Guido Klempien
11. Mai 2021

Zeiterfassung im Home-Office: So halten Sie gesetzliche Vorgaben ein

Zeiterfassung

Die Corona-Pandemie hat mittlerweile die Wohnungen der meisten Menschen in Büros verwandelt. Aber nicht nur durch diese besonderen Umstände, auch durch das geplante Mobile-Arbeiten-Gesetz wird uns das Home-Office wahrscheinlich auch nach der Pandemie noch begleiten. Die Herausforderung dabei für viele Unternehmen? Auch im Home-Office müssen sie in Zukunft lückenlos die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfassen. So schreibt es ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vor.  

Was genau der Beschluss vorschreibt und wie Sie ihn auch im Home-Office einhalten können, erfahren Sie in diesem Beitrag.   

Welche Regelungen galten bisher in Deutschland bzgl. Zeiterfassung?  

Deutsche Unternehmen waren bisher nicht dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vom Ein– bis zum Ausstempeln lückenlos zu erfassen. Bisher müssen sie lediglich Arbeitszeiten dokumentieren, die über die vorgeschriebene werktägliche Zeit von 8h hinausgehen. Zudem sind sie verpflichtet, nachzuweisen, dass ihre Mitarbeiter die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten einhalten.    

Wie genau er dies umsetztlegt der Arbeitgeber selbst fest. In vielen Fällen entscheiden sich Unternehmen für eine Vertrauensarbeitszeit-Regelung. Dabei kontrolliert der Arbeitgeber nicht, wie lange die Mitarbeiter arbeiten. Diese sind stattdessen selbst dafür verantwortlich, Überstunden zu dokumentieren und Pausen einzuhalten.  

Vor allem im Home-Office kann es schnell passieren, dass die Menschen mehr als 8h am Tag arbeiten, weil Freizeit und Arbeitszeit verschwimmen. Die Kontrolle der Arbeits- und Pausenzeiten gestaltet sich für den Arbeitgeber deutlich schwieriger.  

Das wird sich allerdings ändern: Bereits Anfang 2019 beschloss der Europäische Gerichtshof, Unternehmen in Zukunft dazu zu verpflichten, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter lückenlos aufzuzeichnen. Das Gesetz ist zwar in Deutschland noch nicht in Kraft getreten, aber Sie können jetzt die Zeit nutzen, sich optimal darauf vorzubereiten, indem Sie Ihre Zeiterfassung innovieren.  

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Das ändert sich für Unternehmen durch den Beschluss der EuGH  

Laut Statistiken der Bundesregierung haben Arbeitnehmer in Deutschland in den vergangenen Jahren jeweils rund zwei Milliarden Überstunden geleistet. Davon wurden sie allerdings nur für die Hälfte entlohnt. Damit Überstunden im Home-Office in Zukunft nicht unter den Tisch fallen, müssen Unternehmen bald auch nach gesetzlicher Vorschrift ein Zeiterfassungssystem einführen. Alle Arbeitgeber, die bisher noch keine Zeiten erfasst haben, müssen sich nun also nach einer geeigneten Lösung umschauen.  

Wie genau Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter in Zukunft erfassen sollen, schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Natürlich können Sie dazu Zettelwirtschaft betreiben und alles händisch erfassen. Auf diese Weise ist das Chaos aber vorprogrammiert. Warum sich also nicht nach einer digitalen Alternative umschauen?  

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Zeiterfassung  

Digitale Zeiterfassung im ERP-System 

Statt auf Excellisten zu setzen, die Genehmigungsprozesse und die Kommunikation immens erschweren, bietet sich eine Zeiterfassung direkt in Ihrem ERP-System an. Sie haben beispielsweise im SAP Standard über Anwendungen wie „My Time Events“ oder „My Leave Request“ die Möglichkeit, Zeitereignisse schnell zu erfassen und von Vorgesetzten genehmigen zu lassen.   

Von hier aus können die Zeiten automatisch an die Lohnbuchhaltung übermittelt bzw. vom Arbeitgeber eingesehen werden.  

Mobile Zeiterfassung  

Eine weitere Möglichkeit stellen mobile Apps dar, mit denen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit per Smartphone erfassen. So haben sie ihre digitale Stempeluhr quasi immer in der Tasche und können sich unabhängig von Zeit und Ort ein- und ausstempeln, Mehrarbeit, Bereitschaften, Urlaube oder Dienstreisen dokumentierenEine App erleichtert zudem den Genehmigungsprozess – reicht ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit oder einen Antrag ein, wird sein Vorgesetzter automatisch darüber informiert.  

Daher brauchen Sie sich auch keine Sorgen machen, der Wechsel auf eine digitale bzw. mobile Zeiterfassung bedeute das Ende flexibler Arbeitszeiten. Im Gegenteil: Vor allem mit einer mobilen Lösung ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern flexibles Arbeiten: Per Smartphone stempeln sich Nutzer bequem ein und aus – egal wann und wo.
 

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Bereiten Sie sich jetzt auf eine digitale Zeiterfassung vor! 

Ist das Gesetz zur Erfassung von Arbeitszeiten erst einmal in Kraft getreten, ist Zeiterfassung für Unternehmen nicht mehr nur eine Option, sondern Pflicht. Arbeitgeber müssen in Zukunft die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter lückenlos erfassen und können sich nicht mehr nur auf die Dokumentation der Überstunden beschränken. Wie genau Sie diese Vorgaben umsetzen, bleibt Ihnen überlassen. Im empfehle Ihnen digitale Lösungen. digitale bzw. mobile Lösung: 

Die digitale Zeiterfassung  

  • reduziert Aufwand zur Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten,  
  • ermöglicht flexibles Arbeiten, 
  • steigert die Produktivität in der Personalabteilung und führt zu Einsparung an Personal- und Verwaltungskosten,  
  • erhöht die Transparenz und führt somit zu weniger Überstunden, Fehl- und Leerlaufzeiten,  
  • steigert die Mitarbeiterzufriedenheit, weil diese in Einsatzplanung und Arbeitszeitenerfassung einbezogen werden,  
  • unterstützt Sie dabei, die Vorgabe des EuGH umzusetzen.  

Vor allem im Home-Office ist eine zuverlässige Lösung wichtig, weil es für Arbeitgeber ansonsten schwierig ist, Arbeits- und Pausenzeiten zu kontrollieren. Wenn Sie das Thema interessiert, möchte ich Ihnen unser Webinar zur Zeiterfassung empfehlen.  

Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne auch persönlich zur Verfügung.

Mit Best Practice Tools für SAP Fiori ESS/MSS können Sie sich und Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern.

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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