Einführung einer digitalen Personaleinsatzplanung – Herausforderungen und Best Practices
Eine digitale Personaleinsatzplanung kann Ihnen Vorteile wie Zeitersparnis, Planungsgeschwindigkeit und Datenqualität bieten. Die Einführung einer solchen Lösung stellt Sie jedoch erstmal vor Fragen und Herausforderungen, die vorab geklärt werden müssen. Worauf Sie bereits vor der Einführung achten sollten und welche Best Practices es gibt, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.
Was ist eine (digitale) Personaleinsatzplanung?
Die Personaleinsatzplanung (PEP) in einem Unternehmen ist auch als Schicht- oder Dienstplanung bekannt und beschreibt die Planung der Arbeitszeiten der Belegschaft unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren. U. a. planen Sie vorausschauend, welche Mitarbeitenden mit welcher Qualifikation wann und wo eingesetzt werden müssen. Dabei hilft Ihnen eine digitale Personaleinsatzplanung, Zeit und Kosten zu sparen und manuelle (sowie fehleranfällige) Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren.
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Typische Herausforderungen bei der PEP-Einführung und Best Practices
Vor und während der Implementierung einer digitalen Personaleinsatzplanung gibt es Stolpersteine, auf die ich Sie hier hinweisen möchte. Zeitgleich zeige ich Ihnen auf, wie Sie diese bewältigen bzw. damit umgehen können.
Unterschätzte Komplexität
Unterschätzen Sie die Komplexität des Projekts nicht – schließlich spielen hier mehr Aspekte mit als zunächst gedacht.
Wie bei jedem Software-Einführungsprojekt ist das Projektmanagement das A und O. Erstellen Sie vor Projektbeginn eine Anforderungsanalyse, bei der Sie unterschiedliche Fragen beantworten: Was benötigen wir aktuell und wie werden sich die Bedarfe zukünftig ändern? Ich habe Ihnen hierzu zwei Fragen mitgebracht, die Sie vor dem Projektstart beantworten müssen:
Frage 1: Benötigen wir individuelle Anpassungen?
Ein Beispiel ist die Frage zu Anpassungen und Konfigurationen: Da die Personaleinsatzplanung eine individuelle Aufgabe ist, muss eine softwarebasierte Unterstützung dies auch passend widerspiegeln. Bevor das Projekt also losgeht, sollten Sie sich fragen, ob eine Standard- oder vielleicht doch lieber eine Individuallösung besser zu Ihren Anforderungen und Prozessen passt.
Frage 2: Welche Daten benötigen wir?
Vergessen Sie die Datenmigration und -integrität nicht! Welche Daten aus welchen Systemen benötigen Sie bzw. welche Daten müssen Sie in andere Systeme einpflegen? Auch diese Frage müssen Sie vor dem Projektstart klar beantworten, da Sie somit die Systeme miteinander harmonisieren können.Berücksichtigen Sie auch die Produktstrategien der Systemhäuser wie SAP: Der Weg geht ganz klar Richtung Cloud. Was für Auswirkungen hat das auf Ihre HR-IT-Systemlandschaft?
Fehlende Akzeptanz der Belegschaft
Eine häufige Herausforderung ist die Akzeptanz der Belegschaft gegenüber einer neuen Lösung. Viele Mitarbeitende können sich zunächst skeptisch gegenüber einer neuen Lösung äußern, da sie sich auf neue Prozesse einstellen müssen. Zwar können neue Prozesse eine Aufwandsreduzierung erzielen, trotzdem muss die Belegschaft diese erstmal erlernen bzw. überhaupt akzeptieren.
Daher ist ihre Meinung wichtig, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erzielen, die Sie in Feedbackschleifen einfügen können. Damit Mitarbeitende besser mit der neuen Lösung arbeiten können, müssen Sie sie zur neuen Lösung schulen. Vielleicht helfen auch Einzelgespräche, um gemeinsam ans Ziel zu kommen.
Zum Ziel kommen Sie am besten in Aufbaustufen: Denken Sie daran, dass Sie nicht direkt zu Beginn eine perfekte Lösung haben werden, sondern diese kontinuierlich durch u. a. Mitarbeiter-Feedback verbessern, bis Sie zur gewünschten Lösung kommen. Wenn Sie mehrere Standorte haben, empfehle ich Ihnen zudem, die neue PEP-Lösung nicht direkt überall einzuführen, sondern diese zunächst an einem Standort auszurollen. Hier sammeln Sie dann u. a. Feedback, um zukünftig eine optimale Lösung in allen Standorten implementieren zu können.
Hohe Kosten und lange Implementierungszeiten
Wenn Sie Herausforderungen wie die Komplexität unterschätzen, kann es passieren, dass die Kosten der Implementierung in die Höhe schießen und die Implementierungszeit sich in die Länge zieht.
Um ein Einführungsprojekt mit kurzen Implementierungszeiten und niedrigeren Kosten zu erzielen, empfehlen wir Ihnen, in einen Partner mit Erfahrung zu investieren. Dabei gibt es viele unterschiedliche Dienstleister, die über Expertise verschiedener Lösungen verfügen. Insgesamt lohnen sich die anfänglichen Kosten, da Sie in Erfahrung investieren und somit einen reibungsloseren Ablauf erhalten.
Für eine nachhaltige Personaleinsatzplanung
Die Implementierung einer digitalen Personaleinsatzplanung kann mit vielen unterschiedlichen Stolpersteinen bepflastert sein, wodurch der Prozess in die Länge gezogen werden kann. Trotz einer ausführlichen Vorbereitung kann es passieren, dass Schwierigkeiten bei dem Implementierungsprozess aufkommen. Daher lohnt es sich, in einen Dienstleister mit reichlich Erfahrung zu investieren, damit Sie sich mit keinen weiteren Herausforderungen herumschlagen müssen und zudem eine zukunftssichere Personaleinsatzplanung erhalten.
Haben Sie Fragen zur digitalen Personaleinsatzplanung? Unsere Experten beraten Sie gern – nehmen Sie dazu einfach Kontakt zu uns auf: Jetzt Kontakt aufnehmen
