Endlich das Aktenchaos beseitigen, Archivräume voller Mitarbeiterdokumente räumen und die dokumentenbasierten HR-Prozesse übersichtlich und leicht zugänglich gestalten. All dies bewirkt die Einführung einer Digitalen Personalakte, wahlweise mit oder ohne die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS).
Von der Anforderungsaufnahme über die Ausschreibungsphase bis hin zur Wahl und Implementierungsbegleitung der zu Ihnen passenden Software: Wir bieten Ihnen auf Fachexpertise und Marktkenntnissen beruhende, unabhängige Unterstützung in der Anbieterauswahl für die Digitale Personalakte. Sparen Sie Zeit und Ressourcen auf dem Weg zur Effizienzsteigerung Ihrer dokumentenbasierten HR-Prozesse. Wir bieten Ihnen eine zuverlässige Partnerschaft, die Ihnen die bestmögliche Lösung für Ihre digitale Personalakte garantiert.
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Kostenloses Erstgespräch vereinbarenIn der Verwaltung von mitarbeiterbezogenen Dokumenten gibt es einen zentralen Faktor, der immer wieder die Arbeitsprozesse der HR-Abteilung ausbremst: Papierakten. Nicht nur, dass diese mit der Zeit und mit steigender Mitarbeiterzahl viel Platz einnehmen, auch die Suche nach den benötigten Dokumenten kann schnell unübersichtlich werden. Besonders ärgerlich ist es, wenn Sie zeitnah Zugriff zu den Dokumenten benötigen, die Akte jedoch an einem anderen Standort liegt und per gesichertem Versand mit Schutz vor Einsichtnahme durch Dritte zu Ihnen geschickt werden muss – oder im Worst Case sogar gänzlich unklar ist, wo die Akte derzeit im Umlauf ist. Dazu kommt, dass Sie diese personenbezogenen Daten entsprechend schützen müssen – sei es vor Diebstahl, Missbrauch oder um den aktuellen Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO gerecht zu werden. All diese Punkte führen in erster Linie zu drei zentralen Nachteilen: erhöhtem Zeit-, Ressourcen- und Kostenaufwand.
Die Einführung einer digitalen Personalakte macht dokumentenbasierte HR-Prozesse in Ihrer Personalabteilung effizient, übersichtlich und sicher: Durch die digitale Speicherung der Daten und die Volltextsuche leeren Sie Ihre Aktenarchive und finden mit wenigen Klicks alle benötigten Informationen zu Ihren Mitarbeitenden in einer digitalen Ablage – egal, von wo aus Sie darauf zugreifen möchten. Klare Berechtigungsrollen, Verschlüsselung und Passwortschutz sorgen dabei für den Schutz Ihrer sensiblen Mitarbeiterdaten. Kombinieren Sie Ihre digitale Personalakte mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS), sparen Sie Zeit und reduzieren manuelle Fehlerquellen dank der automatischen Generierung und Ablage von Dokumenten. Employee-Self-Services ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, Daten eigenständig zu verwalten und auch Anträge wie bspw. Urlaubsanträge digital einzureichen.
All diese Funktionalitäten entlasten nicht nur Ihre Mitarbeitenden in der Personalabteilung: Sie beschleunigen deutlich Ihre HR-Prozesse und schaffen Freiräume für wichtige Aufgaben der Personalabteilung abseits der administrativen Aufgaben.
„Eingangs haben wir uns gefragt, ob wir wirklich Unterstützung von einem externen Dienstleister benötigen. Am Ende kann ich sagen: Ja, die mindsquare hat uns wirklich große Hilfe geleistet. Ob nun in der Konzeption, bei der Erstellung eines Anforderungskataloges oder bei Vorauswahl und Ausschreibung für den passenden Lösungsanbieter einer digitalen Personalakte: Die Unterstützung der mindsquare-Experten war in Summe eine starke Entlastung für uns.“
– Frau Lysann Waschke, Personalreferentin SachsenEnergie AG
Anbieterunabhängige Beratung
Wir sondieren den gesamten Softwaremarkt und agieren dabei vollkommen anbieterunabhängig. Unser Ziel: Die eine Lösung zu finden, die die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder optimal abdeckt und Ihnen den besten ROI liefert.
Mehr als 15 Jahre Erfahrung im HR-IT-Consulting
Als HR-IT-Experten kennen wir nicht nur das technisch Machbare. Nach hunderten von Kundenprojekten verstehen wir auch die HR-Herausforderungen sehr genau. Unsere Stärke liegt darin, beide Welten bestmöglich zu verbinden.
Maximale digitale Wertschöpfung
Sie wünschen sich über die Erarbeitung der für Sie passenden digitalen Personalakte hinaus Unterstützung in der Transformation Ihres HR-Managements? Wir arbeiten ganzheitlich und begleiten Sie bei Strategie, Konzeption und Einführung neuer digitaler Prozesse.
Ich freue mich auf Ihren Anruf und berate Sie gerne, kostenlos und unverbindlich!
Alexander Graf
Bereichsleiter HR IT
0211 9462 8572-45
graf@activate-hr.de
Digitale Personalakte: Wissen im Überblick
Die Digitale Personalakte vereinfacht HR-Verwaltungsprozesse und leert Ihre Aktenarchive. Mehr zu Umfang der digitalen Personalakte, ihren Vorteilen und möglichen Software-Anbietern lesen Sie hier.
Digitale Personalakte & Dokumentenmanagement
Wo genau liegen eigentlich die Unterschiede zwischen digitaler Personalakte & Dokumentenmanagement-System (DMS)? Lesen Sie hier alles zu den wesentlichen Unterscheidungen.
Leitfaden zur Auswahl einer digitalen Personalakte
Wie wählen Sie die geeignete digitale Personalakte für Ihr Unternehmen aus? In diesem Beitrag lernen Sie ein 5-Phasen-Vorgehensmodell kennen, das Ihnen im Entscheidungsprozess hilfreich sein kann.
Wenn Sie mehr über unsere Auswahlberatung zu digitalen Personalakte erfahren oder ein individuelles Angebot einholen möchten, kontaktieren Sie uns.
Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützt Sie bei der Auswahl der passenden HR-Software für Ihr Unternehmen.
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