blichen manuellen Arbeiten gel├Âst haben. Mit der Einf├╝hrung von Employee Self-Services macht die HR-Landschaft rasche Fortschritte in Richtung eines logischeren und effizienteren Systems. Sie haben noch offene Fragen zu den Mehrwerten und Herausforderungen im Zusammenhang mit ESS-Systemen? Kontaktieren Sie uns gerne!

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer ├╝ber spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu f├╝hren.

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