Alexander Graf
25. Juni 2023

SAP Berechtigungen – Überblick HCM Berechtigungskonzepte

Der Zugriff auf personenbezogene Daten in einem Unternehmen ist ein heikles Thema. Eben diesen Zugriff sicher zu verwalten und zu jederzeit auskunftspflichtig zu sein, wer wann in welcher Art und Weise Zugriff auf die Daten hat, ist essenziell. Daher ist gerade für die Personalabteilung das Thema SAP Berechtigungen ein wichtiges Thema, was ich in Ihnen in diesem Artikel genauer erläutern werde.

Warum SAP Berechtigungen so interessant sind

  • Ein Wirtschaftsprüfer erklärt Ihnen, dass Ihr Berechtigungskonzept nicht passt oder nicht ausreichend dokumentiert ist
  • Sie möchten Ihre Berechtigungen anhand Ihres Organisationsmanagement ausrichten
  • Sie können keine Aussage darüber treffen, welche Personen welche Daten eigentlich einsehen können
  • Sie sind nicht in der Lage, eine Aussage darüber zu treffen, wer Zugriff auf personenbezogene Daten besitzt und in welcher Ausprägung
  • Aufgrund neuer fachlicher Anforderungen wie z. B. bei der Einführung von ESS/MSS können Mitarbeitende im Backend nun mehr Daten einsehen, als Sie eigentlich dürfen sollten und Sie sind nicht mehr konform

Egal welcher Grund es ist, schnell heißt es, dass ein neues Berechtigungskonzept her muss. Das ist aber nicht immer der Fall. Und falls doch, ist die Frage, welches Berechtigungskonzept im SAP HCM das richtige ist. Schließlich gibt es im SAP HCM Bereich drei Möglichkeiten, ein Berechtigungskonzept umzusetzen.

Unser E-Book zu HCM Berechtigungen

E-Book SAP HCM Berechtigungen

Die Basics zu HCM Berechtigungen inkl. Einsatzmöglichkeiten von strukturellen- und kontextabhängigen Berechtigungen.

Die drei SAP Berechtigungskonzepte

Im SAP HCM existieren gleich drei unterschiedliche Arten, ein Berechtigungskonzept im System umzusetzen:

  • Allgemeine Berechtigungen
  • Strukturelle Berechtigungen
  • Kontextabhängige Berechtigungen

Was sich hinter diesen verbirgt erläutere ich Ihnen im Folgenden:

Allgemeine Berechtigungen

Die allgemeinen Berechtigungen sind ganz normale Berechtigungsobjekte im SAP HCM, die den Zugriff auf PA-/PD-Infotypen (Tabellen PAnnnn / HRPnnnn), Cluster für die eigene Person oder für andere Personen regelt. Typische Berechtigungsobjekte sind dabei “P_PERNR”, “P_ORGIN”, “P_ORGXX”, “PLOG” und “P_PCLX”.

Die allgemeinen SAP Berechtigungen werden am häufigsten eingesetzt und für vieles reichen diese auch aus. Zum Beispiel, wenn ausschließlich die Personalabteilung Zugriff auf das SAP HCM System hat. Kommen aber weitere User auf das System und man möchte diesen Zugriff nur auf einen eingeschränkten Personalbestand erlauben, muss man sich im Fall der allgemeinen Berechtigungen mit dem Organisationsschlüssel des Infotypen 1 (VSDK1) auseinandersetzen, welcher hart in die Berechtigungsrollen eingepflegt werden muss.

Wenn jetzt ESS/MSS oder der Manager Desktop usw. ins Spiel kommt, bedeutet dies aber eine Vielzahl von Berechtigungsrollen, nämlich für jeden Manager eine eigene. Dies macht die Wartung und Pflege sehr aufwändig und Ihr Berechtigungskonzept wird undurchsichtig, was wiederum den viel zitierten Wirtschaftsprüfer auf den Plan ruft.

Strukturelle Berechtigungen

Die strukturellen Berechtigungen arbeiten mit dem SAP HCM Organisationsmanagement (OM). Sie definieren in erster Linie auf Basis von Auswertungswegen im Org-Baum, wer, aber nicht was gesehen werden darf. Daher sind die strukturellen Berechtigungen nur zusammen mit den allgemeinen Berechtigungen einzusetzen.

Die Ermittlung funktioniert über ein sogenanntes Berechtigungsprofil. In diesem werden mithilfe der Auswertungswege definiert, wie auf dem Org-Baum zu suchen ist. Es können auch Funktionsbausteine hinterlegt werden, womit unter beliebigen Kriterien Objekte aus dem Organisationsmanagement ermittelt werden können. Dies macht die strukturellen Berechtigungen sehr flexibel.

Strukturelle Berechtigungslücken

Einen Nachteil bringen die strukturellen Berechtigungen aber mit sich, den ich anhand folgendes Beispiels erklären möchte:

Nachteile struktureller SAP Berechtigungen in HCM

Abb. 1: Nachteile der strukturellen Berechtigungen.

Die geschilderten Problemstellungen können sich mit strukturellen Berechtigungen ergeben. Abhilfe schaffen nur die im Folgenden beschriebenen kontextabhängigen Berechtigungen.

E-Book: Wartungsende SAP HCM – Ihre Möglichkeiten für die Zukunft

Die Tage des SAP HCM sind gezählt: In diesem E-Book erfahren Sie, welche Möglichkeiten sich Ihnen und Ihrem Unternehmen für die Zukunft bieten.

Kontextabhängige Berechtigungen

Die kontextabhängigen Berechtigungen vereinen die allgemeinen und strukturellen Berechtigungen miteinander und vermeiden solche Situationen wie im oben genannten Beispiel. Diese Berechtigungen sind so fein auseinander steuerbar, dass eine Funktionstrennung lückenlos ermöglicht werden kann.

Im Grunde werden bei den kontextabhängigen Berechtigungen die Berechtigungsobjekte durch strukturelle Berechtigungsprofile ergänzt.

Kontextabhängige Berechtigungen: Berechtigungsobjekte werden durch strukturelle Berechtigungsprofile ergänzt.

Abb. 2: Die Berechtigungsobjekte werden durch strukturelle Berechtigungsprofile ergänzt.

Dies führt dazu, dass Berechtigungen nicht mehr allgemein sondern nur noch für die Objekte des Berechtigungsprofil vergeben werden. Durch den Einsatz der kontextabhängigen Berechtigungen werden also die bekannten Berechtigungsobjekte P_ORGIN durch P_ORGINCON und P_ORGXX durch P_ORGXXCON ersetzt. In den neuen Berechtigungsobjekten ist dann ein Parameter für das Berechtigungsprofil enthalten.

Vor- und Nachteile der drei SAP Berechtigungskonzepte

Einen Überblick über die Vor- sowie Nachteile der verschiedenen Berechtigungskonzepte habe ich Ihnen in der folgenden Grafik zusammengefasst:

SAP Berechtigungen: SAP Berechtigungskonzepte in der Gegenüberstellung

Abb. 3: Vor- und Nachteile der drei SAP Berechtigungskonzepte im Überblick.

Fazit

Mit den unterschiedlichen SAP Berechtigungskonzepten können Sie unterschiedliche Szenarien abbilden. Dabei ist mit den Konzepten die Datensicherheit garantiert, da Sie festhalten, welche Person welche Art von Zugriff auf bestimmte Daten hat. Wenn Sie sich nun fragen, wie Sie SAP Berechtigungen im HCM-Umfeld auf Ihren Entwicklungs- und Qualitätssicherungssystemen richtig testen, dann schauen Sie sich unseren Personalnummernkopierer einmal an.

Nadja Messer Kundenservice

Websession: SAP Berechtigungen

Sollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns.

FAQ

Was sind SAP Berechtigungen?

Mit SAP Berechtigungen halten Sie fest, welche Personen wann welche Art von Zugriff auf welche personenbezogene Daten haben kann. Das Thema Berechtigungen ist daher ein wichtiges Thema für die Personalabteilung.

Welche Arten von SAP Berechtigungen gibt es?

SAP Berechtigungen werden in drei unterschiedliche Berechtigungskonzepte unterteilt:

  1. Allgemeine Berechtigungen (ganz normale Berechtigungsobjekte)
  2. Strukturelle Berechtigungen (Teil des Organisationsmanagements)
  3. Kontextabhängige Berechtigungen (vereinen allgemeine und strukturelle Berechtigungen)

Alexander Graf

Alexander Graf

Als Bereichsleiter „IT für HR“ unterstütze ich Sie gerne in der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Dabei habe ich mich auf die strategische Anwendungs- und Prozessberatung im Personalmanagement mit Fokus auf HR/HCM und Cloud-Lösungen wie SuccessFactors spezialisiert.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!


Weiterführende Inhalte

SAP ESS/MSS E-Book
SAP Fiori im HCM E-Book

Verwandte Beiträge

Riesige Papierberge stapeln sich und wenn Sie bspw. eine bestimmte Personalakte suchen, finden Sie diese nicht wieder – kommt Ihnen bekannt vor? Nicht nur Ihnen. Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich […]

weiterlesen

Die digitale Personalakte ist heutzutage noch kein Standard in der deutschen Unternehmenswelt und es hat den Anschein, dass Papierakten ewig bestehen. Dass diese unpraktisch sind, hat eine Studie der Anwaltskanzlei […]

weiterlesen

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten. Seitdem müssen Unternehmen ab 250 Beschäftigte über interne Hinweisgebersysteme den Schutz von Hinweisgebenden (auch bekannt als Whistleblower) sicherstellen. Was genau […]

weiterlesen

Unsere Produkte zu SAP Berechtigungen – Überblick HCM Berechtigungskonzepte

Die Umsetzung der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung wird Pflicht für alle. Wir übernehmen die Anpassung Ihres Systems, um eine Verwaltung von personenbezogenen Daten nach der EU-DSGVO vorweisen zu können.

Mehr Informationen

Wird der Großteil Ihrer Bescheinigungen immer noch per Post an Ihre Mitarbeiter versendet? Sie wollen, dass Mitarbeiter Bescheinigungen & unternehmensspezifische Dokumente im ESS/MSS von SAP HCM selbst ansehen & ausdrucken […]

Mehr Informationen

Workday Full-Service Unser Rundum-Sorglos-Serviceangebot Übersicht Sie haben sich für die Implementierung von Workday als HR-Software entschieden und möchten diese unkompliziert für Ihre HR-Strategie nutzen? Oder haben Sie Workday bereits eingeführt […]

Mehr Informationen

Schreiben Sie einen Kommentar

Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus. Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.





Kontaktieren Sie uns!
Nadja Messer
Nadja Messer Kundenservice