Jakob Poggemann
 - 16. April 2020

Zeiterfassung Kurzarbeit und Home-Office in Zeiten von Corona

Zeiterfassung

Kaum jemals zuvor waren bei so vielen Unternehmen Mitarbeiter im Home-Office oder in Kurzarbeit wie aktuell aufgrund der Corona-Krise. Dabei stellt sich die Frage, wie die Zeiterfassung für Kurzarbeit und Home-Office weiterhin sichergestellt werden kann – und das natürlich möglichst unkompliziert. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen anhand von drei Ausgangsszenarien, wie Sie in Ihrem Unternehmen weiterhin eine fehlerfreie Zeiterfassung gewährleisten können.

Wie wurde die Zeiterfassung bei Ihnen im Unternehmen bisher gehandhabt? Vielleicht war es bisher so, dass solche Zeiten von den Mitarbeitern per Papier erfasst wurden und anschließend von den HR-Mitarbeitern ins System übertragen wurden? Oder gibt es einen aufwändigen Genehmigungsprozess, bei dem die Führungskraft für jeden seiner Mitarbeiter die Zeiten kontrollieren muss?

Eine der drei folgenden Situationen trifft bei Ihnen im Unternehmen vermutlich aktuell zu:

  1. In Ihrem Unternehmen sind bereits Self-Services auf Fiori-Basis eingeführt
  2. Sie haben Web Dynpro für Ihre Mitarbeiter eingeführt
  3. Aktuell gibt es noch keine Self-Services für Ihre Mitarbeiter und Sie wollen diese auch nicht kurzfristig einführen

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie Ihren Mitarbeitern passend zu Ihrem aktuellen Umgang mit der Zeiterfassung auch von Zuhause aus das „Stempeln” ermöglichen können.

Zeiterfassung Kurzarbeit mit SAP Fiori

Wenn Sie bereits Fiori eingeführt haben, haben Ihre Mitarbeiter es mit der Zeiterfassung wirklich einfach. Mit Fiori können Sie auf die Applikationen „Meine Zeitbuchungen“ und „Zeiterfassung“ der SAP zurückgreifen, um die Zeit im Home-Office zu erfassen:

Meine Zeitbuchungen für Zeiterfassung Homeoffice

Die Applikation “Meine Zeitbuchungen” bei Fiori

Zeiterfassung bei SAP mit Fiori

Zeiterfassung bei SAP mit Fiori

Mit diesen Apps können Ihre Mitarbeiter bequem Zeitbuchungen beantragen. Eine Sache müssen Sie allerdings beachten: Damit die Applikationen auch aus dem Home-Office bedienbar sind, muss das System von externer Stelle erreichbar sein. Haben Sie Fragen zur Einrichtung einer externen Zugänglichkeit? Melden Sie sich einfach per E-Mail oder telefonisch bei mir. Meine Teamkollegen und ich unterstützen Sie dabei gerne.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass Sie die eigenständige Stempeluhr-App für eine schnelle Zeiterfassung mit dem Smartphone bei sich einführen. Diese gibt es auch als Plugin. Der Vorteil bei dieser Lösung ist, dass nur Zeiten erfasst werden können, wenn Sie wirklich eingeloggt sind. Somit wird der Kontrollaufwand reduziert.

Arbeitsplanung

Die Fiori-Stempeluhr als App

Vielleicht ist Ihre aktuelle Herausforderung aber auch, dass die Führungskräfte mit der Kontrolle der Zeiten gerade nicht hinterherkommen? Wenn das der Fall ist, können wir auch eine Anpassung des Workflows umsetzen, damit der Kontrollprozess für die Führungskräfte einfacher wird. Kommen Sie hier gerne bei Fragen auf uns zu!

kommen gehen app

Kommen Gehen App – Mobile Zeiterfassung

Als moderne Fiori App haben Sie Ihre Stempeluhr in der Hosentasche, nur mit einem Klick ist Ihre Kommenzeit oder Gehenzeit gebucht.

Zeiterfassung Kurzarbeit mit Web Dynpro und SAP CATS

Wenn Sie bereits Web Dynpro Self-Services für Ihre Mitarbeiter eingeführt haben, können Sie die CATS-Anwendung oder die Zeitbuchungskorrekturen nutzen. Alternativ haben wir aber auch eine Stempeluhr-Anwendung in petto, über die Sie mit einem Klick Ihr Kommen, Gehen und Pausieren erfassen können.
Falls Ihre Herausforderung die Überlastung der Führungskräfte mit dutzenden Zeitanträgen sein sollte, ist vielleicht eine Anpassung des Workflows die richtige Lösung. Kommen Sie hier gerne auf uns zu und wir finden die beste Lösung für Sie.

Home-Office

Komplizierte Workflows in der Zeiterfassung optimieren

Zeiterfassung Kurzarbeit mit Excel und CSV-Datei

Szenario Nummer 3: Sie haben keine Self-Services im Einsatz und haben da aktuell auch keine Pläne. Sie wollen dennoch die Zeiterfassung erleichtern? Auch hier haben wir Lösungsansätze. Beispielsweise können Ihre Mitarbeiter über eine standardisierte CSV-Datei ihre Zeiten erfassen. Diese wird nach Kontrolle durch die Führungskraft oder die HR-Abteilung im System hochgeladen. Anschließend wird sie automatisch im System gespeichert.

Zeiterfassung für Home-Office oder Kurzarbeit in Zeiten von Corona

Sie wollen Ihren Mitarbeitern angesichts der aktuellen Corona-Krise die Zeiterfassung aus dem Home-Office oder während der Kurzarbeit erleichtern und Sie brauchen dabei Unterstützung? Schreiben Sie uns Ihre Herausforderung, wir helfen Ihnen gerne weiter!

Zeiterfassung von Zuhause aus

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie technisch bei der Erfassung von Home-Office oder Kurzarbeit unterstützt werden können. Haben Sie sich in einem der drei Szenarien wiedergefunden – oder ist Ihre aktuelle Herausforderung bei der Zeiterfassung gar nicht dabei? Natürlich finden wir auch eine Lösung für Ihre individuelle Herausforderung. Wir helfen Ihnen gerne! Melden Sie sich einfach unter Telefon: 0211 9462 8572-45 oder E-Mail: info@activate-hr.de.

Jakob Poggemann

Jakob Poggemann

Ich bin Jakob Poggemann und Ihr SAP Consultant bei der mindsquare. Ich freue mich darauf Ihre HR Abteilung und Prozesse auf das nächste Level der Digitalisierung zu bringen!

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!



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