Guido Klempien
12. Mai 2021

Zeit für Innovation im HR-Bereich – digitale Zeiterfassung

Zeiterfassung

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie unser Leben aussehen würde, wenn uns die Corona-Pandemie vor der Digitalisierung sämtlicher Lebensbereiche erreicht hätte? Kommunikation mit Freunden und Familien oder die Arbeit von zuhause aus wären sehr umständlich bis völlig undenkbar gewesen. Und obwohl uns die Digitalisierung mittlerweile zum Glück viele Möglichkeiten eröffnet, bleiben doch einige Potenziale ungenutzt. Vor allem in der HR-Abteilung vieler Unternehmen gehören Zettelwirtschaft und Excel-Tabellen noch immer zum Alltag.  

Wenn Sie frischen Wind in ineffiziente Prozesse Ihrer Personalabteilung bringen, diese digitalisieren und vereinheitlichen möchten, haben Sie auf den richtigen Beitrag geklickt.  

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Ja zu Digitalisierung – aber wo anfangen?  

Ob Sie bereits einige HR-Prozesse digitalisiert haben oder noch ganz am Anfang stehen – die Frage, die sich Ihnen stellt, ist oftmals dieselbe: womit fange ich am besten an? Alles auf einmal zu vereinheitlichen ist nicht machbar. Überlegen Sie sich daher genau, welche Prozessdigitalisierung für Sie gerade oberste Priorität hat bzw. das größte Potenzial bietetWenn meine Kunden in der Vergangenheit vor dieser Frage standen, war die Antwort häufig dieselbe: die Zeiterfassung als einer der elementarsten HR-BestandteileDeswegen widme ich mich in diesem Beitrag dem Thema „digitale Zeiterfassung“ als HR-Innovationsprojekt. 

Der Zeiterfassungsprozess umfasst das Dokumentieren der „Kommen- und Gehen“-Zeiten und darüber hinaus sämtliche Zeiterfassungstypen wie die Mehrarbeit, Bereitschaften, Urlaub, Dienstreisen – also das komplette Arbeits-Zeitmanagement eines Mitarbeiters. Vor allem jetzt, da die meisten Menschen von zuhause aus arbeiten und/oder in Kurzarbeit sind, ist eine zuverlässige digitale Zeiterfassung unverzichtbar. Diese sollte intuitiv bedienbar und auch mobil nutzbar sein, damit Ihre Mitarbeiter problemlos und unabhängig von Zeit und Ort ihre Zeiten flexibel erfassen können.  

So kann die digitale Zeiterfassung aussehen: 

  • Zeiterfassungs-App: Unabhängig von Zeit und Ort können Anwender sich übers Smartphone ein- und ausstempeln, Mehrarbeit, Bereitschaften, Urlaube sowie Dienstreisen dokumentieren. Diese Daten können automatisch mit den Vorgesetzten oder der Buchhaltung geteilt werden. Eine App erleichtert auch Genehmigungsprozesse: reicht ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit oder einen Antrag ein, wird sein Vorgesetzter automatisch darüber informiert. 
  • Stempeluhr: Besonders in produzierenden Unternehmen mit großen Werkshallen und Schichtbetrieb sind Stempeluhren eine gute Lösung. Stempeluhren sind in der Regel Hardware-basierte Lösungen, die über eine Schnittstelle direkt mit dem ERP-System verbunden sind. 
  • SAP Standard: Der SAP Standard bietet ebenfalls Möglichkeiten zur digitalen Zeiterfassung. Ihre Mitarbeiter können sich einfach an ihrem PC einloggen und die Zeiten direkt im SAP-System erfassen.  

Diese Chancen bietet eine digitale Zeiterfassung Ihrem Unternehmen  

Sich von überholten, langsamen und ineffizienten (Papier-)Prozessen zu verabschieden und die Zeiterfassung stattdessen digital zu lösen, bringt einige Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich:  

  • Zeiterfassung optimieren und automatisieren 
    • Weniger administrativer Aufwand für Ihre Mitarbeiter für die Erfassung und Kontrolle von Arbeitszeiten  
    • Zudem Optimierung der Urlaubsplanung und -genehmigung sowie der Erfassung von Krankheitstagen 
    • Möglichkeit zur Integration in die Unternehmenssoftware: erfasste Zeiten werden in Echtzeit in die Zeitwirtschaft eingepflegt und weiterverarbeitet  
    • Erhöhte Transparenz führt zu weniger Überstunden, Fehl- und Leerlaufzeiten  
    • Einfache Dokumentation, Aufbereitung und Analyse der Datenauf deren Basis unternehmerische Entscheidungen getroffen werden können 
    • Gesteigerte Produktivität durch digitale Zeiterfassung führt zu einer Einsparung an Personal- und Verwaltungskosten 
  • Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit  
    • Ihre Mitarbeiter fühlen sich durch Einbeziehung in Einsatzplanung und Arbeitszeitenerfassung wertgeschätzt  
    • Fehlende oder falsche Zeitbuchungen können Ihre Mitarbeiter selbst bearbeiten oder Änderungen beantragen  
    • Viele Systeme warnen Mitarbeiter automatisch, wenn diese im Begriff sind, ihre Höchstarbeitszeit zu überschreiten  
  • Rechtssicherheit  
    • Digitale Zeiterfassung erfolgt rechtskonform: Sie halten automatisch Arbeits- und Datenschutzgesetze ein  
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Kommen Gehen App – Mobile Zeiterfassung

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Ausblick: Weitere Digitalisierungsprojekte für Ihre HR-Abteilung  

Nach der Digitalisierung Ihrer Zeiterfassung können Sie weitere, daran anknüpfende Digitalisierungsprojekte in Angriff nehmen, z. B.: 

Digitales Projektmanagement 

Ein digitales Projektmanagement vereinfacht Ihre Projektplanung:  

Sie buchen Zeiten flexibel auf Projekte, Kategorien und Mitarbeiter. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über Ihre Personalressourcen. Die Zeiten werden automatisch in die persönlichen Kalender der Beteiligten eines Projekts übertragenZudem können Sie jederzeit den Projektstatus, die -kosten und Rentabilität überprüfen: Laufen Ihre Projekte nach Plan? Wie viel Arbeitszeit wird jeweils in welche Tätigkeit investiert? Werden Budgets eingehalten?  

Digitale Personaleinsatzplanung  

Sie können digital erfasste Arbeitszeiten und die Daten aus der digitalen Urlaubsverwaltung nutzen, um den Personaleinsatz der kommenden Monate zu planen. Da die dazu notwendigen Daten bereits akkurat erfasst wurden, sparen Sie hier viel Zeit und minimieren die Fehlerquote bei der Planung. Fertige Einsatzpläne teilen Sie direkt digital mit Ihren Mitarbeitern. Diese können die Pläne jederzeit abrufen und unkompliziert Änderungsanträge einreichen. Hier können Sie sich näher zum Thema digitale Personaleinsatzplanung informieren.   

Fazit  

Sie möchten frischen Wind in Ihre HR-Prozesse bringen, die Digitalisierung vorantreiben und von Innovationen profitieren? In diesem Beitrag haben Sie einige Projekte kennengelernt, die Sie dafür in Angriff nehmen können – Im Zentrum steht die digitale Zeiterfassung. Wenn Sie sich weiter mit dem Thema beschäftigen möchten, empfehle ich Ihnen diesen weiterführenden BeitragZudem biete ich zu diesem Thema auch ein kostenloses Webinar an, zu dem ich Sie gerne einladen möchteHier geht’s zu weiteren Informationen. Haben Sie sonst noch Fragen oder Anregungen? Sprechen Sie uns gerne auch persönlich an. Ich freue mich auf Ihren Kontakt! 

In meinem Webinar gebe ich einen Überblick zum Thema ESS/MSS im SAP HCM mit Fiori.

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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