SAP Employee Self-Services

Guido Klempien

 - 11. Januar 2016

6 Kommentar e

SAP bietet mit den Employee- und Manager-Self-Services (ESS/MSS) eine webbasierte Lösung, mit der Mitarbeiter die Aufgaben der Zeitwirtschaft SAP und des Zeitmanagements schnell und unkompliziert selbst erledigen können. Die Personalabteilung wird von den administrativen Tätigkeiten entlastet und kann sich auf wichtigeres strategisches Personalmanagement konzentrieren.

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ESS/MSS-Add-ons zur Arbeitszeit und SAP Arbeitszeitrechner

Arbeitszeitmanagement wird immer komplexer. Arbeitgeber müssen die Interessen von vor allem jüngeren Mitarbeitern nach flexiblen Arbeitszeitmodellen und einer selbstbestimmteren Work-Life-Balance berücksichtigen, gleichzeitig Arbeitszeiten an betriebliche Bedarfen orientieren und nicht zuletzt die Rahmenbedingungen des  Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) einhalten. Es gilt Arbeitszeiten service- und ressourcenoptimiert zu managen statt zu verwalten. SAP ESS/MSS Services setzen hier an.

SAP Zeiterfassung und Zeitmanagement

Im SAP Standard fehlen wichtige Prozesse zur arbeitsrechtskonformen Management von Arbeitszeiten. Nicht abgebildet werden zum Beispiel:

• • • • Erfassen von Mehrarbeit durch Vorgesetzte oder Mitarbeiter
      • Hinterlegen von Rufbereitschaftseinsätzen und deren Vergütung
      • Proaktive Eskalation bei größeren Arbeitszeitverstößen für Vorgesetzte, Personaler bzw. Betriebsräte
      • Protokollierung der Abarbeitung dieser Arbeitszeitverstöße
      • Cockpit für Vorgesetzte für eine Übersicht über Gleitzeitstände, Urlaubsstände, Mehrarbeiten, Rufbereitschaften, Zeitverstöße von Mitarbeitern

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Unsere SAP HCM Entwickler haben die SAP Standard Services daher um einige Erweiterungen bereichert. Aktuell bieten wir folgende AddOns zum Themenbereich Arbeitszeit an:

• • • • Mehrarbeitsantrag für Mitarbeiter und Vorgesetzte
      • Manager Reporting Cockpit: eine Oberfläche, in der Personalsachbearbeiter, Betriebsräte und Vorgesetzte einen Überblick über sämtliche Mitarbeiterdaten wie z.B. Gleitzeitstand, Urlaube, Mehrarbeiten, Geburtstagslisten, Eintritte etc. erhalten können. Dabei ist die Oberfläche individuell anpassbar.
      • Teamkalender AddOn: ermöglicht es, einen organisationsübergreifenden Überblick über die Abwesenheiten von Mitarbeitern zu gewinnen und sich eigene Varianten von Teamkalendersichten zu erstellen. Ein weiteres Feature: Mitarbeiter können untereinander Freigabe für Kalender erstellen.

Zeitbuchungskorrektur mit SAP CATS

Es kommt immer wieder vor, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht mit der automatisch vorgegebenen Arbeitszeit übereinstimmt und eine Zeitbuchungskorrektur fällig wird. Die Gründe sind vielfältig:

• Botengänge
• externe Seminare
• Dienstreisen
• Firmenveranstaltungen
• falsche Bedienung der Zugangskontrolle
• Fehler in der SAP Zeiterfassung
• Zeiterfassung im Home-Office

Ist die Arbeitszeit im anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblatt (CATS) Ihres Unternehmens nicht oder nur umständlich änderbar? Wir haben eine Lösung entwickelt, mit der Sie eine Zeitbuchungskorrektur bequem und schnell durchführen können. Die Vorgabezeiten werden zwar wie gewohnt automatisch aus dem B2 Cluster Ihres HR-Systems bzw. der Zeiterfassung ins CATS System übertragen, dort aber zunächst in eine Zwischentabelle importiert. Die Daten in dieser Tabelle können mit der Pflege-Transaktion angepasst und abgespeichert werden. Die bearbeiteten Vorgabezeiten werden dann in das Arbeitszeitblatt importiert und dem entsprechenden Mitarbeiter angezeigt.

Auf diese Weise wird der Korrekturprozess beschleunigt, es treten weniger Fehler auf und die Arbeitsproduktivität steigt. Auch eine Protokollierung und Auswertung der Zeitbuchungskorrektur bzw. der durch die Pflegetransaktion geänderten Vorgabezeiten ist optional möglich, um Missbrauch zu verhindern und Fehlerquellen analysieren zu können.

Massengenehmigung von Abwesenheits- und Zeitbuchungskorrekturanträgen

Wenn viele Zeitbuchungskorrektur-Anträge bearbeitet werden sollen, bietet sich die Verwendung von Massengenehmigungen an. Bei einzelnen Zeitbuchungskorrekturanträgen wird im SAP Standard ein Workflow hinterlegt. Es wird ein Workitem erstellt und dem Vorgesetzten zugesendet, der es direkt bearbeiten kann. Sollen Details betrachtet werden, kann sich der Vorgesetzte über Details über ein WebDynPro ansehen. Dieses Vorgehen nimmt für mehrere Anträge aber relativ viel Zeit in Anspruch. Schneller ist in dem Fall die Massengenehmigung. Dazu muss die Universal Worklist des SAP NetWeaver Portals gecustomized werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien Tutorial.

ESS/MSS Arbeitszeitnachweise versenden und archivieren

Versenden Sie wichtige Arbeitszeit-Dokumente noch per Post? Zeitnachweise, Entgeltnachweise, Arbeitszeugnisse und Lohnsteuerbescheinigungen können Sie mithilfe des von uns entwickelten Add-ons für SAP HCM ESS/MSS digital versenden und damit wertvolle Zeit sparen.

Unsere Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale bietet einen vollständigen Self-Service: Ihre Mitarbeiter können über das Add-on die von ihnen ausgewählten Bescheinigungen und Dokumente selbst ansehen, ausdrucken und downloaden.

Die Personalbateilung wird entlastet und hat mehr Kapazität für strategisch relevantere Aufgaben. Über das Add-on können Mitarbeiter übrigens nicht nur Arbeitszeitnachweise und -bescheinigungen versenden, die integrierte Kenntnisnahme- und Archivierungsfunktion ermöglicht die Arbeitszeiterfassung komplett digital durchzuführen.

Download E-Book: SAP ESS/MSS

Funktionsumfang von SAP Zeiterfassung Version 3.0

Ihre Mitarbeiter können mit der transaktionalen App Zeiterfassung Ihre Zeiteinträge mithilfe Ihrer Desktop- oder mobilen Geräte schnell und effizient verwalten. Die App kann ein Mitarbeiter mit Mehrfachbeschäftigung zur Erfassung von Zeitsätzen für den ausgewählten Beschäftigungsvertrag verwenden, indem er „Datensätze eingeben“ auswählt. Danach legen Sie die Einsätze über die Registerkarte „Einsatz“ an, oder importiert sie. Anschließend wählen Sie „+“ aus, um eine Zuordnung anzulegen. Dabei geben Sie den Einsatznamen und die Dauer des Einsatzes an. Geben Sie dann das Arbeitszeitattribut an, das kann z.B. die Abwesenheitsart Ihres Einsatzes sein. Um Ihre Einsätze zu importieren, müssen Sie „Importieren“ auswählen. Geben Sie anschließend den Arbeitsvorrat oder den Verwaltungseinsatz an, aus dem importiert werden soll.  

Als nächsten Schritt importieren Sie die Einsätze aus dem Arbeitsvorrat. Der Einsatzname wird dabei mit dem Text aus dem Arbeitsvorrat gefüllt, wenn der Text verfügbar ist. Das hierfür verwendete BAdI ist HCMFAB_B_TSH_ENRICH. Verwendet wird die Schnittstellenmethode ENRICH_WORKLIST, um den standardmäßigen Einsatznamen aus den Arbeitsvorratfeldern vorauszufüllen. Die Arbeitsvorratfelder sind die Projektbeschreibung (CATSW-CPR_TEXT), das Projektunterobjekt (CATSW-CPR_OBJTEXT), der Name (CATSFIELDS-DISPTEXTW1) und der Name (CATSFIELDS-DISPTEXTW2). Der Standardname des Einsatzes kann auch geändert werden. Anschließend geben Sie die im Arbeitsvorrat auszuwählenden Felder über die Customizing-Aktivität „Feldauswahl definieren“ an. Dorthin navigieren Sie wie folgt: „Anwendungsübergreifende Komponenten“ -> „Arbeitszeitblatt“ -> CATS regular“ -> „Arbeitszeit erfassen“.  

Nachdem Sie einen Kalender für zwei Monate auf dem Desktop-PC angezeigt haben, können Sie die Zeitsätze eingeben. Die Details zu den wöchentlichen Zeiteinträgen sind auf einen Blick verfügbar. Gleichwohl können Sie die Daten in einem Schritt freigeben oder löschen. Das Anlegen von Zeiteinträgen erfolgt in einem einzigen Schritt. Abschließend können Sie zu Ihren Zeiteintrag Kommentare hinzufügen, bearbeiten oder löschen.  

Möchten Sie Einsätze duplizieren, wählen Sie die Einsatz- oder Wochendublette aus. Mit der Einsatzdublette können Sie einen oder mehrere bestehende Einsätze für die erforderlichen Daten kopieren. Liegen die kopierten Daten in einer anderen Woche als die aktuelle, so werden die neuen Daten mit den Einsätzen unterhalb der Zeiteinträge der aktuellen Woche angezeigt. Mit der Wochendublette können Sie die Einsätze der Woche in eine oder mehrere Wochen kopieren. Wie bei der Einsatzdublette, werden die neuen Daten mit den Einsätzen unterhalb der aktuellen Woche angezeigt.  

Mit dem System haben Sie einen einfachen Zugriff auf die Aufgabenliste. Um fehlende oder unvollständige Eingaben anzeigen zu lassen, können Sie die Registerkarte Aufgabenliste wählen. Wählen Sie anschließend Datensätze eingeben, um die Eingaben zu vervollständigen.  

Zu guter Letzt, müssen die Einsatzgruppen angelegt und verwaltet werden. Dies geschieht über die Einsatzgruppen. Dort können Sie einfach mehrere Einsätze hinzufügen, um Zeiteinträgen hinzuzufügen. Sie können die angelegte Einsatzgruppe in der Liste Einsatz auswählen, wenn Sie auf der Registerkarte Übersicht die Datensätze eingeben. Einsatzgruppen bearbeiten und löschen, können Sie auf der Registerkarte Einsatzgruppen. 

Vergleich SAP HCM Zeitwirtschaft & SuccessFactors ES Time Management 

SAP HCM Zeitwirtschaft

Die richtige Entlohnung Ihrer Mitarbeiter ist sehr wichtig. Stellen Sie deshalb im Personalmanagement sicher, dass Ihre Mitarbeiter für die geleistete Arbeit immer die angemessene Entlohnung erhalten. Mit SAP HCM Zeitwirtschaft können Sie auch komplexe Sachverhalte sicher und automatisiert abbilden. Für eine korrekte Entgeltabrechnung, können Sie dabei die nahtlose Verbindung zum SAP HCM Abrechnungsmodul, sowie die damit verbundenen Auswertungs- und Zeitmanagementmöglichkeiten verwenden. Zuletzt können Sie zudem das Zeitguthaben Ihrer Mitarbeiter automatisiert und mit nahezu unbegrenzten Möglichkeiten verwalten.  

Das Modul Zeitwirtschaft bietet unter anderem: 

• Eine zuverlässige Verarbeitung von geleisteten Arbeitszeiten, 
• Die Bewertung von Zeiten nach betrieblichen Anforderungen, 
• Ein nahtloses Zusammenspiel mit der SAP HCM-Personalabrechnung, 
• Automatisierte, regelbasierte Zuschlags- und Abzugsberechnung 
• Eine sichere Abbildung komplexer Zeitkonten und  
• Optionale Self-Service-Oberflächen für Mitarbeiter 

Unterstützung durch das Zeitmanagement erhalten Sie vor allem bei der sicheren Dokumentation der Arbeitszeiterfassung, damit gesetzliche Vorgaben eingehalten werden können. Außerdem werden den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben, Ihre Arbeitszeit selbst zu erfassen und auch zu kontrollieren. Zudem kann es genutzt werden, um für die richtigen Kosten, nach dem Verursacherprinzip, bereitzustellen. Weitere Ziele, die Sie mit dem Einsatz der Software erreichen können sind:  

• Die Automatisierte Kontrolle der Ist-Arbeitszeit versus der Soll-Arbeitszeit 
• Resultierend daraus eine schnelle Berechnung von Zeitsalden und Boni 
• Eine effiziente und flexible Kapazitätsplanung 

VORTEILE 

SAP HCM Zeitwirtschaft bietet eine sichere Verarbeitung von geleisteten Arbeitszeiten sowie Bewertung der Zeiten, außerdem kann die Software voll automatisiert werden, so können automatisierte und regelbasierte Zuschlags- und Abzugsberechnungen entwickelt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass SAP HCM Zeitwirtschaft nahtlos in SAP HCM Entgeltabrechnung (PY) und Personaladministration (PA) integrieren lässt. So können auch komplexe Zeitwirtschaftsanforderungen und Regelungen sicher umgesetzt werden. 

FÜR WEN GEEIGNET? 

SAP HCM Zeitwirtschaft (PT) ist genau das Richtige, wenn Sie komplexe Anforderungen haben, die z. B. durch Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge u. ä. enstehen oder auch eine Vielzahl an Schichtmodellen und Arbeitszeitmodellen in Ihrem Unternehmen nutzen. 

SAP SuccessFactors Employee Central Time Management

SAP SuccessFactors Employee Central Time Management bietet eine einfache Lösung für das An- und Abwesenheitsmanagement für Unternehmen ohne komplexe Zeitwirtschaftsanforderungen. 

• Integriert als Bestandteil von SAP SuccessFactors Employee Central 
• Mobil von überall verfügbar als Self-Service 
• Unterstützt Sie beim An- und Abwesenheitsmanagement: 
• EC Time Off = Abwesenheitsmanagment 
• EC Payroll Time Sheet = Anwesenheitsmanagement (“Stechuhr”) 
• Echtzeitinformationen durch Integration in die SAP SuccessFactors HCM-Suite 

Die zentrale Zeitwirtschaftsfunktion für Mitarbeiter wurde zur Unterstützung Ihrer Organisation entwickelt. Verwalten Sie Abwesenheitsereignisse und 

Rückstellungen mit einer einfach zu bedienenden Schnittstelle, die mit eingebauten, konfigurierbaren Workflows geliefert wird. Das neue Payroll Time Sheet bietet ein attraktives UI zur Unterstützung der Benutzerfreundlichkeit. Diese Funktion ermöglicht es den Mitarbeitern, Arbeitszeiten zu erfassen und sofort zu sehen, wie sie auf Überstunden und andere mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbundene Lohn- und Gehaltsbestandteile angewendet werden. Globale An- und Abwesenheitsarten werden direkt unterstützt. Die Daten aus der Zeitwirtschaft sind in die zentrale Personalabrechnung der Mitarbeiter integriert und können von anderen Personalabrechnungsanbietern problemlos zur Verarbeitung gelesen werden.  

FÜR WEN GEEIGNET? 

Time Management ist für Sie genau richtig, wenn Sie SAP SuccessFactors Employee Central ( Payroll) im Einsatz haben und relativ einfache Anforderungen an Ihre Zeiterfassung stellen. 

FAQ zu SAP Zeiterfassung

Was ist SAP Zeiterfassung?

SAP Zeiterfassung ist eine webbasierte Lösung, mit der Mitarbeiter die Aufgaben der Zeitwirtschaft SAP und des Zeitmanagements schnell und unkompliziert selbst erledigen können.

Gibt es SAP Zeiterfassung als APP?

Da die SAP Zeiterfassung eine webbasierte Lösung ist, können auch Apps für Desktop sowie Mobilgeräte erstellt werden.

Was kostet die SAP Zeiterfassung?

Die kosten für SAP Zeiterfassung sind nicht pauschal kalkulierbar, hier hat jeder Kunde seine eigene Umgebung und Kostenstellen.

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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