Was müssen Unternehmen bei der Einführung von SAP ILM beachten?
Mit der Einführung von SAP ILM sind Unternehmen in der Lage, ein automatisiertes Löschkonzept einzuführen und die DSVGO entsprechend umzusetzen. Aber was müssen Verantwortliche dabei beachten? Durch meine Erfahrung, die ich in verschiedenen Kundenprojekten gesammelt habe, weiß ich, wie die Einführung des Systems reibungslos bewerkstelligt wird.
Alle Betroffenen müssen einbezogen werden
Viel zu oft haben Verantwortliche die Erwartung, dass alle Beteiligten sich nur einmal zusammensetzen müssen und das Projekt daraufhin fertiggestellt wird. Die Etablierung eines Löschkonzeptes ist jedoch ein laufender Prozess. Änderungen müssen von Tag zu Tag durchgeführt werden, da oft neue Informationen hinzukommen und neue Wünsche eingeworfen werden. Das hängt erfahrungsgemäß auch damit zusammen, dass viele derjenigen, für die das Thema relevant ist, nicht an der Einführung des Löschkonzeptes beteiligt sind. Verantwortliche möchten das Projektteam in den meisten Fällen so klein wie möglich halten und beziehen vielleicht ein Mitglied der Personalabteilung und einen Mitarbeiter aus dem IT-Bereich mit ein.
Bei ILM-Projekten rate ich von dieser Vorgehensweise aber ab, denn für eine erfolgreiche Einführung des Systems muss zumindest eine Person aus jedem betroffenen Fachbereich in die Planung mit eingebunden werden, die sich mit dem Thema Daten befasst. Hierunter zählen zum Beispiel die Fachabteilung für aktive Mitarbeiter, die Fachabteilung für Rentner, der IT-Bereich oder der Datenschutzbeauftragte.
Erstaunlicherweise wird der Data-Owner, also derjenige, der im Unternehmen die Verantwortung für die Daten trägt, oft nicht in die Einführung eines Löschkonzeptes eingebunden. In vielen Fällen handelt es sich dabei um eine Führungskraft, die nicht im Projekt involviert ist, aber mit deren Unterschrift die Datensätze von Mitarbeitern gelöscht werden. Verständlicherweise reagieren viele Data-Owner verunsichert, wenn die IT-Abteilung plötzlich mit der Bitte an sie herantritt, die Löschung von 150.000 Datensätzen zu genehmigen.
Berechtigungen festlegen
Beim Umgang mit Daten müssen immer Berechtigungen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Hierunter fällt insbesondere die Bestimmung der Personen, die die Daten dann löschen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ein Großteil der Beteiligten nur ungern die Verantwortung hierfür übernimmt. Mit SAP ILM kann man das Löschkonzept zwar automatisiert einführen, fast immer entscheiden sich die Verantwortlichen jedoch dagegen. Aus der Praxis kenne ich zumindest noch niemanden, der die Datenlöschung komplett automatisch durchführen lassen wollte. Verantwortungsträger wollen in den meisten Fällen zumindest vorher wissen, welche Daten gelöscht werden und den Vorgang dann bestätigen.
Die Umsetzung erfordert alle Beteiligten
Das Thema sollte keineswegs nur durch den Datenschützer oder dem Administrator vorangetrieben werden. Es ist notwendig, dass die Aufgaben auf verschiedene Ebenen verteilt und vom mittleren Management auch wirklich umgesetzt werden, da das Projekt sonst droht, zu scheitern.
Genug Zeit einkalkulieren
Ich bekomme immer wieder mit, dass Unternehmen für die Einführung von SAP ILM nicht genug Zeit einplanen. Zwar ist die Implementierung an sich relativ zügig erledigt, aber während der Entwicklung kommen manchmal neue Punkte hinzu, die im Vorfeld nicht berücksichtigt wurden. Durch die hohe Anzahl der Beteiligten steigert sich zudem der Kommunikationsaufwand, da alle Veränderungen jedem verständlich gemacht werden müssen. In nur zwei Monaten ist die Einführung von SAP ILM nicht umzusetzen. Je nach Unternehmensgröße sollte man mit ungefähr einem Jahr rechnen.
Wie funktioniert eine reibungslose Einführung?
Die Einführung von SAP ILM erfolgt in mehreren Phasen. Zuerst spreche ich mit dem Verantwortlichen ab, welcher Personenkreis in die Planung des Löschkonzeptes mit einbezogen werden muss. Daraufhin organisiere ich mit den Beteiligten einen zweitägigen Workshop, in dem wir zuerst über die Möglichkeiten des Systems sprechen. Am zweiten Tag konzipieren wir dann das Löschkonzept: Dadurch, dass alle betroffenen Personen anwesend sind, kann sich jeder einbringen und seine Meinung zu vorgeschlagenen Ideen aussprechen – mögliche Bedenken werden dabei geklärt. Obwohl der Workshop bei der Einführung von SAP ILM am wenigsten Zeit erfordert, ist er für den Erfolg des Projektes am Wichtigsten. Denn weil schon an diesen beiden Tagen alle Beteiligten dabei sind und jeder seine Meinung sagen kann, ist ein guter Start der darauffolgenden Implementierungsphase gewährleistet.
In der Implementierungsphase wird SAP ILM in die IT des Unternehmens integriert. Im dritten Schritt wird das System getestet. Auf einer anonymisierten Kopie des Testsystems probieren wir SAP ILM im Unternehmen aus. Dabei werden auch wieder die Fachabteilungen beteiligt, denn häufig haben sie meisten Bedenken im Bezug auf die Datenlöschung. Wir erklären dabei allen Beteiligten die Neuheiten und den Umgang mit dem neuen System. Befürchtungen, dass mit dem Verlust der Daten Einschränkungen im Arbeitsalltag einhergehen, werden dabei ausgeräumt.
Möchten Sie gerne mehr zum Thema SAP ILM erfahren? Dann schauen Sie sich gerne weiter auf unserem Blog um. Für Fragen stehe ich Ihnen auch gerne persönlich zur Verfügung.
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