Guido Klempien
 - 3. Juni 2019

SAP CATS

SAP CATS Bei SAP CATS (Cross Application Time Sheet) handelt es sich um ein Arbeitszeitblatt, mit dem die Arbeitszeiten und TĂ€tigkeiten von Mitarbeitern erfasst werden – hierzu sind Arbeitgeber in der EU nach einem Urteil des europĂ€ischen Gerichtshofes in Zukunft verpflichtet. Auch andere betriebswirtschaftliche Prozesse, die mit Mitarbeitern zusammenhĂ€ngen, werden mit dem System unkompliziert gesteuert. Hierunter zĂ€hlen unter anderem die Bezahlung, Rechnung oder Projektfortschrittskontrolle. Der große Vorteil der Anwendung liegt darin, dass Nutzer ihre Arbeitszeit selbststĂ€ndig erfassen können und andere Fachabteilungen hierdurch deutlich entlastet werden.

AnwendungsoberflÀchen

Das Arbeitszeitblatt kann mit verschiedenen BenutzeroberflĂ€chen ausgefĂŒllt werden, hierdurch wird es unterschiedlichen Anforderungen gerecht und lĂ€sst sich flexibel in verschiedene Unternehmensbereiche integrieren.

CATS classic

Die AnwendungsoberflĂ€che „CATS classic“ eignet sich besonders fĂŒr diejenigen Mitarbeiter, die auch andere Aufgaben mit dem SAP-System erfĂŒllen – fĂŒr eine personenĂŒbergreifende Arbeitszeiterfassung ist die genannte NutzeroberflĂ€che ebenfalls die geeignetste Lösung. Über „CATS classic“ können Angestellte die Arbeitszeiten in Stunden und mit Start- und Enduhrzeiten dokumentieren, Reisedaten erfassen, die Arbeitszeiten mehrerer Personen festhalten und sich Informationen ĂŒber die erfasste Arbeitszeit in 3 verschiedenen Sichten anzeigen lassen. Zudem lĂ€sst sich die AnwendungsoberflĂ€che an die BedĂŒrfnisse verschiedener Nutzer anpassen. Mit Vorschlagswerten, einem Arbeitsvorrat und persönlichen Vorlagen können Mitarbeiter die Dateneingabe außerdem einfacher gestalten.

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CATS regular

„CATS regular“ ist als BenutzeroberflĂ€che fĂŒr Employee Self-Services im Webbrowser konzipiert worden. Die Web-Applikation erlaubt es Nutzern, Arbeitsleistungen zu dokumentieren und diese dann einzelnen Projekten im SAP-System zuzuordnen. Auf der Startseite von „Cats regular“ werden Mitarbeitern Links zu verschiedenen Services zur VerfĂŒgung gestellt. Angestellte können sich die Arbeitszeiterfassung mit insgesamt 2 Sichten anzeigen lassen. Mit der Wochensicht bekommen sie einen Überblick ĂŒber die aufgezeichneten Arbeitsleistungen – sie eignet sich daher besonders fĂŒr Mitarbeiter, die verschiedene TĂ€tigkeiten innerhalb einer Woche erfasst haben. In der Tagessicht lassen sich die Arbeitsleistungen eines Tages ĂŒberblicken. Sie ermöglicht es Nutzern, ihre TĂ€tigkeiten mit Uhrzeiten zu dokumentieren und mit einem kurzen Text zu beschreiben. Über einen Kalender haben Anwender die volle Übersicht ĂŒber ihre Arbeitszeiten in einem Zeitraum von mehreren Monaten.

Mobile Time Sheet

Die NutzeroberflĂ€che funktioniert ebenfalls ĂŒber den Webbrowser und wurde fĂŒr die Verwendung mit Notebooks angefertigt. Vor allem Mitarbeiter, die nicht stĂ€ndig mit dem SAP-System verbunden sind, können mit Mobile Time Sheet (MTS) ihre Arbeitszeiten festhalten, da es die eingegebenen Arbeitszeiten in einer eigenen Datenablage auf dem Notebook speichert. Sobald die Verbindung mit dem SAP-System wieder aufgebaut wird, können die erfassten Arbeitszeiten ĂŒbertragen werden. Dabei werden einzelne DatensĂ€tze oder alle DatensĂ€tze auf einmal weitergeleitet. Nutzer können sich im MTS außerdem Detailinformationen zu einzelnen Daten anzeigen lassen. Änderungen, die mit Customizing betrieben wurden, werden automatisch auf MTS ĂŒbertragen. Obwohl sich das System fĂŒr Mitarbeiter, die nicht regelmĂ€ĂŸig vor Ort im Unternehmen sein können, lohnt, gilt es mittlerweile als veraltet.

CATS fĂŒr service providers

Die AnwendungsoberflĂ€che „CATS for service providers“ lĂ€sst sich nutzen, um Zeitkomponenten einer bestimmten TĂ€tigkeit, z. B. Normalstunden, Überstunden und Fahrtstunden, zu erfassen. Hierzu legen Nutzer Rahmendaten an, die auch fĂŒr mehrere Tage gelten können und die Komponenten festhalten. Das System kann vor allem fĂŒr externe Mitarbeiter, z. B. ArbeitskrĂ€fte von Zeitarbeitsfirmen, verwendet werden – deren Zeiterfassung muss nach dem EuGH-Urteil ebenfalls gewĂ€hrleistet sein.

My Timesheet

Diese NutzeroberflĂ€che ist Teil von SAP Fiori und wird daher auf mobilen GerĂ€ten wie Tablets oder Smartphones betrieben. Anwender können sowohl Zeiten als auch ihre Leistungen erfassen und verfĂŒgen ĂŒber die komplette Systemfunktion. Die Lösung funktioniert on- und offline und lĂ€sst sich durch Customizing flexibel anpassen.

Berechtigungen mit SAP CATS

Weil es sich bei Arbeitsblattdaten um sensible Informationen handelt, mĂŒssen sie vor dem Zugriff durch Unbefugte geschĂŒtzt werden – dies gelingt mit einem Berechtigungskonzept. Mit SAP CATS können Verantwortliche hierzu Rollen an Mitarbeiter vergeben, in denen definiert ist, auf welche Erfassungsprofile sie zugreifen und ob sie Genehmigungsprozesse anstoßen dĂŒrfen. Anwender weisen die Rollen mit der Transaktion PFCG zu – das System enthĂ€lt bereits Standardrollen fĂŒr verschiedene Mitarbeitergruppen, die aber auf die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden sollten.

Erfasste Arbeitszeiten genehmigen

Die Daten, die mit SAP CATS erfasst werden, mĂŒssen von VerantwortungstrĂ€gern fĂŒr die Verwendung fĂŒr bestimmte Zwecke, z. B. die Lohnabrechnung, kontrolliert und freigegeben werden. Damit dies funktioniert, wird fĂŒr jedes Erfassungsprofil angegeben, ob die Daten fĂŒr entsprechende Genehmigungsprozesse verwendet werden dĂŒrfen. FĂŒr die DurchfĂŒhrung von Genehmigungsverfahren mĂŒssen Verantwortliche in SAP CATS festlegen, welche Daten genehmigt werden sollen, wer fĂŒr die Genehmigung zustĂ€ndig ist und welche Anwendungen fĂŒr die Genehmigung eingesetzt werden dĂŒrfen. Hierbei muss der Genehmiger ĂŒber spezielle Berechtigungen verfĂŒgen. Im Falle einer abgelehnten Genehmigung, kann er dem Mitarbeiter mit dem System ĂŒber die GrĂŒnde der Ablehnung informieren. Auch nach einer erfolgten Genehmigung können Mitarbeiter ihre erfassten DatensĂ€tze Ă€ndern – in diesem Fall durchlaufen die geĂ€nderten Daten den Genehmigungsprozess erneut.

Zeitabgleich Arbeitsblatt

Mit dem Zeitabgleich Arbeitsblatt (Report RCATSCMP) können Verantwortliche Unstimmigkeiten, die entstanden sind, in dem Mitarbeiter zu viel oder zu wenig Arbeitszeit angegeben haben, identifizieren. SAP CATS informiert die betroffenen Angestellten automatisch per Mail. Beim Ermitteln von Unstimmigkeiten filtern Anwender die ArbeitsblĂ€tter nach verschiedenen Mitarbeitergruppen und unterschiedlichen Fehlern. So lassen sich zum Beispiel Tage, fĂŒr die keine Zeiten erfasst wurden, unkompliziert finden. Je nach Art der Selektion können sich Anwender Daten anzeigen lassen, fĂŒr die zu wenig, zu viel oder gar keine Zeit erfasst wurde. Wenn sich Nutzer ArbeitsblĂ€tter fĂŒr einen bestimmten Zeitraum anschauen, sind diejenigen BlĂ€tter, die laut den Suchkriterien unstimmige Arbeitszeiten aufweisen, farblich markiert.

Archivierung von ArbeitszeitblÀttern

Nicht mehr verwendete ArbeitsblĂ€tter können archiviert werden – dabei werden sie in eine externe Datei ĂŒbertragen. FĂŒr die Archivierung benutzen Anwender die SAP-Funktion „Datenarchivierung“ und greifen dort auf das Archivierungsobjekt CATS_DATA zu. FĂŒr die Umsetzung der DSVGO ist diese Funktion sehr relevant – bei einer Umsetzung eines Löschkonzeptes mit SAP ILM (Information Lifecycle Management) sollte sie mitberĂŒcksichtigt werden.

Fazit

Mit SAP CATS kann das aktuelle Urteil des europĂ€ischen Gerichtshofes, das Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitszeiten zu dokumentieren, problemlos eingehalten werden. Weil Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten dabei selbst erfassen, entsteht durch diesen Prozess kaum zusĂ€tzlicher Aufwand in anderen Fachabteilungen. Durch verschiedene AnwendungsoberflĂ€chen profitieren verschiedene Mitarbeitergruppen – sie beziehen nicht nur Self-Services in Webbrowsern mit ein, sondern sorgen dafĂŒr, dass Arbeitszeiten außerhalb des SAP Systems protokolliert werden können. Mit der EinfĂŒhrung von Berechtigungskonzepten werden Bestimmungen zum Datenschutz berĂŒcksichtigt. Auch Genehmigungsprozesse werden mit SAP CATS gesteuert, indem festgelegt wird, welcher Mitarbeiter welche Prozesse genehmigen darf. Im Falle einer abgelehnten Genehmigung kann der Verantwortliche den Mitarbeiter mit dem System ĂŒber die GrĂŒnde informieren. Zudem lassen sich Unstimmigkeiten in der Arbeitszeiterfassung mit der Anwendung entdecken – Mitarbeiter können dann per Mail darĂŒber informiert werden.

Informationen rund um SAP CATS finden Sie auf unserem Blog. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie weitere Fragen zu dem Thema haben.

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer ĂŒber spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu fĂŒhren.

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