Digitale Personalakte

Digitale Personalakte

Mit digitalen Personalakten optimieren Verantwortliche die Verwaltungsprozesse im HR-Bereich. Die Akten beinhalten digitalisierte Personaldaten und bewahren sie strukturiert an einem zentralen Ablageort auf: hierdurch kommen Verantwortliche in die Lage, personalbezogene Dokumente wie Zeugnisse, Krankenscheine, Urkunden oder Zertifikate jederzeit und an jedem Ort einzusehen. Obwohl es keine gesetzliche Definition für die digitale Personalakte gibt, handelt es sich bei ihr um einen hochsensiblen und besonders schützenswerten Bereich – deshalb unterliegen sie den Datenschutzgesetzen.

Vorteile der digitalen Personalakte

  • Die digitale Personalakte bietet Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen:
  • Der papiergebundene Aktenbestand wird reduziert, wodurch mehr Platz entsteht.
  • Die Personalaktenverwaltung funktioniert schneller und effizienter.
  • Individuelle Zugriffsberechtigungen für verschiedener Nutzer können angelegt werden.
  • Kostenersparnis durch wegfallende Druck- und Lagerkosten.
  • Beschleunigung von HR-Prozessen.
  • Mehr Zeit für die Umsetzung strategischer Aufgaben.
  • Mehrere Nutzer können zeitgleich auf digitale Akten zugreifen.
  • Nutzer können orts- und zeitunabhängig auf die Daten zugreifen.
  • Die Reduzierung von papiergebundenen Prozessen ist ein Zeichen für Nachhaltigkeit.
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Anbieter für die Einführung digitaler Personalakten

Für die Einführung der digitalen Personalakte eignen sich mehrere Anbieter, die jeweils verschiedene Lösungen betreiben:

  • SAP/Opentext: Ursprünglich entwickelte SAP eine eigene Lösung für die digitale Personalakte. Diese wird den heutigen Erfordernissen an eine intuitive Bedienbarkeit jedoch nicht gerecht und bietet lediglich einen begrenzten Funktionsumfang. Aus diesem Grund arbeitet SAP mit der Firma Opentext zusammen, die bereits im Vorfeld eine umfangreichere Lösung für digitale Personalakten mit SAP-Integration entwickelt hat, und vertreibt nun deren System.
  • Easy Software: Mit der Anwendung vergeben Verantwortliche individuelle Berechtigungen, mit denen Angestellte genau die Daten einsehen können, die sie für ihre Arbeit brauchen. Damit Datenschutzregeln zuverlässig befolgt werden, enthält die digitale Personalakte der Easy Software AG Sicherheitsmechanismen. Mit einem integrierten Fristenmanager können Personalsachbearbeiter alle notwendigen Fristen überblicken und einhalten. Das System bietet Nutzern zudem einen flexiblen Zugriff über den Webbrowser.
  • Aconso: Das System hat einen großen Umfang und bietet Unternehmen mit vielen Aktenbeständen durch einen Scan-Service einen enormen Vorteil, da sich die gesammelten Papierakten mit ihm schnell digitalisieren lassen. Aconso wird mit eigenständigen SAP-Anwendungen verknüpft, kann in SAP SuccessFactors integriert und mithilfe von Nutzeroberflächen betrieben werden, die mit Tools aus SAPUI5 (SAP User Interface 5) erstellt wurden: Hierdurch lässt sich das System auch mit dem Smartphone nutzen.
  • XFT: Auch dieses System bietet viele Möglichkeiten im Umgang mit digitalen Personalakten –einen eigenen Scan-Service enthält es jedoch nicht. Um große Aktenbestände dennoch unkompliziert zu digitalisieren, arbeitet XFT mit Partnern zusammen, die den Scan-Prozess der Akten übernehmen. Weil die Lösung von ehemaligen SAP-Mitarbeitern entwickelt wurde, ist sie vollständig im SAP-System integriert: Deshalb hat das System den enormen Vorteil, dass SAP-Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden und die Installation vollständig auf dem SAP-Server erfolgt. Auch XFT kann mit Nutzeroberflächen betrieben werden, die mit Tools aus SAPUI5 (SAP User Interface 5) erstellt wurden.

Um eine problemlose Einführung gewährleisten zu können, müssen Verantwortliche einige Vorbereitungen treffen. Zum einen müssen sie offene Fragen klären, z. B. wie die Personalabteilung entlastet und digitale Zugriffsrechte eingerichtet werden können. Zum anderen müssen sie ein Umsetzungskonzept erstellen und die bestmögliche Software für ihr Unternehmen auswählen. Hierzu gehört auch die Auswahl eines Dienstleisters, der die Papierakten digitalisiert. Zudem muss geklärt werden, wie die digitalen Personalakten in die bestehende SAP-Landschaft integriert werden können. Nicht zuletzt müssen Verantwortliche Schulungen für Administratoren und Anwender im Umgang mit dem neuen System organisieren.

Typische Fehler bei der Einführung digitaler Personalakten

Die folgenden Fehler sind bei der Einführung der digitalen Personalakte typisch und lassen sich durch eine umfangreiche Vorbereitung leicht vermeiden:

  • Auf einen Digitalisierungsdienstleister verzichten: Für die Digitalisierung alter Aktenbestände ist es vielfach hilfreich, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Zwar können Unternehmen den Scan-Vorgang auch selbst durchführen, allerdings ist dieser Prozess häufig komplexer, als von den Verantwortlichen vorher angenommen wurde. So dürfen die zu scannenden Dokumente aus Datenschutzgründen nicht einfach der hausinternen Poststelle überlassen werden. Mitarbeiter aus dem Personalbereich können den Scan-Vorgang zwar übernehmen, allerdings müssen sie dazu über leistungsfähige Scanner verfügen und ihr Alltagsgeschäft in dieser Zeit ruhen lassen.
  • Unzureichendes Berechtigungskonzept: Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten ist durch das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) geregelt. Um die Informationen nur berechtigten Personen zugänglich zu machen, sollten Unternehmen ein Berechtigungskonzept einführen, das bestimmten Personengruppen zu bestimmten Zeiten den Zugriff auf ausgewählte Datensätze erlaubt. Ein Berechtigungskonzept, das nicht alle Personen und mögliche Aktionen berücksichtigt, sollte vermieden werden.
  • Lediglich den Funktionsumfang bei der Wahl der Software-Anbieters berücksichtigen: Häufig wird lediglich der Funktionsumfang der Software bei der Wahl eines geeigneten Anbieters berücksichtigt. Allerdings sollten Verantwortliche beachten, dass sich Personalprozesse im eigenen Unternehmen in der Zukunft ändern können. Um teure Anpassungen zu vermeiden, sollten sie daher darauf achten, dass die Software gut erweiterbar ist.
  • Unterschätztes Projektmanagement: Obwohl die bloße Einführung der digitalen Personalakte an sich nicht lange dauert, lässt sich ein solches Projekt nicht in wenigen Wochen umsetzen. Eine umfangreiche Vorbereitung braucht genügend Zeit und schließt zum Beispiel eine strukturierte Analyse der Datenverwaltung und eine Konzipierung der digitalen Akte mit ein. Zudem müssen Administratoren und Anwender im Umgang mit dem neuen System geschult werden, um Fehler im hochsensiblen Datenbereich zu vermeiden.

Umsetzung der DSVGO

Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten ist mit Inkrafttreten der DSVGO (Datenschutzgrundverordnung) für viele Unternehmen zu einer Herausforderung geworden, der sie mit digitalen Personalakten begegnen können. Die Verordnung lässt sich mit den Systemen zuverlässig einhalten. Während Berechtigungen in der SAP-Anwendung mithilfe von SAP ILM (Information Lifecycle Management) eingerichtet werden, bieten die Lösungen von Opentext, Aconso und XFT ausgiebige Berechtigungskonzepte, mit denen einzelne Aktionen für bestimmte Mitarbeiter in einem festgelegten Zeitraum ausgeführt werden können. Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten lässt sich mit der Einführung der digitalen Personalakte daher leicht etablieren – Unternehmen reduzieren das Risiko von Abmahnungen dadurch deutlich.

Fazit

Unternehmen profitieren von der digitalen Personalakte in vielerlei Hinsicht. Mit der Reduktion papiergebundener Akten beschleunigen sich Verwaltungsprozesse im HR-Bereich, sodass Personaler sich vermehrt auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Zudem führt die Platz- und Papierersparnis zu geringeren Kosten. Auch die DSVGO lässt sich mit digitalen Personalakten sehr gut umsetzen, da sie mit einem Berechtigungskonzept ausgestattet werden können. Unternehmen können für die Einführung des Systems zwischen verschiedenen Anbietern wählen.

Weitere Informationen rund um die digitale Personalakte finden Sie auf unserem Blog. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie weitere Fragen zu dem Thema haben.


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