Digitale Zeiterfassung: So setzen Sie das neue BAG-Urteil um
Bereits 2019 hat der EuGH (Europäische Gerichtshof) entschieden, dass die Zeiterfassung in EU-Unternehmen verpflichtet werden soll. Die Vorgehensweise und genauen Regelungen wurden an die Länder jedoch selbst überlassen. In Deutschland wurde nun das Urteil zur Zeiterfassungspflicht gefällt. Mehr zum Urteil und wie Sie eine digitale Zeiterfassung bei sich umsetzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was besagt das BAG-Urteil?
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) beschlossen, dass in Deutschland die generelle Zeiterfassungspflicht herrschen soll, damit Arbeitszeiten von Mitarbeitenden stets korrekt erfasst werden. Das Urteil tritt zwar direkt in Kraft, jedoch hat das BAG bisher noch keine genauen Vorgaben zur Zeiterfassung gestellt. Lediglich, dass Zeiten schriftlich festgehalten werden sollen, kann dem Urteil entnommen werden.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Für Unternehmen aus bestimmten Bereichen, wie z. B. der Industrie oder Behörden, gehört die Zeiterfassung mit bspw. einer Stempeluhr bereits zum Arbeitsalltag. In vielen Unternehmen basiert jedoch aktuell die Vertrauensarbeitszeit, bei der Mitarbeitende ihre Arbeitszeit weitgehend selbstverantwortlich gestalten und die Zeiten nicht festhalten. Die Arbeitszeit kontrollieren Arbeitgebende entsprechend auch nicht.
Ob das Vertrauensarbeitszeitmodell im Rahmen des neuen Urteils bestehen bleiben kann, ist noch nicht entschieden. Der Beschluss und eine mögliche Ausgestaltung liegen beim Gesetzgeber. Fest steht, dass in irgendeiner Form die Arbeitszeiten erfasst werden müssen.
Wie sieht eine gesetzeskonforme Zeiterfassung aus?
Dem EuGH-Urteil von 2019 kann bereits entnommen werden, dass eine Zeiterfassung folgende drei Faktoren beinhalten muss:
- Objektivität
- Verlässlichkeit
- Zugänglichkeit
Diese Faktoren bedeuten, dass ein Zeiterfassungssystem Überstunden übersichtlich abbildet, alle Arbeits- sowie Pausenzeiten lückenlos festhält und diese stets abrufbar gestaltet. Wie Sie die Arbeitszeit nun erfassen, können Sie sehr unterschiedlich gestalten.
Möglichkeiten zur digitalen Zeiterfassung
Die in der Industrie gängige Stempeluhr ist zwar eine gute Lösung, jedoch ist sie nicht kompatibel mit dem Home-Office. Daher fällt sie für viele Unternehmen weg. Auch eine Zeiterfassung basierend auf Excel-Tabellen scheint auf dem ersten Blick eine gute Lösung zu sein, jedoch dient sie streng genommen lediglich als Dokumentation. Und da wir die genauen Regelungen noch nicht kennen, sollten Sie sich nach Alternativen umschauen.
Außerdem stellt eine manuelle Zeiterfassung mit Excel-Tabellen einen großen manuellen Aufwand für den Mitarbeitenden, die verantwortliche Person und die Personalabteilung dar. Schließlich müssen Zeiten manuell weitergeleitet und überprüft werden. Dieser manuelle Prozess ist zudem fehleranfällig, wodurch erneute Korrektur- und Prüfschleifen ausgelöst werden können.
Lösung 1: Zentrale Zeiterfassungs-App
Eine alternative Lösung wäre eine digitale Zeiterfassungs-App. Diese hält nicht nur verlässlich Arbeits- und Pausenzeiten fest: Mitarbeitende können die Anwendung auch im Home-Office bzw. von unterwegs verwenden. Hier gibt es bereits viele unterschiedliche Lösungen, wie u. a. unsere zentrale Zeiterfassungs-App, mit der Sie tägliches Kommen und Gehen, Mehrarbeit oder Urlaub für sich oder zugeordnetes Personal bequem in einer Maske pflegen können. Der Bonus dieser App ist, dass Sie unterschiedliche Zeiterfassungs-Infotypen in SAP an einer zentralen Stelle pflegen können.
Abb. 1: Zentrale Zeiterfassungs-App: Alle Zeiten in einer Maske erfassen.
Hier mehr über die Zeiterfassungs-App erfahren
Lösung 2: Digitales Stempeln
Eine weitere digitale Zeiterfassung stellt unser Digitales-Stempel-Addon dar: Mit diesem sind Ihre Mitarbeitenden in der Lage, ortsungebunden ihre Kommen- und Gehen-Zeiten mit nur einem Klick zu stempeln. Sie können die Lösung per Smartphone oder PC bedienen und ist somit ebenfalls Home-Office-freundlich. Die App lässt nur die aktuelle Uhrzeit für die Buchung zu – somit ist keine Genehmigung erforderlich. Die Funktionalität entspricht der eines Zeiterfassungsterminals. Das Risiko von falsch eingetragenen Stunden reduziert sich massiv, da keine parallele Erfassung in Excel sowie Übertragung ins System erforderlich ist.
Abb. 2: Zeiterfassungsterminal auf dem Handy.
Hier mehr über das Digitales-Stempeln-Addon erfahren
Lösung für Führungskräfte: Manager Timecockpit
Als eine weitere Lösung möchte ich Ihnen noch das Manager Timecockpit vorstellen, mit dem Ihre Führungskräfte zu jeder Zeit die Zeitwirtschafts- und Personaldaten Ihrer Mitarbeitenden einsehen können. Durch das Manager Timecockpit entscheiden Sie, welche Zeitwirtschaftsinformationen Sie täglich auf einen Blick sehen möchten. Durch individuelle Einstellungen der Anwendung können Sie die Daten selbst bestimmen.
Abb. 3: In drei Schritten zur Zeiterfassung mit dem Manager Timecockpit.
Hier mehr über den Manager Timecockpit erfahren
Dank digitaler Zeiterfassung gesetzeskonform sein
Mit der Zeiterfassungspflicht kommt für Sie die Möglichkeit, den Zeiterfassungsprozess zu digitalisieren und Ihren Mitarbeitenden den Prozess zu vereinfachen und auch im Home-Office zugänglich zu machen.
Schauen Sie sich gerne unsere Übersicht zum Thema digitale Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung an und informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten. Oder möchten Sie lieber direkt mit einem Experten über digitale Zeiterfassungssysteme sprechen? Dann vereinbaren Sie gerne eine Websession mit uns!
Websession: Digitale Zeiterfassung
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