Erfolgreiche IT Projekte in Zeiten der Krise
Viele sehen sich durch Ausgangsbeschränkungen, Kurzarbeit, Lohnkürzungen und der permanenten Gefahr einer Ansteckung so nie dagewesenen Herausforderungen gegenübergestellt. Bei vielen der Fragen, die wir uns aktuell stellen, können uns Experten noch keine verlässliche Antwort geben:
Umso wichtiger ist es also, dass wir uns gegenseitig bei den Themen Sicherheit geben, bei denen uns dies möglich ist. Darum möchte ich Ihnen in diesem Beitrag meine persönlichen Best Practices mitgeben, die ich bei der Durchführung von IT-Projekten aus dem Home-Office heraus sammeln konnte.
Die aktuelle Situation schafft ein neues Arbeitsumfeld
Viele von Ihnen wurden in den vergangenen Wochen dazu aufgefordert, im Home-Office zu arbeiten. Auch diese Veränderung wirft viele Fragen auf. Für mich persönlich ist die Situation, Software aus dem Home-Office zu entwickeln, nicht so neu wie für viele andere. Wir bei ActivateHR entwickeln Standardsoftware, die wir vollkommen ohne Vor-Ort-Einsatz an unsere Kunden ausliefern können. Dabei haben wir uns den Herausforderungen gestellt, denen Sie sich jetzt auch stellen müssen.
Meine Erkenntnisse zu folgenden Themen möchte ich mit Ihnen teilen:
- Remote-Zugänge und Sicherheit
- SAP-Projekte ohne externe Zugänge: Ein neuer Ansatz
- Absprachen und Meetings
- Organisation eines Teams
Remote-Zugänge und Sicherheit
Wenn Sie oder einer Ihrer Dienstleister auf Ihren Systemen arbeiten müssen, (in unserem Falle meist auf SAP-Systemen,) brauchen Sie Remote-Zugänge. Es gibt verschiedene Ansätze, die Sie hier nutzen können.
Bereitstellung eines VPN-Zugangs
Die einfachste Variante ist, einen VPN (Virtual-Private-Network) Server zu hosten. Dabei stellt ein spezieller VPN-Dienst einen Zugangspunkt zur lokalen IT-Infrastruktur bereit. Dem Anwender, der sich zu einem VPN Netzwerk verbindet, wird suggeriert, er befinde sich im lokalen Netzwerk vor Ort. Der Netzwerkverkehr wird dabei zuerst an Ihr Firmennetzwerk geschickt und von dort an die nur lokal erreichbaren Ressourcen weitergeleitet. Je nach Anbieter der VPN-Lösung (bekannte Anbieter sind z. B. Cisco und OpenVPN ) können Sie hier kostengünstige und sichere Zugänge zu Ihrer Infrastruktur anbieten. Auch eine 2-Faktor-Authentifizierung ist möglich und sorgt so für zusätzliche Sicherheit, sollten Benutzer-Passwort-Kombinationen den falschen Leuten in die Hände fallen.
Nutzung einer Remote-Desktop-Verbindung
Den zweiten Weg stellen Remote-Desktop-Verbindungen dar. Hierbei erhalten Sie den Eindruck, Sie arbeiteten auf einem Computer, der im Firmennetzwerk steht. Sie steuern quasi Maus und Tastatur des entfernten Rechners und erhalten dessen Bildschirmausgabe angezeigt. Alles was Sie dafür brauchen, ist ein Windows-Rechner oder womöglich ein Windows-Server, auf den Sie sich mit dem RDP-Protokoll aufschalten können (RDP ist ein Windows-spezifischer Dienst, der Bestandteil aller aktuellen Windows-Distributionen ist). Die Verbindung kann dort grundsätzlich verschlüsselt werden, womit die Verbindung als sicher gilt. Manko dieser Lösung ist, dass Sie dabei keine 2-Faktor-Authentifizierung einsetzen können. Damit könnte sich ein Angreifer, dem eine Benutzer-Passwort-Kombination in die Hände fällt, auf Ihre Systeme aufschalten.
Der Branchenstandard: Citrix
Der dritte Weg, der zugleich zum derzeitigen Branchenstandard geworden ist, ist Citrix. Hierbei kommt ein spezieller Client zum Einsatz, der ähnlich wie beim RDP-Protokoll eine Verbindung zu einem entfernt stehenden Rechner herstellt. Je nach Konfiguration wird auf Ihrem lokalen Rechner lediglich eine Applikation des entfernten Rechners dargestellt, die sich nahtlos in Ihr System einfügt. Oder aber Sie sehen, wie bei RDP, den Desktop des anderen Rechners und können diesen mit Ihrer Maus und Tastatur steuern. Hier können zahlreiche weitere Sicherheitsverfahren eingesetzt werden, womit Citrix grundsätzlich als sehr sicher einzustufen ist. Besonderheit hier: Citrix-Lizenzen und die eingesetzten Ressourcen (Server) kosten Geld und sind meist nicht kurzfristig zu beschaffen.
Da wir als IT-Berater wissen, dass IT-Projekte – also auch die Einführung von Remote-Zugriffen – keine Entscheidung von Tagen sind, können wir Ihnen für die Umsetzung Ihrer SAP-Projekte noch eine weitere Alternative anbieten.
SAP-Projekte ohne externe Zugänge – ein neuer Ansatz
Wir setzen seit einiger Zeit auf die Auslieferung von vorgefertigter Standardsoftware. Dies ermöglicht unseren Kunden, Standardszenarien in personalwirtschaftlichen Prozessen in kürzester Zeit im eigenen System umzusetzen. Diese Methodik spart Zeit, Geld und benötigt auch nicht zwingend Zugänge zur Infrastruktur unserer Kunden.
Unsere Software stellen wir Ihnen so zur Verfügung, dass Sie diese auch selbstständig konfigurieren könnten. Wenn Sie ohnehin Remote-Zugänge zur Verfügung haben, übernehmen wir diesen Job natürlich gerne für Sie.
Eine große Bandbreite an bereits entwickelten Produkten können wir Ihnen auch kurzfristig zur Verfügung stellen. Aber auch weitere Software können wir auf unseren Systemen entwickeln und Ihnen später als Installationspaket für Ihr SAP-System übermitteln. Bei Softwareprodukten, die wir als Standardlösung auch für andere Kunden entwickeln, bieten wir zudem auch Wartung und Support an. Mit dieser Methodik können Sie IT-Projekte auch in der heutigen Zeit erfolgreich umsetzen.
Absprachen und Meetings
Nur, weil Sie jetzt ein Büro für sich allein haben, bedeutet dies nicht, dass Sie nicht mehr mit anderen zusammenarbeiten können. In Umsetzungsprojekten sollten Sie, wie zuvor auch, stets über den Status Ihrer Projekte informiert sein. Außerdem kann es nötig sein, dass Anforderungen in einer Art Workshop besprochen und von allen verstanden und akzeptiert werden müssen. Dafür sollten Sie regelmäßige Meetings ansetzen, die Sie online abhalten können. Wir nutzen dazu Microsoft Teams, da wir dort die Möglichkeit haben, auch externe Benutzer (beispielsweise unsere Kunden) als Gäste hinzuzufügen. Aber auch Freemium-Alternativen wie z. B. Zoom sind hier eine gute alternative Wahl.
Für die Remote-Meetings sind folgende Dinge zu bedenken:
- Wenn Sie sich auf Dinge einigen wollen, sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, worüber Sie sprechen. Dabei hilft mir persönlich immer ein Whiteboard, wie ich es auch in einem Kunden-Workshop benutzen würde. Eine entsprechende Funktion besitzen sowohl Microsoft Teams als auch Zoom. Damit können Sie alleine und auch kollaborativ am Big Picture arbeiten.
- Emotionen gehen auf der Tonspur leicht verloren, weshalb ich empfehle, dass Sie erlauben, dass sich Ihr gegenüber ein Bild von Ihnen macht. Ihre Webcam zu übertragen, ist eine Standard-Funktionalität, die Ihnen alle gängigen Tools ermöglichen. So lässt sich viel leichter feststellen, ob wirklich alle Teilnehmer damit einverstanden sind, dass der Button nicht oben links, sondern unten rechts platziert wird.
- Wenn das Meeting beendet ist, sind besprochene Dinge schnell aus dem Kopf. Versenden Sie daher immer ein Protokoll und To-dos, die sich aus dem Meeting ergeben. So stellen Sie sicher, dass vereinbarte Dinge wirklich getan werden und dass Missverständnisse schnell aus dem Weg geräumt sind, wenn die Teilnehmer nach dem Meeting Ihre Notizen durchgehen.
Organisation eines Teams
Wenn Sie verantwortlich für ein Team, für dessen Ergebnisse und auch für den Erfolg Ihrer Abteilung oder Firma sind, ist gutes Management gefragt. Gutes Management von Remote-Teams kann entscheidend dafür sein, wie gut Sie aus der Wirtschaftskrise hervorgehen werden. Daher mein Rat: Beherzigen Sie die von Google im Rahmen einer großen Umfrage gewonnenen Erkenntnisse zum Führen von erfolgreichen Remote-Teams.
Die wichtigsten sind aus meiner Sicht:
Setzen von Regeln für das Team
Wie lange soll es dauern, bis eine Mail beantwortet ist? Welches Kommunikationsmittel soll bei dringlichen Anfragen verwendet werden? In welchen Zeiten sollen sich die Mitarbeiter bereithalten? Dort sollte möglichst Klarheit herrschen, damit alle an einem Strang ziehen.
Sprechen Sie auch über Persönliches
Diese Regel ist jetzt wichtiger denn je. Wir alle wissen nicht, wann wir uns das nächste Mal zum Kaffee in der Büroküche treffen können. Schaffen Sie Raum für persönliche Gespräche in virtuellen Meetings.
Schaffen Sie eine gemeinsame Vision
Reden Sie über Ihre Vision und stellen Sie sicher, dass alle die Vision kennen und leben. Damit kommen die Ergebnisse aus dem Home-Office Ihrer Mitarbeiter wie von selbst. Wo das „Warum“ klar ist, wird die Extra-Meile gegangen und ein besseres Gesamtergebnis erreicht.
Zu guter Letzt
Viel Gutes können wir der aktuellen Lage wirklich nicht abgewinnen. Wenn mir aber eines aufgefallen ist, das ich positiv finde, dann ist es die Möglichkeit, Dinge aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Im persönliches Umfeld ist dies zum Beispiel die andere Art und Weise, Abende zu gestalten: Es wird wieder gespielt, geredet und wertgeschätzt. Die Abende alleine laden zur Selbstreflexion und zum Erlernen neuer Fähigkeiten ein.
Im geschäftlichen Kontext ist es gerade vor allem die Remote-Arbeit, die es uns ermöglicht, ganz neue Wege der Zusammenarbeit zu entwickeln und bisherige Konzepte der Teamarbeit in Frage zu stellen. Sehen wir dies als Chance und nicht als notwendigen Zwang. Und lernen wir voneinander, wie wir in dieser veränderten Welt am besten zusammenarbeiten können.
Ich freue mich diesmal ganz besonders auf Ihre Rückmeldung und Ihre Erkenntnisse: Wie strukturieren Sie Ihren Tag? Wie gut waren Sie auf die plötzliche Anforderungen, Remote zu arbeiten, vorbereitet? Wie führen Sie Ihre IT-Projekte jetzt durch?
Bleiben Sie und Ihre Liebsten gesund.
Digitales Lernsystem zur Förderung Ihrer Mitarbeiter
Ein digitales Lernsystem oder Lernmanagement genannt ist das Herzstück der heutigen Personalabteilung und Entwicklung. Erfahren Sie mehr darüber!
