Guido Klempien
 - 3. Juni 2019

Digitale Personalakte

Mit digitalen Personalakten optimieren Verantwortliche die Verwaltungsprozesse im HR-Bereich. Die Akten beinhalten digitalisierte Personaldaten und bewahren sie strukturiert an einem zentralen Ablageort auf: hierdurch kommen Verantwortliche in die Lage, personalbezogene Dokumente wie Zeugnisse, Krankenscheine, Urkunden oder Zertifikate jederzeit und an jedem Ort einzusehen. Obwohl es keine gesetzliche Definition für die digitale Personalakte gibt, handelt es sich bei ihr um einen hochsensiblen und besonders schützenswerten Bereich – deshalb unterliegen sie den Datenschutzgesetzen.

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Was gehört in eine digitale Personalakte?

Die Entscheidung, welche Dokumente Bestandteile der digitalen Personalakte werden sollen, ist die Basis für alle weiteren Schritte der Einführung und sollte sorgsam durchdacht werden.

Nachdem Papierdokumente der Personalakte bisher viel Platz in eng gepackten Aktenschränken benötigt haben, ist es reizvoll mit der Einführung der digitalen Personalakte all diese Dokumente zu digitalisieren und damit Platz zu schaffen. Die gescannten Dokumente nehmen auf den Festplatten des Archivsystems nur noch einen Bruchteil der Kapazitäten ein, weshalb die Einführung der digitalen Personalakte häufig genutzt wird, um alle verwandten Dokumente gleich mit zu digitalisieren.

Es sollte allerdings nicht vergessen werden, dass bei dem sensiblen Thema von personenbezogenen Daten das Prinzip der Datensparsamkeit einzuhalten ist. Nicht jedes Dokument, das sich digitalisieren lässt, darf auch digitalisiert werden. Darüber hinaus gibt es auch Dokumente deren Digitalisierung zwar erlaubt, aber deren späterer Nutzen in digitalisierter Form nicht im Verhältnis zum Aufwand steht. Eine Hilfe, um bei der Vielzahl von Möglichkeiten die Arten von Dokumenten einzugrenzen, deren Digitalisierung erfolgen soll, bieten Negativ- und Positivlisten.

Die Negativ- und Positivlisten der digitalen Personalakte

Negativlisten enthalten all jene Dokumente, die nicht digitalisiert werden dürfen. Beispiele hierfür sind psychologische und graphologische Gutachten zu Mitarbeitern sowie Angaben zur Gesundheit, insofern diese nicht in direktem Zusammenhang zum Arbeitsplatz stehen. Weiterführend ist auch die Digitalisierung von Fortbildungsnachweisen, wichtigem Schriftverkehr oder Fehlzeitenübersichten denkbar, allerdings entscheiden sich viele Unternehmen gegen das Digitalisieren einiger dieser Dokumente; in der Folge werden die explizit ausgeschlossenen Dokumenten zusammen
mit den rechtlich unzulässigen Dokumenten in der Negativliste erfasst.

Positivlisten bilden dagegen jene Dokumente ab, die gesetzlich bedingt in jedem Fall aufzubewahren sind. Häufig geht die Vorstellung von einer digitalen Personalakte mit der Idee einher, keinerlei Papierdokumente für Mitarbeiter mehr aufbewahren zu müssen. Da aber gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine physische Aufbewahrung (d.h. in Papierform) fordern, muss in jedem Fall eine Mini-Akte pro Mitarbeiter mit jenen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten geführt werden. Eine vollständig digitale und damit papierlose Personalakte ist unter Berücksichtigung der
gesetzlichen Bestimmung gegenwärtig nicht möglich. Diese Aufbewahrungspflicht betrifft nur einen verhältnismäßig kleinen Bestandteil der Dokumente einer Personalakte, weshalb die Mini-Akte in der späteren Administration kaum ins Gewicht fällt. Dennoch ist es sinnvoll, diese wichtigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zusätzlich digital zur Verfügung zu stellen. Aus diesem Grund werden alle für ein Unternehmen relevanten, gesetzlich aufbewahrungspflichtigen Dokumente in die Positivliste aufgenommen. Beispiele hierfür sind Befristungen, Kündigungen sowie Auflösungen von Arbeitsverträgen, Urkunden und Darlehensverträge.

Vorteile der digitalen Personalakte

  • Die digitale Personalakte bietet Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen:
  • Der papiergebundene Aktenbestand wird reduziert, wodurch mehr Platz entsteht.
  • Die Personalaktenverwaltung funktioniert schneller und effizienter.
  • Individuelle Zugriffsberechtigungen für verschiedener Nutzer können angelegt werden.
  • Kostenersparnis durch wegfallende Druck- und Lagerkosten.
  • Beschleunigung von HR-Prozessen.
  • Mehr Zeit für die Umsetzung strategischer Aufgaben.
  • Mehrere Nutzer können zeitgleich auf digitale Akten zugreifen.
  • Nutzer können orts- und zeitunabhängig auf die Daten zugreifen.
  • Die Reduzierung von papiergebundenen Prozessen ist ein Zeichen für Nachhaltigkeit.
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Digitale Personalakte – Anbieter für die Einführung im Vergleich

Basierend auf den Anforderungen, die in den Analyseworkshops definiert wurden, können die diversen am Markt agierenden Anbieter von digitalen Personalakten-Lösungen verglichen werden. Dabei empfiehlt es sich, neben einer betriebswirtschaftlichen Kosten-/Nutzenanalyse, fachlichen Anforderungen, Nutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit auch technische Kriterien zu beachten.

Für die Einführung der digitalen Personalakte eignen sich mehrere Anbieter, die jeweils verschiedene Lösungen betreiben. Einige haben wir hier einmal aufgeführt:

Digitale Personalakte mit SAP (Opentext)

Ursprünglich entwickelte SAP eine eigene Lösung für die digitale Personalakte. Diese wird den heutigen Erfordernissen an eine intuitive Bedienbarkeit jedoch nicht gerecht und bietet lediglich einen begrenzten Funktionsumfang. Aus diesem Grund arbeitet SAP mit der Firma Opentext zusammen, die bereits im Vorfeld eine umfangreichere Lösung für digitale Personalakten mit SAP-Integration entwickelt hat, und vertreibt nun deren System.

Digitale Personalakte mit Easy Software

Mit der Anwendung vergeben Verantwortliche individuelle Berechtigungen, mit denen Angestellte genau die Daten einsehen können, die sie für ihre Arbeit brauchen. Damit Datenschutzregeln zuverlässig befolgt werden, enthält die digitale Personalakte der Easy Software AG Sicherheitsmechanismen. Mit einem integrierten Fristenmanager können Personalsachbearbeiter alle notwendigen Fristen überblicken und einhalten. Das System bietet Nutzern zudem einen flexiblen Zugriff über den Webbrowser.

Digitale Personalakte mit Aconso

Das System hat einen großen Umfang und bietet Unternehmen mit vielen Aktenbeständen durch einen Scan-Service einen enormen Vorteil, da sich die gesammelten Papierakten mit ihm schnell digitalisieren lassen. Aconso wird mit eigenständigen SAP-Anwendungen verknüpft, kann in SAP SuccessFactors integriert und mithilfe von Nutzeroberflächen betrieben werden, die mit Tools aus SAPUI5 (SAP User Interface 5) erstellt wurden: Hierdurch lässt sich das System auch mit dem Smartphone nutzen.

Digitale Personalakte mit XFT

Auch dieses System bietet viele Möglichkeiten im Umgang mit digitalen Personalakten –einen eigenen Scan-Service enthält es jedoch nicht. Um große Aktenbestände dennoch unkompliziert zu digitalisieren, arbeitet XFT mit Partnern zusammen, die den Scan-Prozess der Akten übernehmen. Weil die Lösung von ehemaligen SAP-Mitarbeitern entwickelt wurde, ist sie vollständig im SAP-System integriert: Deshalb hat das System den enormen Vorteil, dass SAP-Berechtigungskonzepte berücksichtigt werden und die Installation vollständig auf dem SAP-Server erfolgt. Auch XFT kann mit Nutzeroberflächen betrieben werden, die mit Tools aus SAPUI5 (SAP User Interface 5) erstellt wurden.

Um eine problemlose Einführung gewährleisten zu können, müssen Verantwortliche einige Vorbereitungen treffen. Zum einen müssen sie offene Fragen klären, z. B. wie die Personalabteilung entlastet und digitale Zugriffsrechte eingerichtet werden können. Zum anderen müssen sie ein Umsetzungskonzept erstellen und die bestmögliche Software für ihr Unternehmen auswählen. Hierzu gehört auch die Auswahl eines Dienstleisters, der die Papierakten digitalisiert. Zudem muss geklärt werden, wie die digitalen Personalakten in die bestehende SAP-Landschaft integriert werden können. Nicht zuletzt müssen Verantwortliche Schulungen für Administratoren und Anwender im Umgang mit dem neuen System organisieren.

Typische Fehler bei der Einführung digitaler Personalakten

Die folgenden Fehler sind bei der Einführung der digitalen Personalakte typisch und lassen sich durch eine umfangreiche Vorbereitung leicht vermeiden:

  • Auf einen Digitalisierungsdienstleister verzichten: Für die Digitalisierung alter Aktenbestände ist es vielfach hilfreich, einen externen Dienstleister zu beauftragen. Zwar können Unternehmen den Scan-Vorgang auch selbst durchführen, allerdings ist dieser Prozess häufig komplexer, als von den Verantwortlichen vorher angenommen wurde. So dürfen die zu scannenden Dokumente aus Datenschutzgründen nicht einfach der hausinternen Poststelle überlassen werden. Mitarbeiter aus dem Personalbereich können den Scan-Vorgang zwar übernehmen, allerdings müssen sie dazu über leistungsfähige Scanner verfügen und ihr Alltagsgeschäft in dieser Zeit ruhen lassen.
  • Unzureichendes Berechtigungskonzept: Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten ist durch das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) geregelt. Um die Informationen nur berechtigten Personen zugänglich zu machen, sollten Unternehmen ein Berechtigungskonzept einführen, das bestimmten Personengruppen zu bestimmten Zeiten den Zugriff auf ausgewählte Datensätze erlaubt. Ein Berechtigungskonzept, das nicht alle Personen und mögliche Aktionen berücksichtigt, sollte vermieden werden.
  • Lediglich den Funktionsumfang bei der Wahl der Software-Anbieter berücksichtigen: Häufig wird lediglich der Funktionsumfang der Software bei der Wahl eines geeigneten Anbieters berücksichtigt. Allerdings sollten Verantwortliche beachten, dass sich Personalprozesse im eigenen Unternehmen in der Zukunft ändern können. Um teure Anpassungen zu vermeiden, sollten sie daher darauf achten, dass die Software gut erweiterbar ist.
  • Unterschätztes Projektmanagement: Obwohl die bloße Einführung der digitalen Personalakte an sich nicht lange dauert, lässt sich ein solches Projekt nicht in wenigen Wochen umsetzen. Eine umfangreiche Vorbereitung braucht genügend Zeit und schließt zum Beispiel eine strukturierte Analyse der Datenverwaltung und eine Konzipierung der digitalen Akte mit ein. Zudem müssen Administratoren und Anwender im Umgang mit dem neuen System geschult werden, um Fehler im hochsensiblen Datenbereich zu vermeiden.

Welche Fehler Sie bei der Einführung vermeiden sollten haben wir in einem Beitrag zusammengefasst: Einführung einer digitalen Personalakte – Fehler vermeiden

Datenschutz: Digitale Personalakte und DSGVO

Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten ist mit Inkrafttreten der DSVGO (Datenschutzgrundverordnung) für viele Unternehmen zu einer Herausforderung geworden, der sie mit digitalen Personalakten begegnen können. Die Verordnung lässt sich mit den Systemen zuverlässig einhalten. Während Berechtigungen in der SAP-Anwendung mithilfe von SAP ILM (Information Lifecycle Management) eingerichtet werden, bieten die Lösungen von Opentext, Aconso und XFT ausgiebige Berechtigungskonzepte, mit denen einzelne Aktionen für bestimmte Mitarbeiter in einem festgelegten Zeitraum ausgeführt werden können. Der richtige Umgang mit personenbezogenen Daten lässt sich mit der Einführung der digitalen Personalakte daher leicht etablieren – Unternehmen reduzieren das Risiko von Abmahnungen dadurch deutlich.

Weiterführende Inhalte zum Thema Datenschutz und digitale Personalakte haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst: Digitale Personalakte – Recht

Fazit

Unternehmen profitieren von der digitalen Personalakte in vielerlei Hinsicht. Mit der Reduktion papiergebundener Akten beschleunigen sich Verwaltungsprozesse im HR-Bereich, sodass Personaler sich vermehrt auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Zudem führt die Platz- und Papierersparnis zu geringeren Kosten. Auch die DSVGO lässt sich mit digitalen Personalakten sehr gut umsetzen, da sie mit einem Berechtigungskonzept ausgestattet werden können. Unternehmen können für die Einführung des Systems zwischen verschiedenen Anbietern wählen.

Weitere Informationen rund um die digitale Personalakte finden Sie auf unserem Blog. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie weitere Fragen zu dem Thema haben.

 

Guido Klempien

Guido Klempien

Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.

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2 Kommentare zu "Digitale Personalakte"

Christopher Haase - 6. August 2020 | 09:45

Können neben den grundlegenden Informationen zum Mitarbeiter, beliebig viele Information und Dokumente, in die digitale Personalakte abgespeichert werden? Wenn ja, wie schaut das genau mit dem Datenschutz aus?
Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Antworten
Sebastian Eßling - 21. September 2020 | 21:04

Hallo Herr Haase,

die Personalakte selbst speichert fast ausschließlich Dokumente zum Mitarbeiter wie z.B. Verträge etc. Hinzu kommen bestimmte Metadaten, sodass Dokumente leichter gefunden werden können. Daten zum Mitarbeiter werden im SAP HR abgespeichert (Stammdatenverwaltung PA). Um dem Datenschutz gerecht zu werden greift auf alle Objekte das SAP Berechtigungskonzept. Sprich bestimmte Register und Unterregister in der Akte werden ebenfalls mit Berechtigungen ausgestattet. Außerdem gibt es für die Personalakte eigene Löschobjekte, die dann mit SAP ILM genau wie HR Stammdaten regelmäßig gelöscht werden. Auf diese Weise ist sichergestellt das rechtliche Fristen zur Datenaufbewahrung eingehalten werden, die Dokumente und Daten im Anschluss jedoch gelöscht sind.

Ich hoffe das Hilft Ihnen weiter. Ansonsten lassen Sie uns gerne kurz telefonieren.

Viele Grüße

Antworten

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