Standardisierte ILM-Einführung im HCM Bereich

Die Umsetzung der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung wird Pflicht für alle. Das Werkzeug für die Einhaltung der EU-DSGVO im HR-Bereich ist SAP ILM. Wir übernehmen die Anpassung Ihres Systems, um eine Verwaltung von personenbezogenen Daten nach der EU-DSGVO vorweisen zu können. 

Guido Klempien Fachbereichsleiter ActivateHR
Ihr Ansprechpartner
Guido Klempien
Fachbereichsleiter

Was ist der Hintergrund der EU-Datenschutz-Grundverordnung?

Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung ist am 25.05.2016 in Kraft getreten. Bis 25.05.2018 in allen Unternehmen, mit einer Niederlassung im EU-Gebiet, umzusetzen. Das zentrale Ziel des Gesetzes ist ein einheitlicher Schutz personenbezogener Daten. Bei Verstoß gegen die Verordnung drohen hohe Strafen. Im Bereich bis zu 20 Millionen Euro bzw. bis zu 4% des Jahresumsatzes aus 2017.

Was ist SAP ILM?

SAP ILM steht für – Information Lifecycle Management. Darunter versteht man ein Konzept, für die automatisierte Verwaltung von Datenflüssen und den dazugehörigen Metadaten. Es legt fest, nach welchen Regeln gespeicherte Informationen über ihren Lebenszyklus hinweg auf bestimmten Speichermedien verwaltet und genutzt werden dürfen. ILM umfasst also den gesamten Zeitraum des Daten Lebenszyklus. Von der Erstellung und erstmaligen Abspeicherung der Daten bis zu ihrer endgültigen Vernichtung (aus gesetzlichen Gründen oder weil sie veraltet sind).

SAP ILM - Sperren oder löschen?

SAP bietet mit SAP NetWeaver Information Lifecycle Management (SAP NetWeaver ILM) ein entsprechendes Tool zur durchgängigen Unterstützung der Verwaltung von Informationen. Unternehmen können damit Systeme stilllegen und Retention Management im laufenden Betrieb betreiben. SAP ILM enthält Regelwerke, Prozesse, Verfahrensweisen und Werkzeuge, die den betriebswirtschaftlichen Nutzen von Informationen mit der am besten geeigneten und kostengünstigste IT-Infrastruktur in Einklang bringen.

Unser standardisiertes Projektvorgehen

Jedes ILM Projekt durchläuft 4 Phasen. Um einen Projekterfolg zu garantieren, sollte keine dieser Phasen in einem ILM Projekt ausgelassen werden. Im Vorfeld an diese 4 Phasen gibt es einige Grundlagen zu klären, die zu einem gelungenden Projektstart gehören. Diese Klärung wird über einen Fragenkatalog durchlaufen.

Ablauf unseres standardisiertem Projektvorgehen:

  1. Wir beginnen in der Konzeptionsphase immer mit einem Workshop oder mehreren Workshops. Als Ergebnis der gesamten Konzeptionsphase ist die Entwicklung eines grundlegendem Löschkonzeptes vorgesehen. Dieses Löschkonzept ist die Basis auf der die Entwicklung beginnen kann.
  2. Sobald das grundlegende Löschkonzept entwickelt ist, beginnt die Entwicklungphase der ILM Objekte und dem Customizing der Regeln. Abgeschlossen wird diese Phase mit den Entwicklertests.
  3. Die Testphase läuft bei jedem Kunden anders. Diese Testphase läuft normalerweise ähnlich ab wie die Testphasen nach einem Service Pack Wechsel. Es wird getestet ob alles noch funktioniert und alle Daten anhand der Regeln vernichtet oder gesperrt sind.
  4. In der Go-Live Phase betreuen wir die Fachabteilung. Hier ist einer der Kernpunkte Ihre Mitarbeiter. Diese müssen auf die jährlichen Löschungen vorbereitet sein und diese handhaben können.

Unsere Projektziele:

  • Sie haben ein Löschkonzept auf dessen Basis Ihr System funktioniert
  • Sie haben ein eingerichtetes ILM für den HCM Bereich
  • Ihre Mitarbeiter sind für die Anwendung des ILM Systems geschult
  • Sie können Ihr System einfach um neue ILM Objeke erweitern

Was gibt es noch zu beachten?

Es gibt viele Punkte die bei einem Datenvernichtungsprohejekt aufkommen. Einer der Hauptpunkte hierbei ist das Steakholder Management bzw. Change Management. Verantwortlichkeiten für die Daten müssen geklärt sein und alle sollten an einem Strang ziehen. In unseren Projekten unterstützen wir auch in diesem unt weiteren Bereichen um den Projekterfolg zu sichern.

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