Guido Klempien
19. April 2021

6 Herausforderungen einer manuellen Zeiterfassung

Manuelle Zeiterfassung

Aufgrund von Home-Office und Remote-Arbeit ist das Thema „Zeiterfassung“ aktueller denn je und in Projekten bekomme ich von meinen Kunden zunehmend Folgendes gespiegelt: Viele Unternehmen verfügen nicht über geeignete Technologien zur systematischen Zeiterfassung der Mitarbeitenden. Auch wenn das EuGH-Urteil zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung in Deutschland noch nicht Gesetz ist, ist mit einer Umsetzung in absehbarer Zeit zu rechnen. Wieso die Zeiterfassung mit Excel oder gar mit Stift und Papier schon längst ausgedient hat und wie Sie gegen langwierige Prozesse und Zettelchaos angehen können, erläutere ich Ihnen in diesem Beitrag.

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1.    Langer Zeiterfassungs- und Genehmigungsprozess

Nehmen wir folgendes Beispiel an: Ihr Mitarbeiter dokumentiert seine Arbeits- und Pausenzeiten tagtäglich in einer Excel-Tabelle. Zum Ende des Monats leitet er diese seinem Vorgesetzten weiter, der die Arbeitszeiten zunächst überprüfen und dann genehmigen muss – bei mehreren Mitarbeitern ein ziemlich mühsamer und zeitintensiver Prozess. So passiert es auch nicht selten, dass die eine oder andere Genehmigung auch mal in Vergessenheit gerät. Nach der Genehmigung leitet der Vorgesetzte die Tabellen an die Kollegen aus HR-Abteilung oder Verwaltung weiter, die die Zeiten noch mühsam ins SAP-System übertragen müssen.

Erst jetzt ist der Prozess der Zeiterfassung und deren Genehmigung vollendet. Der manuelle Zeiterfassungsprozess endet also nicht direkt nachdem Mitarbeiter ihre Zeiten eingetragen und an den Vorgesetzten weitergeleitet haben.

2.    Antragszettel können verloren gehen und sind fehleranfällig

Wie in Punkt 1 bereits erläutert, ist bei einer manuellen Zeiterfassung das Risiko hoch, dass Vorgesetzte mit mehreren Mitarbeitern den Überblick verlieren können und das eine oder andere Zeiterfassungs-Dokument untergeht. Außerdem sind Excel-Tabellen super fehleranfällig – nur ein Tippfehler und das Arbeitszeiten-Chaos ist vorprogrammiert.

Zudem kann jeder Mitarbeiter, der Zugriff auf die Tabelle hat, Änderungen durchführen. So kann letztendlich nicht nachvollzogen werden, wer was verändert hat.

3.    Hohe Kosten durch Fehler und lange Durchlaufzeiten

Die Fehleranfälligkeit und langen Durchlaufzeiten einer manuellen Zeiterfassung führen dazu, dass Sie mit höheren Ausgaben rechnen müssen. Fehler müssen behoben werden, was einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Zudem ist auch die zentrale Einpflege aller Zeiten sehr aufwendig.

4.    Mühsame Arbeit für die Personalabteilung

Bei einer manuellen Zeiterfassung mit bspw. Excel-Tabellen haben Mitarbeiter aus der Personalabteilung die mühsame Arbeit, alle Arbeitszeiten manuell in das SAP-System einzutragen. Neben den erneuten Tippfehlern, die bei der Übertragung entstehen können, ist eine weitere Herausforderung die Zeit, die Mitarbeiter in die Arbeit stecken müssen. Diese zeitintensive Routinearbeit könnten Mitarbeiter viel besser in eine wertschöpfende Arbeit investieren.

5.    Gesetzliche Vorschriften können nicht eingehalten werden

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) beschlossen, dass Unternehmen zu einer lückenlosen Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Zwar wurde in Deutschland das Gesetz noch nicht umgesetzt, jedoch ist jetzt schon die Erfassung von Überstunden verpflichtend.

Die werktägliche Arbeitszeit darf rechtlich gesehen acht Stunden nicht überschreiten, jedoch kann sie verlängert werden, wenn binnen sechs Monaten (oder 24 Wochen) die Durchschnitts-Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag nicht überschritten wird. Unabhängig davon müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten eingehalten werden.

Das Problem bei Excel-Tabellen: Sie sollten eigentlich nicht zur Zeiterfassung, sondern nur für die Zeitdokumentation genutzt werden. Grund dafür ist, dass u. a. Überstunden nicht korrekt dokumentiert werden können. Excel-Tabellen werden meist nur für einen Monat verwendet. So können Sie jedoch nicht überprüfen, ob der Mitarbeiter die Überstunden von vor sechs Wochen nicht schon abgearbeitet hat oder nicht.

6.    Kurzarbeit – wie viele Stunden darf der Mitarbeiter arbeiten?

Aufgrund der aktuell noch anhaltenden Corona-Pandemie müssen sich viele Unternehmen mit den Themen Home-Office und Kurzarbeit beschäftigen. Da können Sie mit einer manuellen Zeiterfassung vor allem bei der Kurzarbeit die neuen, vorgeschriebenen Arbeitszeiten schnell aus den Augen verlieren.

Der Arbeitgeber ist bei der Kurzarbeit dazu verpflichtet, die geleisteten Arbeitszeiten innerhalb von drei Monaten an das Arbeitsamt weiterzuleiten. Dabei muss beachtet werden, dass nicht nur die geleisteten Arbeitszeiten eingetragen werden, sondern auch die Anzahl der Kurzarbeitsstunden sowie Krankheitstage.

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Wie kann Abhilfe geschaffen werden?

Zudem entlasten Sie dabei nicht nur Mitarbeiter bei ihrer eigenen Zeiterfassung: Auch Mitarbeiter aus der Personalabteilung (oder Verwaltung) werden entlastet, da sie nicht mehr jede einzelne Arbeitszeit von allen Mitarbeitern per Hand ins SAP-System einpflegen müssen. Hier sparen Sie zusätzlich Zeit und Kosten ein. Außerdem können weitergeleitete Excel-Tabellen nicht mehr in Vergessenheit geraten.

Außerdem sind Sie mithilfe einer digitalisierten Zeiterfassung in der Lage, während der Kurzarbeit eine korrekte Arbeitszeiterfassung sicherzustellen. Eine Zeiterfassungs-Software hilft Ihnen dabei, die Zeiten korrekt einzutragen.

Fazit

Arbeitszeiten auf Papier zu erfassen ist ineffizient und kann die vorgestellten Herausforderungen erzeugen. Mit einer digitalisierten Zeiterfassung sind Sie auf der sicheren Seite – auch im Home-Office oder von unterwegs. Die vereinfachte Zeiteintragung spart Ihnen Zeit und auch Kosten ein. Außerdem entlastet sie Ihre Mitarbeiter aus der Personalabteilung, die keine Arbeitszeiten mehr manuell in das SAP-System eintragen müssen. Die Arbeitszeiten sind einfacher nachzuvollziehen und Vorgesetzte behalten den Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter.

Auf welchem Stand sind Sie beim Thema Zeiterfassung? Gehen Sie die Zeiterfassung schon mit geeigneten Technologien an oder sind Sie auch noch komplett manuell unterwegs und Ihnen kommen die hier angesprochenen Herausforderungen bekannt vor?

Wenn Sie mehr über das Thema digitale Zeiterfassung während Kurzarbeit- und Home-Office-Zeiten erfahren wollen, dann empfehle ich Ihnen unseren Blogbeitrag „Zeiterfassung Kurzarbeit und Home-Office in Zeiten von Corona“.

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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