HRworks Personalmanagement

Die zunehmende Digitalisierung macht auch vor kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht halt. Personalabteilungen setzen daher immer öfter auf spezielle Softwarelösungen, um ihre täglichen Aufgaben effizienter zu erledigen. Dabei bietet innovative HR Software heutzutage nicht nur automatisierte Prozesse für das Personalmanagement – vielmehr unterstützen erstklassige Lösungen Unternehmen auch beim Bewerbermanagement, bei der Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie bei der Erfassung der Arbeitsstunden und der Urlaubsplanung. Eine Lösung, die verspricht all diese Bereiche in einem einzigen Tool zu vereinen, ist HRworks. Die smarte All-in-One-Lösung aus Freiburg bei Breisgau ist als monatliches Abonnement erhältlich und gilt als eines der umfassendsten Tools am Markt. Doch welche Module beinhaltet die Personalsoftware, wo liegen die Stärken und Schwächen der Anwendung und für welche Unternehmen eignet sich HRworks ganz besonders gut?

Was ist HRworks?

Bei HRworks handelt es sich um eine vielseitige Standardsoftwarelösung für das Personalmanagement. Das webbasierte Tool ist seit 1998 auf dem Markt und funktioniert mit allen gängigen Browsern wie beispielsweise Firefox, Internet Explorer, Safari oder Chrome. Zudem gibt es eine eigene App, mit der die Software auch am Smartphone oder Tablet genutzt werden kann. Sämtliche Daten werden verschlüsselt übertragen und über Amazon Web Services als Cloudlösung gehostet. Gemäß Herstellerangaben verfügt das Unternehmen derzeit über mehr als 1.300 Kunden und 170.000 Anwender.

Roadmap: Die digitale Personalakte in 5 Schritten

In dieser Roadmap erhalten Sie eine ausführliche Erläuterungen zur Einführung der digitalen Personalakte.

Die Plattform im Detail

Die Applikation unterteilt sich in unterschiedliche Module, die einfach und flexibel an die Größe des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können. Dabei lassen sich die einzelnen Module wahlweise über den Browser oder mit der zugehörigen App steuern. Ein detailliertes Berechtigungssystem schützt zudem vor Datenmissbrauch und garantiert, dass jeder Benutzer nur die Daten sieht, die er sehen sollte. Die wichtigsten Module der Plattform sind:

  • Personalverwaltung
  • Zeitmanagement
  • Reisemanagement
  • Corporate Benefits
  • Produkthighlights

Das Highlight der Applikation ist das übersichtliche Dashboard, das im Browser und in der App zur Verfügung steht. So lassen sich Arbeitszeiten und Pausen auch außerhalb des Büros einfach und korrekt erfassen. Zusätzlich ermöglicht das individualisierbare Dashboard eine schnelle Beantragung und Genehmigung von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten sowie die elektronische Erfassung von Reisebelegen. Sämtliche Daten werden in Echtzeit angezeigt.

Personalverwaltung

Das Personalverwaltungsmodul ist überaus umfangreich und beinhaltet neben dem Bewerbermanagement und Spezialfunktionen für das Onboarding auch digitale Personalakten, Skillmanagement, die automatische Erstellung von Arbeitszeugnissen sowie einen Self-Service-Bereich für Mitarbeiter. So lassen sich alle Mitarbeiterdaten nahtlos in einem Tool erfassen, bearbeiten und auswerten.

Zeitmanagement

HRworks bietet allen Mitarbeitern die Möglichkeit, Urlaubsanträge sowie Arbeits- und Reisezeiten schnell und effektiv zu erfassen. Die zugehörigen Genehmigungsprozesse werden nach der Übermittlung der Anträge automatisch angestoßen, sodass Vorgesetzte diese rasch bearbeiten können. Zusätzlich landen alle erfassten Urlaube, Abwesenheiten, Geschäftsreisen, Krankheitstage und Schulungen direkt im zentralen Kalender.

Reisemanagement

Im Modul Reisemanagement haben Mitarbeiter die Option, Reisedaten und Reisebelege elektronisch zu erfassen. Der Genehmigungsprozess erfolgt wiederum vollkommen automatisch, wobei das System auch Pauschalen, gesetzliche Regelungen, Mehraufwände für die Verpflegung und aktuelle Währungskurse berücksichtigt. Zusätzlich ist es möglich, Kreditkartenumsätze zu importieren. Alle abrechnungsrelevanten Daten lassen sich per Knopfdruck an die Lohnbuchhaltung übertragen. Das spart Zeit und führt zu nachhaltigen Kosteneinsparungen.

Corporate Benefits

Eine Besonderheit der Software ist das Modul Corporate Benefits. In diesem Bereich lassen sich steuerfreie Gutscheine und Mahlzeitenzuschüsse generieren und an die Belegschaft übermitteln. Im Zuge der Erstellung erfolgt eine automatische Überprüfung der gesetzlichen Vorgaben des deutschen Steuerrechts, sodass es zu keiner Überschreitung der Steuerfreigrenze kommen kann.

Für wen eignet sich die Software besonders?

Aufgrund der großen Flexibilität des Systems eignet sich das Tool sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen als auch für Konzerne. Dabei steht die Software derzeit in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung. Die optimale Mitarbeitergröße liegt zwischen 20 und 1.000 Mitarbeitern, wobei große Unternehmen zudem von attraktiven Rabatten profitieren.

Stärken und Schwächen der Software

HRworks bildet alle gängigen HR-Prozesse ab und kann einfach an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Zudem punktet das Tool mit einer erstklassigen Sicherheitsausstattung, die sämtlichen EU-Vorgaben entspricht. Optional steht eine Zwei-Wege-Authentifizierung zur Verfügung, die besonders bei Systemzugriffen außerhalb des Büros für zusätzliche Sicherheit sorgt. Ein weiterer Bonus ist das üppige Angebot an Schnittstellen. Applikationen wie beispielsweise der Google Kalender, SAP oder Microsoft Office lassen sich einfach in die Software integrieren, wobei auch ein zusätzlicher Schnittstellengenerator zur Verfügung steht. Dieser wird initial eingerichtet und ist im Einrichtungspreis enthalten. So lassen sich notwendige Schnittstellen zu Finanz- und Lohnbuchhaltungssystemen generieren, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.

Das Tool kann als monatliches Abonnement gemietet werden, wobei für jeden Nutzer Lizenzkosten zu entrichten sind. Das minimale Abonnement umfasst 20 Nutzer. Dadurch eignet sich die Software nicht für sehr kleine Unternehmen. Die Nutzung des Online-Supports ist zwar kostenfrei, für die Nutzung der Service-Hotline fallen jedoch Gebühren an. Schlussendlich darf die Einarbeitungszeit in das komplexe Tool nicht unterschätzt werden. Um diese Schwäche abzufedern, hat der Hersteller die HR Software mit einer umfangreichen Online-Hilfe ausgestattet, die direkt in die Applikation integriert ist. Dank der strukturierten Gestaltung der Online-Hilfe können viele Probleme und Fragen selbstständig – ohne Anruf bei der Service-Hotline – gelöst werden.

Fazit

HRworks unterscheidet sich von der Konkurrenz besonders durch den großen Funktionsumfang und die einfache Skalierbarkeit. So lassen sich sämtliche Daten innerhalb eines einheitlichen Systems erfassen, managen und auswerten, wobei jegliche Daten unabhängig von Ort und Zeit abrufbar sind. Zudem enthält das monatliche Abonnement alle Module und kann jederzeit gekündigt werden. Dadurch bietet die Software ein interessantes Paket mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

Sind Sie neugierig geworden und möchten Sie mehr über HRworks erfahren? Dann vereinbaren Sie noch heute ein Interview mit unseren HR-Experten. Unser erfahrenes Team freut sich auf Sie und Ihre Fragen. Wir stellen Ihnen das Tool sehr gerne im Detail vor und zeigen Ihnen anhand von Beispielen genau die Bereiche der Anwendung, die für Ihr Unternehmen relevant sind. So finden Sie innerhalb kürzester Zeit heraus, ob das Tool die optimale Lösung für Ihr Unternehmen ist.


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