SuccessFactors Employee Central

SuccessFactors Employee Central

Bereits seit 2012 ist es möglich erste SAP HR-Prozesse mit SuccessFactors als Cloudlösung in die Cloud zu transferieren. Employee Central bildet den HR Core mit diesem Modul ab, wobei die Funktionen im Wesentlichen, denen der On-Premise-Lösung SAP HCM entsprechen. Alle Kernprozesse des HCM-Systems werden im Modul Employee Central gebündelt, sodass das Stammdatenmanagement vollständig von Employee Central übernommen wird. Darüber hinaus bildet Employee Central die Basis für alle anderen SuccessFactors-Module, besonders das Talentmanagement, aber auch Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft und die Gehaltsabrechnung können aktuell noch nicht vollkommen über Employee Central in der Cloud abgewickelt werden. Aktuell ist dies in Hybrid Ansätzen möglich.
Employee Central bietet ebenfalls eine Schnittstelle, um externe Systeme anzubinden. Über das Metadata Framework kann Employee Central mit individuellen Daten erweitert werden, sodass ein globales Datensystem mit umfassenden Personal- und Unternehmensdaten entsteht. Des Weiteren ist es möglich, über den SAP Standard mit Hilfe von Integration Add Ons Hybride Software Landschaften abzubilden. Dies ist möglich über den Einsatz von WebServices, der Hana Cloud Integration kurz HCI oder dem Nutzen von Apis wie SOAP, REST oder ODATA.

Hintergrund

Neue Ansätze des HR-Managements gehen über die Automatisierung von Prozessen und Kostenreduzierung hinaus – vielmehr rückt der Aufbau werteorientierter Beziehungen zu Mitarbeitern aller Hierarchiestufen in den Vordergrund. Dramatische Veränderungen in Wirtschaft und Belegschaft zeigen, dass es an der Zeit ist, über das Kernpersonal anders nachzudenken. HR ist nicht nur als „das System der Aufzeichnung“ zu verstehen, sondern als Drehscheibe, an der alles in der Organisation zusammenkommt. Das Ziel von SuccessFactors Employee Central geht daher über die Abbildung des HR-Kerns hinaus: Interne und externe Mitarbeiter sollen auf der Plattform zusammengebracht sowie das Mitarbeiterengagement gefördert werden. So werden Struktur auf der einen Seite und Transparent auf der anderen Seite geschaffen. Zusätzlich sollen durch Mitarbeiteranalysen die Anpassung der (HR-) Strategie ermöglicht werden. Durch Employee Central ist es möglich aus einzelnen Talentmanagement Modulen als Insellösungen eine integrierte Softwarelandschaft für Talentmanagement abzubilden.

Employee Central: Funktionen und Module

Employee Central bietet drei verschiedene Arten von Funktionalitäten an: standardmäßig enthaltene Funktionalitäten, optional zuschaltbare Funktionalitäten und Funktionalitäten, die eine zusätzliche Lizenz benötigen. Im Folgenden möchten wir Ihnen die standardmäßig enthaltenen Module näher vorstellen. Weitere Informationen zu optionalen und zusätzlich zu lizensierenden Modulen finden Sie in unserem E-Book SuccessFactors Employee Central.

SuccessFactors Employee Central

Abbildung 1: Übersicht über Funktionalitäten von Employee Central

People Profile (Stammdaten)

Employee Profiles (oder Employee Files) wurden von People Profile abgelöst und übernehmen die gesamte Stammdatenverwaltung der Mitarbeiter eines Unternehmens. People Profile ist mit der Einführung von Employee Central sofort verfügbar. Im Vergleich zur älteren Version hat People Profile ein moderneres Design und verwendet eine neue Webdesign-Technik für eine intuitive Navigation und eine verbesserte Nutzererfahrung. Wer noch die Oberflächen der PA20/PA30 aus SAP HCM gewöhnt ist, wird das People Profile als grundlegende Überarbeitung und maßgebliche Verbesserung erleben.

Im People Profile werden alle Daten (z. B. persönliche Informationen, Talentinformationen und Abwesenheiten) zu einem Mitarbeiter angezeigt, die nach Bedarf gruppiert angezeigt werden können. Zudem ist mit People Profile die Durchführung von ESS- (Employee Self-Services) und MSS- (Manager Self-Services) Maßnahmen möglich. Das bedeutet, dass Mitarbeiter Zugriff auf ihre eigenen Personaldaten haben und diese pflegen und aktualisieren können. Die Personalabteilung spart so wertvolle Zeit ein.

Vorgesetzte haben durch MSS-Maßnahmen einen guten Überblick über die in ihrem Verantwortungsbereich stattfindenden Prozesse, was eine optimale Mitarbeiterförderung ermöglicht. Angestellte können von ihren Vorgesetzten z. B. Beförderungen erhalten, einen anderen Job (titel) zugeordnet bekommen, einen Bonus ausgezahlt oder das Gehalt angepasst bekommen. Insgesamt ist im People Profile eine Massenpflege an Stammdaten möglich.

E-Book: SuccessFactors Employee Central

Standardmodule oder individuelle Anpassung? Was Sie bei der Employee Central Einführung beachten müssen.

Position Management (Personalplanung)

Mit dem Position Management wird eine Positionshierarchie angelegt. Dazu werden Positionen im Position Management erstellt, verwaltet, besetzt und aktiviert. Grundlegende Informationen über Mitarbeiter und Manager können sowohl direkt, aber auch in einer Matrix angezeigt werden.
Position Management ermöglicht die Gestaltung von Planstellen und deren Zuordnung zu Mitarbeitern. Stammdaten wie zum Beispiel Position, Job, Abteilung, Kostenstelle oder Mitarbeitertyp können hinter den Planstellen hinterlegt werden.

Diese Informationen dienen dazu, die Workflow-Logik entsprechend den hinterlegten Daten anzusteuern. So gibt es beispielsweise für das Anlegen neuer Positionen regelbasierte Standardwerte, die ein Datenmapping ermöglichen. Das heißt, dass Informationen von Vorgesetzten für nachfolgende Stellen direkt aus dem System übernommen werden können. Employee Central setzt (im Gegensatz zu SAP HCM) sowohl auf ein schlankes Organisationsmanagement-Konzept (OM-Konzept). Für Unternehmen bedeutet dies, dass bei der Einführung von SuccessFactors sowohl das Organisationsmanagement als auch das Berechtigungskonzept teilweise neu strukturiert oder überarbeitet werden muss. Alternativ kann über das Metadata Framework kurz MDF das bestehende OM-Konzept in SuccessFactors erweitert werden, um den Ist-Stand des SAP HCM Systems abzubilden. In diesem Fall empfiehlt sich eine gründliche Prüfung der fachlichen Anforderungen und technischen Möglichkeiten.

Time-Off (Abwesenheiten)

Urlaub (ganz- oder halbtags), Gleitzeit, Schichtfrei, Dienstreise, Mutterschutz, Elternzeit, Berufsschule… – im Unternehmenskontext existiert eine Reihe von Abwesenheitsarten. Mit einem Abwesenheitsantrag können Mitarbeiter ihre Abwesenheiten selbstständig vermerken und diese in Arbeitsplänen hinterlegen. Systemseitig erfolgt eine automatische Überprüfung der Abwesenheit durch Validierungsregeln direkt bei der Eintragung. Das Absenden des Antrags löst einen Genehmigungsworkflow aus, in dem Manager die Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter im Anschluss bestätigen oder ablehnen können.

Payroll Time Sheets (Zeitwirtschaft)

Ein weiteres Feature ist das Payroll-Time-Sheets-Modul, das Arbeits- und Anwesenheitszeiten sowie Überstundenaufzeichnungen der Mitarbeiter im System ermöglicht. Durch die selbstständige Aufzeichnung auf täglicher oder wöchentlicher Basis werden HR-Administratoren erheblich entlastet. Vorgesetzte können im Anschluss entweder vom Desktop oder von ihrem Mobilgerät die Arbeitszeittabellen ihrer Mitarbeiter ablehnen oder genehmigen. Mit der Implementierung von Payroll Time Sheets können Unternehmen Anwesenheitstypen, Zeitbewertungsregeln und Genehmigungshierarchien individuell auf ihre Bedürfnisse anpassen. Zeitarten können in der Zeitbewertung dabei z. B. nach Bereitschaft gegliedert werden.

Jeder Eintrag in Payroll Time Sheets kann mit einer Kostenstelle und einem Kostenträger verknüpft werden. Es ist ebenfalls möglich, einzelne Mitarbeiter mit der Stundenzahl ihrer Anwesenheitsarten und den entsprechenden Vergütungen in der Gehaltsabrechnung zu verknüpfen. Dadurch ist gesichert, dass Anwender nur genehmigte Zahlungen und Anwesenheitszeiten beantragen können.
Für weitere Informationen zu optionalen Submodulen und weiteren Modulen informieren Sie sich gerne in unserem E-Book SuccessFactors Employee Central.

Schnittstellen zu weiteren Systemen

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, bestehende HR-Prozesse vom SAP-HCM-System auf SuccessFactors Employee Central zu übertragen. Dies macht erfahrungsgemäß einen großen Teil bei der Implementierung aus und unter Umständen ist eine komplexe Integration beider Systeme notwendig. Zentral ist hierbei die Frage, welches System die Datenhoheit haben bzw. führend sein soll. Häufig laufen beide Systeme auch parallel. Allerdings ist genau abzuwägen, ob dieses Szenario nicht vermeidbar ist, da sonst eine redundante Datenhaltung und zusätzliche Schnittstellen notwendig werden.

SAP bietet eine Reihe von vorkonfigurierten Lösungen an, die auf die kundenindividuelle Situation angepasst werden können. Denkbar sind auch Schnittstellen zu weiteren Systemen, wie z. B. zur Verteilung eines Ministamms. Allerdings sind noch nicht alle Systeme der SAP komfortabel angebunden, sodass in jedem Fall eine Einzelfallprüfung pro System vorgenommen werden muss. Im nachfolgenden Bild findet sich eine Auswahl beispielhafter Systeme, die an Employee Central angebunden werden können.

SuccessFactors Employee Central

Abbildung 2: Schnittstellen zu Drittsystemen (beispielhaft)

Die Schnittstellen der einzelnen SuccessFactors-Module untereinander mit ihren Hauptprozessen sind in der nun folgenden Abbildung zusammengefasst:

SuccessFactors Employee Central

Abbildung 3: Hauptschnittstellen der einzelnen SuccessFactors Modulen

Wann ist die Einführung von SuccessFactors Employee Central sinnvoll?

Bei der Frage, ob und wann die Einführung von SuccessFactors Employee Central sinnvoll ist, gilt es die folgenden drei Punkte zu überdenken:

1. Sie haben bereits mehrere SuccessFactors-Module im Einsatz oder planen den Rollout von weiteren Modulen und suchen für diese eine Datengrundlage und Systemschnittstelle?
2. Sie haben einen hohen manuellen Aufwand bei der Stammdatenpflege in verschiedenen Systemen und möchten diesen verringern?
3. Sie möchten Digitalisierung als Unternehmen vorleben und Ihren Mitarbeitern eine ansprechende und intuitive Bedienoberfläche bieten?

Wenn Sie zwei der drei Fragen mit „Ja“ beantworten können, empfehlen wir grundsätzlich die Einführung von Employee Central in Ihre IT-Landschaft. Insgesamt kann eine Einführung sehr kompliziert sein, was eine detaillierte Betrachtung aus verschiedenen Perspektiven erfordert. Daher empfehlen wir ebenfalls, zunächst einen Anforderungsworkshop durchzuführen, in dem Sie sowohl Ihre zukünftige Systemlandschaft planen, als auch ein genaues Projektziel basierend auf ihren Anforderungen und strategischen Zielen definieren.
Sie möchten mehr über Themen rund um SuccessFactors erfahren? Dann schauen Sie sich gerne auf unserer Seite, zum Beispiel unserem Blog, um. Wir freuen uns, wenn Sie uns direkt kontaktieren.


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