Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung (kurz: PEP) ist eine Disziplin der Personalplanung. Während sich die Personalplanung mit der theoretischen Organisation (zukünftiger) personeller Maßnahmen beschäftigt, beschreibt die Personaleinsatzplanung den Prozess, in dem zu besetzende Arbeitsplätze unter Berücksichtigung verschiedener Parameter den verfügbaren Mitarbeitern zugeordnet werden.

Das Ziel der Personaleinsatzplanung ist eine Synchronisation des unternehmerischen Auftragsvolumens mit den individuellen Kapazitäten sowie den Qualifikationen und – im besten Fall – den Interessen der Mitarbeiter: Die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen sollen genau dann in der richtigen Funktion im Einsatz sein, wenn sie auch wirklich gebraucht werden – ohne Fehlplanungen, die unnötige Leerlaufzeiten oder teure Überstunden verursachen.

Die Personaleinsatzplanung kann somit als ein strategisches Instrument zur Optimierung betriebswirtschaftlicher Abläufe in Unternehmen angesehen werden.

Anwendung der Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung ist besonders in Bereichen wie in der Produktion, im Call Center, im Handel, im Gesundheitswesen, in der Dienstleistungsbranche, in Kraftwerken oder in der Logistik notwendig. Eben in jenen Bereichen, die mehrere Schichten fahren und demnach auch einen erhöhten, bereichsübergreifenden Bedarf an Personal haben.

Je nach Betriebsgröße und Schichtsystem nimmt die Komplexität der Schichtplanung zu. Dadurch sind Verantwortliche auf ein digitalisiertes und bedarfsoptimiertes Programm für eine reibungslose Personaleinsatzplanung angewiesen.

In vielen deutschen Unternehmen ist die Kapazitätsplanung und das Arbeitszeitmanagement allerdings noch von unübersichtlichen Excel-Listen, langwierigen Planungsrunden mit vielen Beteiligten und Drittanbieter-Software, die erst umständlich in die bestehende IT-Infrastruktur implementiert werden muss, geprägt.

Das größte Problem daran ist, dass ein ziemlich großer Aufwand betrieben und die kostbare Zeit vieler Verantwortlicher in Anspruch genommen wird – dieser große Aufwand aber nicht die gewünschten Ergebnisse liefern kann. Besonders bei Excel-Listen besteht ein hoher manueller Pflegeaufwand, die Datenhaltung ist oft redundant, es bestehen keine Berechtigungen auf die Daten und bereits bestehende HR-Daten können nicht synchronisiert werden.

Da so viele Paramter beachtet werden müssen und die Komplexität in Zukunft zunehmen wird, ist ein digitales, automatisiertes System für die Personaleinsatzplanung auf lange Sicht und für eine nachhaltige Planung die einzige sinnvolle Lösung.

Herausforderungen der Personaleinsatzplanung

Eine bedarfsoptimierte und systemgestützte Personaleinsatzplanung beinhaltet im Idealfall folgende Aspekte:

  • einen individualisierbaren Planungshorizont
  • eine saubere Bedarfsplanung unter der Berücksichtigung von Mitarbeiterqualifikationen und Produktionsspitzen
  • die Planung von Leiharbeitnehmern
  • die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben
  • die Befolgung EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Viele Drittanbietertools decken diese Anforderungen bereits  ab. Das Problem von Drittanbietertools ist jedoch, dass diese als Add-on in die bereits bestehende IT-Infratsruktur implementiert werden müssen. Das heißt, sie können nicht ohne weiteres auf die HR-Daten, wie beispielsweise im SAP-System, zugreifen. So muss oftmals für die Drittanbieter-Software eine zusätzliche Infrastruktur eingerichtet und Schnittstellen zum SAP geschaffen werden.

Bei Anbietern mit SAP Integration gibt es Fehlerlisten, die abgearbeitet werden müssen. Zudem deckt die Synchronisation häufig nur Teile der Daten ab, was zu Einschränkungen der Bedienung im System führt.

Eine weitere Herausforderung ist der demografische Wandel und der damit verbundene Fachkräftemangel. Unternehmen müssen in Zukunft noch viel flexibler und schneller auf Mitarbeitermangel und Auslastungsschwankungen reagieren können.

So ergibt sich die Anforderung an die Personaleinsatzplanung, dass Stellenanforderungsprofile mit den Mitarbeiterqualifikationen optimal aufeinander abgestimmt werden müssen, um auch in unvorhersehbaren Fällen, wie Krankheiten oder der Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen, angemessen reagieren zu können.

Die Verantwortlichen benötigen eine ganzheitliche Übersicht über alle Mitarbeiter, deren Qualifikationen und die zu besetzenden Stellen mit Anforderungsprofilen in den verschiedenen Schichten. Und nicht nur den Verantwortlichen, sondern auch den Mitarbeitern selbst sollte die Möglichkeit gegeben werden, die Schichtplanung in ihrem SAP-System einsehen zu können.

Langfristig werden somit zusätzliche Personalkosten vermieden und die Produktivität sowie die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht, da diese optimal eingesetzt und ihren Arbeitszeiten und Qualifikationen entsprechend ausgelastet – und nicht überlastet – sind.

Komponenten der Personaleinsatzplanung

In der Praxis fließen mehrere Komponenten in die Personaleinsatzplanung ein, die berücksichtigt werden sollten, damit der Personaleinsatz optimal koordiniert und fehlerfrei gemanaged werden kann. Dazu gehören in erster Linie die Mitarbeiterdaten unter Berücksichtigung persönlicher Qualifikationen und die individuellen Arbeitszeiten, der Planungshorizont, arbeitsrechtliche Vorgaben und die Planung von Leiharbeitnehmern:

Mitarbeiterdaten und die Berücksichtigung von Qualifikationen

Wie bereits erwähnt, ist die Personaleinsatzplanung besonders in Betrieben notwendig, die in mehreren Schichten arbeiten und dadurch einen erhöhten, bereichsübergreifenden Bedarf an Personal haben. In den unterschiedlichen Branchen werden demnach auch unterschiedliche Profilanforderungen an die Mitarbeiter gestellt. Für jeden relevanten Mitarbeiter im Betrieb sollte daher eine eigene, übersichtliche Datenbank angelegt werden, in der sämtliche Mitarbeiterdaten gepflegt und von dem System automatisch aktualisiert werden. Zu diesen Mitarbeiterdaten zählen besondere Qualifikationen, wie ein Staplerführerschein oder die Befugnis, mit speziellen Gefahrenprodukten arbeiten zu dürfen.

Arbeitszeiten

Zu den Mitarbeiterdaten zählen auch die persönlichen Arbeitszeiten. Bei einer Vielzahl von Mitarbeitern können die Verantwortlichen für die Personaleinsatzplanung nicht den Überblick behalten, wer genau wann in welcher Schicht gearbeitet hat.

Das Nicht-Einhalten von Ruhezeiten zwischen den Schichten – beispielsweise – kann zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen: So darf ein Mitarbeiter nach einer Nachtschicht nicht direkt mit einer Frühschicht beginnen. Derartige Regeln sollten in der Personaleinsatzplanung beachtet werden, um Arbeitszeitverletzungen und unnötigen Planungsaufwand – besonders bei unvorhersehbaren Umplanungen – vermeiden zu können.

Das System zur Personaleinsatzplanung muss diese Daten bereits in der Planungsphase mit den Arbeitszeitplänen der Mitarbeiter abgleichen und somit einem Verstoß gegen die Arbeitszeiten vorbeugen, indem der Mitarbeiter für die Schichtplanung als verfügbar oder nicht verfügbar angezeigt wird.

Planungshorizont

Der Planungshorizont beschreibt den Zeitraum, für den (im Voraus) geplant werden soll. Ein typischer Planungshorizont beinhaltet die Stufen

  • Tages-/Ad-Hoc-Planung
    • schnelles Reagieren auf Krankheiten, Störungen etc.,
  • Wochenplanung
    • detaillierte Planung, wer wann welche Tätigkeiten übernimmt,
  • Monatsplanung
    • Planung der Tätigkeiten im Groben, Abwesenheitsplanung,
  • Jahresplanung
    • hauptsächlich Urlaubsplanung.

Jedes Unternehmen plant anders, weshalb nicht alle Stufen explizit geplant werden müssen. Auch hier muss die Möglichkeit gegeben sein, dass sich die Anforderungen des Unternehmens individuell in der Personaleinsatzplanung einstellen lassen.

EU-Datenschutzgrundverordnung

Die EU-Datenschutzgrundverordnung ist top aktuell: Ab dem 25. Mai 2018 wird die EU-Datenschutz-Grundverordnung das Datenschutzrecht innerhalb der Europäischen Union einheitlich und unmittelbar regeln. Davon ist selbstverständlich auch die Personaleinsatzplanung betroffen: Mitarbeiterdaten dürfen nur zweckmäßig verwendet werden – werden die Daten nicht mehr benötigt, (beispielsweise der Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen) muss das Löschen und Archivieren dieser Daten auch korrekt durchgeführt werden. Jedoch können insbesondere Excel-Lösungen keine Konformität mit der EU-Datenschutzgrundverordnung aufweisen. Auch bei Drittanbieterlösungen muss die Konformität einzeln geprüft werden.

Planung von Leiharbeitnehmern

Der Einsatz von Leiharbeitnehmern hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Da die Leiharbeit vor allem durch sehr kurze Arbeitsverhältnisse geprägt ist, die Leiharbeitnehmer aber trotzdem in der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden müssen, ist das Bereitstellen temporärer Accounts eine Möglichkeit. So können diese flexibel und transparent eingeplant werden.

Mitarbeiter genau da im Einsatz, wo und wann sie gebraucht werden

Die bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung ist eines der wichtigsten Instrumente zur Produktivitätssteigerung und somit auch für die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. In die Personaleinsatzplanung fließen viele Parameter wie Gesetze, Tarife, individuelle Unternehmenskriterien und Mitarbeiteransprüche, die intelligent aufeinander abgestimmt werden müssen – Verantwortliche können der Komplexität und den hohen Anforderungen mit Excel-Listen nicht Herr werden.

Diese Komplexität kann mit intelligenter Software für die Personaleinsatzplanung gemanaged und das Personal punktgenau eingesetzt werden. Individuelle Arbeitszeiten können mit dem unternehmerischen Auftragsvolumen bedarfs- und kostenoptimiert synchronisiert und somit alle Mitarbeiterkapazitäten im Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig gedeckt werden.

Personaleinsatzplanung mit SAP

Als SAP Beratungshaus ist es uns bewusst, dass Unternehmen ein ganzheitliches System benötigen, das automatisch die Personaleinsatzplanung auf Basis der SAP HR-Daten steuert und frühzeitig Probleme wie personelle Engpässe erkennt, auf die die Verantwortlichen noch rechtzeitig reagieren können. Somit nimmt der Planungsaufwand enorm ab, Überstunden und teure Leerlaufzeiten werden reduziert und die Wertschöpfung steigt.

Zudem ist das Einhalten der EU-Datenschutzgrundverodnung und arbeitsrechtlicher Vorgaben ein sehr sensibles Thema, das im Zusammenhang mit der Personaleinsatzplanung unbedingt beachtet werden muss. Wie optimal wäre es, wenn die Software bereits diese Konformität aufweist?

Mit der mindsquare Personaleinsatzplanung mit SAP haben wir eine Lösung entwickelt, die sich an Ihren unterschiedlichen Benutzern, Prozessen und Arbeitsweisen orientiert und von Ihren Ideen und Erfahrungen lebt. Unsere Lösung integriert sich vollständig in Ihr SAP-System, wodurch Ihnen alle Daten in einem System gebündelt ohne Schnittstellen und die Abarbeitung von Fehlerlisten zur Verfügung stehen.

Zudem war es uns wichtig eine Lösung zu schaffen, die benutzerorientiert und automatisiert agiert: Das Designkonzept Fiori sorgt für ein anwenderfreundliches Look & Feel, das Customizing – das auf dem Baukastenprinzip basiert – ermöglicht, dass jeder Bereich ganz flexibel festlegen kann, wie die Oberfläche der Personaleinsatzplanung aussehen und die Prozesse im Hintergrund ablaufen sollen.

Das klingt interessant für Sie oder haben Sie Fragen bzgl. der mindsquare Personaleinsatzplanung mit SAP? Dann melden Sie sich gerne bei Simon Gottheil als fachlichen Ansprechpartner unter der Nummer 0151 54678660.



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