Die Personalabteilungen kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) stehen unter Effizienzdruck: HR-Softwarelösungen sind der entscheidende Hebel, um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Wir stellen HR WORKS als etablierte All-in-One-Lösung speziell für Personalabteilungen von KMU vor – mit ihren wichtigsten Funktionen, Vorteilen und Grenzen.
Was ist HR WORKS?
HR WORKS ist eine cloudbasierte Softwarelösung für das Personalmanagement. Sie ist mit allen gängigen Browsern kompatibel und kann zusätzlich über eine mobile App genutzt werden. Nach Angaben von HR WORKS setzen mehr als 400.000 Menschen die Software ein; das Unternehmen ist seit über 25 Jahren am Markt aktiv.
Überblick: Was zeichnet die HR WORKS-Plattform aus?
HR WORKS ist in verschiedene Module unterteilt, die flexibel an die Größe und Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden können. Sie haben die Möglichkeit, die einzelnen Module sowohl über den Browser als auch über die mobile App zu nutzen.
Das System bietet eine detaillierte Benutzerverwaltung und ein umfassendes Berechtigungssystem, das sicherstellt, dass jeder Nutzer nur Zugriff auf die Daten hat, die für seine Aufgaben erforderlich sind.
Die wichtigsten Module der Plattform sind:
- Zeitwirtschaft
- Personalverwaltung
- Personalentwicklung
- Reisekostenabrechnung
- Lohn & Gehalt
Ein zentrales Element ist das übersichtliche Dashboard, das sowohl im Browser als auch in der App zur Verfügung steht. Darüber können Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten schnell erfasst werden, auch außerhalb des Büros. Das Dashboard lässt sich individuell anpassen, sodass häufig genutzte Funktionen direkt erreichbar sind.
Zusätzlich können Mitarbeiter Urlaubsanträge und Abwesenheiten beantragen, Genehmigungen einholen und Reisebelege digital erfassen. Alle Daten werden in Echtzeit angezeigt, was die Planung und Verwaltung erleichtert.
HR WORKS setzt nach eigenen Angaben zudem auf KI-Unterstützung, etwa in der Zeitwirtschaft und bei der Reisekostenabrechnung. Dadurch sollen manuelle Eingaben reduziert, Belege schneller verarbeitet und wiederkehrende Arbeitsschritte effizienter erledigt werden.
Sie möchten die digitale Personalakte in Ihr Unternehmen integrieren? Wir finden für Sie die richtige Software.
Die Module von HR WORKS im Detail
Sehen wir uns die einzelnen Module bzw. die wichtigsten Funktionen von HR WORKS mit ihrem Nutzen für den Unternehmensalltag näher an.
Optimierung der Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
HR WORKS ermöglicht es der gesamten Belegschaft, Urlaubsanträge, Abwesenheiten sowie Arbeits- und Projektzeiten schnell und effektiv zu erfassen. Die zugehörigen Genehmigungsprozesse werden automatisch angestoßen, sobald die Aufträge übermittelt werden.
Sind Urlaube, Abwesenheiten, Geschäftsreisen, Krankheitstage und Schulungen im Tool einmal erfasst, werden sie automatisch im zentralen Kalender hinterlegt und sind dort in einer Team-Übersicht einsehbar.
Dank der mobilen App können Mitarbeiter Arbeitszeiten und Abwesenheiten auch von unterwegs erfassen, was besonders für Außendienstmitarbeiter oder in flexiblen Arbeitsmodellen vorteilhaft ist.
Effiziente Personalverwaltung und strukturierte Mitarbeiterdaten
HR WORKS bietet umfassende Funktionen für die Verwaltung aller personalbezogenen Daten, zum Beispiel aus dem Bewerbermanagement oder der digitalen Personalakte. Neben Funktionen für ein effizientes Onboarding stellt das Modul ein Skillmanagement bereit, mit dem Sie die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter gezielt erfassen und auswerten können. Die automatische Erstellung von Arbeitszeugnissen spart Zeit und sorgt für eine standardisierte und rechtssichere Dokumentation.
Über einen Self-Service-Bereich können Mitarbeiter ihre Stammdaten eigenständig aktualisieren – eine massive Arbeitserleichterung für das Personalteam. Die Daten werden zentral im Tool gespeichert, was wichtige Auswertungen ermöglicht.
Personalentwicklung: Mitarbeiter gezielt fördern
Das Modul Personalentwicklung unterstützt Unternehmen dabei, Entwicklungsgespräche, Qualifikationen und Mitarbeiterziele strukturiert zu dokumentieren. Personalabteilungen und Führungskräfte können dadurch Entwicklungsbedarfe besser erkennen und Maßnahmen gezielter planen.
Besonders hilfreich ist das für Unternehmen, die Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen oder Kompetenzprofile nicht mehr in einzelnen Dateien oder Tabellen verwalten möchten. HR WORKS bündelt diese Informationen zentral und macht sie für berechtigte Personen nachvollziehbar verfügbar.
Reisekostenabrechnung: Automatisierung und Fehlerreduktion
Das Modul zur Reisekostenabrechnung ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Reisedaten und -belege einfach digital zu erfassen. Der Genehmigungsprozess erfolgt automatisch, wobei das System sämtliche relevanten Faktoren wie Pauschalen, gesetzliche Regelungen, Mehraufwände für die Verpflegung und aktuelle Währungskurse berücksichtigt.
Zudem können Kreditkartenumsätze automatisch importiert werden, um den Abrechnungsprozess weiter zu beschleunigen. Alle abrechnungsrelevanten Daten lassen sich mit einem Klick an die Lohnbuchhaltung übermitteln, was Zeit spart und zu nachhaltigen Kosteneinsparungen führt.
Gehaltsabrechnung leicht gemacht: Prozesse vereinfachen und Zeit sparen
Mit dem Modul ‚Lohn & Gehalt‘ erledigen Unternehmen die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Die eigentliche Abrechnung übernimmt in der Regel der Steuerberater, der über Schnittstellen zu DATEV und ADDISON direkt auf die Lohndaten zugreift. Gehaltsdokumente können über das Tool bequem und sicher an Mitarbeiter übermittelt werden. Vorgesetzte erhalten eine klare Übersicht über Gehaltsdaten, Gehaltsentwicklungen und Vergleiche, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Personalstrategie gezielt weiterzuentwickeln.
Passt HR WORKS zu Ihrem Unternehmen?
Aufgrund der großen Flexibilität des Systems eignet sich HR WORKS besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei steht die Software derzeit in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung. Besonders vorteilhaft ist die Skalierbarkeit: Das System ist ideal für Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von 20 und 1.000 Mitarbeitern.
Gut zu wissen: Größeren Unternehmen gewährt HRworks attraktive Rabatte.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick
HR WORKS punktet mit einem breiten Funktionsumfang, der alle wesentlichen HR-Prozesse abdeckt. Zudem lässt sich die Plattform flexibel an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Dank einer Zwei-Wege-Authentifizierung ist der Zugriff dabei auch außerhalb des Büros nach höchsten Sicherheitsstandards gewährleistet.
Ein weiterer Pluspunkt sind die zahlreichen Schnittstellen an Drittsysteme, wie zum Beispiel Google Kalender, SAP oder Microsoft Office, die eine einfache Integration in bestehende Systeme ermöglichen. Der Schnittstellengenerator, der bei der Einrichtung mitgeliefert wird, erleichtert die Integration von Finanz- und Lohnbuchhaltungssystemen, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.
Herausforderungen erkennen und Lösungen umsetzen
HR WORKS wird als monatliches Abonnement angeboten. Die Lizenzkosten fallen je Nutzer an. Da der Hersteller eine Mindestanzahl von 20 Nutzenden vorsieht, ist die Lösung für sehr kleine Unternehmen oder Neugründungen nur eingeschränkt geeignet. Der Fokus liegt klar auf mittelständischen Unternehmen und größeren Organisationen.
Ebenfalls zu berücksichtigen: HR WORKS bietet kostenfreien Online-Support. Für die Nutzung der Service-Hotline können jedoch zusätzliche Gebühren anfallen.
Anwender berichten teilweise von einer längeren Einarbeitungszeit. Das liegt vor allem am breiten Funktionsumfang der Software. Um den Einstieg zu erleichtern, stellt HR WORKS eine umfangreiche, in die Anwendung integrierte Online-Hilfe bereit. Viele Fragen lassen sich dadurch direkt im System klären.
Warum HR WORKS die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist
HR WORKS überzeugt vor allem durch seinen breiten Funktionsumfang, die modulare Struktur und die gute Skalierbarkeit. Die Cloud-Lösung bündelt zentrale HR-Daten in einem System und schafft damit die Grundlage für automatisierte Prozesse, bessere Auswertungen und weniger manuelle Verwaltungsarbeit.
Das monatliche Abonnement bietet zusätzliche Flexibilität: Unternehmen können einzelne Module oder weitere Nutzer bei Bedarf hinzubuchen. Das ist besonders für wachsende Unternehmen interessant, die ihre HR-Prozesse schrittweise digitalisieren möchten.
Wenn Sie eine neue HR-Lösung suchen, lohnt sich außerdem unser Webinar. Dort vergleichen wir verschiedene HR-Suiten und zeigen, welche Lösung zu welchen Anforderungen passt. Für eine individuelle Beratung stehen wir Ihnen ebenfalls gerne persönlich zur Verfügung.
FAQ
Was ist HR WORKS?
HR WORKS ist eine umfassende Cloud-Lösung für das Personalmanagement. Die Software ist in mehrere Module gegliedert, die Unternehmen jeweils flexibel buchen und individuell an ihre Anforderungen anpassen können.
Welche Module beinhaltet HR WORKS?
Die wichtigsten Module der Plattform sind:
- Zeitwirtschaft
- Personalverwaltung
- Personalentwicklung
- Reisekostenabrechnung
- Lohn & Gehalt
Für wen eignet sich die Software?
Das System ist aufgrund seiner Modularität und Anpassbarkeit besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Die optimale Unternehmensgröße liegt zwischen 20 und 1.000 Mitarbeitern.
Welche Stärken und Schwächen besitzt die Software?
HR WORKS deckt alle gängigen HR-Prozesse ab. Besonders hervorzuheben sind die flexible Anpassbarkeit, die einfache Skalierbarkeit und die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung.
Eine Schwäche: Die Anwendung fordert eine Mindestanzahl von 20 Nutzern. Das System eignet sich daher nicht für sehr kleine Unternehmen. Zudem kann die Einarbeitung aufgrund des großen Funktionsumfangs etwas Zeit in Anspruch nehmen, wobei umfassende Online-Hilfen bereitgestellt werden.
Wer kann mir beim Thema HR WORKS Personalmanagement helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema HR WORKS Personalmanagement benötigen, stehen Ihnen die Experten von ActivateHR, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
