5 Gründe für eine digitale Zeiterfassung
Viele Unternehmen entscheiden sich aktuell dazu, ihre Zeiterfassung zu digitalisieren und zu automatisieren. Nicht zuletzt die Umstellung aufs Home-Office ist dabei für viele ausschlaggebend. Sie spielen auch mit dem Gedanken, Zeiten in Ihrem Unternehmen digital zu erfassen, Ihnen fehlt aber noch der eine ausschlaggebende Anstoß, um die Sache tatsächlich ins Rollen zu bringen?
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen 5 gute Gründe vor, warum Sie nicht länger zögern sollten.
Grund 1: Geringerer Aufwand und geringere Kosten in der Zeiterfassung
Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub, Dienstreisen und Bereitschaften – sämtliche Formen des Arbeitsalltags eines Angestellten müssen erfasst, dokumentiert und weiterverarbeitet werden. Digitale Lösungen bergen das Potenzial, Zeiterfassungsprozesse weitestgehend zu automatisieren und zu vereinfachen. So reduziert sich der Aufwand für die Zeiterfassung deutlich und damit einhergehend auch Prozesskosten.
Grund 2: Freie Kapazitäten in der Personalabteilung
Über Employee–Self-Services (ESS) befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, die Zeiten selbstständig zu pflegen und direkt automatisiert an die entsprechende Stelle weiterzuleiten. Somit vermeiden Sie, dass Mitarbeiter in der Verwaltung oder im Personal als Zwischenschritt fungieren und die von den Kollegen eingereichten Zeiten erst noch manuell in das ERP-System übertragen müssen.
Eine digitale Zeiterfassung entlastet also Ihre Mitarbeiter in der Personalabteilung und/oder in der Verwaltung und schafft mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben.
Grund 3: Ein Schritt zur Harmonisierung Ihrer HR-Systemlandschaft
Im besten Fall wählen Sie eine Zeiterfassungs-Lösung für Ihr Unternehmen, die sich problemlos in Ihre restliche IT-Landschaft integrieren lässt. Operieren Sie beispielsweise auf Basis eines SAP–ERP-Systems empfehle ich Ihnen eine Lösung, die erfasste Zeiten ohne Systembruch an das SAP-System geben kann.
Grund 4: Übersicht behalten auch im Home-Office
Aufgrund der aktuellen Lage haben viele Menschen ihr Home kurzerhand in ein Office verwandelt. Die Arbeitszeiten in dieser Situation transparent zu erfassen und nachzuvollziehen ist für viele Unternehmen allerdings eine Herausforderung. Auch hier kann eine effiziente Software die Lösung sein. Damit können Mitarbeiter ihre Zeiten problemlos im Home–Office erfassen und sie mit ihren Vorgesetzten teilen. Am besten eignet sich hierfür eine mobile Lösung, beispielsweise eine Stempeluhr-App, mit der Ihre Mitarbeiter ihre Zeiten schnell mit dem Smartphone erfassen können.
Grund 5: EuGH-Urteil zur Arbeitszeitenerfassung einhalten
Im Mai 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Unternehmen in Zukunft die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter dokumentieren müssen. Bisher mussten sie lediglich Überstunden erfassen. Das Gesetz ist noch in in Kraft getreten, sodass Sie sich jetzt darauf vorbereiten können. Per Stempeluhr, Exceltabelle oder über ein digitales System – hier macht der Gesetzgeber keinen Unterschied. Am zuverlässigsten und transparentesten ist aber sicherlich eine digitale Lösung, die Zeiten rechtskonform und effizient erfasst und nebenbei auch Vorgaben des Arbeits- und Datenschutzgesetzes einhält. Eine integrierte Rechtevergabe sorgt für zusätzliche Datensicherheit.
Fazit
Mit einem System zur digitalen Zeiterfassung sparen Sie sich Nerven, Kosten und Zeit, die Ihre Mitarbeiter im Personal auf wesentlichere Aufgaben verwenden können. Ihre Mitarbeiter sind zufriedener, weil Sie Ihre Integration in die Einsatzplanung als Wertschätzung wahrnehmen. Sie haben zudem die Möglichkeit, die Zeiterfassung nahtlos in Ihre IT-Landschaft einzubinden. Zuletzt trägt eine digitale Lösung dazu bei, dass sie Gesetz zur Arbeitszeitenerfassung, wenn es in Kraft getreten ist, einhalten.
Wenn Sie sich weiter zum Thema digitale Zeiterfassung informieren möchten, empfehle ich Ihnen unser Webinar „So digitalisieren Sie Ihre Zeiterfassung in SAP“. In dem Webinar erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten zur Digitalisierung Ihrer Zeiterfassung. Dabei werden wir Ihnen zum einen die SAP Standardanwendungen im Fiori-ESS/MSS-Umfeld vorstellen und zum anderen eine Zeiterfassungs-App präsentieren.
Mit konkreten Fragen können Sie sich ansonsten auch gerne persönlich bei mir melden. Ich freue mich auf Ihren Kontakt!
