SAP Employee Self-Services

Guido Klempien

 - 16. Juni 2021

Arbeitszeitmanagement wird immer komplexer: Arbeitgeber möchten dem Wunsch der Mitarbeiter nach flexiblen Arbeitszeitmodellen und einer ausgewogenen Work-Life-Balance nachkommen. Gleichzeitig müssen sie sich an betrieblichen Bedarfen orientieren und nicht zuletzt die Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und des EuGH-Urteils zur Zeiterfassung einhalten. Wie digitale Lösungen Sie dabei unterstützen können, diese Anforderungen umzusetzen, erfahren Sie hier.

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Zeiterfassung ist zukünftig gesetzlich verpflichtend

Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) wird Zeiterfassung in Zukunft gesetzlich verpflichtend. Wo Arbeitgeber bisher lediglich dazu angehalten waren, Überstunden ihrer Mitarbeiter zu protokollieren, müssen sie Arbeits- und Pausenzeiten nach dem Beschluss in Zukunft lückenlos dokumentieren. Am effektivsten lassen sich diese Vorgaben mithilfe einer digitalen Lösung umsetzen. Im Folgenden möchte ich Ihnen zunächst zwei Lösungen für das digitale Zeitmanagement im SAP vorstellen, die ich Ihnen, je nach Ihren individuellen Anforderungen, empfehlen kann. Es handelt sich um SAP HCM Zeitwirtschaft (PT) und um SAP SuccessFactors Employee Central Time Management.

SAP Zeiterfassung und Zeitmanagement

SAP HCM Zeitwirtschaft

Mit SAP HCM Zeitwirtschaft können Sie auch komplexe Arbeitszeit-Modelle präzise und automatisiert abbilden. Für eine effiziente Entgeltabrechnung nutzen Sie die nahtlose Verbindung zum SAP HCM Abrechnungsmodul sowie die damit verbundenen Auswertungs- und Zeitmanagementmöglichkeiten.

Das Modul Zeitwirtschaft bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Eine zuverlässige Verarbeitung von geleisteten Arbeitszeiten
• Bewertung von Zeiten nach betrieblichen Anforderungen
• Ein nahtloses Zusammenspiel mit der SAP-HCM-Personalabrechnung
• Automatisierte, regelbasierte Zuschlags- und Abzugsberechnung
• Eine sichere Abbildung komplexer Zeitkonten
• Optionale Self-Service-Oberflächen für Mitarbeiter
• Präzise Dokumentation, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten
• Automatisierte Kontrolle der Ist-Arbeitszeit vs. Soll-Arbeitszeit
• Eine schnelle Berechnung von Zeitsalden und Boni
• Eine effiziente und flexible Kapazitätsplanung

Für wen eignet sich SAP HCM Zeitwirtschaft?

SAP HCM Zeitwirtschaft ist genau das Richtige für Unternehmen, die z. B. durch Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, Schichtmodelle o. ä. komplexe Anforderungen an ihre Zeitwirtschaft haben.

SAP SuccessFactors Employee Central Time Management

SAP SuccessFactors Employee Central Time Management bietet eine einfache Lösung für das An- und Abwesenheitsmanagement für Unternehmen ohne komplexe Zeitwirtschaftsanforderungen.

SuccessFactors Employee Central Time Management bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Integrierter Bestandteil von SAP SuccessFactors Employee Central
• Als Self-Service mobil von überall verfügbar
• Unterstützt beim An- und Abwesenheitsmanagement:
  • EC Time Off = Abwesenheitsmanagement
  • EC Payroll Time Sheet = Anwesenheitsmanagement („Stechuhr“)
• Echtzeitinformationen durch Integration in die SAP SuccessFactors HCM-Suite
• Einfach zu bedienende Schnittstelle, um Abwesenheitsereignisse und Rückstellungen zu verwalten
• Das Payroll Time Sheet bietet ein attraktives UI zur Unterstützung der Benutzerfreundlichkeit
• Globale An- und Abwesenheitsarten werden direkt unterstützt
• Daten aus der Zeitwirtschaft sind in die zentrale Personalabrechnung der Mitarbeiter integriert und können von anderen Personalabrechnungsanbietern problemlos zur Verarbeitung gelesen werden

Für wen eignet sich SuccessFactors Employee Central Time Management?

Time Management ist für Sie genau richtig, wenn Sie SAP SuccessFactors Employee Central (Payroll) im Einsatz haben und relativ einfache Anforderungen an Ihre Zeiterfassung stellen.

Webinar: So digitalisieren Sie Ihre Zeiterfassung in SAP

SAP- und Zeiterfassungsexperte Marvin Mosler geht auf die aktuellen Herausforderungen ein und zeigt Ihnen welche Möglichkeiten Sie im SAP Standard zur Erfassung der Arbeitszeiten haben.

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Nützliche ESS/MSS-Add-ons für Ihr digitales Arbeitszeitmanagement

Im SAP-Standard fehlen noch wichtige Prozesse zum arbeitsrechtskonformen Management von Arbeitszeiten. Nicht abgebildet werden zum Beispiel:

• Das Erfassen von Mehrarbeit durch Vorgesetzte oder Mitarbeiter
• Das Hinterlegen von Rufbereitschaftseinsätzen und deren Vergütung
• Die proaktive Eskalation bei größeren Arbeitszeitverstößen für Vorgesetzte, Personaler bzw. Betriebsräte
• Die Protokollierung der Abarbeitung dieser Arbeitszeitverstöße
• Das Cockpit für Vorgesetzte für eine Übersicht über Gleitzeitstände, Urlaubsstände, Mehrarbeiten, Rufbereitschaften und Zeitverstöße von Mitarbeitern

Unsere SAP HCM Entwickler haben die SAP Standard-Services daher um einige Anwendungen erweitert. Aktuell bieten wir Ihnen folgende Add-ons:

• Mehrarbeitsantrag für Mitarbeiter und Vorgesetzte
• Zeiterfassung per App: Über eine App haben Ihre Mitarbeiter ihre Stempeluhr immer in der Tasche und können sich flexibel ein- und ausstempeln
• Manager Reporting Cockpit: Eine Oberfläche, in der Personalsachbearbeiter, Betriebsräte und Vorgesetzte einen Überblick über sämtliche Mitarbeiterdaten wie z. B. Gleitzeitstand, Urlaube, Mehrarbeiten, Geburtstagslisten, Eintritte etc. erhalten können. Dabei ist die Oberfläche individuell anpassbar.
• Teamkalender Add-on: ermöglicht es, einen organisationsübergreifenden Überblick über die Abwesenheiten von Mitarbeitern zu gewinnen und sich eigene Varianten von Teamkalendersichten zu erstellen. Ein weiteres Feature: Mitarbeiter können untereinander Freigabe für Kalender erstellen.

Im Folgenden möchte ich auf einige Add-ons genauer eingehen.

Zeitbuchungskorrektur-Add-on für SAP CATS

Im Alltag kommt es immer wieder vor, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht mit der automatisch vorgegebenen Arbeitszeit in CATS übereinstimmt, sodass eine Zeitbuchungskorrektur fällig wird. Die Gründe für eine abweichende Arbeitszeit sind vielfältig:

• Botengänge
• externe Seminare
• Dienstreisen
• Firmenveranstaltungen
• falsche Bedienung der Zugangskontrolle
• Fehler in der SAP-Zeiterfassung
• Zeiterfassung im Home-Office

Im anwendungsübergreifenden Arbeitszeitblatt (CATS) sind Arbeitszeiten oft nicht oder nur umständlich änderbar. Wir haben deshalb eine Lösung entwickelt, mit der Sie bequem und schnell Zeitbuchungskorrekturen vornehmen können. Die bearbeiteten Vorgabezeiten werden in das Arbeitszeitblatt importiert und dem entsprechenden Mitarbeiter automatisch angezeigt. Sie können sich die Zeitbuchungskorrektur auch optional protokollieren und auswerten lassen, um Missbrauch zu verhindern und Fehlerquellen analysieren zu können.

Das Add-on beschleunigt den Korrekturprozess und verringert das Auftreten von Fehlern.

ESS/MSS-Add-on: Arbeitszeitnachweise versenden und archivieren

Versenden Sie wichtige Arbeitszeit-Dokumente noch per Post? Zeitnachweise, Entgeltnachweise, Arbeitszeugnisse und Lohnsteuerbescheinigungen können Sie mithilfe des Add-ons für SAP HCM  digital versenden und damit wertvolle Zeit sparen.

Unsere Bescheinigungs- und Dokumentenzentrale bietet einen vollständigen Self-Service: Ihre Mitarbeiter können über das Add-on die von Ihnen ausgewählten Bescheinigungen und Dokumente selbst ansehen, ausdrucken und downloaden.

Die Self-Services entlasten die Personalabteilung, sodass hier Kapazitäten für strategisch relevantere Aufgaben frei werden. Über das Add-on können Mitarbeiter übrigens nicht nur Arbeitszeitnachweise und -bescheinigungen versenden. Die integrierte Kenntnisnahme- und Archivierungsfunktion ermöglicht es ihnen, Zeiten komplett digital zu erfassen.

Mobiles Add-on: Zeiterfassungs-App

Mit der transaktionalen Zeiterfassungs-App ist das Ein- und Ausstempeln mit nur einem Klick möglich. Nach dem einfachen Aufbau müssen Anwender nur einen Button betätigen, um eine Zeitbuchung vorzunehmen. Dabei ändert sich der Text des Buttons automatisch. So zeigt er „Kommen“ an, wenn der Arbeitstag beginnt, und „Gehen“, wenn der Mitarbeiter den Arbeitstag beendet. Bei einem Klick auf den Button bucht die App immer automatisch die aktuelle Uhrzeit, wodurch sie Tippfehler ausschließt. Des Weiteren zeigt die App seinen Anwendern immer die letzten Buchungen an, sodass diese nicht den Überblick verlieren.

Fazit

Mit einer effizienten digitalen Zeiterfassung stellen Sie nicht nur sicher, dass Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen korrekt erfasst und Ihre Mitarbeiter angemessen vergütet werden. Sie sind zudem auch in Zukunft auf der sicheren Seite, wenn die von dem EuGH vorgeschriebene lückenlose Erfassung der Arbeitszeit gesetzlich verpflichtend wird.

In diesem Beitrag haben Sie zwei verschiedene Lösungen zur Zeiterfassung sowie einige nützliche ESS/MSS-Add-ons kennengelernt. In unserem Webinar „So digitalisieren Sie Ihre Zeiterfassung in SAP“ erfahren Sie von unserem SAP-Zeiterfassungsexperten Marvin Mosler, wie Sie die Zeiterfassung mit minimalem Aufwand und kurzen Genehmigungsprozessen gesetzeskonform und möglichst automatisiert umsetzen können. Ich freue mich, Sie dort begrüßen zu können.

Haben Sie noch konkrete Fragen hierzu, oder stehen Sie vor Herausforderungen, bei denen Sie sich Unterstützung wünschen? Melden Sie sich gerne bei uns. Ich freue mich auf Ihren Kontakt.

FAQ zu SAP Zeiterfassung

Was ist SAP Zeiterfassung?

SAP Zeiterfassung ist eine webbasierte Lösung, mit der Mitarbeiter die Aufgaben der Zeitwirtschaft SAP und des Zeitmanagements schnell und unkompliziert selbst erledigen können.

Gibt es SAP Zeiterfassung als APP?

Da die SAP Zeiterfassung eine webbasierte Lösung ist, können auch Apps für Desktop sowie Mobilgeräte erstellt werden.

Was kostet die SAP Zeiterfassung?

Die kosten für SAP Zeiterfassung sind nicht pauschal kalkulierbar, hier hat jeder Kunde seine eigene Umgebung und Kostenstellen.

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Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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