SAP CATS

SAP CATS

Bei SAP CATS (Cross Application Time Sheet) handelt es sich um ein Arbeitszeitblatt, mit dem die Arbeitszeiten und Tätigkeiten von Mitarbeitern erfasst werden – hierzu sind Arbeitgeber in der EU nach einem Urteil. Das Urteil des europäischen Gerichtshofes Zukunft verpflichtet. Auch andere betriebswirtschaftliche Prozesse, die mit Mitarbeitern zusammenhängen, werden mit dem System unkompliziert gesteuert. Hierunter zählen unter anderem die Bezahlung, Rechnung oder Projektfortschrittskontrolle. Der große Vorteil der Anwendung liegt darin, dass Nutzer ihre Arbeitszeit selbstständig erfassen können und andere Fachabteilungen hierdurch deutlich entlastet werden.

Anwendungsoberflächen

Das Arbeitszeitblatt kann mit verschiedenen Benutzeroberflächen ausgefüllt werden, hierdurch wird es unterschiedlichen Anforderungen gerecht und lässt sich flexibel in verschiedene Unternehmensbereiche integrieren.

CATS classic

Die Anwendungsoberfläche „CATS classic“ eignet sich besonders für diejenigen Mitarbeiter, die auch andere Aufgaben mit dem SAP-System erfüllen – für eine personenübergreifende Arbeitszeiterfassung ist die genannte Nutzeroberfläche ebenfalls die geeignetste Lösung. Über „CATS classic“ können Angestellte die Arbeitszeiten in Stunden und mit Start- und Enduhrzeiten dokumentieren, Reisedaten erfassen, die Arbeitszeiten mehrerer Personen festhalten und sich Informationen über die erfasste Arbeitszeit in 3 verschiedenen Sichten anzeigen lassen. Zudem lässt sich die Anwendungsoberfläche an die Bedürfnisse verschiedener Nutzer anpassen. Mit Vorschlagswerten, einem Arbeitsvorrat und persönlichen Vorlagen können Mitarbeiter die Dateneingabe außerdem einfacher gestalten.

Kommen Gehen App – Mobile Zeiterfassung

Als moderne Fiori App haben Sie Ihre Stempeluhr in der Hosentasche, nur mit einem Klick ist Ihre Kommenzeit oder Gehenzeit gebucht.

CATS regular

„CATS regular“ ist als Benutzeroberfläche für Employee Self-Services im Webbrowser konzipiert worden. Die Web-Applikation erlaubt es Nutzern, Arbeitsleistungen zu dokumentieren und diese dann einzelnen Projekten im SAP-System zuzuordnen. Auf der Startseite von „Cats regular“ werden Mitarbeitern Links zu verschiedenen Services zur Verfügung gestellt. Angestellte können sich die Arbeitszeiterfassung mit insgesamt 2 Sichten anzeigen lassen. Mit der Wochensicht bekommen sie einen Überblick über die aufgezeichneten Arbeitsleistungen – sie eignet sich daher besonders für Mitarbeiter, die verschiedene Tätigkeiten innerhalb einer Woche erfasst haben. In der Tagessicht lassen sich die Arbeitsleistungen eines Tages überblicken. Sie ermöglicht es Nutzern, ihre Tätigkeiten mit Uhrzeiten zu dokumentieren und mit einem kurzen Text zu beschreiben. Über einen Kalender haben Anwender die volle Übersicht über ihre Arbeitszeiten in einem Zeitraum von mehreren Monaten.

Mobile Time Sheet

Die Nutzeroberfläche funktioniert ebenfalls über den Webbrowser und wurde für die Verwendung mit Notebooks angefertigt. Vor allem Mitarbeiter, die nicht ständig mit dem SAP-System verbunden sind, können mit Mobile Time Sheet (MTS) ihre Arbeitszeiten festhalten, da es die eingegebenen Arbeitszeiten in einer eigenen Datenablage auf dem Notebook speichert. Sobald die Verbindung mit dem SAP-System wieder aufgebaut wird, können die erfassten Arbeitszeiten übertragen werden. Dabei werden einzelne Datensätze oder alle Datensätze auf einmal weitergeleitet. Nutzer können sich im MTS außerdem Detailinformationen zu einzelnen Daten anzeigen lassen. Änderungen, die mit Customizing betrieben wurden, werden automatisch auf MTS übertragen. Obwohl sich das System für Mitarbeiter, die nicht regelmäßig vor Ort im Unternehmen sein können, lohnt, gilt es mittlerweile als veraltet.

CATS für service providers

Die Anwendungsoberfläche „CATS for service providers“ lässt sich nutzen, um Zeitkomponenten einer bestimmten Tätigkeit, z. B. Normalstunden, Überstunden und Fahrtstunden, zu erfassen. Hierzu legen Nutzer Rahmendaten an, die auch für mehrere Tage gelten können und die Komponenten festhalten. Das System kann vor allem für externe Mitarbeiter, z. B. Arbeitskräfte von Zeitarbeitsfirmen, verwendet werden – deren Zeiterfassung muss nach dem EuGH-Urteil ebenfalls gewährleistet sein.

My Timesheet

Diese Nutzeroberfläche ist Teil von SAP Fiori und wird daher auf mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones betrieben. Anwender können sowohl Zeiten als auch ihre Leistungen erfassen und verfügen über die komplette Systemfunktion. Die Lösung funktioniert on- und offline und lässt sich durch Customizing flexibel anpassen.

Berechtigungen mit SAP CATS

Weil es sich bei Arbeitsblattdaten um sensible Informationen handelt, müssen sie vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt werden – dies gelingt mit einem Berechtigungskonzept. Mit SAP CATS können Verantwortliche hierzu Rollen an Mitarbeiter vergeben, in denen definiert ist, auf welche Erfassungsprofile sie zugreifen und ob sie Genehmigungsprozesse anstoßen dürfen. Anwender weisen die Rollen mit der Transaktion PFCG zu – das System enthält bereits Standardrollen für verschiedene Mitarbeitergruppen, die aber auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden sollten.

Erfasste Arbeitszeiten genehmigen

Die Daten, die mit SAP CATS erfasst werden, müssen von Verantwortungsträgern für die Verwendung für bestimmte Zwecke, z. B. die Lohnabrechnung, kontrolliert und freigegeben werden. Damit dies funktioniert, wird für jedes Erfassungsprofil angegeben, ob die Daten für entsprechende Genehmigungsprozesse verwendet werden dürfen. Für die Durchführung von Genehmigungsverfahren müssen Verantwortliche in SAP CATS festlegen, welche Daten genehmigt werden sollen, wer für die Genehmigung zuständig ist und welche Anwendungen für die Genehmigung eingesetzt werden dürfen. Hierbei muss der Genehmiger über spezielle Berechtigungen verfügen. Im Falle einer abgelehnten Genehmigung, kann er dem Mitarbeiter mit dem System über die Gründe der Ablehnung informieren. Auch nach einer erfolgten Genehmigung können Mitarbeiter ihre erfassten Datensätze ändern – in diesem Fall durchlaufen die geänderten Daten den Genehmigungsprozess erneut.

Zeitabgleich Arbeitsblatt

Mit dem Zeitabgleich Arbeitsblatt (Report RCATSCMP) können Verantwortliche Unstimmigkeiten, die entstanden sind, in dem Mitarbeiter zu viel oder zu wenig Arbeitszeit angegeben haben, identifizieren. SAP CATS informiert die betroffenen Angestellten automatisch per Mail. Beim Ermitteln von Unstimmigkeiten filtern Anwender die Arbeitsblätter nach verschiedenen Mitarbeitergruppen und unterschiedlichen Fehlern. So lassen sich zum Beispiel Tage, für die keine Zeiten erfasst wurden, unkompliziert finden. Je nach Art der Selektion können sich Anwender Daten anzeigen lassen, für die zu wenig, zu viel oder gar keine Zeit erfasst wurde. Wenn sich Nutzer Arbeitsblätter für einen bestimmten Zeitraum anschauen, sind diejenigen Blätter, die laut den Suchkriterien unstimmige Arbeitszeiten aufweisen, farblich markiert.

Archivierung von Arbeitszeitblättern

Nicht mehr verwendete Arbeitsblätter können archiviert werden – dabei werden sie in eine externe Datei übertragen. Für die Archivierung benutzen Anwender die SAP-Funktion „Datenarchivierung“ und greifen dort auf das Archivierungsobjekt CATS_DATA zu. Für die Umsetzung der DSVGO ist diese Funktion sehr relevant – bei einer Umsetzung eines Löschkonzeptes mit SAP ILM (Information Lifecycle Management) sollte sie mitberücksichtigt werden.

Fazit

Mit SAP CATS kann das aktuelle Urteil des europäischen Gerichtshofes, das Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitszeiten zu dokumentieren, problemlos eingehalten werden. Weil Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten dabei selbst erfassen, entsteht durch diesen Prozess kaum zusätzlicher Aufwand in anderen Fachabteilungen. Durch verschiedene Anwendungsoberflächen profitieren verschiedene Mitarbeitergruppen – sie beziehen nicht nur Self-Services in Webbrowsern mit ein, sondern sorgen dafür, dass Arbeitszeiten außerhalb des SAP Systems protokolliert werden können. Mit der Einführung von Berechtigungskonzepten werden Bestimmungen zum Datenschutz berücksichtigt. Auch Genehmigungsprozesse werden mit SAP CATS gesteuert, indem festgelegt wird, welcher Mitarbeiter welche Prozesse genehmigen darf. Im Falle einer abgelehnten Genehmigung kann der Verantwortliche den Mitarbeiter mit dem System über die Gründe informieren. Zudem lassen sich Unstimmigkeiten in der Arbeitszeiterfassung mit der Anwendung entdecken – Mitarbeiter können dann per Mail darüber informiert werden.

Informationen rund um SAP CATS finden Sie auf unserem Blog. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie weitere Fragen zu dem Thema haben.


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