Simon Gottheil
4. Mai 2022

Effiziente Schichtplanung mit SAP

Mithilfe eines gut organisierten Schichtplan-Systems behalten Sie und Ihre Mitarbeitenden den Überblick über Ihre Schichten und Arbeitszeiten und stellen einen reibungslosen Arbeitsablauf sicher. Am besten funktioniert das digital. Für die Schichtplanung können SAP-Kund*innen neben dem etwas eingestaubten SAP-Modul zwischen vielen unterschiedlichen Drittanbieter-Lösungen entscheiden, die jedoch nicht direkt in das SAP-System integriert sind. In diesem Beitrag erfahren Sie zum einen, wie Sie die Schichtplanung effizient umsetzen können und worauf Sie achten sollten. Zum anderen stelle ich Ihnen unser Tool zur Personaleinsatzplanung vor, das direkt in SAP eingebunden ist und auf Basis Ihrer SAP-Daten funktioniert. 

Was ist ein Schichtplan? 

Ein Schichtplan ist ein Hilfsmittel der Personaleinsatzplanung für Unternehmen mit Schichtarbeit. In einem Schichtplan erstellen und koordinieren Sie Schichten, Arbeitszeiten und Aufgaben Ihrer Mitarbeitenden übersichtlich und transparent an einem Ort. Somit stellen die Verantwortlichen sicher, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Einsatz sind und können dadurch eine bedarfs- sowie mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung erzielen.  

Bei der Schichtplanung gilt natürlich: Je umfangreicher die Belegschaft, desto umfangreicher wird die Planung. Mit einer manuellen oder gar analogen Schichtplanung (Planungstafeln oder Whiteboards) können die Verantwortlichen schnell an ihre Grenzen stoßen.  

Herausforderungen in der Schichtplanerstellung 

Einen Schichtplan zu erstellen ist eine Tätigkeit, die viel Zeit und Aufwand in Anspruch nimmt. Schließlich müssen Sie unterschiedliche Komponenten wie Qualifikationen der Mitarbeitenden aber auch Urlaubszeiten und gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten beachten, bevor Sie einen endgültigen Plan erstellen, der nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für alle Beschäftigten funktioniert.  

Hinzu kommen Anforderungen und Besonderheiten von unterschiedlichen Branchen: In produzierenden Unternehmen müssen Sie darauf achten, die Anzahl an Mitarbeitenden und zusätzliche Arbeitszeiten an die aktuelle Auftragslage anzupassen. Auch bspw. im Gesundheitssektor (in Krankenhäusern oder Pflegeeinrichtungen) müssen Sie die Anzahl der Mitarbeitenden kurzfristig an die Anzahl von Patienten und Patientinnen anpassen. Hier ist also eine flexible Planung wichtig und ein unübersichtliches Board sehr hinderlich. 

Datenschutz und Schichtplan 

Der Datenschutz ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil von Schichtplänen. Schließlich sind hier sensible Mitarbeitenden-Daten enthalten wie unter anderem:  

  • Name und Tätigkeit 
  • Stammdaten 
  • Zutrittsmanagementdaten 

Diese Daten gehören zu den personenbezogenen Daten und sind somit dem Datenschutz unterlegen. Ausgedruckte und öffentlich ausgehängte Schichtpläne werden also der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht gerecht. Es ist daher sinnvoller, wenn alle Aspekte rund um Arbeitszeiten und Tätigkeiten in digitaler Form vorliegen und Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten erhalten.  

So können Sie Ihren Schichtplan in SAP umsetzen 

Um SAP-Anwendern eine effiziente Schichtplanung zu ermöglichen, die direkt im SAP-System stattfindet und doppelten Pflegeaufwand vermeidet, haben wir das Tool „Personaleinsatzplanung mit SAP“ entwickelt. Das Tool können Sie wie ein eigenes SAP-Modul nutzen. Sie benötigen weder eine neue Infrastruktur noch eine doppelte Erfassung in mehreren Systemen. Unsere Schichtplanung können Sie in Ihrem ERP-System oder im HR-Personalmodul betreiben. In beiden Fällen ist auch eine kombinierte Verwendung der Personal- und Produktionsdaten möglich. 

Planungshorizont 

Mit der Schichtplanung in SAP erhalten Sie die Möglichkeit, flexibel für eine oder zwei Wochen oder gar einen Monat im Voraus zu planen. Unsere Oberfläche baut sich dynamisch passend zu Ihrer Datenauswahl auf, sodass Sie individuell entscheiden können, wie die Planung aussehen soll. Die Lösung bietet Ihnen individuelle Anpassungsmöglichkeiten in allen Bereichen, u. A.: 

  • welche Daten pro Tag,  
  • welche Daten zu Mitarbeitenden 
  • und welche Summendaten 

Sie sich anzeigen lassen möchten.  

Personaleinsatzplanung

Komplexe Anwendungen? Auch in Fiori möglich

Abbildung 1 Blick in die Software: Planungshorizont Wochenansicht 

Daten zu Mitarbeitenden individuell anpassen 

Für Ihre Planung benötigen Sie Daten zu Ihrer Belegschaft. Welche Daten jedoch relevant sind, unterscheidet sich oftmals von Bereich zu Bereich – natürlich werden in der Produktion andere Informationen benötigt als im Servicebereich. Um die Planung individuell für alle Bereiche anzupassen, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen, welche Daten für Sie relevant sind. So kann Ihre Schichtplanung in jedem Bereich so dargestellt werden, wie Sie sie benötigen. 

Gesetzeskonformität des Schichtplans prüfen 

Eine gute Schichtplanung unterstützt Verantwortliche dabei, die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden gesetzeskonform zu planen. Das stellen wir in unserer Lösung mithilfe von Meldungen und Prüfungen sicher, die sowohl die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben als auch bspw. von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder ähnlichem abbilden können. Auch diese Prüfungen können Sie individuell für den jeweiligen Unternehmensbereich steuern. 

Automatisierte Schichtplanung 

Mit unserem digitalen Schichtplan haben Sie nicht nur den Vorteil, dass Sie der DSGVO gerecht werden und somit den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherstellen, sondern Sie haben auch die Möglichkeit, den Schichtplan automatisiert zu erstellen. So sparen Sie viel Aufwand und Zeit ein, da nun unsere Software die mühselige Aufgabe der Schichtplanerstellung übernimmt.  

Einfach Schichtpläne erstellen 

Die Schichtplanerstellung ist eine aufwendige Arbeit, die vielen Verantwortlichen Kopfschmerzen bereitet und viel Zeit in Anspruch nimmt. Außerdem verstößt ein ausgedruckter und öffentlich ausgehängter Schichtplan gegen die Vorschriften der DSGVO, wenn Sie nicht das eindeutige Einverständnis aller Mitarbeitenden erhalten. Diesen Aufwand und das Risiko eines unberechtigten Datenzugriffs können Sie ganz einfach mithilfe unserer digitalen Softwarelösung „Personaleinsatzplanung mit SAP“ vermeiden.  

Haben Sie Fragen? Dann stellen Sie mir diese gerne. Ich freue mich auf Ihren Kontakt! 

Personaleinsatzplanung

Demo Personaleinsatzplanung

Werfen Sie einen Blick in die mindsquare Personaleinsatzplanung mit SAP

FAQ 

Was ist ein Schichtplan? 

Ein Schichtplan dient zur Planung von Schichten, Arbeitszeiten und Aufgaben, die übersichtlich an einem Ort gesammelt werden. Ein gut ausgearbeiteter Schichtplan ermöglicht es Ihnen, Ihre Mitarbeitenden möglichst vorausschauend und effektiv einzusetzen. 

Wer erstellt einen Schichtplan? 

Ein Schichtplan wird grundsätzlich von Arbeitgebenden erstellt. Dabei sollten diese möglichst die Wünsche und Anforderungen der Belegschaft berücksichtigen, um eine vertrauensvolle, motivierende und wertschätzende Arbeitsatmosphäre zu schaffen.  

Warum ergibt eine digitale Schichtplanung Sinn? 

Die manuelle Schichtplanung nimmt viel Zeit und Aufwand in Anspruch, da Verantwortliche viele unterschiedliche Komponenten im Kopf behalten müssen, damit das Unternehmen und die Mitarbeitenden zufrieden sind. Mit einer digitalen Schichtplanung sparen Sie Zeit ein, da gesetzliche Anforderungen und Vorlieben von Mitarbeitenden bereits gespeichert sind.  

Simon Gottheil

Simon Gottheil

Ich bin Simon Gottheil, als Fachbereichsleiter kümmere ich mich gerne um Ihre Anfragen rund um SAP HR und SuccessFactors. Gerne zeige ich Ihnen auch neue Wege in der Personaleinsatzplanung auf.

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